Planering av Power BI-implementering: STRATEGISK PLANERING FÖR BI

Kommentar

Den här artikeln är en del av planeringsserien för Power BI-implementering. Den här serien fokuserar främst på Power BI-arbetsbelastningen i Microsoft Fabric. En introduktion till serien finns i Implementeringsplanering för Power BI.

Den här artikeln hjälper dig att definiera dina bi-fokusområden (Business Intelligence) genom strategisk planering. Det är främst inriktat på:

• BI- och analyschefer: Beslutsfattare som ansvarar för att övervaka BI-programmet och BI:s strategiska planering.
• Center of Excellence (COE), IT- och BI-team: De team som ansvarar för taktisk planering och för att mäta och övervaka framsteg mot BI-målen.
• Ämnesexperter (SMF) och innehållsägare och skapare: De team och individer som kämpar för analys i ett team eller en avdelning och genomför BI-lösningsplanering. Dessa team och individer ansvarar för att representera strategi- och databehoven i sitt affärsområde när du definierar BI-strategin.

En BI-strategi är en plan för att implementera, använda och hantera data och analys. Som beskrivs i bi-strategiöversiktsartikeln är din BI-strategi en delmängd av din datastrategi. Den stöder din affärsstrategi genom att göra det möjligt för företagsanvändare att fatta beslut och vidta åtgärder med hjälp av data och BI-lösningar mer effektivt.

Kort och kort beskriver den här artikeln hur du kan utföra strategisk planering för att definiera fokusområden och mål för din BI-strategi.

Kommentar

I ramverket för mål och viktiga resultat (OKR) är målen tydliga, övergripande beskrivningar av vad du vill uppnå. Däremot är viktiga resultat specifika, uppnåeliga resultat för att mäta framsteg mot ett av dina mål.

Dessutom är initiativ eller lösningar processer eller verktyg som skapats för att hjälpa dig att uppnå ett eller flera viktiga resultat. Lösningar hanterar specifika databehov för användare. En lösning kan ha många former, till exempel en datapipeline, ett datasjöhus eller en Power BI-semantisk modell eller rapport.

Mer information om OKR finns i Lär känna OKR (Microsoft Viva Goals).

Följande diagram på hög nivå visar hur du utför strategisk planering för BI.

Du utför följande steg för att definiera dina strategiska BI-fokusområden och -mål.

Steg	Beskrivning
1	Etablera ett arbetsteam som ska leda BI-strategiinitiativet.
2	Upprätta affärsanpassning genom att genomföra forskning och workshops för att samla in information om affärsmål och databehov, samt befintliga BI-lösningar och initiativ.
3	Slutför en aktuell tillståndsbedömning genom att köra en serie strategiska planeringsworkshops med viktiga intressenter.
4	Använd utvärderingarna och intressenternas indata för att besluta om de strategiska BI-fokusområdena och målen.

I den här artikeln beskrivs varje steg i den strategiska planeringsprocessen för BI.

Steg 1: Sätta ihop ett arbetsteam

Ditt första steg när du definierar din BI-strategi är att etablera ett arbetsteam. Ett arbetsteam leder initiativet för att beskriva och planera BI-strategin. Det är en tvärfunktionell expertgrupp som möjliggörs av stöd från den verkställande sponsorn. Gruppen bör ha en djup förståelse för tekniska processer och affärsprocesser i hela organisationen.

Helst bör arbetsteamet representera varje avdelning, affärsenhet och region som omfattas av initiativet.

Följande diagram visar följande roller som utser arbetsgruppsmedlemmar och typer av medlemmar i ett arbetsteam.

Diagrammet visar följande roller.

Artikel	Beskrivning
	Den verkställande sponsorn tillhandahåller vanligtvis uppifrån och ned-mål och stöd för arbetsteamet, inklusive finansiering. Den verkställande sponsorn kan också utse arbetsgruppsmedlemmar tillsammans med Center of Excellence (COE).
	Ett COE- eller central BI-team samarbetar med den verkställande sponsorn för att identifiera och utse arbetsgruppsmedlemmar. COE kan också ge vägledning till arbetsteamet för att stödja deras aktiviteter.
	COE-medlemmar ingår i arbetsteamet. De ansvarar för att använda sin BI-expertis för att samla in BI-information och slutföra de aktuella tillståndsutvärderingarna.
	Små och medelstora företag ingår i arbetsteamet. De representerar avdelningens eller affärsenhetens intressen. Små och medelstora företag ansvarar för att driva informationsinsamlingen om affärsstrategin.
	Funktionsteammedlemmar, som de från ett huvuddatateam, kan ingå i arbetsteamet. De ansvarar för att klargöra strategiskt viktiga processer under informationsinsamlingen.
	Tekniska teammedlemmar, som de från ett datateknikteam, kan ingå i arbetsteamet. De ansvarar för att klargöra strategiskt viktiga system under informationsinsamlingen.
	Säkerhetsteamets medlemmar ingår i arbetsteamet. De ansvarar för att identifiera och klargöra efterlevnads-, säkerhets- och sekretesskrav under informationsinsamlingen.
	Andra IT-teammedlemmar kan ingå i arbetsteamet. De kan identifiera andra tekniska krav som rör områden som nätverk eller programhantering.

Kommentar

Alla roller som visas i diagrammet måste inte finnas i arbetsteamet. Involvera roller som är relevanta för omfånget och skalan för ditt BI-strategiinitiativ.

Viktigt!

Att definiera BI-strategin är ett betydande åtagande. Det är viktigt att arbetsgruppsmedlemmar förstår vad som förväntas av dem och att de har resurser och tid att uppfylla sin roll. En engagerad chefssponsor kan hjälpa till genom att klargöra fokusområden och se till att alla nödvändiga resurser är tillgängliga.

Arbetsgruppsmedlemmar utses vanligtvis och vägleds av en chefssponsor för BI och analys, till exempel Power BI-chefssponsor. Att identifiera och engagera en chefssponsor är det första steget i ett BI-strategiinitiativ.

Identifiera och engagera en chefssponsor

En viktig roll för den verkställande sponsorn är att bidra till att formulera strategiska BI-fokusområden och mål. Den verkställande sponsorn är en person i en position av ledande, strategiskt ledarskap som har en investerad andel i BI-arbetet och BI-strategin. De ger vägledning och förstärkning uppifrån och ned genom att regelbundet främja, motivera och investera i BI-strategin.

Förutom de många aktiviteter som anges i implementeringsöversikten spelar en chefssponsor en nyckelroll i BI:s strategiska planering genom att:

• Stöd till arbetsteamet och COE: Den verkställande sponsorn tar en ledande roll när det gäller att definiera BI-strategin genom att tillhandahålla vägledning och förstärkning uppifrån och ned.
• Allokering av resurser: De bekräftar finansiering, bemanning, roller och ansvarsområden för arbetsteamet.
• Förespråkar för initiativet: De främjar det strategiska initiativet genom att:
  • Legitimering av arbetsgruppsaktiviteter, särskilt när arbetsteamet möter motstånd mot förändring.
  • Främja BI-strategiinitiativet med meddelanden eller offentligt godkännande.
  • Motivera åtgärder och ändra för att gå vidare med BI-strategiinitiativet.
  • Representera arbetsteamet och dela BI:s strategiska plan mellan chefer på C-nivå för att få feedback från ledningen.
• Fatta strategiska beslut: De fattar beslut om vad som ska vara fokusområden, mål och viktiga resultat.

Dricks

Innan du monterar arbetsteamet bör du först identifiera och engagera en chefssponsor. Gå igenom den här checklistan för att se till att du vidtar nödvändiga åtgärder för att säkerställa en tillräckligt engagerad chefssponsor.

Besluta om BI-initiativets omfattning

Eftersom arbetsteamet innehåller medlemmar från olika affärsområden beror arbetsteamets sammansättning på omfånget för ditt BI-initiativ. Vanligtvis omfattar en BI-strategi många områden i en organisation. Du bör dock förfina det här omfånget för att definiera de specifika områden som det ska hantera. Du kan begränsa omfånget för ditt BI-strategiinitiativ av två skäl.

• Praktiska skäl: En lyckad BI-strategi börjar liten och enkel och uppnår inkrementell tillväxt när du upplever framgång. När du först definierar BI-strategin fokuserar du på viktiga områden så att du uppnår snabba vinster för att visa värde, samtidigt som du uppnår hållbara, inkrementella framsteg.
• Strategiska skäl: Du kan ha olika initiativ för olika affärsområden. Olika delar av organisationen kan till exempel kräva oberoende BI-strategier eftersom deras affärsstrategier är tillräckligt olika. Dessa oberoende strategier bör anpassas till en övergripande BI-strategi när det är möjligt.

Som en del av omfångsövningen bör du också planera hur du ska ställa förväntningar hos intressenter om att BI-strategin ska definieras iterativt.

Förstå arbetsgruppens syfte och ansvarsområden

När du har identifierat och anlitat en chefssponsor och förtydligat bi-initiativets omfattning, sätter du sedan ihop arbetsteamet. Det här teamet leder initiativet till att definiera och planera BI-strategin.

Arbetsteamets ansvarsområden omfattar:

• Planering och förberedelse: Arbetsteamet bör planera och förbereda de olika aspekterna av BI-strategiinitiativet, till exempel:
  • Definiera tidslinjer, slutprodukt och milstolpar för initiativet.
  • Identifiera intressenter som korrekt kan beskriva affärsmålen och målen för sina respektive avdelningar.
  • Kommunikation med intressenter, den verkställande sponsorn och varandra.
• Informationsinsamling: Arbetsteamet bör samla in tillräckligt med information för att korrekt utvärdera bi-implementeringens aktuella tillstånd. Exempel på informationsinsamlingsaktiviteter är:
  • Bedriva oberoende forskning om affärskontexten och befintliga BI-lösningar eller initiativ.
  • Köra interaktiva workshops med intressenter för att få information om affärsmål och databehov.
  • Dokumentera sammanfattade resultat och dela slutsatser.
• Feedback och uppföljning: Arbetsgruppen sammanfattar resultaten från den insamlade informationen och föreslår BI-mål, fokusområden och nästa steg. Den samlar in feedback och följer upp genom att:
  • Utvärdera det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering.
  • Skapa en prioriterad lista över affärsdatabehov.
  • Presentera sina slutsatser och föreslog nästa steg för intressenter och verkställande ledning.

Kommentar

Eftersom arbetsteamet kommunicerar med intressenter och företagsanvändare betraktas de ofta som ambassadörer för Infrastrukturresurser, Power BI och andra BI-initiativ i din organisation. Se till att dina arbetsgruppsmedlemmar förstår och tar på sig det här ansvaret.

Sätta ihop och förbereda arbetsteamet

Arbetsgruppsmedlemmar bör inkludera representanter från olika avdelningar och affärsenheter. I följande avsnitt beskrivs var du kan komma från arbetsgruppsmedlemmar.

Viktigt!

Arbetsteamet bör bestå av personer med trovärdighet i organisationen. Dessa personer bör ha kunskaper om tekniska processer och affärsprocesser. Ett arbetsteam som endast består av konsulter kan tyda på att BI-initiativet inte är tillräckligt förstått eller prioriterat av organisationen.

Center of Excellence-medlemmar

Du kan hämta arbetsgruppsmedlemmar från Power BI Center of Excellence (COE) eller en liknande grupp med tvärvetenskapliga BI-experter. Huvudansvaret för COE-medlemmar i arbetsteamet är att dra nytta av deras COE-expertis för att bidra till informationsinsamling. Dessutom kan COE-medlemmar dela workshopresultat tillbaka till COE för att informera taktiska planeringsbeslut och åtgärder.

Vissa organisationer har ingen COE, möjligen eftersom rollen för en COE utförs av deras BI-team eller IT. I det här fallet bör du överväga att lägga till medlemmar från BI-teamet eller IT till arbetsteamet.

Kommentar

Se till att arbetsteamet inte bara består av medlemmar från dina COE-, centrala IT- eller BI-team. En BI-strategi omfattar många områden i organisationen, och vart och ett av dessa områden bör vara väl representerat.

Dricks

Om du inte har en COE kan du överväga att etablera en när du monterar arbetsteamet. Att upprätta en COE med arbetsgruppsmedlemmarna kan vara en naturlig utveckling av arbetsteamets aktiviteter när BI:s strategiska vision har definierats. Den här metoden är ett bra sätt att samla in den kunskap och förståelse som arbetsteamet fick under BI-strategiinitiativet.

Experter på affärsämnen

Arbetsgruppsmedlemmar bör inkludera små och medelstora företag. Huvudansvaret för små och medelstora företag är att representera sin affärsenhet. Du bör inkludera små och medelstora företag i arbetsteamet för att undvika antaganden som resulterar i en BI-vision som inte fungerar för en del av organisationen.

Små och medelstora företag i arbetsteamet måste ha en djup förståelse för databehov och affärsprocesser inom sin affärsenhet eller avdelning. Helst bör de också förstå de BI-verktyg och tekniker som används för att tillgodose dessa behov.

Kommentar

Det kanske inte är praktiskt att inkludera varje avdelning, affärsenhet eller region i arbetsteamet. I det här fallet bör du se till att du ägnar arbete åt att identifiera antaganden och undantag för icke-företrädda avdelningar, affärsenheter eller regioner.

Champions-nätverk

Arbetsgruppsmedlemmar kan inkludera användare från ditt befintliga champions-nätverk i communityn. En mästare har vanligtvis exceptionell kunskap om både BI-verktyg och databehoven i sitt affärsområde. De är ofta ledare i praktiken. Huvudansvaret för mästarna i arbetsteamet är att främja informationsinsamling och att involvera deras community av praxis i initiativet.

Kommentar

Att inkludera mästare kan bidra till att undvika antaganden som kan resultera i en felaktig bedömning av det aktuella tillståndet för implementering och implementering av infrastrukturresurser.

Funktions-, IT- och säkerhetsteammedlemmar

Ett arbetsteam kan inkludera medlemmar från specifika funktionella områden, särskilt när annan expertis krävs. Huvudansvaret för dessa medlemmar är att ta med sin expertis om specifika viktiga ämnen till BI-strategin.

Här följer några exempel på när du kan inkludera medlemmar från funktionsområden i arbetsteamet.

• Funktionsteam: Inkludera relevanta representanter från funktionella team i arbetsteamet. Om din organisation till exempel använder ett eller flera stora affärssystem för resursplanering bör du ta med en expert på dessa AFFÄRSP:er i arbetsteamet. Den här personen skulle ansvara för att klargöra hur systemen används i samband med feedback som tillhandahålls under informationsinsamlingen.
• IT-team: Inkludera relevanta IT-experter i arbetsteamet. Din organisation kan till exempel ha specifika nätverkskrav eller ett komplext scenario med flera klienter. IT-experterna skulle ansvara för att beskriva specifika krav, vilket är särskilt viktigt i taktisk planering. De kan också hjälpa till att identifiera risker eller smärtpunkter under informationsinsamling.
• Säkerhetsteam: Inkludera medlemmar från säkerhetsteam i arbetsteamet. Din organisation kan till exempel ha specifika krav på efterlevnad, säkerhet eller sekretess. Dessa personer skulle ansvara för att beskriva säkerhetsrelaterade krav när de definierar det framtida tillståndet. De kan också hjälpa till att identifiera efterlevnadsrisker och säkerhetshot vid informationsinsamling.

Skapa en kommunikationshubb

Effektiv och strukturerad kommunikation mellan arbetsgruppsmedlemmar och intressenter är avgörande för att ditt initiativ ska lyckas. Ett sätt att förbättra kommunikationen är genom att centralisera den i en kommunikationshubb. En kommunikationshubb är en plats som du använder för att konsolidera kommunikation, dokumentation och planering om BI-strategin. Det bidrar också till att främja samarbete mellan arbetsteamet och intressenterna.

Följande diagram visar hur du använder en kommunikationshubb för att centralisera strategisk planering och indata för BI.

Diagrammet förmedlar följande begrepp eller processer.

Artikel	Beskrivning
	En kommunikationshubb är en central plats i Microsoft Teams eller en liknande plattform. Syftet är att centralisera kommunikation, dokumentation och planering.
	Arbetsteamet skapar och hanterar olika kanaler för varje affärsområde. Uppdelningen per affärsområde bör motsvara initiativets övergripande struktur. Varje kanal innehåller en lagringsplats med sammanfattade resultat, tidslinjer och diskussioner om BI-strategin.
	Utsedda arbetsgruppsmedlemmar kurerar och modererar kommunikationshubben. Moderering säkerställer att kommunikationshubben förblir användbar och aktuell.
	Viktiga intressenter och arbetsgruppsmedlemmar deltar aktivt i kommunikationshubben.
	Den verkställande sponsorn begränsar deltagandet. De kan till exempel lösa tvister när de uppstår.

Dricks

Vi rekommenderar att du använder kommunikationshubben utöver de strategiska planeringsworkshoparna. Eftersom kommunikationshubben är en källa till regelbundna indata och diskussioner från viktiga affärsintressenter kan det hjälpa ditt team att hålla BI-strategin relevant och uppdaterad.

Kommunicera konsekvent och effektivt

Arbetsteamet bör underhålla och följa en koncis, organiserad och transparent process för att definiera BI-strategin med hjälp av kommunikationshubben.

Här följer några rekommendationer för att få ut mesta möjliga av kommunikationshubben.

• Ha väldefinierade teamansvar: Se till att arbetsteamet har väldefinierade ansvarsområden för kommunikationshubben, till exempel att kurera och moderera den. Att ha aktiv och involverad moderering säkerställer att kommunikationshubben förblir aktuell, informativ och användbar för arbetsteamet och viktiga intressenter.
• Organisera diskussioner och filer: Se till att det är enkelt att hitta filer eller tidigare diskussioner i kommunikationshubben genom att skapa och underhålla en logisk struktur. En organiserad kommunikationshubb uppmuntrar till effektiv användning.
• Var kortfattad i dokument och inlägg: Undvik att överväldiga människor med stora mängder information. Viktiga intressenter har begränsad tid, så uppmuntra människor att publicera inlägg och dokument till kommunikationshubben som är koncisa och lätta att förstå.
• Var konsekvent i kommunikationen: Se till att kommunikationshubben används i stället för alternativa kanaler, till exempel e-post. Du bör också sträva efter att se till att dokument och uppdateringar är konsekventa i ton, format och längd.
• Var transparent och främja en samarbetsmiljö: En effektiv kommunikationshubb har en aktiv, samarbetsinriktad social miljö. Det kräver transparens från arbetsteamet som bör dela regelbundna uppdateringar och resultat under hela initiativet.

Viktigt!

En lyckad strategisk planering bygger på effektiv kommunikation. Att främja koncisa och konsekventa kommunikationsfördelar, inte bara strategisk planering, utan även en bredare implementering och implementering av BI-initiativ i hela organisationen.

Checklista – När du etablerar ett arbetsteam är viktiga beslut och åtgärder:

• Involvera en chefssponsor: Om det inte finns någon chefssponsor kan du identifiera och engagera en innan du monterar arbetsteamet.
• Besluta om bi-initiativets omfattning: Bestäm tillsammans med den verkställande sponsorn vilka affärsområden SOM BI-strategin ska omfatta.
• Kommunicera initiativet: Låt den verkställande sponsorn öka medvetenheten i hela organisationen om initiativet för att definiera BI-strategin.
• Samla arbetsteamet: Utse medlemmar som kan tillhandahålla tillräcklig täckning för relevanta affärsområden, tekniska områden och efterlevnadsområden.
• Ställ in förväntningar på arbetsgruppsmedlemmarna: Förtydliga kraven på tid och arbete och se till att teammedlemmarna förstår vad som förväntas av dem (och att de har tid och resurser för att uppfylla sin roll).
• Förtydliga roller och ansvarsområden för arbetsgrupper: Se till att alla i arbetsteamet vet vad de ska göra för att få en lyckad strategisk planering.

Steg 2: Planera workshops och bedriva forskning

När du har sammanställt arbetsteamet (steg 1) kan det nyligen sammansatta arbetsteamet starta följande aktiviteter för att upprätta affärsanpassning.

• Bedriva oberoende forskning: Arbetsteamet bedriver forskning om affärskontexten och befintliga BI-lösningar eller initiativ.
• Planera workshops: Arbetsteamet förbereder strategiska planeringsworkshops för att samla in synpunkter från viktiga intressenter om deras affärsmål och databehov.

Dessa aktiviteter är förutsättningar för workshops och fullständiga utvärderingar (steg 3).

Bedriva oberoende forskning

Arbetsgruppen bedriver forskning för att dokumentera det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering. Denna forskning används för att slutföra utvärderingar, men det hjälper också arbetsteamet att förbereda sig för workshoparna.

Undersöka affärskontexten

För att definiera en effektiv BI-strategi måste arbetsteamet förstå affärsmålen. Genom att förstå affärsmålen har arbetsteamet rätt affärskontext för att beskriva varför människor använder data och BI-verktyg och förståelse för önskade resultat. Du bör definiera databehov och användningsfall med avseende på de affärsprocesser som de stöder och de mål som de tar itu med.

Små och medelstora företag i arbetsteamet bör använda sin expertis för att leda arbetet med att beskriva affärskontexten. Det är dock viktigt att alla medlemmar i arbetsteamet deltar. Det är viktigt att arbetsteamet har en gemensam förståelse för affärsstrategin. På så sätt fokuserar BI-strategin på att hantera affärsbehov i stället för att lösa abstrakta, tekniska problem.

Undersöka befintliga BI-initiativ och lösningar

För att definiera en effektiv BI-strategi måste arbetsteamet också förstå det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering. Det aktuella tillståndet beskriver hur människor använder befintliga data och BI-verktyg och vilka data och verktyg som är strategiskt viktiga. Du bör identifiera de befintliga BI-initiativen och lösningarna med avseende på de affärsprocesser som de stöder och mål som de tar itu med. De här lösningarna hjälper till att illustrera vad företagsanvändare gör i dag för att tillgodose sina databehov, så att du kan bedöma om de är effektiva.

COE-medlemmar i arbetsteamet bör använda sin expertis för att leda arbetet med att beskriva det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering. Ett exempel på en aktivitet som hjälper den här ansträngningen är granskning på klientnivå. Med granskning kan arbetsteamet samla in en inventering av aktuella BI-initiativ och lösningar för att förbereda sig för workshops.

Viktigt!

Se till att arbetsteamet har en god förståelse för de efterlevnadskrav och informationsskydd som behövs i din organisation. Dokumentera dessa krav under oberoende forskning och se till att alla i arbetsteamet förstår dem.

Ämnen att ta itu med med oberoende forskning

Följande diagram visar ämnen som vanligtvis behandlas med oberoende forskning.

Diagrammet visar följande begrepp och processer.

Artikel	Beskrivning
	Arbetsteamet undersöker affärskontexten för att dokumentera och förstå affärsstrategin. Denna forskning leds av små och medelstora företag för deras respektive avdelningar eller affärsenheter.
	Arbetsteamet undersöker affärskontexten genom att först identifiera affärsmålen.
	Arbetsteamet identifierar specifika affärsmål som avdelningar eller affärsenheter måste göra framsteg mot med sina mål.
	Affärsprocesser är initiativ eller planer som skapats för att arbeta mot affärsmål. Arbetsteamet identifierar de processer som finns för att uppnå affärsmålen.
	Affärsdatabehov är de data, verktyg och lösningar som krävs för att stödja affärsprocesser och strategiska mål. Arbetsteamet identifierar affärsdatabehoven.
	Arbetsgruppen undersöker alla befintliga BI-initiativ och lösningar för att förstå det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering. COE-medlemmar eller BI-experter leder denna forskning.
	Arbetsteamet undersöker strategiskt viktiga BI-lösningar för att förstå hur organisationen för närvarande hanterar affärsdatabehov. Mer specifikt identifierar arbetsteamet vilka företagsanvändare som är, hur de använder lösningarna. Arbetsteamet dokumenterar även viktiga datafrågor eller problem som dessa lösningar hanterar, och även potentiella brister, möjligheter och ineffektivitet.
	Arbetsteamet undersöker och dokumenterar de befintliga verktyg och tekniker som organisationen använder för att hantera affärsdatabehov.
	Arbetsteamet identifierar tidigare eller parallella initiativ för att definiera BI-strategin. Tidigare initiativ kan innehålla värdefulla lärdomar, medan parallella initiativ skulle kunna kombineras för att undvika dubbelarbete.
	Arbetsteamet identifierar strategiskt viktiga beräkningar och huvuddata. Dessa beräkningar och huvuddata är viktiga för att göra det möjligt för företaget att uppnå sina affärsmål.
	Arbetsteamet utvärderar användningen och implementeringen av strategiskt viktiga BI-lösningar i användarcommunityn.
	Arbetsteamet identifierar eventuella styrnings- och efterlevnadsrisker som identifieras i befintliga BI-lösningar.

Viktigt!

De ämnen och exempel som presenteras i det här avsnittet är avsedda att vägleda dig i din egen oberoende forskning. De här avsnitten är inte en fullständig eller obligatorisk lista. Använd de här ämnena som inspiration. Vi rekommenderar att du använder de mognadsnivåer som beskrivs i översikten för implementering av infrastrukturresurser för att hjälpa dig att utvärdera och fokusera på områden som är viktigast för din organisation och dess affärskontext.

Tillsammans beskriver forskning om affärskontexten och befintliga BI-initiativ och lösningar det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering. Arbetsgruppen verifierar denna forskning i workshops när de samlar in synpunkter från intressenter.

Planera workshops

När du utför oberoende forskning bör du planera workshops med intressenter. Syftet med dessa workshops är att samla in synpunkter om affärsmål och databehov. Du kan också validera slutsatserna från oberoende forskning i dessa workshops.

Kommentar

Den här artikeln använder termen workshops för att beskriva interaktiva möten med viktiga intressenter. Målet med workshoparna är att samla in indata så att du korrekt kan beskriva och förstå målen och databehoven.

I följande avsnitt beskrivs viktiga överväganden för planering och förberedelse av workshops.

Involvera rätt viktiga intressenter

En lyckad strategisk BI-planering kräver att arbetsteamet engagerar rätt intressenter i workshoparna. Arbetsgruppen bör identifiera viktiga intressenter som har tillräcklig kunskap och trovärdighet för att representera sitt affärsområde. I varje workshop är dessa intressenters roll att delta i diskussioner som leds av arbetsgruppen. Intressenterna måste beskriva affärsmålen och databehoven för sina områden och det aktuella tillståndet för data- och analysinitiativ för att stödja affärsmålen.

Det är viktigt att identifiera rätt intressenter för att kunna genomföra lyckade workshops och få en korrekt förståelse för affärsområdena inom omfånget.

Varning

Om du engagerar fel intressenter finns det en betydande risk att BI-strategin inte överensstämmer med strategiska affärsmål eller stöder företagsanvändare att uppnå sina mål.

Följande diagram visar processen för att identifiera och informera rätt viktiga intressenter om BI-strategiinitiativet.

Diagrammet visar följande steg.

Artikel	Beskrivning
	Lista de funktionella områdena (avdelningar och affärsenheter) i omfånget för BI-strategiinitiativet.
	Identifiera två till tre viktiga intressenter för varje funktionsområde.
	Kontakta intressenterna för att informera dem om initiativet och validera deras val. I det här skedet kan kandidatintressenter avböja att delta och föreslå alternativa personer.
	Välj en slutlig lista över viktiga intressenter.
	Den verkställande sponsorn informerar viktiga intressenter och begär formellt deras deltagande. All ytterligare kommunikation med de viktigaste intressenterna publiceras till kommunikationshubben.

När du först begär att få delta i viktiga intressenter kontrollerar du att du:

• Få godkännande från deras chef, efter behov.
• Förklara initiativets omfattning och dess mål, tidslinjer och slutprodukt.
• Beskriv specifikt varför de har blivit ombedda att delta och vilka önskade resultat av initiativet är.
• Beskriv det tidsåtagande och deltagande som du behöver från dem.
• Kommunicera tydligt och koncist.

Viktigt!

Ofta begränsar BI-initiativ uppifrån och ned intressenter till chefer och beslutsfattare. Även om dessa individer har en viktig roll att spela (för att få tillräckligt med verkställande inköp och strategisk anpassning), är de inte nödvändigtvis rätt intressenter. I det här scenariot riskerar du att definiera en strategi som är isolerad från den verklighet som företagsanvändare upplever. Den här feljusteringen kan resultera i strategier och lösningar som inte uppfyller de dagliga användarnas behov, och därmed används de inte.

För att minska den här risken bör du se till att du engagerar intressenter från olika nivåer i organisationen. När du väljer viktiga intressenter kan du samarbeta med olika team för att kortfattat presentera initiativet och samla in synpunkter på vilka rätt intressenter som kan vara det. Detta engagemang ökar inte bara medvetenheten om initiativet, utan gör det också lättare att involvera rätt personer.

Checklista – När du planerar workshops och bedriver forskning är viktiga beslut och åtgärder:

• Kom överens om kommunikationsvärden: Uppmuntra alla arbetsgruppsmedlemmar att engagera sig i koncis, tydlig och konsekvent kommunikation under hela initiativet.
• Konfigurera kommunikationshubben: Skapa en central, strukturerad hubb för all kommunikation, dokumentation och planering. Dokumentera hur hubben kan användas effektivt.
• Undersöka affärskontexten: Med hjälp av små och medelstora företag kan du beskriva affärsmålen för vart och ett av de affärsområden som finns i omfånget.
• Undersöka befintliga BI-initiativ och lösningar: Genomför granskning på klientorganisationsnivå och riktad undersökning av strategiskt viktiga lösningar för att beskriva det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering.
• Välj rätt viktiga intressenter: Engagera representanter från varje affärsområde som har tillräcklig kunskap och trovärdighet.
• Bjud in viktiga intressenter till kommunikationshubben: När du är klar kan du registrera de viktigaste intressenterna i kommunikationshubben och skicka mötesinbjudningar till workshoparna.

Steg 3: Köra workshops och slutföra utvärderingar

När du har slutfört oberoende forsknings- och workshopplanering (steg 2) driver du workshops och slutför utvärderingarna. Syftet med workshoparna är att använda intressenternas bidrag till att dokumentera:

• Affärsmålen, strategin och databehoven inom affärsområdena.
• Det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering för affärsområdena inom omfånget.

Arbetsgruppen kombinerar intressenternas bidrag tillsammans med oberoende forskning. Dessa indata bör ge arbetsteamet tillräcklig förståelse för affärsstrategin och det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering.

Med den här förståelsen utvärderar arbetsteamet mognaden och effektiviteten i det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering. Den här utvärderingen sammanfattas i en utvärdering av datakulturen och en teknisk utvärdering, som är de viktigaste utdata från workshoparna. Målet med dessa utvärderingar är att tydligt identifiera både svagheter och möjligheter i datakulturen och tekniska områden som bör ligga i fokus för BI-strategin.

Viktigt!

Om inga arbetsgruppsmedlemmar har erfarenhet av att köra och moderera interaktiva möten eller workshops, bör arbetsteamet först genomföra utbildning eller söka stöd för att hjälpa till att driva workshops.

Köra workshops

Workshoparna organiseras som en serie interaktiva sessioner som är strukturerade för att effektivt få fram och samla in information från intressenter. Antalet sessioner och hur de utförs beror på antalet intressenter, deras plats, tidstillgänglighet och andra faktorer.

I följande avsnitt beskrivs de typer av sessioner som du vanligtvis utför när du kör workshops.

Introduktionssession

Introduktionssessionen drivs av arbetsteamet och bör omfatta alla intressenter och den verkställande sponsorn. Det introducerar initiativet och klargör omfång, mål, tidslinje och slutprodukt.

Målet med den här sessionen är att sätta förväntningar på syftet med workshoparna och vad som krävs för att BI-initiativet ska lyckas.

Workshops

Workshops är interaktiva möten mellan några medlemmar i arbetsgruppen och de viktigaste intressenterna. En medlem i arbetsteamet moderrar diskussionen och ställer frågor till intressenter för att få fram indata. Intressenter ger indata om sin affärsstrategi, befintliga BI-initiativ och lösningar samt sina databehov.

Kommentar

Även om en moderator bör vara skicklig på att få fram information, kräver de inte djup domänkunskap. Helst bör alla workshops för ett visst affärsområde ledas av samma moderator.

Målet med workshoparna är att samla in tillräckligt med synpunkter från intressenter för att korrekt beskriva deras affärsmål och databehov. En lyckad workshop avslutas med att intressenterna känner att arbetsgruppsmedlemmarna förstår affärsmålen och databehoven. Denna insats från intressenterna används tillsammans med arbetsgruppens oberoende forskning för att slutföra en bedömning av det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering.

Här är några praktiska överväganden som hjälper dig att planera och organisera effektiva workshops.

• Håll workshopens närvaro fokuserad: Mätta inte möten med för många deltagare. Att involvera för många människor kan leda till långvariga diskussioner eller diskussioner där endast de mest självsäkra personligheterna ger input.
• Håll diskussionen fokuserad: Ta alla debatter, överdrivet specifika frågor eller kommentarer offline för att diskutera senare i korta en-mot-en-möten. På samma sätt kan du identifiera och åtgärda eventuella motstånd direkt och involvera den verkställande sponsorn när det behövs. Att hålla diskussionen fokuserad säkerställer att workshops koncentrerar sig på den övergripande diskussionen om strategisk planering, och de distraheras inte av små detaljer.
• Var flexibel med förberedelser: Beroende på tid och preferenser kan du använda förberett material för att föra en effektivare diskussion. Men förstå att diskussioner kan gå i oväntade riktningar. Om en session avviker från ditt förberedda material men ändå ger användbara indata, tvinga inte diskussionen tillbaka till en fast agenda. När intressenter fokuserar på en annan punkt innebär det att det är viktigt. Var flexibel genom att ta itu med dessa punkter för att samla in de mest värdefulla indata.
• Dokumentinmatning från intressenter: Under workshoparna bör du dokumentera intressenternas indata om deras affärsmål och BI-strategin.
• Dokumentbehov för affärsdata: Ett resultat av insamling av workshopinformation är en övergripande lista över de ouppfyllda affärsdatabehoven. Du bör först ordna listan från högsta till lägsta prioritet. Fastställ dessa fokusområden baserat på intressenternas indata och vilken inverkan listobjekten har på verksamhetens effektivitet.

Kommentar

Listan över prioriterade databehov är ett viktigt resultat av strategisk planering som senare underlättar taktisk planering och lösningsplanering.

Slutför utvärderingar

Arbetsgruppen bör kombinera oberoende forskning och intressenternas bidrag till sammanfattade resultat. Dessa målresultat bör förmedla en korrekt beskrivning av det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering (för koncishet, som kallas det aktuella tillståndet). För varje affärsområde i omfånget bör dessa resultat beskriva:

• Affärsmål.
• Affärsnyckelresultat för att mäta framsteg mot deras mål.
• Verksamhets viktigaste initiativ, som är avsedda att uppnå sina viktigaste resultat.
• Affärsdata måste stödja de viktigaste initiativen.
• BI-verktyg och lösningar som användarna använder för att hantera sina affärsdatabehov.
• Hur människor använder verktygen och lösningarna och eventuella utmaningar som hindrar dem från att använda verktygen och lösningarna effektivt.

Med en förståelse för det aktuella tillståndet bör arbetsteamet sedan fortsätta att utvärdera den övergripande BI-mognaden och dess effektivitet när det gäller att stödja affärsstrategin. Dessa utvärderingar behandlar specifika datakulturer och tekniska områden. De hjälper dig också att identifiera svagheter och möjligheter som du kommer att fokusera på i din BI-strategi. För att åtgärda dessa svagheter och möjligheter definierar du strategiska BI-mål på hög nivå.

För att identifiera fokusområden utför arbetsteamet två typer av utvärderingar: en utvärdering av datakulturen och en teknisk utvärdering.

Innehållet i en utvärdering

Det är viktigt att göra en koncis och korrekt bedömning av det aktuella tillståndet. Utvärderingar bör belysa styrkan och utmaningarna med organisationens förmåga att använda data för att driva beslut och vidta åtgärder.

En effektiv mognadsbedömning består av följande innehåll.

• Mognadsnivå: Utvärdera den totala mognadsnivån på en fempunktsskala från 100 (initial) till 500 (effektiv). Poängen representerar en subjektiv bedömning på hög nivå av arbetsteamet av effektiviteten inom olika områden.
• Affärsfall: Motivera och illustrera förfallonivåpoängen i utvärderingen. Konkreta exempel är åtgärder, verktyg och processer som företagsanvändare vidtar för att uppnå sina affärsmål med data. Arbetsteamet använder affärsfall tillsammans med sammanfattade resultat för att stödja deras utvärdering. Ett affärsfall består vanligtvis av:
  • En tydlig förklaring av önskat resultat, och affärsdata behöver den aktuella processen syftar till att åtgärda.
  • En as-is-beskrivning av hur den allmänna processen utförs för närvarande.
  • Utmaningar, risker eller ineffektivitet i den aktuella processen.
• Kompletterande information: Stöd för slutsatser eller dokument viktig information som är relevanta för BI och affärsstrategi. Arbetsgruppen dokumenterar kompletterande information för att stödja senare beslutsfattande och taktisk planering.

Slutför datakulturutvärderingen

Datakulturutvärderingen utvärderar det aktuella tillståndet för BI-implementering. För att slutföra den här utvärderingen utför arbetsteamet följande uppgifter.

1. Granska sammanfattade resultat: Arbetsgruppen granskar de indata som samlats in från att genomföra oberoende forskning och driva workshops.
2. Utvärdera mognadsnivåer: Arbetsteamet fortsätter genom vart och ett av de datakulturområden som beskrivs i det här avsnittet. Med hjälp av översikten för infrastrukturimplementering utvärderar de effektiviteten för varje område genom att tilldela en mognadspoäng.
3. Motivera den subjektiva utvärderingen med målbevis: Arbetsteamet beskriver flera viktiga affärsfall och stödjande information som motiverar deras utvärdering av mognadspoängen för varje område.
4. Identifiera svagheter och möjligheter: Arbetsteamet markerar eller dokumenterar specifika resultat som kan återspegla en viss styrka eller utmaning i organisationens datakultur. Det kan vara områden med lägst poäng eller högsta poäng, eller områden som de anser har stor inverkan på organisationens datakultur. Dessa nyckelområden kommer att användas för att identifiera BI:s fokusområden och mål.

Dricks

Använd översikten för infrastrukturimplementering för att vägleda dig när du slutför datakulturutvärderingen. Tänk också på andra faktorer som är specifika för din organisationskultur och hur användarna arbetar. Om du vill ha mer information kan du läsa andra välrenommerade källor som Datahantering Body of Knowledge (DMBOK).

Följande diagram visar hur arbetsteamet utvärderar organisationens datakultur i BI:s strategiska planering för specifika datakulturområden.

Diagrammet visar följande datakulturområden.

Artikel	Beskrivning
	Affärsanpassning: Hur väl datakulturen och datastrategin gör det möjligt för företagsanvändare att uppnå affärsmål.
	Executive sponsring: Hur effektivt en person med tillräcklig trovärdighet, auktoritet och inflytande stöder BI-lösningar och initiativ för att driva framgångsrik implementering.
	Center of Excellence (COE): Hur effektivt ett centralt BI-team möjliggör användarcommunityn och om det här teamet har fyllt alla COE-roller.
	Datakunskap: Hur effektivt användare kan läsa, tolka och använda data för att bilda åsikter och fatta beslut.
	Dataidentifiering: Hur det går att identifiera rätt data är vid rätt tidpunkt för de personer som behöver dem.
	Datademokratisering: Om data läggs i händerna på användare som ansvarar för att lösa affärsproblem.
	Innehållsägarskap och hantering: Om det finns en tydlig vision för centraliserade och decentraliserade sätt att innehållsskapare hanterar data (till exempel datamodeller) och hur de stöds av COE.
	Omfång för innehållsleverans: Om det finns en tydlig vision om vem som använder, eller använder, analytiskt innehåll (till exempel rapporter) och hur de stöds av COE.
	Mentorskap och användaraktivering: Om slutanvändarna har resurser och utbildning för att effektivt använda data och förbättra sin datakunskap.
	Metodgemenskap: Hur effektivt människor med gemensamt intresse kan interagera med och hjälpa varandra på frivillig basis.
	Användarsupport: Hur effektivt användare kan få hjälp när problem med data, verktyg eller processer uppstår.
	Styrning: Effektiviteten i processer för övervakning av användarbeteende för att ge användare, upprätthålla regelkrav och uppfylla interna krav.
	Systemtillsyn: Effektiviteten i den dagliga administrativa verksamheten som handlar om att anta riktlinjer för styrning, ge användarna möjlighet och underlätta implementeringen.
	Ändringshantering: Hur effektivt ändringar hanteras, inklusive procedurer som skyddar mot avbrott och produktivitetsförlust på grund av ändringar i lösningar eller processer.

Information om hur du utvärderar dessa datakulturområden finns i översikten för infrastrukturimplementering. Mer specifikt refererar du till avsnitten på mognadsnivå och Frågor att ställa avsnitt, som hjälper dig att utföra utvärderingar.

Slutför den tekniska utvärderingen

Den tekniska utvärderingen utvärderar tekniska områden som strategiskt möjliggör framgång för BI-implementeringen. Syftet med den här utvärderingen är inte att granska enskilda tekniska lösningar eller utvärdera hela tekniska områden som rör BI. I stället beskriver arbetsteamet mognadsnivån och den allmänna effektiviteten för strategiskt kritiska områden, som de som beskrivs i det här avsnittet. För att slutföra den här utvärderingen utför arbetsteamet följande uppgifter.

1. Identifiera tekniska områden: Arbetsteamet identifierar specifika tekniska områden som är relevanta och strategiskt viktiga för BI:s framgång att inkludera i sin utvärdering. Några exempel på tekniska områden beskrivs i det här avsnittet och visas i följande diagram.
2. Definiera mognadsnivåer: Arbetsteamet definierar mognadsnivåer för att bedöma effektiviteten på hög nivå för varje tekniskt område i utvärderingen. Dessa mognadsnivåer bör följa en konsekvent skala, till exempel de som finns i mallen som anges i mognadsnivåerna i översikten för infrastrukturimplementering.
3. Granska sammanfattade resultat: Arbetsgruppen granskar de insamlade indata genom att genomföra oberoende forskning och driva workshops.
4. Utvärdera mognadsnivåer: Arbetsteamet utvärderar effektiviteten för varje område genom att tilldela en mognadspoäng.
5. Motivera den subjektiva utvärderingen med målbevis: Arbetsteamet beskriver flera viktiga affärsfall och stödjande information som motiverar deras utvärdering av mognadspoängen för varje område.
6. Identifiera svagheter och möjligheter: Arbetsteamet markerar eller dokumenterar specifika resultat som kan återspegla en viss styrka eller utmaning i organisationens BI-implementering. Det kan vara de tekniska områden med lägst poäng eller områden som de anser har stor inverkan på organisationens strategiska framgång med att implementera BI-verktyg och -processer. Dessa nyckelområden kommer att användas för att identifiera BI:s fokusområden och mål.

Följande diagram visar tekniska områden som du kan utvärdera när du definierar din BI-strategi.

Kommentar

Om du använder Microsoft Fabric bör du vara medveten om att många av dessa områden representeras som separata delar av fabric-analysplattformen.

Diagrammet visar följande tekniska områden.

Artikel	Beskrivning
	Dataintegrering: Hur effektivt verktyg eller system ansluter till, matar in och transformerar data från olika källor för att skapa harmoniserade vyer i analyssyfte. Att utvärdera dataintegrering innebär att utvärdera företagsdatapipelines och dataintegreringslösningar med självbetjäning, till exempel dataflöden i Power BI och Fabric.
	Datateknik: Hur effektiva de aktuella arkitekturerna är för att stödja analytiska användningsfall och anpassa sig till förändringar i affärsdatabehov.
	Datavetenskap: Om organisationen kan använda undersökande och avancerade tekniker för att upptäcka nya insikter och dra nytta av prediktiv eller normativ analys.
	Datalagerindelning: Effektiviteten hos relationsdatabaser i modellering av affärslogik för att stödja nedströmsanalysanvändningsfall. Datalagerhantering betraktas ofta tillsammans med datateknik.
	Realtidsanalys: Om organisationen korrekt kan identifiera, samla in och använda data med låg svarstid för att ge en uppdaterad bild av system och processer.
	Datavisualisering: Om visualiseringar kan användas effektivt för att minska tiden till åtgärd för rapporteringsupplevelser för företagsanvändare. Effektiva visualiseringar följer bästa praxis och riktar uppmärksamheten mot viktiga, användbara element, vilket gör det möjligt för användare att undersöka djupare eller vidta rätt åtgärder.
	Åtgärder och automatisering: Hur konsekventa och effektiva uppgifter automatiseras och dataaviseringar används för att aktivera manuella åtgärder vid kritiska tidpunkter i ett system eller en process. Du bör också utvärdera hur användbara BI-lösningar är, vilket innebär hur effektivt och direkt de gör det möjligt för rapportanvändare att vidta rätt åtgärder vid rätt tidpunkt.
	Livscykelhantering: Hur effektivt innehållsskapare kan samarbeta för att hantera och spåra ändringar i BI-lösningar för konsekventa, regelbundna versioner eller uppdateringar.
	Datasäkerhet: Om datatillgångar följer regel- och organisationsprinciper för att säkerställa att obehöriga inte kan visa, komma åt eller dela data. Datasäkerhet utvärderas vanligtvis tillsammans med informationsskydd och dataförlustskydd.
	Informationsskydd: Hur väl organisationen minskar risken genom att identifiera och klassificera känslig information med hjälp av verktyg som känslighetsetiketter. Informationsskydd utvärderas vanligtvis tillsammans med datasäkerhet och dataförlustskydd.
	Dataförlustskydd (DLP): Om organisationen proaktivt kan förhindra att data lämnar organisationen. Till exempel genom att använda DLP-principer baserat på en känslighetsetikett eller typ av känslig information. DLP utvärderas vanligtvis tillsammans med datasäkerhet och informationsskydd.
	Hantering av huvuddata: Om kvantitativa fält och affärsattribut hanteras effektivt, centralt dokumenteras och underhålls enhetligt i hela organisationen.
	Datakvalitet: Om BI-lösningar och data är tillförlitliga, fullständiga och korrekta enligt communityn för företagsanvändare.
	Artificiell intelligens (AI): Om organisationen effektivt använder generativa AI-verktyg och modeller för att förbättra produktiviteten i BI-processer. Dessutom, om AI används för att leverera värdefulla insikter i analysarbetsbelastningar.

Kommentar

De tekniska områden som visas i diagrammet är inte nödvändigtvis en del av BI. i stället är vissa strategiska möjliggörare för en lyckad BI-implementering. Dessutom representerar dessa områden inte en fullständig lista. Se till att identifiera och utvärdera de tekniska områden som är strategiskt viktiga för din organisation.

Varning

När du utför den tekniska utvärderingen ska du inte utvärdera detaljer utanför den strategiska planeringens omfattning. Se till att alla aktiviteter som undersöker BI-implementeringen fokuserar direkt på att definiera och utvärdera det aktuella tillståndet för att definiera dina BI-fokusområden och -mål.

Om du blir för detaljerad i den tekniska utvärderingen riskerar du att späda ut viktiga meddelanden om BI-strategin. Tänk alltid på de övergripande frågorna som: Vart vill vi gå? och Hur kan BI effektivt stödja verksamheten?

Checklista – När du kör workshops och slutför utvärderingar inkluderar viktiga beslut och åtgärder:

• Bestäm och kommunicera workshopformatet: Beskriva antalet sessioner, deras längd, deltagare och annan relevant information för deltagande intressenter.
• Nominera en moderator från arbetsteamet: Bestäm vem från arbetsteamet som ska moderera workshoparna. Deras mål är att vägleda diskussioner och få fram information.
• Samla in indata: Organisera workshoparna så att du samlar in tillräckligt med information om affärsstrategin och det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering.
• Sammanfatta resultaten: Dokumentera de indata som motiverar utvärderingarna. Inkludera specifika affärsfall som illustrerar strategiskt viktiga processer och lösningar.
• Slutför mognadsbedömningarna: Slutför relevanta utvärderingar för det aktuella tillståndet för BI-implementering och implementering.
• Dokumentera affärsfall och stödjande information: Dokumentera målvis de bevis som används för att motivera de mognadsnivåer som du tilldelar i varje utvärdering.

Steg 4: Besluta om BI:s fokusområden och mål

När du har kört workshops och slutfört utvärderingar (steg 3) beslutar arbetsgruppen, tillsammans med den verkställande sponsorn, om BI:s fokusområden och mål att ta itu med i taktisk planering.

Kommentar

Även om arbetsgruppen bör vara involverad i att förtydliga och dokumentera fokusområden och mål, är det inte ansvarigt för att definiera dem. Den verkställande sponsorn och motsvarande beslutsfattare äger dessa beslut. Den verkställande sponsorn och andra beslutsfattare har befogenhet att besluta om och allokera resurser för att uppnå dessa fokusområden och mål.

Besluta om strategiska fokusområden

Utvärderingarna bör tydligt identifiera svagheter och möjligheter inom datakulturen eller tekniska områden att fokusera på för BI-strategin. Från svagheterna och möjligheterna i utvärderingarna, arbeta med viktiga beslutsfattare, som din chefssponsor, för att bestämma vilka av områdena som är fokusområden som du kommer att sträva efter att förbättra på kort sikt. Med det här fokuset strävar du efter hållbara, inkrementella framsteg mot dina BI-mål.

Besluta om strategiska BI-mål

I det sista steget i BI:s strategiska planering definierar arbetsteamet flera mål att arbeta mot under de kommande 12–18 månaderna för vart och ett av fokusområdena. Dessa mål representerar vanligtvis det planerade framtida tillståndet och mognadsnivåns tillväxt.

Dricks

För datakulturområden rekommenderar vi att du definierar dina mål med hjälp av implementeringsöversikten för infrastrukturresurser. Det kan hjälpa dig att identifiera den mognadsnivå som du bör sträva efter för ditt önskade framtida tillstånd. Det är dock inte realistiskt att sikta på en nivå 500 för varje kategori. Sikta i stället på en uppnåelig ökning av mognadsnivån under nästa planeringsperiod.

För tekniska områden rekommenderar vi att du definierar dina mål med hjälp av de mognadsskalor som beskrivs i den tekniska utvärderingen av arbetsteamet.

Exempel på strategiska BI-mål

Här är några exempel på strategiska BI-mål.

• Förbättra det verkställande stödet för BI-initiativ och -lösningar.
• Förbättra coe-effektiviteten.
• Skapa en tydlig strategi och struktur för innehållsägarskap.
• Bättre förstå och övervaka användarbeteende med data för att förbättra styrningen.
• Gå från beskrivande analyslösningar till lösningar för förutsägelseanalys.
• Förbättra beslutsprocesserna med effektivare datavisualisering.
• Utöka antalet effektiva innehållsskapare för att förbättra tid till leverans och det affärsvärde som erhålls från BI-lösningar.

Innan du avslutar den strategiska planeringen bör arbetsteamet anpassa de beslutade BI-fokusområdena och målen till intressenter och chefer.

Anpassa dig till intressenter och chefer

Det är viktigt att de slutliga utvärderingarna och besluten delas med intressenterna. I kommunikationshubben kan intressenter asynkront följa upp förloppet för dessa slutprodukt och bidra med feedback. Du bör dock avsluta den strategiska planeringen genom att presentera utvärderingarna och fokusera tillbaka på intressenter och chefer.

I följande avsnitt beskrivs hur du överensstämmer med intressenter och chefer.

Genomföra en justeringssession

Justeringssessionen är det sista mötet för varje affärsområde. Varje anpassningssession involverar viktiga intressenter och den verkställande sponsorn, som granskar de utvärderingar som gjorts av arbetsteamet.

Målet med den här sessionen är att uppnå konsensus om slutsatserna och utvärderingarna samt de överenskomna BI-fokusområdena och målen.

Kommentar

Se till att intressenterna förstår att BI-strategin inte är slutgiltig och oförändrad. Betona att BI-strategin utvecklas tillsammans med verksamheten och tekniken. Helst kommer samma intressenter att fortsätta att delta i den här iterativa övningen.

Förbereda och presentera en sammanfattning

Sammanfattningen levereras vanligtvis av den verkställande sponsorn till andra chefer som ansvarar för den övergripande affärsstrategin. Den verkställande sponsorn beskriver utvärderingsresultaten och beskriver de viktigaste utmaningarna och möjligheterna som motiverar de fokusområden som identifierats. Det är viktigt att den verkställande sponsorn beskriver nästa steg för att börja göra åtgärdsbara framsteg mot det framtida tillståndet.

Målet med den här sessionen är att få exekutiv anpassning och godkännande av resultatet av strategisk planering och nästa steg.

Fortsätt med taktisk planering

När du har identifierat dina BI-fokusområden och mål har du avslutat den strategiska planeringen. Nästa steg är att identifiera mål som hjälper dig att göra framsteg mot dina BI-mål, vilket du gör genom att genomföra taktisk planering.

Checklista – När du beslutar om BI:s fokusområden och mål omfattar viktiga beslut och åtgärder:

• Kurera en lista över affärsdatabehov och affärsmöjligheter: Skapa en konsoliderad, prioriterad lista över affärsdatabehov, smärtpunkter och affärsmöjligheter. Den här utdatan används i taktisk planering.
• Besluta om de strategiska BI-målen: Samarbeta med din chefssponsor och andra beslutsfattare för att identifiera övergripande BI-mål under de kommande 12–18 månaderna.
• Anpassa till intressenter: Få konsensus om att utvärderingarna och andra slutprodukter är korrekta.
• Justera med chefer: Få godkännanden om resultatet av strategisk planering och nästa steg.

Relaterat innehåll

I nästa artikel i den här serien får du lära dig hur du utför bi-taktisk planering.