Dela via

Skapa och testa ett arbetsflöde för godkännande med Power Automate.

Med Power Automate kan du hantera godkännande av dokument eller processer över flera tjänster, bland annat SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive för arbete eller skola, Zendesk eller WordPress.

Om du vill skapa ett arbetsflöde för godkännande lägger du till åtgärden Godkännanden – Starta och vänta på ett godkännande till ett flöde. När du har lagt till den här åtgärden kan ditt flöde hantera godkännande av dokument eller processer. Du kan exempelvis skapa godkännandeflöde för dokument som godkänner fakturor, arbetsorder eller försäljningsofferter. Du kan också skapa processflöden för godkännande som godkänner semesterbegäranden, övertidsarbete eller reseplaner.

Godkännare kan svara på förfrågningar från deras e-postinkorg, godkännandecentret i Power Automate eller Power Automate-app.

Skapa ett godkännandeflöde

Här är en översikt över flödet du kommer att skapa och testa. I det här exemplet använder du SharePoint Online som utlösare, men du kan använda valfri annan utlösare för att starta godkännandeflödet.

Skärmbild av en översikt över ett godkännandeflöde.

Flödet utför följande steg:

  1. Startar när någon skapar en semesterbegäran i en SharePoint Online-lista.

  2. Lägger till semesterbegäran i godkännandecenter och skickar sedan e-post till godkännaren.

  3. Skickar ett e-postmeddelande med godkännarens beslut till personen som begärt semester.

  4. Uppdaterar SharePoint Online-listan med godkännarens beslutskommentarer.

Dricks

Mer information om hur du använder SharePoint med Power Automate finns i SharePoint-dokumentationen.

Viktigt!

Följ alltid rekommendationer om säkerhet i SharePoint och organisationens metodtips för att säkerställa att miljön är säker. Säkerhet omfattas inte av den här artikeln.

Förutsättningar

För att slutföra den här självstudien, måste du ha åtkomst till:

  • Power Automate.
  • En SharePoint Online-lista.
  • Användarkonton för Office 365 Outlook och Office 365.

Kommentar

Vi kommer att använda SharePoint Online och Office 365 Outlook i den här genomgången, men du kan även använda andra tjänster som Zendesk, Salesforce eller Gmail. Om du använder SharePoint 2010 läser du avsnittet SharePoint 2010 arbetsflöde för pensionering

Innan du skapar flödet ska du skapa en SharePoint Online-lista. Senare används den här listan för att begära godkännande av semester.

Skapa dessa kolumner i SharePoint Online-listan:

Column Type
Title Enkel textrad
Startdatum Datum och tid
Slutdatum Datum och tid
Kommentarer Enkel textrad
Godkänd Ja/Nej
Kommentarer från chef Enkelrad med text

Anteckna namn och webbadress för SharePoint Online-listan. Du behöver de här objekten senare när du konfigurerar utlösaren SharePoint - När ett objekt skapas.

Skapa ett automatiserat molnflöde

Följ dessa steg om du vill skapa ett automatiserat molnflöde:

  1. Logga in på Power Automate.

  2. Välj Mina flöden i det vänstra navigeringsfönstret.

  3. I menyn längst upp till vänster väljer du Nytt flöde>Automatiserat molnflöde.

Lägg till utlösare

Följ dessa steg för att lägga till en utlösare till ditt flöde:

  1. Ge flödet ett namn.

  2. Under Välj utlösare för flödet väljer du När ett objekt skapas – SharePoint och sedan Skapa.

  3. På kortet När ett objekt skapas väljer du Webbadress och Namnlista för SharePoint-listan som du skapade tidigare.

    Webbplatsadressen och listnamnet är de objekt som du skapade i SharePoint Online-listan i avsnittet Förutsättningar.

    Skärmbild som visar val av SharePoint-webbplatsinformation i den nya designern.

Lägg till en profilåtgärd

Följ dessa steg för att lägga till en profilåtgärd i ditt flöde. Den här åtgärden hämtar användarens profilinformation, som du kan använda i begäran om godkännande:

  1. Välj + och skriv sedan Profil i sökrutan Lägg till en åtgärd.

  2. I Office 365 Användare väljer du Hämta min profil (V2).

    Skärmbild som visar hur du söker efter profilåtgärd i den nya designern.

  3. Välj de fält från din profil som ska inkluderas i ditt flöde och välj sedan Skapa.

Lägg till en godkännandeåtgärd

Följ dessa steg för att lägga till en godkännandeåtgärd i flödet:

  1. Markera +.
  2. Skriv godkännande i sökrutan Lägg till en åtgärd.
  3. Välj åtgärden Starta och vänta på ett godkännande.

Skärmbild som visar hur du väljer godkännandeåtgärden i den nya designern.

  1. Konfigurera kortet Starta och vänta på ett godkännande så att det passar dina behov.

    Kommentar

    Fälten Typ av godkännande, Rubrik och Tilldelad till är obligatoriska. Du kan använda Markdown för att formatera fältet Information.

Skärmbild som visar hur du konfigurerar kortet Starta och vänta på ett godkännande i den nya designern.

Obs

Den här åtgärden skickar en begäran om godkännande till e-postadressen i rutan Tilldelad till.

Om ditt scenario kräver det kan du bifoga filer till dina begäranden om godkännande som använder Microsoft Dataverse.

Lägg till en e-poståtgärd för godkännande

Följ stegen nedan för att skicka ett e-postmeddelande om semesterbegäran har godkänts:

  1. Välj plustecknet för att lägga till åtgärden Villkor.

  2. I sökfältet Lägg till en åtgärd skriver du villkor.

  3. I listan under sökfältet väljer du åtgärden Villkor.

  4. På fliken Parametrar väljer du det första fältet Välj ett värde och väljer sedan blixtikonen.

  5. Välj värdet Godkännandesvar.

    Om det förväntade svaret inte visas väljer du Visa mer i listrutans namnlist för att visa ytterligare värden.

  6. I nästa fält väljer du är lika med i listrutan.

  7. I fältet välj ett värde skriver du Godkänn.

    Skärmbild som visar hur du lägger till ett villkor i den nya designern.

  8. Stäng konfigurationsfönstret.

  9. I designern väljer du plustecknet i grenen Sant.

  10. I sökfältet Lägg till en åtgärd skriver du skicka e-post.

  11. I listan under sökfältet väljer du åtgärden Skicka ett e-postmeddelande (V2).

    Fliken Parametrar visas. Det här är en mall för det e-postmeddelande som skickas när status för semesterbegäran ändras.

  12. Välj fältet Till och välj sedan blixtikonen.

  13. Välj det dynamiska värdet Skapad av e-post från Godkännanden – Starta en godkännandeåtgärd som du skapade i Lägg till ett godkännande.

  14. I fältet Ämne anger du ett ämne för e-postmeddelandet. I det här exemplet använder Din semesteransökan har godkänts som ämne.

  15. I rutan Brödtext skriver du ett meddelande för e-postmeddelandet:

    1. Skriv den standardtext som du vill ska visas i e-postmeddelandet, till exempel Din semesterbegäran har godkänts av.

    2. Om du vill infoga namnet på den person som godkände semesterbegäran placerar du markören i rutan Brödtext på den plats där du vill att namnet ska visas och väljer sedan blixtikonen.

    3. Välj ett dynamiskt värde i listrutan. I följande exempel används det dynamiska värdet Namn på svarsgodkännare.

    4. Om du vill infoga kommentarerna från godkännaren skriver du Godkännarens kommentarer.

    5. Placera markören i rutan Brödtext på den plats där du vill att kommentarerna ska visas och välj sedan blixtikonen.

    6. Välj ett dynamiskt värde i listrutan. I följande exempel används det dynamiska värdet Svarskommentarer.

      Skärmbild som visar hur du konfigurerar ett e-postmeddelande i den nya designern.

Lägg till en uppdateringsåtgärd för godkända begäranden

Följ dessa steg för att uppdatera åtgärder för godkända begäranden:

  1. Välj + i grenen Sant.

  2. Ange SharePoint-uppdatering i sökrutan på kortet Lägg till en åtgärd och välj sedan åtgärden Uppdatera objekt.

    Skärmbild som visar hur du väljer åtgärden Uppdatera SharePoint-objekt om villkoret är sant i den nya designern.

  3. Konfigurera kortet Uppdateringsobjekt så att det passar dina behov.

Obs

Webbadress, Listnamn, ID och Rubrik krävs.

Skärmbild som visar konfigurationen av åtgärden Uppdatera objekt i den nya designern.

Lägg till en e-poståtgärd för att avvisa

Följ stegen nedan för att skicka ett e-postmeddelande om semesterbegäran har avvisats:

  1. Välj + på grenen Falsk.

  2. Skriv skicka i sökrutan på kortet Lägg till en åtgärd.

  3. Välj åtgärden Skicka ett e-postmeddelande (V2) i Office 365 Outlook för att filtrera åtgärderna.

    Skärmbild som visar hur du väljer åtgärden skicka e-post för avvisade begäranden i den nya designern.

  4. Konfigurera e-postkortet så att det passar dina behov.

    Det här kortet visar mallen för det e-postmeddelande som skickas när status för en semesterbegäran ändras.

Skärmbild som visar konfigurationen för e-postmeddelanden med avvisade förfrågningar i den nya designern.

Lägg till uppdateringsåtgärd för avvisade begäranden

Följ dessa steg för att uppdatera åtgärder för avvisade begäranden:

  1. I grenen Falsk under kortet Skicka ett e-postmeddelande (v2) väljer du +.

  2. Ange uppdatera objekt i sökrutan på kortet Välj en åtgärd och välj sedan åtgärden Uppdatera objekt i SharePoint.

    Skärmbild som visar hur du väljer åtgärden Uppdatera SharePoint-objekt för avvisade begäranden i den nya designern.

  3. Konfigurera kortet så att det passar dina behov.

Obs

Webbadress, Listnamn, ID och Rubrik krävs.

Skärmbild som visar konfigurationen av åtgärden Uppdatera objekt för avvisade begäranden i den nya designern.

  1. Spara arbetet genom att klicka på Spara.

    Om du har följt med, bör ditt flöde likna denna skärmbild:

    Skärmbild som visar det slutförda flödet i den nya designern.

    Nu när vi har skapat flödet är det dags att testa det!

Begär godkännande för att testa ditt flöde

Skapa en begäran om semester i SharePoint Online-listan som du skapade tidigare.

När du har sparat den här begäran, utlöses flödet och:

  1. Skapar en begäran i godkännandecentret.
  2. Skickar ett e-postmeddelande för godkännandebegäran till godkännarna.

Skapa långvariga godkännanden

Om ditt flöde kan köras i mer än 30 dagar lagrar du dina godkännanden i Microsoft Dataverse. Detta gör att du kan skapa flöden som vidtar åtgärder för svar på begäranden om godkännande, även efter det att den ursprungliga tidsgränsen uppnåtts.

Det gör du genom att använda två flöden, en för att skicka en begäran om godkännande och den andra att köra affärslogik på svaren på begäran om godkännande, baserat på åtgärden för att skapa ett godkännande (v2).

Tips!

Om du använder moderna e-postklienter behöver du inte fundera över om en begäran fortfarande krävs, eftersom Power Automate automatiskt uppdaterar e-postmeddelandet för att indikera att begäran om godkännandet har slutförts.

Avbryta en begäran om godkännande

Ibland kanske du vill avbryta en begäran om godkännande som du har skickat. Du kanske har gjort ett misstag i din begäran eller så är den inte längre relevant. Den person som skickade begäran avbryta den genom att följa dessa steg.

Funktionen Avbryt stöds i åtgärden Skapa en godkännandeåtgärd (v2).

  1. I den vänstra navigeringsrutan väljer du Godkännanden.

  2. På fliken Skickat letar du upp och väljer din begäran om godkännande.

  3. Överst på sidan väljer du Avbryta.

    Du kan uppmanas att bekräfta att du vill avbryta begäran.

Tips!

Du kan välja fliken Historik för att visa de begäranden om godkännande som du har avbrutit.

Begära godkännanden från gästanvändare

Du kan skicka begäranden om godkännande till personer utanför organisationen. För att göra detta, använd Microsoft Entra gästanvändare genom att bjuda in användare från andra innehavare som gäster.

När du tilldelar en roll till en gäst får gästen behörighet för att delta i godkännandeprocessen.

Nu när du har skapat och testat ditt flöde, måste du meddela andra om hur det används.