Dela via

Lär dig av kundens Power BI-migreringar

  • Artikel

Den här artikeln, som avslutar serien om migrering till Power BI, delar viktiga lärdomar från två kunder som har migrerat till Power BI.

Internationellt konsumentvaruföretag

Ett internationellt konsumentvaruföretag, som säljer hundratals produkter, fattade 2017 beslutet att följa en molnbaserad strategi. En av de viktigaste faktorerna för att välja Power BI som dess BI-plattform (Business Intelligence) är den djupa integreringen med Azure och Microsoft 365.

Genomföra en stegvis migrering

2017 började företaget använda Power BI. Det första organisatoriska målet var att introducera Power BI som ytterligare ett BI-verktyg. Beslutet gav innehållsförfattare, konsumenter och IT tid att anpassa sig till nya sätt att leverera BI. Det gjorde det också möjligt för dem att skapa expertis i Power BI.

Under andra halvåret 2018 meddelades formellt att Power BI var det godkända BI-verktyget för organisationen. Därför bör allt nytt BI-utvecklingsarbete ske i Power BI. Tillgängligheten för Power BI Premium var en viktig faktor för att fatta det här beslutet. Vid den här tiden avrådde organisationen från att använda den tidigare BI-plattformen och planeringen för övergången påbörjades.

Mot slutet av 2019 började arbetet med att migrera befintligt innehåll från den äldre BI-plattformen till Power BI. Vissa tidiga användare migrerade snabbt sitt innehåll. Det hjälpte till att skapa ännu mer fart med Power BI runt om i organisationen. Innehållsägare och författare ombads sedan att påbörja förberedelserna för att helt migrera till Power BI i slutet av 2020. Organisationen står fortfarande inför utmaningar som rör kompetens, tid och finansiering – men ingen av deras utmaningar är relaterade till själva teknikplattformen.

Viktigt!

Power BI hade redan blivit framgångsrikt och förankrat i organisationen innan affärsenheterna ombads att genomgå en formell migrering från den tidigare BI-plattformen.

Förbereda för att hantera varierande svar

I den här stora decentraliserade organisationen fanns det varierande nivåer av mottaglighet och vilja att flytta till Power BI. Utöver problem som rör tid och budget fanns det personal som hade gjort betydande investeringar i att bygga upp sina färdigheter i den tidigare BI-plattformen. Meddelandet om standardisering på Power BI var därför inte nyheter som välkomnades av alla. Eftersom varje affärsenhet har en egen budget kan enskilda affärsenheter utmana beslut som den här. När IT-verktygsbeslut fattades centralt resulterade det i vissa utmaningar för den verkställande sponsorn och BI-ledarna att hantera.

Viktigt!

Kommunikation med ledningsgrupper i hela affärsenheterna var avgörande för att säkerställa att de alla förstod de övergripande organisatoriska fördelarna med att standardisera på Power BI. Effektiv kommunikation blev ännu viktigare när migreringen fortskred och avvecklingsdatumet för den äldre BI-plattformen närmade sig.

Fokusera på den större bilden

Företaget fann att även om vissa migrerade rapporter nära kunde replikera den ursprungliga designen, kunde inte alla enskilda rapporter replikeras troget i Power BI. Även om det är att förvänta – eftersom alla BI-plattformar är olika. Det framgick att ett annat designtänk krävdes.

Vägledning gavs till innehållsförfattare: fokusera på att skapa lämpliga rapporter i Power BI i stället för att försöka utföra en exakt replik av den äldre rapporten. Därför måste ämnesexperter vara aktivt tillgängliga under migreringsprocessen för samråd och validering. Det gjordes ansträngningar för att ta hänsyn till rapportens designsyfte och förbättra det när det var lämpligt.

Viktigt!

Ibland är det bättre att göra förbättringar under migreringen. Vid andra tillfällen är det bättre valet att leverera exakt samma värde som tidigare – utan betydande förbättringar – för att inte äventyra tidslinjen för migreringen.

Utvärdera prioriteringar försiktigt

En analys av den tidigare BI-plattformen genomfördes för att fullt ut förstå dess användning. Den tidigare BI-plattformen hade tusentals publicerade rapporter, varav ungefär hälften hade använts under föregående år. Det antalet kan halveras igen när man utvärderar vilka rapporter som bedömdes leverera betydande värde till organisationen. Dessa rapporter prioriterades först för migreringen.

Viktigt!

Det är mycket enkelt att överskatta hur kritisk en rapport faktiskt är. För rapporter som inte används ofta utvärderar du om de kan inaktiveras helt. Ibland är det billigaste och enklaste att göra ingenting.

Utvärdera komplexiteten försiktigt

Av de första prioriterade rapporterna kompilerades tidsuppskattningar baserat på uppskattade insatsnivåer: enkel, medel eller komplex. Även om det låter som en relativt enkel process, förvänta dig inte att tidsuppskattningarna ska vara korrekta på individuell rapportbasis. Du kanske tycker att en uppskattning kan vara mycket felaktig. Företaget hade till exempel en rapport som det ansåg vara mycket komplex. Konsulterna fick en konverteringsuppskattning på 50 dagar. Den omdesignade rapporten i Power BI slutfördes dock på cirka 50 timmar.

Viktigt!

Även om tidsuppskattningar ofta är nödvändiga för att få finansiering och personaltilldelningar, är de förmodligen mest värdefulla i aggregerade.

Bestämma hur ändringshantering ska hanteras

Med en så stor mängd BI-tillgångar innebar ändringshantering för företagsägda rapporter en utmaning. IT-hanterade rapporter hanterades enligt standardmetoder för ändringshantering. På grund av den höga volymen var det dock inte möjligt att driva förändring centralt för företagsägt innehåll.

Viktigt!

Ytterligare ansvar faller på affärsenheterna när det är opraktiskt att hantera ändringar från ett centralt team.

Skapa en intern community

Företaget etablerade ett Center of Excellence (COE) för att tillhandahålla interna utbildningsklasser och resurser. COE fungerar också som en intern konsultgrupp som är redo att hjälpa innehållsförfattare med tekniska problem, lösning av vägspärrar och vägledning om bästa praxis.

Det finns också en intern Power BI-community, som har varit en enorm framgång med över 1 600 medlemmar. Communityn hanteras i Yammer. Medlemmar kan ställa internt relevanta frågor och få svar på bästa praxis och inramade inom organisationens begränsningar. Den här typen av interaktion mellan användare minskar en stor del av supportbördan från COE. Coe övervakar dock frågorna och svaren och engagerar sig i konversationer när det är lämpligt.

En förlängning av den interna communityn är det nyare Power BI-expertnätverket. Den innehåller ett litet antal förvalda Power BI-mästare inifrån organisationen. De är högkvalificerade Power BI-utövare från affärsenheterna, som är entusiastiska mästare och som aktivt vill lösa utmaningar inom verksamheten. Medlemmar i Power BI-expertnätverket förväntas följa bästa praxis och riktlinjer som fastställts av COE och hjälpa den bredare interna Power BI-communityn att förstå och implementera dem. Även om Power BI-expertnätverket samarbetar med COE och kan få dedikerad utbildning, arbetar Power BI-experter oberoende av COE. Varje Power BI-expert kan definiera parametrarna för hur de fungerar, med tanke på att de har andra ansvarsområden och prioriteringar i sin officiella roll.

Viktigt!

Ha ett mycket väldefinierat utrymme för vad coe gör, till exempel: införande, styrning, vägledning, bästa praxis, utbildning, stöd och kanske till och med praktisk utveckling. Även om en COE är otroligt värdefull kan det vara svårt att mäta avkastningen på investeringen.

Övervaka migreringens förlopp och framgång

KPI:er (Key Performance Indicators) övervakas kontinuerligt under migreringen till Power BI. De hjälper företaget att förstå trender för mått, till exempel antal rapportbesök, antal aktiva rapporter och distinkta användare per månad. Ökad användning av Power BI mäts tillsammans med minskad användning av den tidigare BI-plattformen, med målet att uppnå en inverterad relation. Målen uppdateras varje månad för att anpassas till ändringar. Om användningen inte sker i önskad takt identifieras flaskhalsar så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

Viktigt!

Skapa ett styrkort för migrering med åtgärdsbar business intelligence för att övervaka migreringsarbetets framgång.

Stort transport- och logistikföretag

Ett stort Nordamerika transport- och logistikföretag investerar aktivt i moderniseringen av datainfrastrukturen och analyssystemen.

Tillåt en period av gradvis tillväxt

Företaget började använda Power BI 2018. I mitten av 2019 blev Power BI den föredragna plattformen för alla nya BI-användningsfall. Sedan fokuserade företaget 2020 på att fasa ut sin befintliga BI-plattform, utöver en mängd olika anpassade ASP.NET BI-lösningar.

Viktigt!

Power BI hade många aktiva användare i organisationen innan de började fasa ut sin äldre BI-plattform och sina lösningar.

Balansera centraliserade och distribuerade grupper

I företaget finns det två typer av BI-team: ett centralt BI-team och analysgrupper som distribueras i hela organisationen. Det centrala BI-teamet har ägaransvaret för Power BI som plattform, men det äger inte något av innehållet. På så sätt är det centrala BI-teamet en teknisk aktiveringshubb som stöder de distribuerade analysgrupperna.

Var och en av analysgrupperna är dedikerade till en specifik affärsenhet eller en funktion för delade tjänster. En liten grupp kan innehålla en enda analytiker, medan en större grupp kan ha 10–15 analytiker.

Viktigt!

De distribuerade analysgrupperna består av ämnesexperter som är bekanta med de dagliga affärsbehoven. Den här separationen gör att det centrala BI-teamet främst kan fokusera på teknisk aktivering och support av BI-tjänsterna och verktygen.

Fokusera på semantisk modellåteranvändning

Att förlita sig på anpassade ASP.NET BI-lösningar var ett hinder för att utveckla nya BI-lösningar. Den nödvändiga kunskapsuppsättningen innebar att antalet innehållsförfattare med självbetjäning var litet. Eftersom Power BI är ett mycket mer lättillgängligt verktyg – särskilt utformat för självbetjänings-BI – sprids det snabbt i hela organisationen när det väl släpptes.

Dataanalytikernas egenmakt inom företaget resulterade i omedelbara positiva resultat. Det första fokuset med Power BI-utveckling låg dock på visualisering. Även om det resulterade i värdefulla BI-lösningar resulterade detta fokus i ett stort antal Power BI Desktop-filer, var och en med en en-till-en-relation mellan rapporten och dess semantiska modell (tidigare känd som en datauppsättning). Det resulterade i många semantiska modeller och duplicering av data och affärslogik. För att minska dupliceringen av data, logik och arbete levererade företaget utbildning och gav stöd till innehållsförfattare.

Viktigt!

Ta med information om vikten av dataåteranvändning i dina interna utbildningsinsatser. Hantera viktiga begrepp så tidigt som det är praktiskt.

Testa dataåtkomst på flera sätt

Företagets informationslagerplattform är DB2. Baserat på den aktuella informationslagerdesignen fann företaget att DirectQuery-modeller i stället för importmodeller fungerade bäst för deras krav.

Viktigt!

Utför ett tekniskt konceptbevis för att utvärdera det modelllagringsläge som fungerar bäst. Lär också datamodellerare om modelllagringslägen och hur de kan välja ett lämpligt läge för sitt projekt.

Utbilda författare om Premium-licensiering

Eftersom det var enklare att komma igång med Power BI (jämfört med deras äldre BI-plattform) var många av de tidiga användarna personer som inte hade någon licens till det tidigare BI-verktyget. Som förväntat ökade antalet innehållsförfattare avsevärt. Dessa innehållsförfattare ville förståeligt nog dela sitt innehåll med andra, vilket resulterade i ett ständigt behov av ytterligare Power BI Pro-licenser.

Företaget gjorde en stor investering i Premium-arbetsytor, framför allt för att distribuera Power BI-innehåll till många användare med kostnadsfria Fabric-licenser. Supportteamet arbetar med innehållsförfattare för att säkerställa att de använder Premium-arbetsytor när det är lämpligt. Det undviker att i onödan allokera Power BI Pro-licenser när en användare bara behöver använda innehåll.

Viktigt!

Licensieringsfrågor uppstår ofta. Var beredd på att utbilda och hjälpa innehållsförfattare att hantera licensieringsfrågor. Kontrollera att användarbegäranden för Power BI Pro-licenser är berättigade.

Viktigt!

Ibland refererar den här artikeln till Power BI Premium eller dess kapacitetsprenumerationer (P SKU:er). Tänk på att Microsoft för närvarande konsoliderar köpalternativ och drar tillbaka Power BI Premium per kapacitets-SKU:er. Nya och befintliga kunder bör överväga att köpa kapacitetsprenumerationer för Infrastrukturresurser (F SKU:er) i stället.

Mer information finns i Viktig uppdatering som kommer till Power BI Premium-licensiering och Vanliga frågor och svar om Power BI Premium.

Förstå datagatewayerna

Tidigt hade företaget många personliga gatewayer. Med hjälp av ett lokalt datagatewaykluster flyttas hanteringsarbetet till det centrala BI-teamet, vilket gör att innehållsförfattaren kan fokusera på att producera innehåll. Det centrala BI-teamet arbetade med den interna Power BI-användarcommunityn för att minska antalet personliga gatewayer.

Viktigt!

Ha en plan för att skapa och hantera lokala datagatewayer. Bestäm vem som får installera och använda en personlig gateway och framtvinga den med gatewayprinciper. Mer information finns i Hantera gatewayer.

Formalisera din supportplan

I takt med att införandet av Power BI växte inom organisationen fann företaget att en supportmetod på flera nivåer fungerade bra:

  • Lager 1: Intrateam: Personer lära av och undervisa varandra dagligen.
  • Lager 2: Power BI-community: Personer ställa frågor till den interna Teams-communityn för att lära av varandra och kommunicera viktig information.
  • Lager 3: Central BI-teamet och COE: Personer skicka e-postförfrågningar för hjälp. Kontorstidssessioner hålls två gånger i veckan för att gemensamt diskutera problem och dela idéer.

Viktigt!

Även om de två första lagren är mindre formella är de lika viktiga som det tredje stödskiktet. Erfarna användare tenderar att förlita sig främst på personer som de känner, medan nyare användare (eller de som är enstaka dataanalytiker för en affärsenhet eller delad tjänst) tenderar att förlita sig mer på formell support.

Investera i utbildning och styrning

Under det senaste året har företaget förbättrat sina interna utbildningserbjudanden och förbättrat sitt datastyrningsprogram . Styrningskommittén innehåller viktiga medlemmar från var och en av de distribuerade analysgrupperna, plus COE.

Det finns nu sex interna Power BI-kurser i deras interna katalog. Kursen Instrumentpanel i en dag är fortfarande en populär kurs för nybörjare. För att hjälpa användarna att fördjupa sina kunskaper levererar de en serie med tre Power BI-kurser och två DAX-kurser.

Ett av deras viktigaste beslut om datastyrning som rör hantering av Premium-kapaciteter. Företaget valde att anpassa sin kapacitet till viktiga analysområden i affärsenheter och delade tjänster. Om det finns ineffektivitet känns effekten därför bara inom det området, och de decentraliserade kapacitetsadministratörerna har behörighet att hantera kapaciteten som de anser lämpligt.

Viktigt!

Var uppmärksam på hur Premium-kapaciteter används och hur arbetsytor tilldelas dem.

Relaterat innehåll

Andra användbara resurser är:

Erfarna Power BI-partner är tillgängliga för att hjälpa din organisation att lyckas med migreringsprocessen. Om du vill engagera en Power BI-partner går du till Power BI-partnerportalen.