ตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT สำหรับ Power BI: ชมการแนะนำ

ตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT ประกอบด้วยแดชบอร์ด รายงาน และชุดข้อมูลที่วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่วางแผนเทียบกับที่ใช้จริงของแผนก IT การเปรียบเทียบนี้ช่วยให้คุณเข้าใจว่าบริษัทวางแผนไว้สําหรับปีได้ดีแค่ไหน และตรวจสอบด้านที่มีความแตกต่างอย่างมากจากแผน บริษัทในตัวอย่างนี้ ใช้การวางแผนรายปี จากนั้นก็มีการประเมินล่าสุด (Latest Estimation, LE) รายไตรมาส เพื่อช่วยวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของรายจ่าย IT ตลอดช่วงปีงบประมาณ

ตัวอย่างนี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดตัวอย่าง ที่แสดงให้เห็นวิธีการที่คุณสามารถใช้ Power BI กับข้อมูล รายงาน และแดชบอร์ดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ บริษัท obviEnce สร้างตัวอย่างนี้โดยใช้ข้อมูลที่ไม่มีตัวตนจริง ข้อมูลมีให้ใช้งานหลายรูปแบบ: ตัวอย่างที่มีอยู่ภายในในไฟล์ บริการของ Power BI, .pbix Power BI Desktop หรือเวิร์กบุ๊ก Excel ดู ตัวอย่างสำหรับ Power BI

การแนะนํานี้จะสํารวจตัวอย่างที่มีอยู่แล้วภายในของการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT ในบริการของ Power BI เนื่องจากประสบการณ์การใช้รายงานจะคล้ายกันใน Power BI Desktop และในบริการของ Power BI คุณยังสามารถทําตามได้ด้วยการใช้ไฟล์ .pbix ตัวอย่างใน Power BI Desktop

สิ่งที่จำเป็นต้องมี

คุณไม่จำเป็นต้องมีสิทธิการใช้งาน Power BI ในการสำรวจตัวอย่างใน Power BI Desktop คุณจําเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Power BI ฟรีเพื่อสํารวจตัวอย่างในบริการของ Power BI และบันทึกไปยังพื้นที่ทํางานของฉัน

รับตัวอย่าง

ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ตัวอย่าง รับตัวอย่างในหนึ่งในวิธีต่อไปนี้:

• รับตัวอย่างที่มีอยู่ภายในในบริการ
• ดาวน์โหลดไฟล์ .pbix
• ดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊ก Excel

รับตัวอย่างที่มีอยู่แล้วภายใน

1. เปิดบริการของ Power BI (app.powerbi.com) และเลือก เรียนรู้ ในการนําทางด้านซ้าย

2. ที่หน้าศูนย์การเรียนรู้ ภายใต้รายงานตัวอย่าง เลื่อนจนกว่าคุณจะเห็นตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT

3. เลือกตัวอย่าง จะเปิดขึ้นในโหมดการอ่าน

4. Power BI นําเข้าตัวอย่างที่มีอยู่ภายใน เพิ่มแดชบอร์ด รายงาน และชุดข้อมูลใหม่ไปยังพื้นที่ทํางานปัจจุบันของคุณ

   

   เลือกแดชบอร์ดเพื่อดูแดชบอร์ดตัวอย่าง

รับไฟล์ .pbix สำหรับตัวอย่างนี้

อีกทางเลือกหนึ่งคือ คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT เป็นไฟล์ .pbix ซึ่งถูกออกแบบมาสำหรับใช้กับ Power BI Desktop

1. หลังจากที่คุณเปิดไฟล์ใน Power BI Desktop ให้เลือก ไฟล์>เผยแพร่>เผยแพร่ไปยัง Power BI หรือเลือก เผยแพร่ ในริบบอน หน้าแรก

2. ในกล่องโต้ตอบ เผยแพร่ไปยัง Power BI ให้เลือกพื้นที่ทํางาน แล้วเลือก

3. ในบริการของ Power BI ในพื้นที่ทํางานของคุณ เลื่อนลงไปยังรายงานตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT และเลือกเพื่อเปิด

4. จากเมนูตัวเลือกเพิ่มเติม (...) เลือกปักหมุดไปยังแดชบอร์ด เลือก แดชบอร์ดใหม่ ใส่ชื่อ และเลือก ปักหมุดหน้านี้

แดชบอร์ดที่คุณสร้างด้วยวิธีนี้ไม่เหมือนกับแดชบอร์ดตัวอย่างที่สร้างขึ้นโดยตัวอย่างที่มีอยู่ภายใน คุณยังคงสามารถใช้ Q&A และทําการเปลี่ยนแปลงแดชบอร์ดของคุณได้

รับเวิร์กบุ๊ก Excel สำหรับตัวอย่างนี้

ถ้าคุณต้องการดูแหล่งข้อมูลสำหรับตัวอย่างนี้ ตัวอย่างนี้ยังมีให้ในรูปแบบเวิร์กบุ๊ก Excel หากต้องการดูข้อมูลดิบ ให้เปิดใช้งาน add-in การวิเคราะห์ข้อมูล จากนั้นเลือก จัดการ Power Pivot>

ถ้าคุณต้องการรับและใช้ไฟล์ Excel ในบริการของ Power BI ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ดาวน์โหลดตัวอย่างจากตัวอย่าง Power BI Desktop ไฟล์ดังกล่าวเรียกว่าSample-no-PV.xlsxการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT

2. เปิดไฟล์ใน Excel จากนั้นเลือกไฟล์>เผยแพร่>ไปยัง Power BI

3. เลือกพื้นที่ทํางาน เช่น พื้นที่ทํางานของฉัน และเลือกส่งออก

   มีหลายวิธีในการทํางานกับไฟล์ Excel สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู สํารวจตัวอย่าง Excel ใน Excel

4. ในบริการของ Power BI ข้อมูลที่ส่งออกจะปรากฏเป็นชุดข้อมูลในพื้นที่ทํางานที่เลือก เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม (...) >สร้างรายงานโดยอัตโนมัติ

5. เลือก บันทึก กรอกชื่อสําหรับรายงานของคุณ จากนั้นเลือก บันทึก

6. จากเมนูตัวเลือกเพิ่มเติม (...) เลือกปักหมุดไปยังแดชบอร์ด เลือก แดชบอร์ดใหม่ ใส่ชื่อ และเลือก ปักหมุดหน้านี้

แดชบอร์ดที่คุณสร้างด้วยวิธีนี้ไม่เหมือนกับแดชบอร์ดตัวอย่างที่สร้างขึ้นโดยตัวอย่างที่มีอยู่ภายใน คุณยังคงสามารถใช้ Q&A และทําการเปลี่ยนแปลงแดชบอร์ดของคุณได้

แดชบอร์ดตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT

ถ้าคุณใช้ตัวอย่างที่มีอยู่ภายใน ไทล์ตัวเลขสองไทล์ที่ทางด้านซ้ายของแดชบอร์ด % ความแปรปรวน แผน และ % ค่าความแปรปรวน ประเมินล่าสุด ไตรมาสที่ 3 ให้คุณภาพรวมของว่าเราดําเนินไปอย่างไร เทียบกับแผน และเทียบกับการประเมินในไตรมาสล่าสุด (LE3 = ประเมินล่าสุดไตรมาส 3) โดยรวมแล้ว เราผิดไปจากแผนประมาณ 6% เรามาสํารวจสาเหตุของความแปรปรวนนี้: เมื่อไร ที่ไหน และในประเภทใด

หน้าการวิเคราะห์แนวโน้มการใช้จ่ายด้าน IT YTD

เมื่อคุณเลือกเลือกที่ไทล์แดชบอร์ด%ความแปรปรวน แผน ตามภูมิภาค ระบบจะแสดง การวิเคราะห์แนวโน้มการใช้จ่ายด้าน IT ของรายงานตัวอย่างการวิเคราะห์การใช้จ่ายด้าน IT เห็นได้อย่างรวดเร็วว่ามีความแปรปรวนด้านบวกในสหรัฐอเมริกา และยุโรป และด้านลบในแคนาดา ละตินอเมริกา และออสเตรเลีย สหรัฐอเมริกามีค่าความแปรปรวน +LE ประมาณ 6% และออสเตรเลียมีค่าความแปรปรวน -LE ประมาณ 7%

อย่างไรก็ตามแค่ดูแผนภูมินี้และสรุป สามารถทำให้เข้าใจผิดได้ เราจำเป็นต้องดูที่จำนวนเงินจริง ๆ เพื่อให้เห็นภาพที่ถูกต้องยิ่งขึ้น

1. เลือกออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ ในแผนภูมิ %ความแปรปรวน แผน ตามภูมิภาค และดูแผนภูมิ ความแปรปรวน แผน ตามด้านของ IT

   

2. ตอนนี้ เลือกสหรัฐอเมริกา โปรดสังเกตว่า ออสเตรเลียและนิวซีแลนด์เป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายของเราโดยรวมมาเทียบกับสหรัฐอเมริกาซึ่งมีขนาดเล็กมาก

   ถัดไป สํารวจว่าส่วนไหนในสหรัฐอเมริกาที่ทําให้เกิดความแปรปรวน

หน้าการใช้จ่าย ตามประเภทค่าใช้จ่าย YTD

1. กลับไปยังแดชบอร์ดและดูไทล์แดชบอร์ด%ความแปรปรวนแผน %การประเมินค่าความแปรปรวนล่าสุด - ไตรมาสที่ 3

   

   โปรดสังเกตว่า พื้นที่ โครงสร้างพื้นฐาน ที่โดดเด่นมากกับเป็นค่าความแปรปรวนบวกขนาดใหญ่กับแผน

2. เลือกไทล์นี้เพื่อเปิดหน้ารายงานและมุมมองYTD ใช้จ่ายตามประเภทค่าใช้จ่าย

3. เลือกที่แท่งโครงสร้างพื้นฐานในแผนภูมิ %ความแปรปรวน แผน %ความแปรปรวน LE3 ตามด้านของ IT ในด้านล่างซ้าย และสังเกตค่าความแปรปรวนเทียบกับแผนใน %ความแปรปรวน แผน ตามภูมิภาคการขาย ทางด้านซ้ายด้านล่าง

   

4. เลือกตัวแบ่งส่วนข้อมูลแต่ละชื่อในลำดับค่าใช้จ่ายเพื่อค้นหาองค์ประกอบค่าใช้จ่ายที่ มีค่าความแปรปรวนมากที่สุด

5. เมื่อมีการเลือกอื่น ๆแล้ว ให้เลือกโครงสร้างพื้นฐานในตัวแบ่งส่วนข้อมูลตามด้านของ IT และเลือกด้านย่อยในตัวแบ่งส่วนข้อมูล ด้านย่อยของ IT เพื่อค้นหาด้านย่อย ที่มีความแปรปรวนมากที่สุด

   โปรดสังเกตค่าความแปรปรวนขนาดใหญ่สำหรับเครือข่าย บริษัทตัดสินใจให้บริการโทรศัพท์แก่พนักงานเป็นสวัสดิการแม้ว่าเรื่องนี้ไม่ได้วางแผนไว้ก่อน

ถามคำถามจากข้อมูล

1. ในแดชบอร์ด เลือกถามคําถามเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ

   

2. จากรายการลองทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งานทางด้านซ้าย ให้เลือกกลุ่มองค์ประกอบค่าใช้จ่ายยอดนิยมตามแผน

   

3. ในกล่อง Q&A ให้ล้างรายการก่อนหน้าและป้อน แสดงพื้นที่ IT, % ความแปรปรวน แผน และ % ความแปรปรวน le3 แผนภูมิแท่ง

   

   ในด้านแรกของ IT ซึ่งก็คือ โครงสร้างพื้นฐาน เปอร์เซ็นต์มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ระหว่างค่าความแปรปรวนของแผนเริ่มต้น และค่าความแปรปรวนของแผนจากการประเมินล่าสุด

หน้า "การวิเคราะห์ความแปรปรวนของแผน"

1. เลือกหน้า การวิเคราะห์ความแปรปรวนของแผน

2. ในแผนภูมิ ความแปรปรวนแผน, %ความแปรปรวนแผน ตามด้านของธุรกิจทางด้านซ้าย เลือกที่คอลัมน์ โครงสร้างพื้นฐาน เพื่อไฮไลต์ค่าโครงสร้างพื้นฐานทางธุรกิจในส่วนเหลือของหน้า

   

   โปรดสังเกตว่า ในแผนภูมิ%แผน%ความแปรปรวนตามเดือนและพื้นที่ธุรกิจโครงสร้างพื้นฐานเริ่มต้นค่าความแปรปรวนเป็นบวกในเดือนกุมภาพันธ์ นอกจากนี้ยังสังเกตว่าค่าความแปรปรวนของแผน สําหรับพื้นที่ธุรกิจแตกต่างกันตามประเทศหรือภูมิภาคเมื่อเทียบกับค่าของทุก ๆ ด้านของธุรกิจ

3. ใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลด้านของ IT และ ด้านย่อยของ IT ทางด้านขวาเพื่อกรองค่าในส่วนเหลือของหน้าเพื่อค้นหาข้อมูล

แก้ไขรายงาน

เลือก แก้ไข ในแถบส่วนหัว Power BI สีดําเพื่อสํารวจในมุมมองการแก้ไข:

• ดูว่าหน้าถูกสร้างขึ้นอย่างไร – เขตข้อมูลในแต่ละแผนภูมิและตัวกรองบนหน้า
• เพิ่มหน้าและแผนภูมิที่มาจากข้อมูลเดียวกัน
• เปลี่ยนชนิดของการแสดงภาพสำหรับแต่ละแผนภูมิ
• แผนภูมิปักหมุดที่สนใจแดชบอร์ดของคุณ

ขั้นตอนถัดไป

สภาพแวดล้อมนี้มีความปลอดภัยให้ดำเนินการต่าง ๆ ได้ เนื่องจากคุณสามารถเลือกที่จะไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ แต่ถ้าคุณบันทึก คุณสามารถกลับไปยัง ศูนย์การเรียนรู้ สําหรับสําเนาชุดใหม่ของตัวอย่างนี้ได้เสมอ

เราหวังว่าการแนะนํานี้ ได้แสดงให้เห็นว่าแดชบอร์ด, Q&A และรายงาน Power BI สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกในข้อมูลตัวอย่าง ในตอนนี้จะเปิดใช้งานของคุณ เชื่อมต่อกับข้อมูลของคุณเอง ด้วย Power BI คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ดูเริ่มต้นใช้งานการสร้างในบริการของ Power BI