การออกแบบกระบวนการ

เมื่อคุณออกแบบกระบวนการอัตโนมัติ ขั้นตอนแรกคือการตัดสินใจว่าจะดำเนินการอัตโนมัติเมื่อใดและอะไร เมื่อพิจารณาถึงกระบวนการทางธุรกิจที่คุณมีอยู่ ก่อนอื่นคุณควรระบุว่าส่วนใดของกระบวนการที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ

การระบุพื้นที่ระบบอัตโนมัติ

ชนิดของผลประโยชน์ที่คุณอาจได้รับจากระบบอัตโนมัติจัดอยู่ในประเภทเหล่านี้:

• ใช้กฎธุรกิจที่เป็นมาตรฐานอย่างสม่ำเสมอ

• ลดการทำงานด้วยตนเองในกระบวนการซ้ำ ๆ

• ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์

• ทำให้การอนุมัติง่ายดายขึ้น

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกรรมปริมาณมาก

• ย้ายข้อมูลระหว่างระบบอย่างมีประสิทธิภาพ (ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง)

• ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

• เพิ่มอัตราความเร็ว

ใช้กฎธุรกิจที่เป็นมาตรฐาน

กฎธุรกิจคือตรรกะ if/then ที่ใช้นโยบายทางธุรกิจของคุณ การทำงานโดยอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอทุกครั้ง

ในสถานการณ์การรายงานค่าใช้จ่ายตัวอย่างของเรา กฎธุรกิจกำหนดว่าหากยอดรายงานค่าใช้จ่ายเกิน $10,000 ต้องได้รับการอนุมัติจาก CFO ด้วย โดยการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ Abhay มั่นใจได้ว่าจะไม่มีการรายงานค่าใช้จ่ายที่มีมูลค่าสูงโดยไม่มีใครสังเกตเห็น

ดำเนินกระบวนการซ้ำ ๆ อัตโนมัติ

การทำกระบวนการซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติสามารถช่วยให้พนักงานของคุณหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายทางจิตใจและร่างกาย กระบวนการที่ทำในลักษณะเดียวกันทุกครั้งควรอยู่ในระดับสูงในรายการเพื่อพิจารณาการใช้ระบบอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น Abhay นักบัญชีต้องรวบรวมฟอร์มค่าใช้จ่ายและใบเสร็จรับเงินจากทุกคน ใบเสร็จรับเงินอาจเป็นใบเสร็จจากร้านอาหารหรือใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย Abhay ต้องสแกนเอกสารเหล่านี้ด้วยตนเองเป็นไฟล์ PDF และจัดเก็บไว้ นอกจากนี้ Abhay ยังต้องป้อนสิ่งที่เขียนบนกระดาษ และโพสต์ไว้ในระบบการเงินสำหรับทุกรายงานค่าใช้จ่ายที่ส่งมา

ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์

งานต่าง ๆ เช่น การคัดลอกและวางค่าจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง หรือการป้อนข้อมูลจากฟอร์มกระดาษเป็นกระบวนการที่อาจเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้

กรณีตัวอย่างสำหรับสถานการณ์การรายงานค่าใช้จ่ายคือการที่ Abhay จำเป็นต้องคืนเงินให้กับพนักงานโดยค้นหารายละเอียดธนาคารของพนักงาน จากนั้นเข้าถึงระบบธนาคาร

แผนภาพแสดงโฟลว์กระบวนการธุรกิจสำหรับ Abhay นักบัญชี สองขั้นตอนในกระบวนการ ("ค้นหารายละเอียดการธนาคารของพนักงาน" และ "คืนเงินให้กับผู้สมัคร") จะวงกลมเป็นสีแดงเพื่อระบุพื้นที่ที่เป็นไปได้ที่ Power Automate สามารถลดข้อผิดพลาดของมนุษย์โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้โดยอัตโนมัติ

ทำให้การอนุมัติง่ายดายขึ้น

ข้อผิดพลาดชนิดอื่นเกิดขึ้นเมื่อผู้คนลืมปฏิบัติงาน คุณสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติเพื่อเตือนให้พวกเขาทำงานหรือดำเนินการที่ได้รับมอบหมาย

ตัวอย่างเช่น Lee ได้ส่งรายงานค่าใช้จ่าย แต่ Nick ไม่ได้ตอบกลับคำขออนุมัติในบางครั้ง ระบบอัตโนมัติสามารถตั้งค่าเพื่อเตือนให้ Nick ตัดสินใจ และยังมีปุ่มสำหรับตอบกลับโดยตรงจากการเตือน

แผนภาพแสดงโฟลว์กระบวนการธุรกิจสำหรับ Abhay นักบัญชี กระบวนการอนุมัติมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้การเตือนสำหรับการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยการตั้งค่าทริกเกอร์อัตโนมัติเพื่อตรวจสอบสถานะ หากการอนุมัติเสร็จสิ้น การทำงานอัตโนมัติจะสิ้นสุดลง และหากการอนุมัติไม่เสร็จสมบูรณ์ ระบบจะส่งการเตือนไปยังผู้อนุมัติและระบบจะเรียกใช้การเตือนอัตโนมัติอีกครั้งเพื่อตรวจสอบจนกว่าการอนุมัติจะเสร็จสิ้น

เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการที่มีปริมาณมาก

ส่วนอื่นที่คุณอาจต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติคือกระบวนการที่มีปริมาณมาก กระบวนการที่มีปริมาณมากเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นบ่อยมากในแต่ละวัน ซึ่งมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับกระบวนการซ้ำๆ แต่แตกต่างกันเล็กน้อย คุณอาจมีกระบวนการที่มีเพียงหนึ่งขั้นตอนหรือสองขั้นตอนที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ อย่างไรก็ตาม หากต้องดำเนินการหลายครั้ง การปรับปรุงเพียงเล็กน้อยก็อาจส่งผลกระทบอย่างมากได้

ตัวอย่างเช่น หากสถานการณ์การรายงานค่าใช้จ่ายมีพนักงานขาย 1,000 คน การปรับปรุงแต่ละนาทีจะเท่ากับประหยัดเวลาได้สองวันทำการ การวิเคราะห์ผลกระทบที่แท้จริงสามารถทำได้โดยใช้ คุณลักษณะการวิเคราะห์

ทำการป้อนข้อมูลให้เป็นอัตโนมัติ

คุณอาจป้อนข้อมูลด้วยตนเองเนื่องจากคุณมีสองระบบที่ไม่พูดคุยกัน ในสถานการณ์การรายงานค่าใช้จ่ายของเรา นี่คือจุดที่ Abhay ป้อนข้อมูลลงในระบบบัญชีโดยการป้อนค่าใหม่จากรายงานค่าใช้จ่ายที่ส่งมา

ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ตัวเลือกระบบอัตโนมัติที่ดีเพิ่มเติมคือกระบวนการที่สามารถดำเนินการได้โดยไม่ขึ้นกับการโต้ตอบของมนุษย์ กระบวนการชนิดนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะระบุ ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดคือจินตนาการว่ามีกระบวนการที่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นนอกเวลาทำการปกติของคุณได้หรือไม่ ระบบอัตโนมัติดังกล่าวทำหน้าที่เป็น "ตัวคูณ" ของคนของคุณและใช้ทรัพยากรอื่น ๆ ของคุณอย่างเต็มที่ (เช่น พีซี)

นอกจากนี้คุณยังอาจใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการที่ใช้เวลามากเกินไปเมื่อเทียบกับการโต้ตอบของมนุษย์ แต่ก็สามารถทำได้หากทำในช่วงเวลากลางคืนเมื่อระบบอัตโนมัติทำงานไม่เสร็จ ตัวอย่างเช่น หากบุคคลเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการประมวลผลคำสั่งซื้อที่เข้ามาในชั่วข้ามคืน คุณอาจสร้างระบบอัตโนมัติที่ประมวลผลคำสั่งซื้อทันทีที่เข้ามา เพื่อให้กลุ่มคนของคุณสามารถเริ่มดำเนินการตามคำสั่งซื้อเป็นสิ่งแรกในตอนเช้า

เพิ่มอัตราความเร็ว

เช่นเดียวกับการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้คุณเพิ่มอัตราความเร็วของกระบวนการหนึ่ง ๆ ด้วยระบบอัตโนมัติชนิดนี้ กระบวนการปัจจุบันของคุณสามารถดำเนินการโดยมนุษย์ควบคู่ไปกับระบบอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น Abhay นักบัญชีอาจเป็นเพียงคนเดียวในการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่าย และเวลาทำงานมาตรฐานของพวกเขาอาจอยู่ระหว่าง 9:00 น. ถึง 18:00 น. ด้วยการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ คุณสามารถมี Power Automate ในการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายด้วย ดังนั้นจึงมีทั้ง Abhay และระบบอัตโนมัติในการประมวลผล ทำให้อัตราความเร็วสูงขึ้น

สถานการณ์ตัวอย่าง

เมื่อใช้พื้นที่ระบบอัตโนมัติทั้งหมด ตัวอย่างด้านล่างจะแสดงให้เห็นว่ากระบวนการธุรกิจการรายงานค่าใช้จ่ายสามารถครอบคลุมโดย Power Automate ได้อย่างไร ด้วยการปรับปรุงอัตราความเร็ว การเพิ่มทรัพยากรที่มีอยู่ให้สูงสุด การป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติรวมถึงการปรับปรุงการอนุมัติ

ขั้นตอนถัดไป: การกำหนดวิธีการทำงานอัตโนมัติที่จะใช้