วิธีทั่วไปในการใช้แบบฟอร์มในโฟลว์

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ต่อไปนี้คือวิธีทั่วไปบางประการที่ผู้คนใช้ Microsoft Forms ด้วย Power Automate:

• ส่งอีเมลเมื่อมีการตอบกลับฟอร์มใหม่
• ส่งอีเมลไปยังผู้ตอบกลับแบบฟอร์ม
• ส่งคำขอการอนุมัติพร้อมรายละเอียดของฟอร์ม
• เพิ่มการตอบกลับฟอร์มไปยังเวิร์กชีต Excel
• รับไฟล์แนบจากฟอร์ม และส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบ

ส่งอีเมลเมื่อมีการตอบกลับฟอร์มใหม่

คุณเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับเจ้าของฟอร์มได้ในการตั้งค่าฟอร์ม หากคุณต้องการให้ผู้อื่นได้รับแจ้งเมื่อมีการตอบกลับ ให้สร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลที่กำหนดเองด้วย Power Automate

หมายเหตุ

Power Automate ใช้ตัวออกแบบโฟลว์คลาวด์แบบคลาสสิกหรือตัวออกแบบโฟลว์ระบบคลาวด์ที่มี Copilot หากต้องการระบุตัวออกแบบที่คุณกำลังใช้ ให้ไปที่ส่วน บันทึกย่อ ใน ทำความเข้าใจตัวออกแบบโฟลว์ระบบคลาวด์ที่มีความสามารถ Copilot ใหม่

ตัวออกแบบแบบคลาสสิก

เราจะเริ่มต้นด้วยเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าและปรับแต่งเพื่อช่วยให้ผู้จัดการของเราวางแผนสำหรับวันหยุดฤดูร้อนของพนักงาน

1. ค้นหา Microsoft Forms ใน แกลเลอรีเทมเพลต Power Automate แล้วเลือกเทมเพลตที่ชื่อ แจ้งเตือนฉันใน Outlook เมื่อนักเรียนทำแบบทดสอบเสร็จ

2. หากจำเป็น ให้ลงชื่อเข้าใช้ตัวเชื่อมต่อ แล้วเลือก ดำเนินการต่อ

3. ในขั้นตอนแรกของโฟลว์ เมื่อมีการส่งคำตอบใหม่ ให้เลือกฟอร์มของคุณในกล่อง รหัสฟอร์ม

4. ในขั้นตอนต่อไปของโฟลว์ นำไปใช้กับแต่ละ เลือกฟอร์มของคุณอีกครั้งในฟิลด์ รหัสฟอร์ม ปล่อยให้ทุกสิ่งทุกอย่างเป็นเหมือนเดิม

5. ข้ามขั้นตอน Office 365 รับโปรไฟล์ของฉัน (V2)

   หากคุณไม่ต้องการส่งอีเมลถึงตัวเอง คุณสามารถลบขั้นตอนนี้ได้

6. ในขั้นตอนสุดท้ายของโฟลว์ ส่งอีเมล ป้อนผู้รับ หัวเรื่อง และเนื้อหาของอีเมล เลือกเนื้อหาแบบไดนามิกเพื่อรวมรายละเอียดจากการตอบกลับฟอร์มในอีเมลของคุณ

   

7. เลือกชื่อโฟลว์ที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน Power Automate และเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ

8. บันทึกและทดสอบโฟลว์ของคุณ

แก้ไขด้วย Copilot

1. ขอให้ Copilot สร้างโฟลว์ของคุณโดยพิมพ์พร้อมท์ต่อไปนี้:

   เมื่อมีการส่งการตอบใหม่ใน MS Forms ให้ส่งอีเมล

   Power Automate ส่งคืนโฟลว์ที่แนะนำที่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณป้อน

   

2. เลือก ถัดไป

3. ตรวจสอบการเชื่อมต่อและเลือก สร้างโฟลว์ เพื่อไปที่ตัวออกแบบ

4. ในตัวออกแบบ ให้ระบุฟิลด์ที่ขาดหายไปในการดำเนินการ ส่งอีเมล* หาก Copilot ไม่ได้เติมข้อมูลให้คุณโดยอัตโนมัติ

   

ส่งอีเมลไปยังผู้ตอบกลับแบบฟอร์ม

คุณสามารถเปิด ใบเสร็จทางอีเมลสำหรับผู้ตอบการสอบถาม ในการตั้งค่าฟอร์มของคุณ หากคุณต้องการปรับแต่งอีเมลที่ได้รับ ให้ใช้ Power Automate

ตัวออกแบบแบบคลาสสิก

ทำตามขั้นตอน ส่งอีเมลเมื่อมีการตอบกลับฟอร์มใหม่ แต่ส่งอีเมลไปยังผู้ตอบกลับ

แก้ไขด้วย Copilot

1. ขอให้ Copilot สร้างโฟลว์ของคุณโดยพิมพ์พร้อมท์ต่อไปนี้:

   ส่งอีเมลไปยังผู้ตอบพร้อมกับการตอบของพวกเขา

   Copilot พยายามกำหนดค่าพารามิเตอร์ส่วนใหญ่ในการดำเนินการอีเมลดังตัวอย่างต่อไปนี้:

   

2. กรอกพารามิเตอร์ที่เหลือในการดำเนินการอีเมล (เนื้อหาอีเมล)

   

3. บันทึกโฟลว์

ส่งคำขอการอนุมัติพร้อมรายละเอียดของฟอร์ม

ในตัวอย่างนี้ เราจะเริ่มต้นด้วยเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าอื่น และปรับแต่งเพื่อสร้างคำขออนุมัติวันหยุด

ตัวออกแบบแบบคลาสสิก

1. ค้นหา Microsoft Forms ใน แกลเลอรีเทมเพลต Power Automate และเลือกเทมเพลตชื่อ ส่งฟอร์มตอบกลับเพื่อขออนุมัติ

2. เข้าสู่ระบบหรือสร้างตัวเชื่อมต่อ หากจำเป็น แล้วเลือก ดำเนินการต่อ

3. ในขั้นตอนแรกของโฟลว์ "เมื่อมีการส่งคำตอบใหม่" ให้เลือกฟอร์มของคุณในกล่อง รหัสฟอร์ม

4. ในขั้นตอนต่อไปของโฟลว์ นำไปใช้กับแต่ละ เลือกฟอร์มของคุณอีกครั้งในกล่อง รหัสฟอร์ม ปล่อยให้ทุกสิ่งทุกอย่างเป็นเหมือนเดิม

5. ในขั้นตอนต่อไปของโฟลว์ "เริ่มและรอการอนุมัติ" เลือก ชนิดการอนุมัติ ป้อน ชื่อ และป้อนที่อยู่อีเมลของผู้อนุมัติใน ที่กำหนดให้แก่ เลือกเนื้อหาแบบไดนามิกเพื่อรวมรายละเอียดจากการตอบกลับฟอร์มในคำขออนุมัติ

   

6. ข้ามการดำเนินการ เงื่อนไข

7. ในขั้นตอน ถ้าใช่:

   • ลบการดำเนินการ SharePoint ที่มาพร้อมกับเทมเพลต
   • เพิ่มการดำเนินการ Office 365 Outlook ส่งอีเมล (V2)
   • ในกล่อง ถึง ให้เลือกเนื้อหาแบบไดนามิก อีเมลของผู้ตอบกลับ
   • ป้อนหัวเรื่องและเนื้อความของอีเมล

8. ในขั้นตอน ถ้าไม่:

   • ลบขั้นตอน Office 365 "รับโปรไฟล์ของฉัน (V2)" ที่มาพร้อมกับเทมเพลต
   • ในการดำเนินการ "ส่งอีเมล (V2)" ในกล่อง ถึง ให้เลือกเนื้อหาแบบไดนามิก อีเมลของผู้ตอบกลับ
   • ป้อนหัวเรื่องและเนื้อความของอีเมล

9. ที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน Power Automate ให้เลือกชื่อโฟลว์และเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ

10. บันทึกและทดสอบโฟลว์ของคุณ

สำหรับตัวอย่างโฟลว์การอนุมัติเพิ่มเติม ไปที่ จัดการการอนุมัติตามลำดับ

แก้ไขด้วย Copilot

[หัวข้อนี้คือเอกสารรุ่นก่อนวางจำหน่าย และอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต]

1. ค้นหา Microsoft Forms ใน แกลเลอรีเทมเพลต Power Automate และเลือกเทมเพลตชื่อ ส่งฟอร์มตอบกลับเพื่อขออนุมัติ

2. เข้าสู่ระบบหรือสร้างตัวเชื่อมต่อ หากจำเป็น แล้วเลือก ดำเนินการต่อ

3. ขอให้ Copilot สร้างโฟลว์ของคุณโดยพิมพ์พร้อมท์ต่อไปนี้:

   เมื่อมีการส่งคำตอบใหม่ ให้เริ่มการอนุมัติด้วย megan@contoso.com และหากสำเร็จ ให้ส่งอีเมลไปยังผู้ตอบ

   Power Automate ส่งคืนโฟลว์ที่แนะนำที่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณป้อน

   

4. เลือก ถัดไป

5. ตรวจสอบการเชื่อมต่อและเลือก สร้างโฟลว์ เพื่อไปที่ตัวออกแบบ

6. ในตัวออกแบบ ให้ระบุรหัสฟอร์ม อีเมลของผู้อนุมัติ และกำหนดค่าการดำเนินการอีเมล

   

7. บันทึกโฟลว์ของคุณ

เพิ่มการตอบกลับฟอร์มไปยังเวิร์กชีต Excel

ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถสร้างโฟลว์จากว่างเปล่า ต่อจากสถานการณ์จำลองจากตัวอย่างก่อนหน้านี้ เราจะใช้โฟลว์เพื่อบันทึกชื่อพนักงานและวันที่ลาพักร้อนในตาราง Excel เมื่อพวกเขาส่งฟอร์มลาพักร้อน

ตัวออกแบบแบบคลาสสิก

1. สร้างเวิร์กบุ๊กใน Excel Online เพิ่มตารางที่มีหนึ่งคอลัมน์สำหรับแต่ละคำถามในฟอร์มของคุณ บันทึกและปิดเวิร์กบุ๊ก

2. ใน Power Automate ให้สร้างโฟลว์ระบบคลาวด์อัตโนมัติจากโฟลว์เปล่า เลือกทริกเกอร์ Microsoft Forms เมื่อมีการส่งการตอบใหม่

3. ในขั้นตอนแรกของโฟลว์ เมื่อมีการส่งคำตอบใหม่ ให้เลือกฟอร์มของคุณในกล่อง รหัสฟอร์ม

4. เพิ่มขั้นตอนนี้ลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา ฟอร์ม และเลือก Microsoft Forms
   • เลือก รับรายละเอียดการตอบกลับ
   • เลือกฟอร์มของคุณในกล่อง รหัสฟอร์ม

5. เพิ่มขั้นตอนนี้ลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา โปรไฟล์ และเลือก ผู้ใช้ Office 365
   • เลือก รับโปรไฟล์ผู้ใช้ (V2)
   • ในกล่อง ผู้ใช้ (UPN) ให้เลือกเนื้อหาแบบไดนามิก อีเมลของผู้ตอบกลับ ซึ่งจะค้นหาชื่อผู้ตอบกลับตามที่อยู่อีเมลในฟอร์ม

6. เพิ่มขั้นตอนนี้ลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา excel และเลือก Excel Online (Business)
   • เลือก เพิ่มแถวลงในตาราง
   • เลือก ที่ตั้ง และ ไลบรารีเอกสาร
   • เลือกไอคอนโฟลเดอร์และเรียกดูเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
   • เลือก ตาราง
   • ในแต่ละคอลัมน์ในตาราง ให้เลือกเนื้อหาแบบไดนามิกที่เกี่ยวข้อง

7. เลือกชื่อโฟลว์ที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน Power Automate และเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ

8. บันทึกและทดสอบโฟลว์ของคุณ

   

คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อ เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติก่อนที่จะเพิ่มการตอบกลับฟอร์มไปยังตาราง Excel

แก้ไขด้วย Copilot

1. สร้างแผ่นงาน Excel หากยังไม่มี

2. จากภายในตัวออกแบบ ขอให้ Copilot สร้างโฟลว์ของคุณโดยพิมพ์พร้อมท์ต่อไปนี้:

   หากได้รับการอนุมัติ ให้เพิ่มการตอบของฟอร์มลงในแผ่นงาน Excel

   Power Automate ส่งคืนโฟลว์ที่แนะนำที่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณป้อน

   

3. เลือกแผ่นงาน Excel ที่คุณต้องการ

4. ในฟิลด์คอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง ให้เลือกโทเค็นการตอบจากทริกเกอร์ Microsoft Forms

   ตัวอย่างเช่น เลือกโทเค็น การเริ่มต้นการลาพักร้อน ในฟิลด์ การเริ่มต้นการลาพักร้อน ของการดำเนินการ Excel

รับไฟล์แนบจากฟอร์ม และส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบ

ในตัวอย่างนี้ เราจะสร้างโฟลว์เพิ่มจากโฟลว์เปล่า เราจะใช้โฟลว์นี้เพื่อสร้างลิงก์แชร์สำหรับไฟล์ที่อัปโหลดในฟอร์มลาพักร้อน แล้วส่งลิงก์ทางอีเมล

เลือกฟอร์มของคุณ

1. ใน Power Automate ให้สร้างโฟลว์ระบบคลาวด์อัตโนมัติจากโฟลว์เปล่า

2. เลือกทริกเกอร์ Microsoft Forms เมื่อมีการส่งการตอบใหม่

3. ในขั้นตอนแรกของโฟลว์ เมื่อมีการส่งคำตอบใหม่ ให้เลือกฟอร์มของคุณในกล่อง รหัสฟอร์ม

4. เพิ่มขั้นตอนลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา ฟอร์ม แล้วเลือก Microsoft Forms
   • เลือก รับรายละเอียดการตอบกลับ
   • เลือกฟอร์มของคุณในกล่อง รหัสฟอร์ม

ใช้สคีมา JSON เพื่อค้นหาไฟล์ที่อัปโหลด

1. บันทึกและทดสอบโฟลว์ของคุณ อย่าลืมอัปโหลดไฟล์ไปยังฟอร์มของคุณ

   ขั้นตอนนี้ช่วยให้ Power Automate เพื่อใช้การทดสอบเพื่อสร้างสคีมา JSON ตัวอย่างสำหรับไฟล์ที่อัปโหลด

2. ในหน้าข้อมูลโฟลว์ของคุณ ภายใต้ ประวัติการเรียกใช้ใน 28 วัน ให้เลือกการทดสอบการทำงาน

   

3. ขยายขั้นตอน รับรายละเอียดการตอบ และคัดลอกเนื้อหาของเอาต์พุตการอัปโหลดไฟล์

   

4. ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง ให้เลือกไอคอนดินสอ แก้ไข เพื่อเปิดพื้นที่ทำงานของโฟลว์

5. เพิ่มขั้นตอนลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา "parse" และเลือก Parse JSON

   • ในกล่อง เนื้อหา เลือกเนื้อหาแบบไดนามิกที่สอดคล้องกับตัวเลือกการอัปโหลดไฟล์ ในฟอร์ม

     

6. เลือก สร้างจากตัวอย่าง

7. ภายใต้ แทรกตัวอย่างส่วนข้อมูล JSON เลือกกล่องและวางเอาต์พุตการอัปโหลดไฟล์ที่คุณคัดลอกไว้ก่อนหน้านี้ จากนั้นเลือก เสร็จสิ้น

   

   การดำเนินการ แยกวิเคราะห์ JSON ควรมีลักษณะดังนี้ หลังจากที่คุณเลือก เสร็จสิ้น:

   

สร้างลิงก์สำหรับแชร์ และส่งอีเมล URL

1. เพิ่มขั้นตอนลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา "สร้างลิงก์สำหรับแชร์" และเลือกการดำเนินการ OneDrive สร้างลิงก์สำหรับแชร์

   • เลือกกล่อง ไฟล์ แผงเนื้อหาแบบไดนามิก จะเปิดขึ้น เลือกแท็บ นิพจน์

   • พิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • เลือก ชนิดลิงก์ และ ขอบเขตลิงก์

   • เลือก ตกลง

     

2. เพิ่มขั้นตอนลงในโฟลว์ของคุณ:

   • ค้นหา "ส่งอีเมล" และเลือกการดำเนินการ Office 365 Outlook Send an email (V2)

   • ป้อนผู้รับ หัวเรื่อง และเนื้อความของอีเมล เลือกเนื้อหาแบบไดนามิกเพื่อรวมรายละเอียดจากการตอบกลับฟอร์มในอีเมลของคุณ

     

แปลง URL เป็นลิงก์ที่คลิกได้

ในการทำให้ URL ของไฟล์ที่แชร์เป็นลิงก์ที่คลิกได้ในอีเมล คุณจะต้องใช้ตัวแก้ไข HTML และแท็ก Anchor:

1. ในแถบเครื่องมือเนื้อหาอีเมล ให้เลือกไอคอน มุมมอง HTML (</>)
2. แนบเนื้อหาแบบไดนามิก URL ของเว็บ และ ชื่อ ในแท็ก Anchor เพื่อเปลี่ยนเป็นลิงก์และชื่อลิงก์ ตามลำดับ

ในตัวอย่างนี้ คุณป้อน HTML ต่อไปนี้ในเนื้อหาอีเมล โดยที่ข้อความในวงเล็บปีกการะบุเนื้อหาแบบไดนามิก:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

ตัวอย่างมีดังนี้:

คุณสามารถรวม รับสิ่งที่แนบมาจากฟอร์มกับการสร้างโฟลว์การอนุมัติ