Degrees of Change automatiserar ideella verksamheter med Power Pages, Power Apps och AI Builder

2024-11-14

I den här artikeln får du lära dig hur Degrees of Change, en ideell organisation som arbetar för att hjälpa underrepresenterade elever att lyckas på college och i sina karriärer, använde Power Apps Power Pages och AI Builder för att effektivisera sin verksamhet.

Genom sina Act Six- och Seed Internships-program ger Degrees of Change tillgång till högskoleutbildning och anställningsmöjligheter för akademiker med underrepresenterade bakgrund. Teamet består av 20 medarbetare, fler än 100 volontärer och en IT-resurs på heltid.

Sedan Degrees of Change förändrade ansöknings- och urvalsprocessen med Power Platform och generativ AI kan den leverera tjänster till fler elever. Detta skifte effektiviserade också verksamheten och förbättrade dataspårning och analys.

”En del av vårt arbete är hur vi stärker och tillhandahåller verktygen till lokala ideella organisationer på gräsrotsnivå. Vi tillhandahåller teknik, utbildning och läroplanshjälp för att kunna leverera Act Six-programmet i deras samhälle.”—Tim Herron, grundare och Chief Innovation Officer

Läs hela berättelsen: Ideell organisation utökar karriärprogram genom att använda Power Pages och generativ AI

Affärsutmaningar

Teamet samarbetar med sju samhällen, 17 partnerhögskolor och ett växande antal arbetsgivare i nordvästra USA. Varje samhälle rekryterar volontärer för att driva Act Six- och Seed Internships-programmen lokalt, med centraliserat stöd från Degrees of Change-personal.

Innan Degrees of Change-teamet byggde sina Act Six- och Seed Internships-lösningar med Power Platform-verktyg stod de inför några stora operativa utmaningar:

Manuella och tidskrävande processer för att hantera programansökningar och urval, vilket begränsar deras förmåga att skala upp och betjäna fler elever.
Brist på integrering mellan olika system, vilket leder till datasilos och gör det svårt att effektivt spåra och analysera elevernas framsteg och resultat.
Resursbegränsningar med endast en IT-resurs på heltid, vilket hindrar deras förmåga att implementera och underhålla effektiva tekniska lösningar.

Implementeringsguide

Degrees of Change automatiserade sina ansökningsprocesser genom att använda Power Platform-verktyg för att:

Skapa en app för programbedömning i Power Apps: Community-volontärer använder den här appen för att bedöma och poängsätta programansökningar. Denna automatisering säkerställer att program utvärderas konsekvent och effektivt.
Skapa en Power Pages-portal: Kandidater ansöker om program via en användarvänlig portal. Denna portal effektiviserar ansökningsprocessen, vilket gör det lättare för elever att tillhandahålla nödvändig information.
Skapa en matchande app i Power Apps: Degrees of Change-personal hanterar urvalsprocessen och tilldelar placeringar med appen. Appen hjälper till att automatisera matchningen av kandidater till program, vilket minskar det manuella arbetet och ökar noggrannheten.
Lägg till ett arbetsgivarspecifikt avsnitt i Power Pages-portalen: För Seed Internships-programmet anger arbetsgivare organisationsinformation och får en lista över tillgängliga praktikplatser. Den arbetsgivarspecifika delen automatiserar insamlingen och organiseringen av praktikplatser.
Skapa en portal för anställande chefer: Anställande chefer skickar in krav på praktikplatser och granskar kandidater via Power Pages-portalen. Denna automatisering effektiviserar anställningsprocessen, vilket gör det lättare att matcha kandidater med lämpliga praktikplatser.

Identifiera viktiga uppgifter som ska automatiseras

Innan man implementerade sina Power Platform-lösningar stod Degrees of Change inför ett flertal tekniska utmaningar gällande sina Act Six- och Seed Internships-program. Teamet behövde ett säkert sätt att dela mer än 1 000 ansökningar per år med 150 frivilliga bedömare. Till en början skickade teamet ut tryckta kopior och sedan digitala PDF-filer till volontärerna, vilket begränsade skalbarheten och riskerade säkerheten för elevernas personliga information.

Varje samhällsgrupp väljer lokala volontärer som återspeglar de olika bakgrunderna hos eleverna i deras område. Dessa volontärer tilldelas ansökningar att granska och betygsätta. Poängen används sedan för att fatta beslut om programplacering, vilket säkerställer en rättvis urvalsprocess. En betydande investering gjordes i en anpassad webbapplikation, byggd och underhållen av en leverantör, men detta tillvägagångssätt gjorde snart kostnaderna oöverkomliga.

”Det som har varit så lockande för oss är att integrationen, utbyggbarheten och flexibiliteten hos Power Platform innebär att vi kan göra mycket mer än vi borde kunna med de resurser vi har.”—Tim Herron, grundare och Chief Innovation Officer

Skapa en app för att automatisera programansökningsprocessen

År 2019 föreslog organisationens IT-resurs, Tommy Kim, en Power Platform-lösning för att minska de löpande underhållskostnaderna i samband med den anpassade webbapplikationen . En Power Platform-lösning skulle också ge större kontroll över lösningens funktioner. Teamet använde Power Apps för att bygga en app för programbedömning på några veckor, vilket möjliggjorde säker åtkomst och förbättrade användarvänligheten för de volontärer i samhället som är engagerade i att bedöma programansökningar. Power Platform gjorde det möjligt för Degrees of Change-teamet att designa, utveckla och underhålla de verktyg som behövdes för att leverera deras Act Six- och Seed Internships-program med lokala samhällsgrupper.

Teamet skapade ett ekosystem av verktyg för att möta behoven hos olika personer som är involverade i ansöknings- och urvalsprocessen.

Lösningen har stöd för tre viktiga personer:

Kandidater (elever) som ansöker till program via Power Pages-portalen.
Samhällsvolontärer som bedömer och utvärderar programansökningar i programbedömsningsappen för Power Apps.
Degrees of Change-personal som hanterar urvalsprocessen och tilldelar placeringar i Power Apps-matchningsappen.

Seed Internships-lösningen har stöd för ytterligare två personer:

Arbetsgivare som anger sina organisationsuppgifter och anger tillgängliga praktikplatser i det arbetsgivarspecifika avsnittet i Power Pages-portalen.
Anställande chefer som skickar in krav på praktikplatser och granskar kandidater via Power Pages-portalen.

Programansökningsupplevelsen för kandidater omfattar en serie Power Pages-formulär, Power Automate-flöden och autentiseringssteg:

Upplevelsen börjar när en kandidat fyller i ett intresseformulär. Formuläret är ett offentligt, icke-autentiserat Power Pages-formulär för att samla in grundläggande information från intresserade studenter.
När intresseformuläret skickas in skapar Power Pages en post i Dataverse och utlöser sedan ett Power Automate-flöde som kontrollerar informationen mot befintliga kontakter. Om flödet fastställer att en elev är kvalificerad att ansöka, skickar flödet sedan ett e-postmeddelande till kandidaten med en inbjudningskod som gör att de kan registrera sig i portalen.
När kandidaten väljer länken i sitt e-postmeddelande kommer de till en registreringssida i portalen. Autentiseringsinställningar kan konfigureras för att inaktivera kontoskapande utan en inbjudan, vilket säkerställer att endast kvalificerade kandidater kan skapa ett konto och starta en ansökan.
När de har registrerat sig skapar kandidaterna ett konto och loggar in.
När de har loggat in guidas kandidaterna genom en serie sidor för att slutföra sin ansökan. Degrees of Change-teamet utnyttjade färdiga valideringsalternativ för Power Pages i syfte att säkerställa giltig och konsekvent datainmatning, inklusive standardisering av telefonnummerformatering och inställning av villkorlig synlighet för frågor.

Denna kombination av Power Platform-verktyg gör det möjligt för Degrees of Change att ta itu med de externa åtkomst-, säkerhets- och skalbarhetsutmaningar som är förknippade med att expandera sina Act Six- och Seed Internships-program:

Möjliggöra autentiserad, extern åtkomst för kandidater och arbetsgivare via Power Pages-portalen.
Selektiv visning av programdata som är lämpliga för olika användare via Power Pages-portalen och Power Apps-apparna för matchning och programbedömning.
Säkra och underhålla programdata centralt i Dataverse, som integreras med Power Pages-webbplatser och -appar i Power Apps.

Lösningen hjälper också till med att matcha kandidater till praktikplatser, en svår och tidskrävande del av Seed Internships-programmet. En inbyggd AI-modell i AI Builder-utför två viktiga funktioner för att minska bias och möjliggöra skalbarhet i urvalsprocessen:

Anonymisera och extrahera viktiga detaljer från kandidaternas CV:n.
Syntetisera stora mängder strukturerade och ostrukturerade programdata för att generera matchningsrekommendationer mellan kandidater och praktikplatser som används av personal för att stödja placeringsbeslut.

Bygg en kandidatportal i Power Pages Design Studio

Teamet utökade lösningen till att omfatta en Power Pages-portal där kandidater kan skicka in programansökningar. Med Power Pages Design Studio kan du skapa och distribuera externt visade webbplatser, till exempel en portal för programansökningar. Med Power Pages kan du skapa webbplatser som använder samma delade affärsdata i Microsoft Dataverse som du använder för att skapa appar och automatiseringar.

Det är viktigt att förstå dina användarprofiler för att kunna fatta välgrundade beslut om Power Pages-webbplatsarkitektur. För Seed Internships-portalen skapade teamet olika sidor för arbetsgivare och kandidater på Power Pages-webbplatsen.

I portalens arbetsgivarsektion har arbetsgivare och anställande chefer tillgång till att konfigurera och underhålla sin arbetsgivarprofil och lägga till och övervaka praktikplatser.

För en sömlös användarupplevelse har Degrees of Change-teamet också utformat sin Power Pages-portal så att den matchar företagets varumärkesfärger och offentliga webbplats.

Förbättra säkerhet och kvalitet för ansökningar

Degrees of Change-teamet använder en programbedömningsapp för Power Apps i syfte att dela och övervaka förloppet för mer än 1 000 ansökningar med 150 frivilliga samhällsbedömare. Programbedömningsappen läser och skriver programdata till Dataverse, vilket minskar integritetsrisken som är förknippad med att dela osäkra kopior med kandidatinformation.

Appens gränssnitt förbättrar läsbarheten hos ansökningarna genom att lägga ut kandidatinformation i sektioner på skärmen i syfte att markera de viktigaste detaljerna.

Flexibiliteten i Power Apps-användargränssnittet gjorde det möjligt för teamet att vara självförsörjande när de lade till funktioner för att hjälpa volontärer med ansökningsbedömningsprocessen. De skapade följande:

En självstudievideo som beskriver appens funktioner.
Hjälptext med en bedömningsrubrik för att främja konsekvens bland bedömare.
Uppgiftsförlopp och schemaspårning så att varje volontär kan slutföra sina bedömningar inom den tidsram som krävs.
En inbyggd supportbegäran integrerad med Power Automate för att automatiskt dirigera e-postmeddelandet till rätt supportperson. Teamet samlar in feedback från appanvändare för att skapa en backlogg med förbättringsidéer.

”De förbättringar vi lade till på ett par veckors intern tid skulle förmodligen ha kostat 50 000–100 000 dollar i anpassad utveckling.”—Tim Herron, grundare och Chief Innovation Officer

Främja beslutsfattandet med AI Builder

Teamet använder förbyggda AI-modeller för AI Builder i syfte att minska bias och hjälpa till att påskynda matchningen av kandidater till tillgängliga placeringar i Seed Internships-programmet. AI Builder utför två viktiga funktioner som främjar rättvisa och skalbarhete i ansökningsmatchningsprocessen för Seed Internships-programmet:

Anonymisera och extrahera viktiga detaljer från kandidaternas CV:n i syfte att minska bias i beslutsfattandet.
Generera matchningsrekommendationer mellan kandidat och praktikplats genom att kombinera kandidat- och rollinformation, kandidatens kvalitetspoäng som registreras av frivilliga bedömare i appen Programbedömning, samt en kandidatmatchningspoäng som genereras av Microsoft Fabric.

Matchningsrekommendationer från AI Builder visas i matchningsappen så att personalen kan granska dem. Degrees of Change-teamet konfigurerade också AI Builder i syfte att generera en förklaring till varje matchningsrekommendation.

Matchningsrekommendationerna i AI Builder ökar avsevärt hastigheten och antalet praktikplatser som personalen kan behandla.

”Genom att använda de färdiga modellerna kan AI Builder hjälpa vår personal att fatta snabbare och effektivare rekryteringsbeslut utan att behöva lägga flera timmar på att bearbeta rådatan.”—Tim Herron, grundare och Chief Innovation Officer

Påskynda kandidatmatchningen med AI-modeller

AI Builder Innehåller ett urval fördefinierade modeller och möjligheten att skapa anpassade modeller för olika affärsscenarier. För att effektivisera kandidatmatchningsprocessen använder Degrees of Change-teamet följande modeller och verktyg:

Entitetsextrahering: Teamet använder den fördefinierade modellen för entitetsextrahering i AI Builder för att identifiera nyckelelement i strukturerade data från kandidatansökningar och ostrukturerade data från kandidat-CV:n. Uppgifterna används för att matcha de krav på praktikplats som anges av arbetsgivare och anställande chefer.
Matchningsrekommendation: En andra AI-modell kombinerar sedan dessa element för att generera en matchningsrekommendation som visas för personalen i matchningsappen.
Power Automate: Power Automate orkestrerar bearbetningen av information genom att förse AI Builder med de data det behöver från Dataverse och sedan lagra resultaten i Dataverse igen.

”Genom att utöka vår urvalsprocess med AI Builder kan vi skala upp och använda våra mänskliga bedömningar på bästa sätt.”—Tim Herron, grundare och Chief Innovation Officer