การตอบสนองต่อคำขอที่เป็นสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (DSR) สำหรับข้อมูลลูกค้า Microsoft Dataverse

บทความ
07/23/2024

ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) ของสหภาพยุโรป (EU) ให้สิทธิ์ที่สำคัญแก่บุคคลเกี่ยวกับข้อมูลของตน อ้างถึง Microsoft Learn สรุปข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล สำหรับภาพรวมของ GDPR รวมถึงคำศัพท์เฉพาะ แผนปฏิบัติการ และรายการตรวจสอบความพร้อมเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อผูกพันภายใต้ GDPR เมื่อใช้ผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ GDPR และวิธีที่ Microsoft ช่วยสนับสนุนและลูกค้าของเราที่ได้รับผลกระทบจาก GDPR

ศูนย์ความเชื่อถือของ Microsoft ให้ข้อมูลทั่วไป แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเอกสารที่เป็นประโยชน์สำหรับความรับผิดชอบของ GDPR เช่น การประเมินผลกระทบของการปกป้องข้อมูล คำขอของเจ้าของข้อมูล และการแจ้งเตือนการละเมิดข้อมูล
พอร์ทัลความน่าเชื่อถือการบริการ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่บริการของ Microsoft ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตาม GDPR

บทความนี้แสดงตัวอย่างขั้นตอนที่คุณทำได้เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวเมื่อใช้ Power Apps, Power Automate และ Dataverse คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์ บริการ และเครื่องมือการดูแลระบบของ Microsoft เพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาควบคุม เข้าถึง และดำเนินการกับข้อมูลส่วนบุคคลในระบบคลาวด์ของ Microsoft เพื่อตอบสนองต่อคำขอที่เป็นสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (DSR)

การดำเนินการต่อไปนี้ครอบคลุมในบทความนี้:

ค้นพบ - ใช้เครื่องมือค้นหาและค้นพบเพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าที่อาจเป็นเรื่องของคำขอ DSR ได้ง่ายขึ้น เมื่อรวบรวมเอกสารที่อาจตอบสนองแล้ว คุณสามารถดำเนินการ DSR ต่อไปนี้หนึ่งรายการขึ้นไปเพื่อตอบสนองต่อคำขอ หรือคุณอาจพิจารณาว่าคำขอไม่เป็นไปตามแนวทางขององค์กรของคุณสำหรับการตอบสนองต่อคำขอ DSR
การเข้าถึง - ดึงข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ในคลาวด์ของ Microsoft และหากได้รับการร้องขอ ให้ทำสำเนาของข้อมูลนั้นในหัวเรื่องข้อมูล
แก้ปัญหา - ทำการเปลี่ยนแปลงหรือดำเนินการตามที่ขอในข้อมูลส่วนบุคคล ตามความเหมาะสม
จำกัด - จำกัดการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลไม่ว่าจะโดยการลบสิทธิ์การใช้งานสำหรับบริการออนไลน์ต่างๆ หรือปิดบริการที่ต้องการหากเป็นไปได้ คุณยังสามารถลบข้อมูลออกจากคลาวด์ของ Microsoft และเก็บไว้แบบ on-premises หรือในสถานที่อื่น
ลบ - ลบข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถาวรที่อยู่ในคลาวด์ของ Microsoft
ส่งออก - ให้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ (ในรูปแบบที่เครื่องอ่านได้) ของข้อมูลส่วนบุคคลไปยังหัวเรื่องข้อมูล

ข้อมูลลูกค้า Dataverse

สำคัญ

ใช้กับทั้ง Dataverse และรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse

Dataverse และรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse มีกระบวนการแยกต่างหากสำหรับการโต้ตอบกับข้อมูลส่วนบุคคล

คุณสามารถระบุประเภทของสภาพแวดล้อมที่คุณมีโดยการเข้าสู่ระบบ Power Apps และทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ในรายการแบบหล่นลง สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อมของคุณ
ในบานหน้าต่างการนำทาง เลือก Dataverse และจากนั้นเลือก ตาราง

สภาพแวดล้อมของคุณคือ Dataverse ถ้าคุณเห็นตารางต่อไปนี้แสดง:

หลังจากที่คุณกำหนดชนิดของสภาพแวดล้อมที่คุณมี ให้ทำตามขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้เพื่อระบุข้อมูลส่วนบุคคล

หมายเหตุ

คุณอาจมีสภาพแวดล้อมบางอย่างใน Dataverse และอื่นๆ ในรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse ดังนั้นคุณจะต้องทำซ้ำกระบวนการตามที่อธิบายไว้ด้านล่างสำหรับแต่ละสภาพแวดล้อมในองค์กรของคุณ

ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ใน Dataverse

ข้อกำหนดเบื้องต้น

คุณต้องสร้างผู้ใช้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 และกำหนดสิทธิ์การใช้งานผู้ใช้และบทบาทการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมให้กับพวกเขา ก่อนที่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงและใช้ Dataverse

ข้อมูลส่วนบุคคลมาตรฐานของผู้ใช้ (ตัวอย่างเช่น UserName, UserID, โทรศัพท์, อีเมล และที่อยู่) จะถูกเก็บและบำรุงรักษาในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบสามารถอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลนี้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เท่านั้น จากนั้น ข้อมูลจะถูกซิงค์กับตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse ในสภาพแวดล้อมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถสร้างแอตทริบิวต์แบบกำหนดเองเพื่อเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้เพิ่มเติมภายในตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse แล้วจากนั้น บำรุงรักษาและจัดการแอตทริบิวต์เหล่านี้ด้วยตนเอง

เพื่อเป็นการหลีกเลี่ยงการรบกวนแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่อาจสำคัญต่อการปฏิบัติการขององค์กร จึงไม่ลบแถวของผู้ใช้ออกจากตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse โดยอัตโนมัติ เมื่อลบผู้ใช้ออกจากภายในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 สถานะของผู้ใช้ถูกตั้งเป็น ปิดใช้งาน ใน Dataverse แต่ผู้ดูแลระบบ Dataverse ต้องค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกจาก Dataverse ภายในแอปพลิเคชัน

Dataverse ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการค้นหา แก้ไข ส่งออก และลบการกระทำที่ระบุไว้ด้านล่างนี้ได้

ค้นหา

ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างสภาพแวดล้อมได้หลายรายการ สภาพแวดล้อมเหล่านี้สามารถใช้สำหรับวัตถุประสงค์ การทดลอง การพัฒนา หรือการผลิต สภาพแวดล้อมแต่ละรายการเหล่านี้มีสำเนาของตารางผู้ใช้ระบบ ซึ่งมีแอตทริบิวต์แบบกำหนดเองใดๆ ที่อาจมีการเพิ่มโดยผู้ดูแลระบบ ตลอดจนข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ที่ซิงค์จากศูนย์การจัดการ Microsoft 365

ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหารายการของสภาพแวดล้อมทั้งหมดได้โดยการนำทางไปยัง Microsoft ศูนย์การจัดการ Power Platform

คุณสามารถค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลได้จากผู้ใช้ Dataverse ภายในทรัพยากรต่อไปนี้:

ทรัพยากร	วัตถุประสงค์	การเข้าใช้เว็บไซต์	การเข้าถึงแบบเป็นโปรแกรม
แถวตาราง	ซึ่งเรียกว่าตารางผู้ใช้ระบบ จะจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้	ศูนย์ดูแลระบบ Power Platform	ผ่านทาง Web API
ประวัติการตรวจสอบ	ช่วยให้ลูกค้าระบุทรัพยากรที่ผู้ใช้สร้าง เข้าถึง เปลี่ยนแปลง หรือลบในระดับตารางได้	ศูนย์ดูแลระบบ Power Platform	ผ่านทาง Web API

User

ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะถูกเก็บไว้ใน Microsoft Entra และซิงค์กับทุกสภาพแวดล้อมโดยอัตโนมัติด้วยฐานข้อมูล Dataverse ผู้ดูแลระบบไม่สามารถอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรงใน Dataverse ขณะที่ผู้ใช้ทำงานอยู่ พวกเขาต้องอัปเดตข้อมูลจากภายในศูนย์ดูแลระบบ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มข้อมูลส่วนบุคคล (ตัวอย่าง เช่น แอตทริบิวต์ที่กำหนดเอง) ได้โดยตรงกับ Dataverse แต่พวกเขาต้องจัดการข้อมูลนี้ด้วยตนเอง

การค้นหาผู้ใช้และข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา ไปที่ ศูนย์การจัดการ Power Platform และทำสิ่งต่อไปนี้:

เลือก สภาพแวดล้อม แล้วเลือกหนึ่งสภาพแวดล้อมจากรายการ
ไปที่ การตั้งค่า>ผู้ใช้ + สิทธิ์>ผู้ใช้
ป้อนชื่อของผู้ใช้ลงในช่อง ค้นหา แล้วเลือก แล้วเลือก Enter
หากต้องการดูข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ ให้เลือกชื่อผู้ใช้โดยการคลิกหรือแตะสองครั้ง
หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการติดต่อ ให้ขยายจุดไข่ปลาและคลิก จัดการผู้ใช้ใน Dynamics 365

ประวัติการตรวจสอบ

เมื่อ การติดตามการตรวจสอบ เปิดใช้งานสำหรับตาราง ใน Dataverse ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะถูกบันทึกในประวัติการตรวจสอบพร้อมกับการดำเนินการของผู้ใช้

แก้ปัญหา

หากหัวเรื่องข้อมูลขอให้คุณแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ในข้อมูลองค์กรของคุณ คุณและองค์กรของคุณต้องพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะปฏิบัติตามคำขอ การแก้ไขข้อมูลอาจรวมถึงการแก้ไข ทำซ้ำ หรือลบ ข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารหรือรายการประเภทอื่น

คุณสามารถใช้ Microsoft Entra เพื่อจัดการข้อมูลประจำตัว (ข้อมูลส่วนบุคคล) ของผู้ใช้ของคุณภายใน Dataverse ลูกค้าองค์กรสามารถจัดการแก้ไขคำขอ DSR โดยใช้คุณลักษณะการแก้ไขที่จำกัด ภายในบริการ Microsoft ที่กำหนด ในฐานะที่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูล Microsoft ไม่ได้ให้ความสามารถในการแก้ไขบันทึกที่ระบบสร้างขึ้น เนื่องจากบันทึกนี้แสดงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง และเป็นบันทึกประวัติเหตุการณ์ในบริการต่างๆ ของ Microsoft

เมื่อแถวของผู้ใช้จะถูกลบออกจาก Microsoft Entra ID ผู้ดูแลระบบสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลที่เหลือที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้นั้น (เช่นแอตทริบิวต์ที่กำหนดเอง) จากสภาพแวดล้อมทั้งหมด

ส่งออก

ผู้ใช้ของระบบ

คุณสามารถส่งออกข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ที่จัดเก็บไว้ในตารางผู้ใช้ระบบไปยัง Excel ได้จากรายชื่อผู้ใช้ภายในศูนย์การจัดการ

จาก ศูนย์การจัดการ Power Platform ทำสิ่งต่อไปนี้:

เลือก สภาพแวดล้อม แล้วเลือกหนึ่งสภาพแวดล้อมจากรายการ
เลือก เปิด สภาพแวดล้อม
ไปที่ การตั้งค่า>ความปลอดภัย แล้วเลือก มุมมองผู้ใช้ที่เปิดใช้งาน
เลือก ส่งออกไปยัง Excel

ประวัติการตรวจสอบ

คุณสามารถจับภาพหน้าจอของประวัติการตรวจสอบจากภายในศูนย์การจัดการ

จาก ศูนย์การจัดการ Power Platform ทำสิ่งต่อไปนี้:

เลือก สภาพแวดล้อม แล้วเลือกหนึ่งสภาพแวดล้อมจากรายการ
เลือก เปิด สภาพแวดล้อม
ไปที่ การตั้งค่า>ตรวจสอบและบันทึก แล้วเลือก มุมมองสรุปการตรวจสอบ
ค้นหาเรกคอร์ดการตรวจสอบผู้ใช้ จากนั้นกด Alt + PrtScn เพื่อจับภาพหน้าจอ
บันทึกภาพหน้าจอเป็นไฟล์ ซึ่งคุณสามารถส่งไปยังผู้ร้องขอ DSR

Delete

User

เพื่อเป็นการหลีกเลี่ยงการรบกวนแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่อาจสำคัญต่อการปฏิบัติการขององค์กร จึงไม่ลบเรกคอร์ดของผู้ใช้ออกจากตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse โดยอัตโนมัติ เมื่อลบผู้ใช้ออกจากภายในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 สถานะของผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็น ปิดใช้งาน ใน Dataverse แต่ผู้ดูแลระบบ Dataverse ต้องค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกจาก Dataverse แอปภายในแอปพลิเคชันหรือลบผู้ใช้ออกจากแต่ละสภาพแวดล้อม คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้หรือ ลบผู้ใช้ออกอย่างถาวร

ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกจากหน้าข้อมูลสรุปของผู้ใช้

เมื่อมีการลบเรกคอร์ดผู้ใช้ออกจาก Microsoft Entra ข้อความต่อไปนี้จะแสดงบนหน้าสรุปผู้ใช้:

ข้อมูลของผู้ใช้นี้ไม่ได้รับการจัดการโดย Office 365 อีกต่อไป ท่านสามารถอัปเดตเรกคอร์ดนี้เพื่อตอบสนองต่อคำขอของ DSR โดยเปลี่ยนหรือนำข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับผู้ใช้รายนี้ออก

จาก ศูนย์การจัดการ Power Platform ทำสิ่งต่อไปนี้:

เลือก สภาพแวดล้อม แล้วเลือกหนึ่งสภาพแวดล้อมจากรายการ
เลือก เปิด สภาพแวดล้อม
ไปที่ การตั้งค่า>ความปลอดภัย>ผู้ใช้ แล้วเลือก มุมมองผู้ใช้ที่ปิดใช้งาน
ป้อนชื่อของผู้ใช้ลงในช่อง ค้นหา แล้วเลือก แล้วเลือก ค้นหา
คลิกสองครั้งที่ชื่อผู้ใช้ในรายการผลลัพธ์การค้นหา
บนหน้าสรุปของผู้ใช้ ให้ลบข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดออก แล้วเลือก บันทึก

ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้โดยใช้ Excel

จาก ศูนย์การจัดการ Power Platform ทำสิ่งต่อไปนี้:

เลือก สภาพแวดล้อม แล้วเลือกหนึ่งสภาพแวดล้อมจากรายการ
เลือก เปิด สภาพแวดล้อม
ไปที่ การตั้งค่า>ความปลอดภัย>ผู้ใช้ แล้วเลือก มุมมองผู้ใช้ที่ปิดใช้งาน
สร้างและดาวน์โหลดไฟล์แม่แบบ Excel จากข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ สำหรับคำแนะนำแบบทีละขั้นตอน ดู สร้างแม่แบบ Excel ใหม่
เปิดไฟล์แม่แบบ Excel ที่ดาวน์โหลด ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ และบันทึกไฟล์
กลับไปยังหน้า มุมมองผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน และเลือก นำเข้าข้อมูล
เลือกไฟล์แม่แบบ Excel ในกล่องโต้ตอบ อัปโหลดไฟล์ข้อมูล และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นทั้งหมดในหน้าต่าง แมปฟิลด์
เลือก ถัดไป และจากนั้น เลือก ส่ง

ลบผู้ใช้ออกอย่างถาวร

คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้หรือลบระเบียนผู้ใช้จากตาราง Dataverse ผู้ใช้อย่างถาวรได้ ข้อมูลเพิ่มเติม: ลบผู้ใช้ออกอย่างถาวรใน Power Platform

เมื่อเรกคอร์ดผู้ใช้ถูกลบออกอย่างถาวร ชื่อของผู้ใช้ในเรกคอร์ดทั้งหมดที่ผู้ใช้ที่ถูกลบในฐานะเป็นผู้สร้างหรือปรับเปลี่ยนล่าสุดโดยและในบันทึกการตรวจสอบจะแสดงเป็น ไม่มีชื่อ

ลบประวัติการตรวจสอบออกจากหน้ามุมมองสรุปการตรวจสอบ

จาก ศูนย์การจัดการ Power Platform ทำสิ่งต่อไปนี้:

เลือก สภาพแวดล้อม แล้วเลือกหนึ่งสภาพแวดล้อมจากรายการ
เลือก เปิด สภาพแวดล้อม
ไปที่ การตั้งค่า>ตรวจสอบและบันทึก แล้วเลือก มุมมองสรุปการตรวจสอบ
ค้นหาประวัติการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแถว แล้วเลือก ลบประวัติการเปลี่ยนแปลง