Planering av Power BI-implementering: TAKTISK PLANERING FÖR BI

Kommentar

Den här artikeln är en del av planeringsserien för Power BI-implementering. Den här serien fokuserar främst på Power BI-arbetsbelastningen i Microsoft Fabric. En introduktion till serien finns i Implementeringsplanering för Power BI.

Den här artikeln hjälper dig att identifiera dina bi-nyckelresultat (Business Intelligence) och skapa åtgärdsbara, tidsbundna planer för att uppnå inkrementella framsteg mot dina strategiska BI-mål. Det är främst inriktat på:

• BI- och analyschefer: Beslutsfattare som ansvarar för att övervaka BI-programmet och BI:s strategiska planering.
• Center of Excellence (COE), IT- och BI-team: De team som ansvarar för taktisk planering och för att mäta och övervaka framsteg mot att uppnå BI-viktiga resultat.
• Ämnesexperter (SMF) och innehållsägare och skapare: De team och individer som kämpar för analys på en avdelning och genomför BI-lösningsplanering.

En BI-strategi är en plan för att implementera, använda och hantera data och analys. Du definierar din BI-strategi genom att börja med strategisk planering. I strategisk planering sätter du ihop ett arbetsteam för att identifiera dina BI-fokusområden och mål. För att göra framsteg mot dessa mål utför arbetsteamet nästa taktiska planering. Taktisk planering innebär att definiera viktiga resultat. Viktiga resultat beskriver hur du kommer att göra framsteg mot ett av dina mål. Viktiga resultat är specifika, användbara och kan uppnås inom en definierad tidsperiod.

I korthet definierar strategisk planering hur du föreställer dig ditt långsiktiga, önskade framtida tillstånd, medan taktisk planering fastställer vilka konkreta, mätbara, kortsiktiga åtgärder du kommer att vidta för att komma till dina önskade BI-resultat.

Kommentar

I ramverket för mål och viktiga resultat (OKR) är målen tydliga, övergripande beskrivningar av vad du vill uppnå. Däremot är viktiga resultat specifika, uppnåeliga resultat för att mäta framsteg mot ett av dina mål.

Dessutom är initiativ eller lösningar processer eller verktyg som skapats för att hjälpa dig att uppnå ett eller flera viktiga resultat. Lösningar hanterar specifika databehov för användare. En lösning kan ha många former, till exempel en datapipeline, ett datasjöhus eller en Power BI-semantisk modell eller rapport.

Mer information om OKR finns i Lär känna OKR (Microsoft Viva Goals).

Följande diagram på hög nivå visar hur du utför BI:s taktiska planering.

Du vidtar följande steg för att genomföra BI:s taktiska planering.

Steg	Beskrivning
1	Identifiera och beskriva specifika, åtgärdsbara prioriteringar som är relaterade till dina BI-fokusområden och mål.
2	Definiera hur framgång ska se ut och vilka dina viktigaste resultat är för planeringsperioden. Dessa viktiga resultat är kvantifierbara mål som hjälper dig att mäta framsteg mot ett av dina mål.
3	Förbered för att omvärdera och utvärdera planeringen regelbundet under efterföljande perioder.

Dricks

Se regelbundet dina utvärderingar från strategisk planering när du utför taktisk planering. Fokusera på de viktigaste svagheterna för att förbättra och möjligheterna att utnyttja.

Steg 1: Definiera organisationens beredskap och prioriteringar

Det första steget i taktisk planering är att definiera organisationens beredskap och identifiera aktiviteter som du bör prioritera under den aktuella planeringsperioden.

För att säkerställa att du definierar uppnåeliga och realistiska viktiga resultat rekommenderar vi att du först utvärderar organisationens beredskap.

Utvärdera organisationens beredskap

De viktigaste resultaten som du definierar under taktisk planering bör ge uppnåeliga resultat under planeringsperioden (de kommande 1–3 månaderna). Du bör utvärdera organisationens beredskap för att förstå vad som kan uppnås för organisationens kontext. Dessutom bör du tydligt definiera potentiella risker eller hot som kan hindra dig från att uppnå framsteg med dina strategiska mål.

Utvärdera organisationens beredskap genom att ta hänsyn till de faktorer som beskrivs i följande avsnitt.

Identifiera hinder

Du bör identifiera eventuella hinder eller beroenden som kan hindra framgång eller blockera framsteg för att uppnå de mål som du definierade i strategisk planering. När du identifierar hinder kan du beskriva hur de kan påverka dina aktiviteter under nästa period. Definiera relevanta tidslinjer, vilka åtgärder som kan ta bort dessa hinder och vem som ska utföra dessa åtgärder. Du bör också bedöma risken för eventuella framtida hinder som kan hindra dig från att uppnå dina viktigaste resultat.

Här är några exempel på hinder.

• Systemmigreringar och andra pågående tekniska initiativ
• Affärsprocesser och planering, till exempel budgetar för räkenskapsåret
• Affärssammanslagningar och omstruktureringar
• Tillgänglighet för intressenter
• Tillgänglighet för resurser, inklusive den tillgängliga tiden för gruppmedlemmar eller små och medelstora företag
• Kommunikations- och ändringshanteringsaktiviteter för att på lämpligt sätt informera och förbereda företagsanvändare om BI-strategin
• Kunskaper hos centrala teammedlemmar och företagsanvändare

Utvärdera nödvändiga färdigheter och kunskaper

Team och individer i organisationen bör ha de färdigheter och kunskaper som krävs för att uppnå dina viktigaste resultat. Det gäller särskilt för centrala team, till exempel COE eller supportteam som ska ledas av exempel. Kontakta dessa team om dina mål och diskutera öppet vilken typ av aktiviteter och viktiga resultat du kan ha i åtanke. Identifiera tidigt om de behöver träning eller om det finns luckor i teamets kunskaper eller profiler.

Om du vill utvärdera teamens kunskaper och färdigheter för organisationens beredskap kan du ställa följande frågor till dig själv.

• Förstår centrala team (som COE) de fokusområden och mål som definieras i strategisk planering?
• Behövs särskilda utbildningsprogram för ämnen som säkerhet, efterlevnad och sekretess?
• Vilka nya verktyg eller processer kan kräva användarutbildning? Vem kan organisera den här utbildningen?

Viktigt!

Det är särskilt viktigt att förbättra de interna teamens kunskaper och kompetenser när du migrerar till Fabric eller Power BI från andra tekniker. Förlita dig inte enbart på externa konsulter för dessa migreringar. Se till att interna teammedlemmar har tillräckligt med tid och resurser för att förbättra kompetensen, så att de fungerar effektivt med de nya verktygen och processerna.

Förutse arbetet med ändringshantering

Ändringshantering är en viktig del av en lyckad implementering och implementering. Det är viktigt att du förbereder och stöder personer på alla nivåer i organisationen för att kunna använda nya beteenden, verktyg och processer för att arbeta med data. Överväg vem som ansvarar för ändringshanteringsaktiviteter och vilka resurser som är tillgängliga för att planera och slutföra dessa aktiviteter.

Viktigt!

Underskatta inte vikten av ändringshantering för att göra konsekventa framsteg mot dina strategiska mål. Ändringshantering bör vara en prioritet för att säkerställa en lyckad utveckling mot önskat framtida tillstånd.

Identifiera prioriteringar

När du har utvärderat organisationens beredskap bör du fortsätta genom att identifiera aktiviteter som ska prioriteras för den aktuella planeringsperioden. Vi rekommenderar att du först prioriterar tidskänsliga aktiviteter, snabbvinst och aktiviteter med hög påverkan.

Tidskänsliga aktiviteter

Vissa aktiviteter har ett definierat åtgärdsfönster, vilket innebär att de måste åtgärdas innan en tidsgräns eller en specifik händelse inträffar. Dessa aktiviteter hanterar vanligtvis problem som för närvarande inte påverkar verksamheten, men som påverkar verksamheten någon gång i framtiden (om de lämnas oadresserade). Dessa aktiviteter kan också kopplas till teknik- eller affärsfrister. Du bör identifiera och åtgärda dessa aktiviteter innan åtgärdsfönstret upphör att gälla.

Här är några exempel på tidskänsliga områden som du kan prioritera när du definierar dina viktigaste resultat.

• Verktyg, system eller funktioner som har ett känt inaktiveringsdatum.
• Affärsprocesser eller initiativ som har en tidsgräns.
• Kända brister eller risker som ingår i befintliga lösningar eller processer.
• Processer med hög grad av manuell datahantering och kapacitetsbegränsningar.
• Avslutningen av en räkenskaps- eller budgetperiod.

Viktigt!

Även om det är viktigt att identifiera och agera efter tidskänsliga aktiviteter bör du också vara noga med att undvika ett scenario där konsekvent brådska hindrar dig från att uppnå framsteg mot dina övergripande mål.

Snabbvinster och aktiviteter med hög påverkan

När du utvärderar tidslinjer och prioriteringar bör du identifiera snabba vinster. Snabbvinster är kortsiktiga aktiviteter som ger en betydande långsiktig fördel. Till exempel kan en snabb vinst ha få beroenden eller inte omfatta betydande nya design eller processer. Den största fördelen med en snabb vinst är att den snabbt kan visa en avkastning på BI:s strategiska initiativ för verksamheten. Denna avkastning skapar drivkraft som kan leda till stöd för större initiativ.

Snabbvinster kan också vara aktiviteter med hög påverkan. I det här fallet har de potential att göra betydande framsteg inom många områden i verksamheten.

Här är några exempel på områden med snabb vinst eller hög påverkan som du kan prioritera när du definierar dina viktigaste resultat.

• Mindre ändringar som förbättrar befintliga lösningar för ett stort antal slutanvändare.
• Lösningsgranskningar och optimeringar som förbättrar prestanda och minskar kapacitetsanvändningen och kostnaderna.
• Utbildningsinitiativ för viktiga användare.
• Konfigurera en centraliserad portal för att konsolidera en användarcommunity.
• Börjar ansluta Power BI- eller Fabric-mästare för att starta ett champions-nätverk för dessa individer för att dela kunskap och praxis.
• Skapa delade, centrala teman, mallar och designriktlinjer för rapporter.

Checklista – När du definierar organisationens beredskap och prioriteringar omfattar viktiga beslut och åtgärder:

• Granska BI:s fokusområden och mål: Se till att dina strategiska mål är aktuella och att de förstås av alla som deltar i taktisk planering.
• Granska de aktuella tillståndsutvärderingarna: De svagheter och möjligheter som arbetsteamet identifierade i de aktuella tillståndsutvärderingarna informerar direkt om de viktiga resultat som du definierar.
• Identifiera tidskänsliga aktiviteter: Identifiera eventuella aktiviteter eller områden som har en definierad tidsperiod eller angelägenhetsgrad. Förtydliga tidsgränsen och dess betydelse för verksamheten.
• Identifiera snabbvinster: Identifiera aktiviteter som kräver låg ansträngning eller tidsinvestering för att uppnå en hög effekt. Motivera varför dessa aktiviteter är snabba vinster.
• Identifiera aktiviteter med hög påverkan: Identifiera områden som har en betydande inverkan på din BI-strategi. Definiera varför dessa områden har stor inverkan.
• Utvärdera organisationens beredskap: Undersöka potentiella risker eller hot som du bör hantera för att uppnå dina strategiska mål.

Steg 2: Definiera viktiga resultat

När du förstår organisationens beredskap och alla aktiviteter som du bör prioritera är du redo för nästa steg. I steg 2 i den taktiska planeringen definierar du viktiga resultat som hjälper dig att spåra framsteg mot dina strategiska mål.

Som vi nämnde i föregående avsnitt är viktiga resultat ett av de viktigaste resultaten av taktisk planering. Det är viktigt att definiera bra nyckelresultat för att underlätta fokuseringen på resultat i stället för utdata och för att motivera framsteg mot att uppnå dina mål.

Se till att dina viktigaste resultat:

• Åtgärda ett (eller flera) av målen för din BI-strategi.
• Resultat i mätbara och uppnåeliga resultat inom den taktiska planeringsperioden.
• Relatera till både din affärsstrategi och BI-strategi.
• Följ konsekventa kriterier, till exempel SMART-systemet, och att de är:
  • Specifikt: Rikta in sig på ett explicit förbättringsområde.
  • Mätbar: Är kvantifierbara så att du kan övervaka förloppet.
  • Tilldelningsbar: Ange vem som ansvarar för nyckelresultatet.
  • Realistiskt: Ange om du ska uppnå det viktigaste resultatet, med tanke på den aktuella nivån av organisationsberedskap och tillgängliga resurser. Ställ in utmanande men uppnåeliga mål.
  • Tidsrelaterad: Ange när du ska uppnå resultatet.

En grundläggande aspekt av dina viktiga resultat är att de hjälper dig att definiera och mäta framgång för din BI-strategi.

Definiera och mäta framgång

Det är viktigt att du definierar hur framgång ska se ut för dina strategiska mål. Det finns flera orsaker till varför du bör definiera och mäta framgång.

• Visa framsteg: En viktig del av tydliga framgångskriterier är förmågan att bekräfta framsteg och prestationer. Bra mått på framgång visar en tydlig avkastning på investeringar (ROI) i BI-initiativ. Även om ROI kan vara svårt att mäta, driver det motivationen och gör det möjligt för ledningen att erkänna det realiserade affärsvärdet i BI-strategin.
• Kontinuerlig förbättring: Tydliga framgångskriterier hjälper dig att (om)utvärdera din strategi. Den här utvärderingen bör motivera din iterativa taktiska planering, tillsammans med användarfeedback och ändringar i verksamheten eller tekniken.
• Korrigerande åtgärd: En bra definition av framgång backas upp av mätbara resultat. Övervakning av dessa mätbara resultat under operationer kan ligga till grund för specifika beslut och åtgärder för att justera taktisk planering, eller ingripa om du är på väg bort från banan.

Det finns två sätt att spåra mätbara prestationer. I den här artikeln diskuterar vi viktiga resultat, som ingår i OKR-ramverket (mål och viktiga resultat), men organisationer använder även KPI:er (nyckelprestandaindikatorer) eller en kombination av OKR tillsammans med KPI:er. Båda metoderna är lika giltiga. Det viktigaste är att du hittar en metod för att mäta framsteg mot dina strategiska mål som fungerar för dig.

• Viktiga resultat: Utvärdera mätbara framgångskriterier som spårar framsteg mot strategiska mål.
• KPI:er: Utvärdera framgången för en viss aktivitet mot ett mål. KPI:er mäter vanligtvis prestanda mot mål, men viktiga resultat mäter resultat. Du kan använda KPI:er tillsammans med OKR.

Kommentar

Dina mått på framgång bör vara nära anpassade till affärsmålen. Se till att dina framgångskriterier inte är specifika för tekniska uppgifter.

Varning

Mät ett begränsat antal KPI:er eller viktiga resultat. Dessa mått är bara användbara när du vet vad de mäter och hur du bör agera på dem. Det är bättre att ha några strategiska, värdefulla indikatorer än många som du inte regelbundet kan övervaka eller följa upp.

Använda indikatorer på ett effektivt sätt

När du använder mått förlopp mot dina strategiska mål bör du regelbundet övervaka dem för att spåra förloppet och vidta åtgärder där det behövs.

Här följer några allmänna överväganden som hjälper dig att mäta och övervaka viktiga resultat och KPI:er.

• Rapportera dina indikatorer: Skapa rapporteringslösningar för dina indikatorer som gör att du effektivt kan övervaka dem. Du kan till exempel använda Microsoft Viva Goals OKR ellerstyrkort och mått i Power BI för att mäta och spåra förloppet.
• Automatisera datainsamling: Se om möjligt till att data för indikatorer inte samlas in manuellt. Hitta effektiva sätt att effektivisera och automatisera insamlingen av data så att de är aktuella, korrekta och tillförlitliga.
• Spåra ändring: Visualisera det aktuella indikatorvärdet, men även trenden över tid. Framsteg visas bäst som en gradvis förbättring. Om indikatorn uppvisar hög volatilitet eller varians bör du överväga att använda ett glidande medelvärde för att bättre illustrera trenden.
• Tilldela en ägare: Se till att ett team eller en individ ansvarar för att mäta indikatorn och hålla dess data aktuella.
• Definiera ett acceptabelt intervall: Upprätta mål eller ett acceptabelt värdeintervall för att tilldela status (till exempel på spåret eller utanför spåret) till indikatorn. När värden ligger utanför målet eller intervallet bör det uppmana någon att undersöka eller vidta korrigerande åtgärder.
• Konfigurera datadrivna aviseringar: Konfigurera automatiserade aviseringar som meddelar nyckelteam eller individer, till exempel med hjälp av Power Automate. På så sätt kan snabba åtgärder vidtas när indikatorn är ur spår.
• Definiera åtgärder och åtgärder: Beskriv tydligt hur du använder den här informationen för att vidta åtgärder, antingen för att åtgärda problem eller för att motivera att du går vidare till nästa steg i DIN BI-strategi.

Viktigt!

Se till att de valda indikatorerna verkligen återspeglar dina önskade resultat. Utvärdera regelbundet dessa indikatorer för att undersöka för att undvika att stimulera kontraproduktiva beteenden. Tänk på Goodharts lag, som säger: När en åtgärd blir ett mål upphör det att vara en bra åtgärd.

Identifiera viktiga resultat

Du bör identifiera och beskriva viktiga resultat för implementering, styrning och implementering. Identifiera viktiga resultat som du kan uppnå under nästa period och som direkt åtgärdar de svagheter och möjligheter som du har identifierat i din datakultur och tekniska utvärderingar. Ta hänsyn till alla aktiviteter eller områden som du måste prioritera, som nämndes i steg 1.

Dricks

Se de relevanta avsnitten i översikten för implementering av infrastrukturresurser och planeringen för Power BI-implementering som hjälper dig att definiera och beskriva dina viktigaste resultat.

Viktigt!

När du definierar dina viktigaste resultat bör du komma ihåg att en lyckad implementering av DIN BI-strategi är mer sannolik när du strävar efter en utveckling i stället för en revolution från ditt nuvarande tillstånd. Evolution innebär att du strävar efter gradvis förändring över tid. Små men konsekventa, varaktiga framsteg är bättre än ett överflöd av förändringar som riskerar störningar i pågående aktiviteter.

Adoption

Identifiera först dina resultat av implementeringsnyckeln. Dessa aktiviteter kan hantera många områden, men beskriver vanligtvis de åtgärder du vidtar för att förbättra organisationens övergripande implementering och datakultur.

Här följer några exempel på viktiga resultat för implementering som du kan definiera under en period.

• Öka användningen av en rekommenderad central rapport eller semantisk modell med en viss procent eller av ett visst antal användare.
• Identifiera en eller flera Power BI-mästare från varje avdelning eller från varje team inom en avdelning.
• Öka den positiva svarsfrekvensen för företagsanvändare till fråge-BI-verktygen och initiativen hjälper mig att uppnå mina affärsmål med en viss procent.
• Vägleda en viss procent av säljteamen genom ett introduktionsprogram för datakunskap.
• Förbättra närvaron av Q&A-sessioner för kontorstid med ett genomsnitt på ett visst antal personer per session.
• Ha ett visst antal mentorskapssessioner med Power BI-mästare.
• Värd för ett visst antal sessioner som introducerar Power BI-mästare för funktionerna och användnings-cses i Microsoft Fabric.
• Ägna ett visst antal timmar per vecka (i genomsnitt) av COE till användarmentorskap och aktiveringsaktiviteter.

Kontroll

Identifiera sedan dina styrningsnyckelresultat . Dessa viktiga resultat bör beskriva hur du på ett hållbart sätt gör det möjligt för användare att svara på affärsproblem med data, samtidigt som riskerna för datasäkerhet eller efterlevnad minimeras. De här styrningsnyckelresultaten bör motiveras av och vara nära knutna till dina resultat av implementeringsnyckeln.

Här är några exempel på styrningsnyckelresultat som du kan definiera under en period.

• Minska antalet arbetsytor eller rapporter med en viss procent.
• Minska exporten till Excel med en viss procent.
• Öka antalet arbetsytor som levererar innehåll från appar med en viss procent.
• Minska antalet rapporter som delas med ledningen till ett visst antal eller med en viss procent.
• Minska antalet supportärenden som begär åtkomst till datakällor eller verktyg med en viss procent.

Viktigt!

Om du inte har en effektiv process för att övervaka användaraktiviteter och innehåll bör du göra detta till en omedelbar prioritet. En förståelse av dessa aktiviteter och objekt ger bättre styrningsbeslut och åtgärder.

Implementering

Slutligen kan du identifiera dina implementeringsnyckelresultat. Dessa viktiga resultat bör beskriva hur du förbättrar befintliga eller framtida BI-lösningar, metoder och processer. De här implementeringsnyckelresultaten bör stödja och anpassas till både implementerings- och styrningsnyckelresultaten.

Här är några exempel på implementeringsnyckelresultat som du kan definiera under en period.

• Minska antalet uppdateringsfel med en viss procent.
• Minska tiden för att undersöka och lösa problem med en viss procent.
• Minska tiden för att hämta specifika data eller skapa vissa rapporter med ett visst antal timmar eller dagar.
• Minska antalet supportincidenter som relaterar till felaktiga data med en viss procent.
• Minska antalet avbrott i verksamheten med en viss procent.

Checklista – När du identifierar dina BI-nyckelresultat omfattar viktiga beslut och åtgärder:

• Definiera hur du ska mäta framgång: Bestäm om du ska använda viktiga resultat, KPI:er eller en kombination av båda.
• Identifiera viktiga resultat för implementering: Identifiera viktiga resultat som hjälper dig att förverkliga din vision för datakultur och uppnå BI-målen för organisationsimplementering.
• Identifiera styrningsnyckelresultat: Identifiera viktiga resultat som hjälper dig att balansera användaraktivering och riskreducering.
• Identifiera implementeringsnyckelresultat: Identifiera viktiga resultat för att antingen stödja definierade implementerings- och styrningsnyckelresultat eller specifika affärsdatabehov. Klassificera implementeringsnyckelresultat som antingen initiativ eller lösningar.

Steg 3: Definiera lösningar och initiativ

När du har definierat dina viktigaste resultat och är säker på att du kan uppnå dem är du redo att ta nästa steg. I steg 3 av taktisk planering definierar du lösningar och initiativ som du implementerar för att hjälpa dig att uppnå ett eller flera viktiga resultat.

De lösningar och initiativ som du implementerar har två syften. De:

• Stöd för implementering och styrning av viktiga resultat: Beskriv de lösningar du skapar och initiativ som du tar för att uppnå dina resultat av implementerings- och styrningsnyckeln. De här lösningarna hjälper dig att förbättra organisationens implementering och användarimplementering.
• Stöd för affärsdatabehov: Beskriv specifika lösningar som du skapar för att uppfylla behoven och prioriteringarna för affärsdata (t.ex. tidskänsliga, snabba vinster eller hög påverkan). Med dessa lösningar bör du sträva efter att uppnå eller förbättra lösningens implementering.

Du kan implementera lösningar eller initiativ.

• Lösningar: System eller verktyg som skapats för att direkt hantera specifika affärsproblem eller databehov för användare. Exempel på lösningar är:
  • En åtgärdsbar övervakningslösning som gör det möjligt för styrningsteam att följa upp viktiga resultat för styrning och implementering.
  • Ett enhetligt data lakehouse som levererar affärsklara data för förbrukning av innehållsskapare som planerar andra nedströmsanalyslösningar.
  • En Power BI-app som hanterar specifika affärsdatabehov för innehållskonsumenter.
• Initiativ: Processer, utbildningsresurser och principer som stöder dina viktigaste resultat. Initiativ är vanligtvis icke-tekniska instrument som stöder användare eller processer. Exempel på initiativ är:
  • Processer för innehållsskapare med självbetjäning så att de kan begära åtkomst till verktyg, data eller utbildning.
  • Styrningsdataprinciper som beskriver hur vissa data ska nås och användas.
  • En kuraterad, modererad centraliserad portal för användarcommunityn.

Här följer några exempel på BI-mål tillsammans med relaterade viktiga resultat och lösningar eller initiativ för att uppnå dem under en viss planeringsperiod.

Exempelmål	Exempel på nyckelresultat	Exempel på initiativ eller lösningar
Förbättra implementeringen och stödet för BI för att främja en hälsosammare datakultur.	• Identifiera och engagera en eller flera kandidater för en chefssponsor. • Genomför tre ledningsledda rådhus- eller Q&A-möten om BI-prestationer och planerade aktiviteter. • Hålla tre riktade mentorsessioner med chefssponsorn för att förbättra deras kunskaper och förståelse för relevanta BI-ämnen och låta dem föregå med exempel.	• Skapa en kommunikationsplan: Skapa en kommunikationsplan med Center of Excellence (COE), vilket innebär att distribuera ett regelbundet nyhetsbrev från den verkställande sponsorn för att dela uppdateringar, meddelanden och höjdpunkter från BI-lösningar och initiativ. • Genomför en enkät om exekutiv feedback: Mät exekutivt stöd och sentiment med en kort undersökning av chefer, inklusive (men inte begränsat till) den verkställande sponsorn. I undersökningen efterfrågas kvantitativ feedback om bi-lösningarnas effektivitet, användbarhet och relevans.
Uppnå en bättre balans mellan användaraktivering och riskreducering i BI-styrning.	• Minska förhållandet mellan Power BI-semantiska modeller och rapporter med en viss procentandel. Det här viktiga resultatet mäter om semantiska modeller återanvänds för ad hoc-analys och rapportering, eller om data dupliceras mellan modeller– ett förhållande nära ett anger att användarna kanske skapar en ny semantisk modell för varje rapport, vilket är en styrningsrisk. • Minska förhållandet mellan export och vyer med en viss procentandel. Det här viktiga resultatet mäter hur ofta användare exporterar data till filer i stället för att använda befintliga rapporter för sin analys– ett förhållande nära ett anger att användarna regelbundet exporterar data, vilket är en styrningsrisk.	• Utför en granskning för hela klientorganisationen: En inledande granskning för hela klientorganisationen för att få insyn i allmänna användningstrender och avvikelser. • Skapa en övervakningslösning för hela klientorganisationen: Spåra kritiska lösningar och riskskapande beteenden. • Genomför riktad utbildning av de främsta exportörerna: Identifiera och engagera de personer i användarcommunityn som exporterar data oftast och erbjuda dem flera timmars utbildning eller mentorskap i hur du använder Power BI-rapporter eller analyserar i Excel-pivottabeller.
Förbättra det datadrivna beslutsfattandet i säljteam så att användarna blir mer effektiva på att använda Power BI för att fatta försäljningsbeslut och vidta åtgärder.	• Låta ett visst antal användare slutföra en datakunskapsutbildning med en godkänd poäng. • Ägna i genomsnitt fyra timmar coe per vecka till mentorskapsaktiviteter i användarcommunityn med öppna kontorstider.	• Kör ett utbildningsprogram för datakunskap: Förbättra säljcommunityns datakompetens. • Håll kontorstid varje vecka: Tillåt användare att ställa frågor om centrala rapporter eller begära vägledning för sina decentraliserade BI-lösningar med självbetjäning. • Skapa en certifierad, centraliserad semantisk modell: Leverera dagliga försäljningsdata, som säljteam kan ansluta till för att besvara sina frågor och utföra personliga eller team BI.

Skapa en kvarvarande mängd initiativ och lösningar

Arbetsteamet bör göra en lista över lösningar och initiativ som kommer att genomföras den här perioden. För varje nyckelresultat bör du överväga vilka initiativ eller lösningar som kommer att genomföras för att uppnå dem. Sortera sedan den här listan efter prioritet och sortera varje implementering från högsta till lägsta, så att det är tydligt vad som ska göras först.

Efter taktisk planering arbetar innehållsskapare och ägare igenom den här prioriterade listan (eller kvarvarande uppgifter) för att iterativt utforma och leverera BI-lösningar, vilket är fokus för BI-lösningsplaneringsartikeln.

När du kurerar den här kvarvarande implementeringsloggen bör du tänka på följande punkter.

• Motivera prioriteringen av initiativet eller lösningen.
• Ungefärligt hur mycket arbete det handlar om, om möjligt.
• Beskriva det förväntade omfånget för initiativet eller lösningen.
• Beskriv relevanta tidslinjer och intressenter.
• Se befintlig dokumentation, forskning eller relaterade lösningar.
• Kom överens om vem som ska utforma och implementera lösningen.

Viktigt!

Även om de lösningar som du planerar syftar till att tillgodose affärsdatabehoven, är det osannolikt att du kommer att kunna hantera alla dessa behov omedelbart. Se till att du planerar att minska den potentiella effekten av ouppfyllda affärsdatabehov som du inte kommer att åtgärda nu. Försök att utvärdera effekten av dessa databehov och planera att antingen delvis åtgärda dem med snabba vinster eller till och med stopgap-lösningar för att åtminstone tillfälligt minska affärspåverkan.

Validera taktisk planering

När du har definierat viktiga resultat, lösningar och initiativ bör du få godkännande från chefer och viktiga intressenter innan du genomför din taktiska planering. Presentera resultatet av taktisk planering för chefer och viktiga intressenter. Markera de förväntade fördelarna och relevanta resultat för verksamheten om taktisk planering skulle lyckas. Förklara också hur de beskrivna BI-nyckelresultaten stöder de affärsmål och databehov som identifieras i BI:s strategiska planering. Använd all feedback för att justera taktisk planering, där det behövs.

Checklista – När du överväger ditt önskade framtida tillstånd inkluderar viktiga beslut och åtgärder:

• Skapa en lista över initiativ och lösningar att implementera: Dessa initiativ och lösningar bör stödja ett eller flera av dina viktigaste resultat.
• Prioritera kvarvarande uppgifter för lösningen: Rangordna listan över initiativ och lösningar från högsta till lägsta prioritet, så att du vet vad som måste göras först.
• Definiera inledande planering för varje implementering: Definiera det ursprungliga uppskattade omfånget, tidslinjerna och ansvariga team eller individer för att implementera dessa intiativ eller lösningar.
• Validera taktisk planering: Dela resultatet av taktisk planering med chefer och viktiga intressenter. Använd feedback för att revidera taktisk planering, där det behövs.

Steg 4: Revidera planen regelbundet

Organisationens affärs- och teknikkontext ändras regelbundet. Därför bör du regelbundet omvärdera och omvärdera din BI-strategi och taktiska planering. Målet är att hålla dem relevanta och användbara för din organisation. I steg 4 i den taktiska planeringen vidtar du praktiska åtgärder för att iterativt omvärdera och omvärdera planeringen.

Förbereda iterativ planering och förutse ändringar

För att säkerställa bi- och affärsstrategisk anpassning bör du upprätta kontinuerliga förbättringscykler. Dessa cykler bör påverkas av framgångskriterierna (dina KPI:er eller OKR) och den feedback som du regelbundet samlar in för att utvärdera förloppet.

Vi rekommenderar att du utför taktisk planering med jämna mellanrum med utvärdering och utvärdering, enligt beskrivningen i följande diagram.

Diagrammet visar hur du iterativt kan revidera BI-strategin för att uppnå inkrementella framsteg.

Artikel	Beskrivning
	STRATEGISK PLANERING FÖR BI: Definiera och omvärdera dina BI-fokusområden och mål var 12–18:e månad. Mellan strategiska planeringssessioner strävar du efter inkrementella framsteg mot dina strategiska mål genom att uppnå dina viktigaste resultat som definieras i taktisk planering. Mellan den strategiska planeringen bör du dessutom samla in feedback för att informera om framtida strategiskt beslutsfattande.
	BI taktisk planering: Identifiera och omvärdera dina viktiga resultat kvartalsvis eller var 1–3:e månad. Däremellan implementerar du dessa taktiska planer genom att skapa BI-lösningar och starta BI-initiativ. Mellan taktisk planering bör du dessutom samla in feedback och övervaka dina KPI:er eller OKR:er för att informera om framtida taktiskt beslutsfattande.

Framtida viktiga resultat och fokusområden som definieras i din strategiska och taktiska planering informeras med hjälp av regelbundna feedback- och utvärderingsmekanismer, till exempel de som beskrivs i följande avsnitt.

Samla in feedback om affärsstrategin

Affärsnyckelresultat ändras regelbundet, vilket resulterar i nya affärsdatabehov och förändrade krav. Därför måste din taktiska planering vara flexibel och förbli väl anpassad till affärsstrategin. Om du vill aktivera den här justeringen kan du:

• Schemalägg möten för affärsanpassning: När du genomför taktisk planering schemalägger du strategiska möten med viktiga beslutsfattare för affärs- och databeslut för att utvärdera vad som gjordes under föregående period. Du bör schemalägga dessa möten så att de överensstämmer med andra viktiga strategiska affärsmöten. Diskussioner under dessa möten ger en möjlighet att se över den strategiska och taktiska planeringen, samt att demonstrera och reflektera över framstegen.
• Granska feedback och förfrågningar: Feedback och begäranden från användarcommunityn är värdefulla indata för att omvärdera din BI-strategi. Överväg att konfigurera en kommunikationshubb, eventuellt med kanaler som kontorstid, eller feedbackformulär för att samla in feedback.
• Koppla ihop taktisk planering med projektplanering: Taktisk planering kan integreras med dina projektplaneringsprocesser. Du kan till exempel integrera taktisk planering med dina flexibla planeringsprocesser . Flexibel planering är en metod för projekthantering som fokuserar på att leverera värde genom iterativa arbetscykler. Genom att koppla taktisk och flexibel planering kan du skapa en konsekvent, iterativ struktur kring driftsättningen av din BI-strategi.

Dricks

Att skapa strukturerade processer för att hantera förändrade affärsnyckelresultat kan bidra till att undvika reaktiv eller spontan planering, särskilt för att möta nya, brådskande affärsförfrågningar.

Förutse teknikförändringar

Taktisk planering bör ta itu med relevanta tekniska förändringar. Tekniska förändringar kan ha stor inverkan på dina planerings- och affärsprocesser. Många ändringar är också möjligheter att förbättra befintliga eller planerade implementeringar. Det är viktigt att se till att din planering alltid är aktuell för att säkerställa att du på bästa sätt kan utnyttja de möjligheter som ny teknik erbjuder. Det hjälper inte bara människor att förbli effektiva, det hjälper din organisation att förbli konkurrenskraftig på sin marknad.

Här är några exempel på tekniska förändringar som kan påverka din taktiska planering.

• Nya produkter, funktioner eller inställningar (inklusive de i förhandsversionen)
• Inaktiverade verktyg, system eller funktioner
• Ändringar i hur användarcommunityn använder verktyg eller analyserar data (till exempel generativ AI)

För att minska påverkan och dra nytta av möjligheter till förändring bör du regelbundet undersöka den tekniska kontexten för ditt företag. Tänk på följande punkter om att reagera på tekniska förändringar.

• Följ uppdateringar: Håll dig uppdaterad med nya utvecklingar och funktioner i Microsoft Fabric. Läs de månatliga community-blogginläggen och håll jämna steg med meddelanden vid konferensevenemang.
• Dokumentnyckeländringar: Se till att eventuella ändringar som påverkar ingår i din taktiska planering och inkludera relevanta referenser. Uppmärksamma eventuella ändringar som har en direkt eller brådskande inverkan på affärsdatabehov eller BI-viktiga resultat.
• Bestäm hur du ska hantera funktioner i förhandsversionen: Förtydliga hur du ska använda nya förhandsgranskningsfunktioner som ännu inte är allmänt tillgängliga. Identifiera eventuella förhandsgranskningsfunktioner eller verktyg som har en strategisk inverkan i din organisation eller hjälpa dig att uppnå strategiska nyckelresultat. Fundera på hur du kan dra nytta av de här förhandsversionsfunktionerna samtidigt som du identifierar och minimerar eventuella risker eller begränsningar.
• Bestäm hur du ska hantera nya verktyg från tredje part och community: Förtydliga din policy om verktyg från tredje part och community. Om dessa verktyg tillåts kan du beskriva en process för att identifiera nya verktyg som har strategisk inverkan i din organisation eller hjälpa dig att uppnå strategiska nyckelresultat. Fundera på hur du kan dra nytta av dessa verktyg samtidigt som du identifierar och minimerar eventuella risker eller begränsningar.

Fortsätt med lösningsplanering

Ett viktigt resultat av taktisk planering är en prioriterad kvarvarande mängd viktiga lösningar och initiativ som du kommer att implementera för att hjälpa dig att uppnå ett eller flera viktiga resultat. Nästa steg är att planera och implementera dessa initiativ eller lösningar.

Checklista – När du planerar att revidera din strategiska och taktiska planering inkluderar viktiga beslut och åtgärder:

• Schemalägg periodiska planeringsworkshops: I slutet av varje planeringsperiod schemalägger du workshops för att utvärdera förloppet och granska de uppnådda milstolparna.
• Schemalägg regelbundna workshops för att anpassa sig till affärsstrategin: Använd workshops för att anpassa BI-strategin till affärsstrategin genom att ha en korsfunktionell diskussion mellan arbetsteamet och viktiga intressenter.
• Skapa mekanismer för utvärdering och feedback: Se till att feedback som är relevant för BI-strategin dokumenteras. Skapa formulär eller uppmuntra viktiga intressenter att använda kommunikationshubben för att ge feedback och skicka nya begäranden.
• Tilldela ett team till egen feedback: Se till att det finns ett team som har ett tydligt ägarskap för användarfeedback och begäranden. Det här teamet bör svara användarna för att bekräfta sina begäranden eller begära mer information.
• Skapa ett schema för att granska begäranden: Granska feedback regelbundet, till exempel varje vecka. Identifiera prioritetsbegäranden innan de blir brådskande och störa den befintliga planeringen. Kommunicera tydligt och transparent alla avvisade begäranden till användare. Föreslå alternativ och lösningar så att användarna kan fortsätta sitt arbete utan avbrott.

Relaterat innehåll

I nästa artikel i den här serien får du lära dig hur du utför BI-lösningsplanering.