ใช้ประเภทของ Outlook เพื่อติดตามการนัดหมายและอีเมล

การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์อนุญาตการติดตามอีเมล การนัดหมาย และงาน ใน Outlook ได้ด้วย ประเภทพิเศษติดตามไปยัง Dynamics 365 การกำหนดประเภทนี้ให้กับอีเมลการนัดหมายหรืองานใน Outlook จะซิงค์สินค้ากับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) ในทำนองเดียวกัน การลบประเภทออกจากอีเมลที่ติดตาม การนัดหมาย หรืองาน จะเป็นการยกเลิกการติดตามจากแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

นอกจากนี้คุณสามารถเลือกหลายรายการและกำหนดประเภทของ Outlook ติดตามไปยัง Dynamics 365 ให้กับรายการเหล่านั้นได้ซึ่งนั่นเท่ากับการติดตามทั้งหมดไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ระบุรายการที่ติดตามอย่างรวดเร็วโดยการสังเกตสถานะของประเภทนี้ในกล่องขาเข้าและโฟลเดอร์อื่น ๆ ของคุณ

กำหนดค่าการติดตามตามประเภทผ่าน OrgDBOrgSetting

ตั้งแต่รุ่น 9.1.0.4039 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า การติดตามประเภทจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

เคล็ดลับ

ในการระบุรุ่นของคุณ ให้ลงชื่อเข้าใช้ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า และที่มุมขวาบนของหน้าจอ เลือกปุ่ม การตั้งค่า >เกี่ยวกับ

ใช้ประเภทในการติดตามรายการ Outlook

เมื่อประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 พร้อมให้ใช้งานใน Outlook คุณสามารถใช้เพื่อติดตามสินค้า Outlook ต่อไปนี้

อีเมล

ติดตามอีเมลโดยกำหนดเป็นประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 สามารถดูการกำหนดประเภทได้ทันทีใน Outlook ในขณะนี้ อีเมลถูกทำเครื่องหมายสำหรับการติดตาม การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะทำข้อมูลอีเมลให้ตรงกันกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ภายใน 15 นาที ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของการทำข้อมูลให้ตรงกันของอีเมล

ถ้าอีเมลมีการติดตาม และถูกจัดประเภทเป็น ติดตามไปยัง Dynamics การลบประเภทออกจะเป็นการยกเลิกการติดตามอีเมล อย่างไรก็ตาม เรกคอร์ดกิจกรรมอีเมลที่สอดคล้องกันจะไม่ถูกลบ

เคล็ดลับ

คุณสามารถตั้งค่ากฎใน Outlook เพื่อกำหนดหรือลบประเภทออกได้ ดู จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

หมายเหตุ

การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะจัดประเภทอีเมลในกล่องจดหมายผู้รับ Dynamics 365 โดยอัตโนมัติ หากอีเมลที่กำลังประมวลผลได้รับการติดตามไปยัง Dynamics โดยผู้ใช้รายอื่นหรือผู้รับคิวของอีเมลเดียวกัน

เฉพาะอีเมลที่ตรงกับรหัสทิศทางของ Dynamics 365 เท่านั้นที่จะถูกจัดประเภทโดยอัตโนมัติเมื่อการตั้งค่าระบบ ติดตามอีเมลที่ส่งระหว่างผู้ใช้ Dynamics 365 เป็นสองกิจกรรม เปิดใช้งาน

ตัวอย่างเช่น อีเมลที่ติดตามและส่งจาก Outlook ไปยังผู้ใช้ Dynamics 365 รายอื่นจะไม่ถูกจัดประเภทในกล่องจดหมายของผู้รับ Outlook เนื่องจากเป็นสำเนา "ที่ได้รับ" ของอีเมล นี่เป็นการอนุญาตให้ผู้รับ Dynamics 365 ติดตามสำเนาอีเมลขาเข้าตามการตั้งค่าระบบที่ระบุไว้ข้างต้น

การนัดหมาย

คุณสามารถติดตามการนัดหมายได้โดยการกำหนดเป็นประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 การนัดหมายจะถูกติดตามและถูกทำข้อมูลให้ตรงกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ตามกฎของการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์

ถ้าการนัดหมายมีการติดตาม และถูกจัดประเภทเป็น ติดตามไปยัง Dynamics การลบประเภทออกจะเป็นการยกเลิกการติดตามการนัดหมาย อย่างไรก็ตาม เรกคอร์ดกิจกรรมการนัดหมายของแอป Dynamics 365 ที่สอดคล้องกันจะไม่ถูกลบ

งาน

หมายเหตุ

การมอบหมายงานให้บุคคลที่ถูกจับใน Outlook จะไม่ถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ใช้การติดตามตามประเภทด้วยแอปสำหรับ Outlook

ถ้าคุณมี Dynamics 365 App for Outlook คุณสามารถใช้การติดตามตามประเภทกับแอปสำหรับ Outlook ได้

ตารางต่อไปนี้แสดงสถานการณ์สมมติที่แตกต่างกันของการติดตาม

การดำเนินการ	ผลลัพธ์
กำหนดประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 ไปยังอีเมล/การนัดหมาย	การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะทำข้อมูลอีเมล/การนัดหมายให้ตรงกันภายในเวลา 15 นาที การโหลดแอปสำหรับ Outlook ในรายการนั้นจะแสดงสถานะการติดตาม
ติดตามอีเมล/การนัดหมายโดยใช้แอปสำหรับ Outlook	มีการติดตามอีเมล/การนัดหมาย ประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 จะถูกกำหนดโดยทันที
การลบประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 ออกบนอีเมล/การนัดหมาย	การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะยกเลิกการติดตามรายการในเวลาประมาณ 15 นาที การโหลดแอปสำหรับ Outlook ในอีเมลนั้นจะแสดงสถานะการติดตาม เรกคอร์ดกิจกรรมจะไม่ถูกลบออกจากแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า
ยกเลิกการติดตามอีเมล/การนัดหมายโดยใช้แอปสำหรับ Outlook	อีเมล/การนัดหมายถูกยกเลิกการติดตาม และประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 ถูกลบออก

ผู้ใช้ที่เป็นผู้รับมอบสิทธิ์

ถ้าคุณ อนุญาตให้บุคคลอื่นจัดการอีเมลและปฏิทินของคุณ ด้วยการมอบสิทธิ์การเข้าถึงให้ ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถเข้าถึงประเภทของคุณใน Outlook ได้ถ้าผู้รับมอบสิทธิ์มีสิทธิ์แก้ไข

ถ้ากล่องจดหมายของคุณมีประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถติดตามอีเมลและการนัดหมายของคุณได้โดยการกำหนดประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365

การติดตามตามประเภทกับ Dynamics 365 for Outlook

Dynamics 365 for Outlook ไม่รองรับการติดตามตามประเภท เราขอแนะนำให้คุณไม่เปิดใช้งาน OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems ในองค์กรที่ติดตั้งเพื่อใช้ Dynamics 365 for Outlook

ปิดใช้งานการติดตามตามประเภท

คุณสามารถปิดใช้งานการติดตามตามประเภทสำหรับองค์กรแอป Dynamics 365 โดยการปิดการใช้งาน OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems

หมายเหตุ

ถ้าคุณปิดใช้งาน OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems ประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 จะไม่ถูกลบออกอย่างถาวร และการกำหนดประเภทจะถูกเก็บไว้ใน Outlook ถ้าคุณลบประเภทออกจากรายการหลัก ประเภนั้นจะถูกลบออกอย่างถาวร

คำถามที่ถามบ่อย

ฉันสามารถติดตามผู้ติดต่อ Outlook ของฉันได้โดยการกำหนดหมวดหมู่ติดตามไปที่ Dynamics 365 ได้หรือไม่
ไม่ได้ การติดตามตามประเภทไม่ได้รับการสนับสนุนสำหรับผู้ติดต่อ Outlook

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันเปลี่ยนชื่อหมวดหมู่ Tracked เป็น Dynamics 365?
ถ้าคุณเปลี่ยนชื่อประเภท การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะดำเนินต่อเพื่อกำหนดประเภทตาม ID และจะถูกใช้เพื่อติดตามและยกเลิกการติดตามรายการ Outlook

หมายเหตุ

สำหรับสถานการณ์ผู้รับมอบสิทธิ์ ความแตกต่างของชื่อประเภทระหว่างผู้รับมอบสิทธิ์และเจ้าของกล่องจดหมายหลักไม่ได้รับการสนับสนุน และอาจส่งผลให้เกิดการทำงานที่ไม่คาดคิด เราขอแนะนำให้จับคู่ชื่อประเภทบนผู้รับมอบสิทธิ์และเจ้าของกล่องจดหมายหลัก

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันลบหมวดหมู่ติดตามไปที่ Dynamics 365?
ถ้าคุณลบประเภท การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะสร้างประเภทใหม่บน Exchange server ในเวลาประมาณ 15 นาที

เมื่อฉันเปิดใช้งาน OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems เป็นครั้งแรก รายการที่ติดตามของฉันก่อนหน้านี้จะได้รับการกำหนดเป็นหมวดหมู่ Tracked ไปที่ Dynamics 365 หรือไม่
ไม่ การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะไม่ย้อนกลับไปเพื่อกำหนดประเภทให้กับรายการที่มีการติดตามแล้ว

หากฉันกำหนดหมวดหมู่ติดตามไปยัง Dynamics 365 ให้กับเธรดการสนทนาของ Outlook จะเกิดอะไรขึ้น
ถ้าคุณกำหนดประเภทชุดกิจกรรมที่เกิดขึ้นของการสนทนาเป็น ติดตามไปยัง Dynamics 365 อีเมล์ทั้งหมดในชุดกิจกรรมที่เกิดขึ้นจะถูกกำหนดประเภท และจะถูกติดตามด้วย

ฉันสามารถกำหนดหมวดหมู่ Tracked to Dynamics 365 ให้กับการนัดหมายที่เกิดซ้ำได้หรือไม่
ถ้าคุณกำหนดประเภทการนัดหมายที่เกิดซ้ำเป็น ติดตามไปยัง Dynamics 365 ทุกสภาพแวดล้อมของแต่ละการนัดหมายจะถูกกำหนดประเภท และจะถูกติดตาม

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่ออีเมลที่ติดตามล้มเหลว?
โดยค่าเริ่มต้น อีเมล์ที่ติดตามอัตโนมัติที่ล้มเหลวจะถูกลองใหม่ในรอบการทำข้อมูลให้ตรงกันใหม่ – ทุก ๆ 15 นาทีโดยประมาณ การลองใหม่จะสามารถทำได้ถึง 5 ครั้ง ถ้าการลองใหม่ล้มเหลวหลังจากที่พยายามแล้ว 5 ครั้ง อีเมลนั้นจะถูกกำหนดประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 (ไม่สามารถส่งได้) และจะไม่มีการลองใหม่อีก อีเมล์ที่ติดตามอัตโนมัติที่ล้มเหลวโดยมีข้อผิดพลาดต่อไปนี้จะถูกลองใหม่:

• การเลื่อนระดับของอีเมลที่ล้มเหลวเนื่องจากปลั๊กอินถูกกำหนดค่าในสภาพแวดล้อมของลูกค้า
• การเลื่อนระดับของอีเมลที่ล้มเหลวเนื่องจากหมดเวลาจากแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าหรือ Microsoft Exchange
• อีเมลถูกปฏิเสธด้วย InvalidSender หรือเนื่องจากการตัดสินใจบางอย่างที่ไม่รู้จัก
• อีเมลล้มเหลวและไม่สามารถส่งได้หากเจ้าของคิวไม่ได้รับการกำหนดบทบาทความปลอดภัยที่ถูกต้อง หากไม่มีบทบาทความปลอดภัยที่ถูกต้อง เจ้าของจะไม่สามารถเป็นเจ้าของเรกคอร์ดอีเมลที่ติดตามโดยคิวได้

หลังจากที่ลองใหม่ 5 ครั้ง ถ้าความล้มเหลวในการเลื่อนระดับของอีเมล์เกิดขึ้นเนื่องจากมีข้อผิดพลาดของปลั๊กอิน ให้ลองซ่อมแซมปลั๊กอิน จากนั้น กำหนดประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 เพื่อติดตามอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งด้วยตนเองเพื่อให้มีการติดตามในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ฉันจะลบการติดตามตามหมวดหมู่ผ่าน OrgDBOrgSetting ได้อย่างไร
เมื่อต้องการปิดใช้งานประเภทของ Outlook ติดตามไปยัง Dynamics 365 คุณจำเป็นต้องเปิดใช้งาน OrgDBOrgSetting ในองค์กรของคุณ แอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ให้เครื่องมือ OrgDBOrgSettings ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถใช้การอัพเดตเฉพาะที่ถูกจองไว้ก่อนหน้านี้สำหรับการใช้งานรีจิสทรี

1. ทำตามคำแนะนำ ในบทความนี้ สำหรับขั้นตอนเพื่อแยกเครื่องมือ
2. หลังจากที่แยกเครื่องมือแล้ว ให้ปิดใช้งาน OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems
3. การปิดใช้งาน OrgDBOrgSetting จะลบประเภท ติดตามไปยัง Dynamics 365 บนกล่องจดหมาย Exchange ทั้งหมดขององค์กร ซึ่งมีการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์ที่เปิดใช้งานในเวลาประมาณ 15 นาที

คุณยังสามารถใช้ เครื่องมือนี้ เมื่อต้องการแก้ไข OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems ได้