ตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับตาราง

บทความนี้อธิบายวิธีการตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับตาราง Microsoft Dataverse

ข้อกําหนดเบื้องต้น

ข้อกําหนดเบื้องต้นเหล่านี้จะต้องดําเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่คุณจะสามารถตั้งค่าตารางสําหรับการเก็บข้อมูลในระยะยาวได้:

เปิดใช้งานตารางสําหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว
กําหนดมุมมอง Dataverse สําหรับเกณฑ์นโยบาย

เปิดใช้งานตารางสําหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว

ก่อนที่คุณจะตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูล ให้เปิดใช้งานตารางหลัก (ราก) สําหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว

Note

เมื่อตารางหลัก (ราก) เปิดใช้งานสําหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว ตารางย่อยที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ คุณไม่สามารถปิดใช้งานการเก็บข้อมูลสำหรับตารางย่อยได้เมื่อได้เปิดใช้งานการเก็บข้อมูลสำหรับตารางหลักอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าตารางแบบกําหนดเองและตารางบันทึกย่อเป็นตารางย่อยของตารางกรณี ไม่สามารถปิดใช้งานตารางรองเหล่านี้สำหรับการเก็บข้อมูลเมื่อเปิดใช้งานตารางกรณีหลัก ผู้สร้างสามารถปิดใช้งานตารางหลักสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาวได้ตลอดเวลา และเปิดใช้งานตารางรองสำหรับการเก็บข้อมูลแยกต่างหาก อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นสําหรับลักษณะการทํางานของตารางลูกที่เกี่ยวข้องนี้เมื่อการเก็บข้อมูลระยะยาวเปิดใช้งานผ่านกระบวนการนําเข้าโซลูชัน ในกรณีนี้ ตารางย่อยที่เกี่ยวข้องจะไม่ถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ

ลงชื่อเข้าใช้ Power Apps ไปที่ ตาราง จากนั้นเปิดตารางที่คุณต้องการ หากรายการไม่อยู่ในบานหน้าต่างแผงด้านข้าง ให้เลือก …เพิ่มเติม แล้วเลือกรายการที่คุณต้องการ
เลือกคุณสมบัติบนแถบคําสั่ง ขยายตัวเลือกขั้นสูงจากนั้นเลือกเปิดใช้งานการเก็บข้อมูลระยะยาว
เลือก บันทึก

รากหลักและตารางย่อยทั้งหมดจะสามารถใช้งานได้สำหรับการกำหนดนโยบายในเวลาประมาณ 15-30 นาทีหลังจากที่คุณบันทึกตาราง ยิ่งจำนวนตารางรองมากเท่าใด กระบวนการก็จะใช้เวลานานขึ้นเท่านั้น

กําหนดมุมมอง Dataverse สําหรับเกณฑ์นโยบาย

มุมมองข้อมูลจะใช้เพื่อกําหนดว่าแถวตาราง (เรคคอร์ด) ใดที่ถูกทําเครื่องหมายสําหรับการเก็บข้อมูลโดยใช้นโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาว ก่อนที่จะตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูล คุณต้องตั้งค่ามุมมอง Dataverse เป็นเกณฑ์สําหรับการเก็บข้อมูล

เมื่อคุณมีมุมมอง Dataverse สําหรับการใช้งานในนโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาวโดยเฉพาะ คุณควรทดสอบผลลัพธ์การเข้าชม แนวทางปฏิบัติที่ดีคือการปรับเปลี่ยนคิวรีมุมมองด้วย TOP N คําสั่ง และทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าชุดผลลัพธ์ที่ส่งกลับเป็นไปตามที่คาดไว้ วิธีนี้จะแนะนําโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจํานวนแถวมีขนาดใหญ่

ตัวอย่างเช่น พิจารณามุมมอง Dataverse ที่สร้างขึ้นเพื่อเลือกกรณีที่ปิดทั้งหมดจากปี 2015 จํานวนของกรณีอาจมีขนาดใหญ่มาก ดังนั้น คุณควรเพิ่ม TOP Nเช่น TOP 10 ลงในมุมมองและทดสอบเพื่อยืนยันชุดตัวอย่างของกรณีที่เรียกใช้

เมื่อมีการเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูล แถวจากตารางหลักและตารางย่อยทั้งหมดจะถูกรวมไว้สําหรับการเก็บข้อมูลในระยะยาว กรณีหลักอาจมีแถวที่เกี่ยวข้องจากตารางรอง เช่น บันทึกย่อ งาน และตารางแบบกำหนดเอง นโยบายการเก็บข้อมูลช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกกรณีและแถวย่อยที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการทําเครื่องหมายและเก็บไว้เป็นเวลานานใน Dataverse นอกจากนี้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของตารางที่มีค่าการค้นหา ข้อมูลจะถูกทำให้ไม่เป็นปกติด้วยค่าของ ID และชื่อ ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ ซึ่งช่วยให้มีหลายสถานการณ์สําหรับคิวรีเดียวเพื่อดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่เก็บรักษาไว้

สําคัญ

เราขอแนะนําให้คุณสร้างมุมมอง Dataverse สําหรับการระบุเฉพาะแถวที่คุณต้องการเก็บไว้ จากนั้น สร้างและเรียกใช้แอปที่มีมุมมองเพื่อตรวจสอบก่อนใช้งานเป็นเกณฑ์ในนโยบายของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสร้างมุมมองตาราง ไปที่สร้างและแก้ไขมุมมองสาธารณะหรือระบบ