เวิร์กโฟลว์การขอเสนอซื้อ
กระบวนการลำดับงานย้ายใบขอซื้อโดยผ่านกระบวนการตรวจทาน จากสถานะการเริ่มต้นของ ร่าง ไปเป็นสถานะขั้นสุดท้าย อนุมัติแล้ว เมื่อมีส่งใบขอซื้อเพื่อตรวจทาน กระบวนการลำดับงานได้เริ่มต้นแล้ว หลังจากที่อนุมัติใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้ออาจถูกสร้างขึ้นสำหรับรายการใบขอซื้อ และถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่ายสำหรับการเติมสินค้าของใบสั่ง
ก่อนใบขอซื้อจะสามารถส่งเพื่อตรวจทานได้ คุณต้องตั้งค่าคอนฟิกลำดับงาน กระบวนการลำดับงานสามารถรวมหนึ่งขั้นตอนการตรวจทาน ในลำดับใดก็ได้ กระบวนการลำดับงานยังสามารมีการจัดโครงแบบเพื่อข้ามงานที่ตรวจทาน และอนุมัติใบขอซื้อโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกลำดับงานเพื่อกำหนดเส้นทางใบขอซื้อเป็นเอกสารฉบับเดียว หรือกำหนดเส้นทางแต่ละรายการใบขอซื้อให้ผู้ตรวจทานที่เหมาะสม คุณยังสามารถสร้างสถานการณ์จำลองที่มีการกำหนดเส้นทางใบสั่งซื้อเป็นเอกสารเดียวกันให้ผู้ตรวจทาน และรายการใบขอซื้อที่เลือกจะเวียนส่งไปยังผู้ตรวจทานอื่นๆ
ถ้ารายการใบขอซื้อจะถูกตรวจทานโดยแยกกัน กระบวนการตรวจทานต้องเสร็จสมบูรณ์สำหรับรายการใบขอซื้อทั้งหมดก่อนที่กระบวนการลำดับงานจะย้ายไปยังขั้นตอนถัดไป และ ก่อนกระบวนการตรวจทานสำหรับใบขอซื้อทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ เมื่อกระบวนการตรวจทานใบขอซื้อและรายการทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว สถานะโดยรวมของใบสั่งซื้อจะถูกอัปเดตไปยัง อนุมัติแล้ว
คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกลำดับงานเพื่อแสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจของใบขอซื้อในองค์กรของคุณ เมื่อคุณตั้งค่าคอนฟิกในกระบวนการลำดับงานของใบขอซื้อของคุณ ให้พิจารณาคำถามต่อไปนี้:
- ต้องตรวจทานรายจ่ายใด
- รายจ่ายใดตรวจทานได้โดยอัตโนมัติ
- ใครที่จำเป็นในการตรวจทาน และอนุมัติคำขอของรายจ่าย ผู้ใช้เหล่านี้ได้รับทบบาทใด
- กระบวนการใดต้องถูกติดตามถ้าเมื่อการตรวจทานไม่พร้อมใช้งาน
ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงวิธีสองวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกลำดับงานสำหรับใบขอซื้อ
ตัวอย่างที่ 1: กระบวนการผลิตใบสั่งซื้อเป็นเอกสารเดียวสำหรับการตรวจทาน
ในภาพต่อไปนี้จะแสดงถึงใบสั่งซื้อสามารถไหลผ่านลำดับขั้นตอนการตรวจทานลำดับงานเป็นเอกสารเดียว รายการในใบสั่งซื้อไม่ได้กำหนดเส้นทางแต่ละรายการ บทบาทต่อไปนี้จะรวมอยู่ในลำดับงานสำหรับตัวอย่างนี้:
- ผู้ขอ – ผู้ใช้ที่ขอเสนอซื้อหรือบริการ ผู้ขอสามารถจัดเตรียมใบขอซื้อ หรือผู้ปฏิบัติงานอื่นสามารถจัดเตรียมใบขอซื้อในนามของผู้ขอได้ ผู้ปฏิบัติงานนี้คือผู้จัดเตรียม ผู้จัดเตรียมที่รับผิดชอบการจัดการใบขอซื้อตลอดทั้งกระบวนการตรวจทาน เฉพาะผู้จัดเตรียมใบขอซื้อเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้
หมายเหตุ: ผู้ปฏิบัติงานต้องได้รับสิทธิ์ที่เหมาะสมเพื่อสร้างใบขอซื้อในนามของผู้อื่น ใช้หน้า สิทธิ์สำหรับใบขอซื้อ เพื่อตั้งค่าสิทธิ์เหล่านี้
- ตัวแทนจัดซื้อ – ผู้ใช้ที่ทำการตรวจสอบการจัดซื้อและสามารถอนุมัติเอกสาร
- ผู้จัดการของผู้ขอเสนอ – ผู้ใช้ที่ทำการตรวจสอบที่มีการจัดการ และสามารถอนุมัติเอกสารได้
ในตัวอย่างนี้ ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์สำหรับใบขอซื้อมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
- ผู้จัดเตรียมส่งใบขอซื้อสำหรับการตรวจทาน
- เจ้าหน้าที่จัดซื้อได้รับการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนที่ร้องขอให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อต้องตรวจสอบข้อมูลในใบขอซื้อ ถ้าข้อมูลที่จำเป็นขาดหายไป เจ้าหน้าที่จัดซื้อสามารถเพิ่ม หรือส่งคืนใบขอซื้อไปยังผู้จัดเตรียมเพื่อใส่ข้อมุลเพิ่มเติม เมื่อมีการกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ใบสั่งซื้อสามารถย้ายไปยังขั้นตอนถัดไปได้ในกระบวนการตรวจทาน
- ผู้จัดการของผู้ขอเสนอซื้อตรวจทานเรื่องขอเสนอซื้อ ใบสั่งซื้ออาจถูกกำหนดเส้นทางไปยังกับผู้จัดการของผู้ขอเสนอซื้อ ตัวอย่างเช่น ถ้ายอดเงินของใบขอซื้อเกินวงเงินการใช้จ่ายของผู้ขอสำหรับใบขอซื้อ ผู้จัดการของผู้ขอเสนอซื้อสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบขอซื้อ หรือส่งกลับไปที่ผู้จัดเตรียมถ้ามีการเปลี่ยนแปลง
ตัวอย่างที่ 2: กำหนดเส้นทางใบขอซื้อแต่ละรายการสำหรับการตรวจทาน
ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงว่าบรรทัดใบขอซื้อแต่ละรายการสามารถถูกส่งผ่านโดยใช้ลำดับงาน โดยทั่วไป กระบวนการสำหรับแต่ละบรรทัดจะเหมือนกับกระบวนการใบขอซื้อที่จะถูกตรวจทานเป็นเอกสารฉบับเดียว อย่างไรก็ตาม แต่ละบรรทัดต้องทำให้กระบวนการลำดับงานแต่ละรายการเสร็จสมบูรณ์ก่อน ลำดับงานจะสามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ได้สำหรับใบสั่งซื้อทั้งหมด
ตัวอย่างนี้ ผู้ปฏิบัติงานป้อนคำขอสำหรับโปสเตอร์และซื้อเสื้อยืดสำหรับการส่งเสริมการขาย ต้นทุนของโปสเตอร์ที่ถูกแบ่งระหว่างแผนกการตลาดและแผนกการขาย ถ้าต้นทุนของโปสเตอร์หรือเสื้อยืดเกินจำนวนวงเงินที่ผู้จัดการแผนกจะเซ็นต์รับรองได้ ใบขอซื้อจะต้องตรวจทานโดยผู้จัดการกลุ่ม
บทบาทต่อไปนี้จะรวมอยู่ในลำดับงานสำหรับตัวอย่างนี้:
- ผู้ขอ – ผู้ใช้ที่ขอเสนอซื้อหรือบริการ ผู้ขอสามารถจัดเตรียมใบขอซื้อ หรือผู้ปฏิบัติงานอื่นสามารถจัดเตรียมใบขอซื้อในนามของผู้ขอได้ ผู้ปฏิบัติงานนี้คือผู้จัดเตรียม ผู้จัดเตรียมที่รับผิดชอบการจัดการใบขอซื้อตลอดทั้งกระบวนการตรวจทาน เฉพาะผู้จัดเตรียมใบขอซื้อเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้
หมายเหตุ: ผู้ปฏิบัติงานต้องได้รับสิทธิ์ที่เหมาะสมเพื่อสร้างใบขอซื้อในนามของผู้อื่น ใช้หน้า สิทธิ์สำหรับใบขอซื้อ เพื่อตั้งค่าสิทธิ์เหล่านี้
- ตัวแทนจัดซื้อ – ผู้ใช้ที่ทำการตรวจสอบการจัดซื้อและสามารถอนุมัติเอกสาร
- ผู้จัดการของผู้ขอเสนอ – ผู้ใช้ที่ทำการตรวจสอบที่มีการจัดการ และสามารถอนุมัติเอกสารได้
- ผู้จัดการแผนก – ผู้ใช้ที่ทำการตรวจสอบรายจ่าย และสามารถอนุมัติเอกสารได้
- ผู้จัดการกลุ่ม – ผู้ใช้ที่เป็นผู้มีอำนาจลงนามตรวจทาน และสามารถอนุมัติเอกสารได้
ในตัวอย่างนี้ ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการใบขอซื้อมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
- ผู้จัดเตรียมส่งใบขอซื้อสำหรับการตรวจทาน แต่ละรายการถูกส่งไปยังผู้ตรวจทานที่ตั้งค่าคอนฟิกที่จะได้รับในกระบวนการลำดับงาน
- เจ้าหน้าที่จัดซื้อได้รับการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนที่ร้องขอให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อต้องตรวจสอบข้อมูลในใบขอซื้อและในรายการใบขอซื้อ เมื่อเจ้าหน้าที่จัดซื้อเปิดใบสั่งซื้อ จะสามารถดูรายการทั้งหมดได้ แต่ตัวบ่งชี้แบบภาพจะแสดงรายการที่ถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่จัดซื้อสำหรับการตรวจทาน ถ้าข้อมูลที่จำเป็นขาดหายไป เจ้าหน้าที่จัดซื้อสามารถเพิ่ม หรือส่งคืนรายการใบขอซื้อไปยังผู้จัดเตรียมเพื่อใส่ข้อมุลเพิ่มเติม เมื่อมีการกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว รายการใบสั่งซื้อสามารถย้ายไปยังขั้นตอนถัดไปได้ในกระบวนการตรวจทาน รายการใบขอซื้อสามารถดำเนินต่อได้โดยใช้กระบวนการตรวจทานอย่างเป็นอิสระจากกัน
- ผู้จัดการสายงานของผู้ขอเสนอซื้อตรวจทานและอนุมัติรายการใบขอซื้อ การอนุมัติอาจถูกกำหนดเส้นทางไปยังกับผู้จัดการของผู้ขอเสนอซื้อ ตัวอย่างเช่น ถ้ายอดเงินของรายการใบขอซื้อเกินวงเงินการใช้จ่ายของผู้ขอสำหรับรายการใบขอซื้อ ผู้จัดการสามารถอนุมัติ หรือปฏิเสธหนึ่งหรือทั้งสองรายการใบขอซื้อ
- ผู้จัดการแผนกการตลาดตรวจทานรายการใบขอซื้อสำหรับทั้งโปสเตอร์และซื้อเสื้อยืด ผู้จัดการแผนกการขายตรวจทานรายการใบขอซื้อสำหรับโปสเตอร์เท่านั้น เนื่องจากเป็นต้นทุนที่มีการเรียกเก็บไปยังแผนกขายเท่านั้น
- ผู้จัดการกลุ่มตรวจทานและอนุมัติบรรทัดใบขอซื้อสำหรับการซื้อเสื้อยืดเท่านั้นถ้าต้องการการอนุมัติจากผู้จัดการกลุ่ม ตัวอย่าง เช่น ถ้ายอดเงินสำหรับการซื้อของรายการใบขอซื้อ เกินวงเงินการอนุมัติของผู้จัดการแผนก ผู้จัดการกลุ่มจะไม่อนุมัติรายการใบขอซื้อสำหรับโปสเตอร์
หมายเหตุ
ต้องตั้งค่าสกุลเงินของระบบ ถ้าลำดับงานส่วนหัวสำหรับใบขอซื้อต้องมีการอนุมัติที่เกี่ยวข้องกับวงเงินรับรอง
การตั้งค่าคอนฟิกลำดับงานสำหรับใบสั่งซื้อ
การกำหนดเส้นทางใบขอซื้อเพื่อตรวจทาน คุณต้องตั้งค่าคอนฟิกกระบวนการลำดับงานใบขอซื้อ กระบวนการลำดับงานที่คุณกำหนดการควบคุมการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ที่ร้องขอสินค้า (ผู้ขอ) และผู้ตรวจทาน และผู้อนุมัติในลำดับงาน เส้นทางของใบขอซื้อขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ระบุในการตั้งค่าคอนฟิกลำดับงาน ตัวอย่าง เช่น เงื่อนไขเหล่านี้กำหนดเมื่อสามารถกำหนดเส้นทางใบสั่งซื้อ ผู้ใช้หรือบทบาทที่ควรถูกส่งไป และการดำเนินการที่ผู้ใช้สามารถทำได้
ตัวอย่างในบทความนี้แสดงวิธีส่งใบขอซื้อสามารถถูกส่งผ่านโดยใช้ลำดับงานเป็นเอกสารเดียวหรือเป็นรายการใบขอซื้อแต่ละครั้ง นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่าลำดับงานสำหรับใบขอซื้อที่แสดงการตรวจทานการควบคุมภายในของใบขอซื้อที่กำหนดไว้สำหรับองค์กรของคุณ
ผู้เข้าร่วมหรือผู้ตรวจทานที่ได้รับมอบหมายในลำดับงานให้เป็นสมาชิกของกลุ่มผู้ใช้ ผู้ใช้ที่มีบทบาทของความปลอดภัยเฉพาะ ผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกับผู้ส่งในลำดับชั้นการจัดการ หรือชื่อผู้ใช้ หรือผู้ใช้ที่มีความรับผิดชอบค่าใช้จ่ายหนึ่ง ๆ
ผู้ตรวจทานรายจ่ายของใบขอซื้อ
การตั้งค่าคอนฟิกผู้ตรวจทานรายจ่ายเพื่อเวียนรายจ่ายแบบไดนามิกสำหรับการตรวจทานตามผู้ใช้ที่กำหนดให้กับบทบาทโครงการหรือมิติทางการเงิน ที่มีการเรียกเก็บค่าใช้จ่าย กระบวนการลำดับงานใช้บทบาทโครงการที่ระบุหรือเจ้าของมิติทางการเงินเพื่อกำหนดที่ค่าใช้จ่ายควรถูกส่งไปยังใคร
คุณสามารถกำหนดโครงแบบผู้ตรวจทานรายจ่ายหนึ่งรายการขึ้นไป และจากนั้นเลือกการตั้งค่าคอนฟิกเมื่อคุณสร้างลำดับงาน คุณสามารถกำหนดค่าผู้ตรวจทานรายจ่ายสำหรับนิติบุคคลทั้งหมดในองค์กรของคุณ หลังจากที่คุณกำหนดการตั้งค่าคอนฟิกผู้ตรวจทานรายจ่าย คุณกำหนดการตั้งค่าคอนฟิกที่งานในลำดับงานของคุณ
คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดการตั้งค่าคอนฟิกผู้ตรวจทานรายจ่าย แต่ คุณสามารถกำหนดผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้เป็นผู้ตรวจทานเมื่อคุณกำหนดลำดับงานของคุณ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีองค์กรที่ซับซ้อน ผู้ตรวจทานรายจ่ายสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการอนุมัติของคุณได้ นอกจากนี้ ถ้าคุณตั้งค่าผู้ตรวจทานรายจ่าย ทุกครั้งคุณไม่มีการปรับปรุงการกำหนดผู้ตรวจทานลำดับงาน ผู้ตรวจทานจะเปลี่ยนบทบาทงาน
คุณสามารถตั้งค่าผู้ตรวจทานรายจ่ายในหน้า ผู้ตรวจทานรายจ่ายของใบขอซื้อ สร้างการตั้งค่าคอนฟิกผู้ตรวจทานรายจ่ายสำหรับแต่ละนิติบุคคลในองค์กรของคุณ สำหรับใบขอซื้อที่ถูกกำหนดให้กับโครงการ คุณสามารถระบุบทบาทที่รับผิดชอบการตรวจทานใบขอซื้อได้: ผู้จัดการโครงการ ผู้ควบคุมโครงการ หรือผู้จัดการฝ่ายขายโครงการ ค่าใช้จ่ายจะถูกส่งไปที่ผู้ใช้ที่ถูกกำหนดบทบาทที่ระบุไว้ คุณยังสามารถกำหนดเส้นทางค่าใช้จ่ายให้กับเจ้าของมิติทางการเงิน โดยการเลือกมิติทางการเงินที่เหมาะสมในแท็บ การกระจายองค์กร
เมื่อต้องการใช้วิธีการอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับผู้ตรวจทานรายจ่ายที่คุณตั้งค่าในลำดับงาน ตั้งค่าตัวเลือก ชนิดของผู้เข้าร่วม ไปที่ผู้เข้าร่วมรายจ่าย ในคุณสมบัติการมอบหมาย สำหรับองค์ประกอบลำดับงานที่เกี่ยวข้อง
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
สร้างใบขอซื้อเพื่อปริมาณการใช้