Sözleşmeleri otomatik olarak iş emirleri ve faturalar oluşturmak için ayarlama
Müşteri sözleşmeleri, iş emirleri ve faturalar oluşturmak için önceden tanımlanmış ayrıntıları içerir. Daha fazla bilgi için Sözleşmelere genel bakış bölümüne bakın. Anlaşma işi arttıkça, birden çok olay mı yoksa birden çok yineleme mi ekleyeceğinizi göz önünde bulundurun.
Sözleşmeleri kullanmak için aşağıdaki adımları gerçekleştirin:
- Sözleşme oluşturun. Müşteri, tarih aralığı ve fiyat listesi gibi yüksek düzey ayrıntıları tanımlayın.
- Sözleşme için ne sıklıkta iş emirlerinin oluşturulması gerektiğini ve iş emri Türü gibi nihai iş emirlerinin temel ayrıntılarını tanımladığınız bir Sözleşme Kaydı Kurulumu oluşturun.
- Oluşturulan her iş emrinin bir parçası olarak gerçekleştirilmesi gereken işin belirli ayrıntılarını tanımlayan Sözleşme Olayları, Ürünler, Servisler ve Servis Görevleri ekleyin.
- Sözleşmeyi etkinleştirin ve tarihler yaklaştıkça iş emirleri ile birlikte Sözleşme Kayıt Tarihleri oluşturulur.
Bu makalede, sözleşmelerin nasıl iş emirleri ve faturalar oluşturabileceğini göstermek için iki senaryo ele alınmaktadır.
Önkoşullar
Sisteminizde yapılandırılan firmalar, olay türleri, ürünler, servisler ve servis görevleri gibi iş emriyle ilgili veriler.
Sözleşme ayarları yapılandırılır. Bir sözleşme öneki ve başlangıç numarası belirtmeyi düşünün.
Sözleşmelerin, sözleşme kayıt kurulumlarının ve sözleşme fatura kurulumlarının belirlenen sahipleri şu haklara sahiptir: faturalar, fatura ayrıntıları, iş emirleri, iş emri olayları, iş emri ürünleri, iş emri hizmetleri, iş emri görevleri, kaynak gereksinimleri ve rezervasyonlar oluşturma.
Senaryo 1: Varlık bakımı için iş emirlerini otomatik oluşturma
Bir kuruluş, gelecek yıl için bir müşterinin konumuna kurdukları bir ekipman parçası üzerinde aylık bakım yapmalıdır. Her ayın ortasında biraz esneklikle bakım işlerini otomatik oluşturmak için Dynamics 365 Field Service kullanmak istiyor. Sevkiyatçıların aylık bakım işlerini en iyi ve en uygun saha teknisyenlerine zamanlamasını ve tamamlanan işi müşteriye üzerinde anlaşılan fiyattan faturalamak istiyor.
Bu senaryoyu yapılandırmak için sözleşmeleri, müşteri varlıklarını, olay türlerini ve fiyat listelerini kullanın.
Adım 1: Bir sözleşme oluşturma
Servis alanında, Yeni Sözleşmeler'i > seçin.
Bilgilerinizi girin. Araç ipuçlarını kılavuz olarak kullanın.
Hizmet Hesabı ve Faturalandırma Hesabı: Sözleşme iş emirlerinin nerede gerçekleşeceğini tanımlarken, faturalandırma hesabı faturanın kime gönderilmesi gerektiğini tanımlar. Daha fazla bilgi için bkz. Hesapları oluşturma ve yönetme.
Sistem Durumu: Sözleşmenin şu anda yürütülüp yürütülmediğini tanımlar. Yeni bir sözleşme oluştururken ve ayrıntıları eklerken Tahmin olarak ayarlayın.
Fiyat listesi: Bir sözleşmeyle ilgili tüm ürün ve servislerin fiyatını belirtir ve bu sözleşmeden oluşturulan iş emirlerinde ve faturalarda doldurulan fiyat listesini kontrol eder. Sözleşme sırasında kullanılacak tüm ürünleri ve hizmetleri sözleşme fiyat listesine ekleyin. Sözleşmeler genellikle mallar ve hizmetler için tamamen yeni bir fiyat listesinde yansıtılacak, üzerinde anlaşılmış bir fiyat içerir. Sonuç olarak oluşan iş emirlerindeki ve faturalardaki fiyat listesi gerektiğinde el ile güncelleştirilebilir.
Başlangıç ve Bitiş tarihleri: Sözleşmenin süresini belirler.
Diğer sekmesinde, elde edilen iş emirleri için Hizmet Bölgesi ve iş emirlerinin, faturaların ve bu sözleşmeyle ilgili diğer kayıtların oluşturulduğu günün saatini belirleyen Kayıt Oluşturma Süresi gibidaha fazla ayrıntı girin. Bazı kuruluşlar, sözleşmelerin çalışma gününün ortasında iş emirleri oluşturmasını istemediği için bu tanım önemlidir. Herhangi bir değer ayarlanmamışsa, varsayılan olarak Field Service Ayarları'ndaki değere ayarlanır.
Kaydet'i seçin.
Adım 2: Ayırma işlemi yinelemesini ayarlayın
Sözleşme oluşturulduktan sonra, iş emirlerinin ne sıklıkta oluşturulması gerektiğini belirtin.
Rezervasyon Ayarları bölümündeki Genel sekmesinde Yeni Sözleşme Kaydı Kurulumu'nu seçin.
İpucu
Yeni Sözleşme Kaydı Kurulumu'nu seçmedenönce dikey üç nokta ⋮ seçmeniz gerekebilir.
Sözleşme planının adını girin. Örneğin "Aylık Bakım" olabilir. Bir sözleşmenin birden fazla ayırma yinelenmesi olabileceği için adlandırma önemlidir. Örneğin, servis kuruluşu aynı sözleşmenin bir parçası olarak haftalık ve aylık bakım yapabilir.
İş emri ayarlarını doldurun.
Otomatik İş Emri Oluştur: İş emirlerini otomatik olarak dönüşümlü olarak oluşturmak için Evet'i seçin . Oluşturulan iş emirleri, etkin iş emri görünümünde Açık-Planlanmamış durumuylagörünür. Her zamanlama tarihi için iş emri'ni el ile oluşturmak için Hayır'ı seçin .
İş Emri Türü: Tanılama ve onarım veya İnceleme gibi iş emri türünü seçin.
İş Emirlerini Gün Önceden Oluştur: İş emrinin beklenen servis tarihinden kaç gün önce oluşturulduğunu belirler. Birkaç gün önceden seçerseniz, birikmiş iş emirleriniz istenenden daha büyük olabilir; Ancak, çok az gün önceden seçerseniz, hazırlanmak için zamanınız olmayabilir. Sözleşme düzeyinde değer girilmezse Field Service Ayarları>Sözleşme sekmesi>Sözleşme İş Emrini X Gün Önceden Oluştur bölümünde ortam genelinde geçerli bir ayar bulunur. Bu alanın da bir değeri yoksa, iş emirleri rezervasyon tarihinden yedi gün önce, sözleşmede kaydedilen saatte oluşturulur.
Buraya girilen iş emri Türü, Önceliği, iş emri özeti velokasyonu , ortaya çıkan iş emirlerine aktarılır.
Rezervasyon ayarlarını doldurun.
Otomatik Ayırma Oluştur: Sistemin oluşturulan iş emirlerini kaydetmesi için Evet'i seçin (otomatik olarak oluşturulan veya el ile oluşturulan fark etmeksizin). Ayırma için Tercih Edilen Kaynak ve Tercih Edilen Başlangıç Saati'ni belirtin. Oluşturulan iş emirlerinin normal zamanlama işlemi aracılığıyla planlanması için Hayır'ı seçin : el ile, zamanlama Yardımcısıyla veya ile Resource Scheduling Optimization.
Not
Anlaşmalar, kaynağın etkin olup olmadığı veya çalışma saatleri de dahil olmak üzere başka hiçbir faktörü dikkate almadan yinelemeye göre ayırmalar oluşturur.
Tahmini Süre: Bu tür iş emri için tahmini süreyi seçin.
Rezervasyon Öncesi Esneklik ve Rezervasyon Sonrası Esneklik alanları, iş emrinin iş emrinin beklenen zamanlama tarihinden kaç gün önce ve sonra planlanabileceğini belirtir. Bu alanlar, zamanlama Yardımcısı'na yardımcı olmak için oluşturulan iş emirlerindeki Tarih Penceresi Başlangıcı ve Tarih Penceresi Sonu alanlarını doldurur. Örneğin, her ayın sekizinde aylık bakım yapmayı planlıyorsanız ve rezervasyon öncesi ve sonrası esnekliği yedi gün olarak ayarlarsanız, iş emirleri her ayın ilk ile 15'i arasında planlanabilir.
Oluşturulan iş emirleri için zamanlama Yardımcısı'nın içerdiği bir zaman penceresi oluşturmak üzere Zaman Penceresi Başlangıcı ve Zaman Penceresi Bitişi belirtilebilir. (Örnek: İş emri saat 08:00 ve 12:00 arasında zamanlanmalıdır)
Üst kısımdaki komut çubuğunda Ayırma Yinelemesi'ni seçin.
Bilgileri girin.
Tekrarlama paterni. Örneğin, her hafta, ayın ilk Pazartesi günü veya iki Cuma gününde bir.
Tekrarlama aralığı. Başlangıç tarihi tanımlayın ve Bitiş tarihi davranışı'nı seçin.
- Bitiş Tarihi Yok: İş emirleri sözleşme bitiş tarihinde oluşturulur.
- Bitiş: Yinelenme bitiş tarihinden sonra iş emirleri oluşturmayı durdurun.
- # Yinelemeden sonra sonlandır: İş emirleri, belirtilen yineleme sayısına ulaşıldıktan sonra oluşturulur.
Özel Tarihler: Bir desen iş gereksinimlerinizi yansıtmıyorsa yinelemeye ek olarak gerçekleştirilmesi gereken iş emirleri oluşturmak için tarihler tanımlayın. Örneğin, yıl boyunca çeşitli tatillerde servis gerçekleştirmek için. Yinelenme sağlanmadığı sürece özel tarih iş emirleri oluşturulmaz.
Tamam'ı ve ardından Kaydet'i seçin.
Not
Tek bir sözleşmenin çeşitli ayırma düzenleri olabilir. Örneğin, her hafta iş emirleri oluşturan haftalık ziyaretler için bir ayırma kurulumu ve farklı ayırmalara sahip aylık ziyaretler için bir ayırma kurulumu oluşturabilirsiniz.
Ayrıca bkz. Ayırma yinelemelerini içeri aktarma.
Adım 3: Sözleşme iş ayrıntılarını ekleme
Sözleşmeyi ve Sözleşme Rezervasyonu Kurulumunu ayarladıktansonra, gerçekleştirilmesi gereken işi tanımlayın. İşi tanımlamak için sözleşmeye olay türleri, ürünler, hizmetler ve hizmet görevleri ekleyin.
Müşteri varlık bakım için sözleşmeleri kullanmak istiyorsanız, sözleşme kayıt olaylarını kullanın ve varlık belirtin. Olayla ilgili bir müşteri varlığı belirterek, belirli ekipmanlarda gerçekleştirilmesi gereken yinelenen işleri tanımlayabilir ve servis geçmişi oluşturabilirsiniz. Ayrıca, sözleşme ayırma düzenine her biri bir müşteri varlığına sahip birden fazla olay türü ekleyebilirsiniz. Bu senaryoda bir sözleşme kaydı olayı kullanılır.
Sözleşme kaydı olay türlerini kullanmak istemiyorsanız ürünleri, hizmetleri ve hizmet görevlerini doğrudan sözleşmeye ekleyebilirsiniz.
Olaylar bölümündeki Genel sekmesinde Yeni Sözleşme Kaydı Olayı'nı seçin . Olay ayrıntılarını belirtmek için araç ipuçlarını kılavuz olarak kullanın.
İpucu
Yeni Sözleşme Kaydı Kurulumu'nu seçmedenönce dikey üç nokta ⋮ seçmeniz gerekebilir.
Kaydet ve Kapat'ı seçin.
Sözleşmeye olaylar ekledikçe, ilgili ürünler, hizmetler, hizmet görevleri ve özellikler sözleşmeye eklenir. Bu maddeler daha sonra oluşturuldukları gibi iş emirlerine eklenir. Olay türleri eklerken Olay Öğelerini Sözleşmeye Kopyala ayarını göz önünde bulundurun.
Adım 4: Sözleşmeyi etkinleştirme ve iş emirlerini görüntüleme
Kuruluşunuzun yönetici incelemesi ve müşteri kabulü sürecinden sonraki son adım sözleşmeyi etkinleştirmektir . Etkinleştirildiğinde, sistem bakım tarihleri ve iş emirleri gibi ilgili kayıtları oluşturur. Sözleşme durumuna daha fazla ayrıntı eklemek için Sözleşme Alt Durumu değerlerini kullanabilirsiniz. Özel sözleşeme alt durumları da oluşturulabilir.
Sözleşme sayfasından, Sistem Durumu'nu Etkin olarakayarlayın.
Kaydet'i seçin. Servisin gerçekleştirilmesi gereken tarihleri temsil eden rezervasyon tarihleri oluşturulur.
Rezervasyon tarihlerini görüntülemek için Rezervasyon Ayarları'nı açın ve Rezervasyon Tarihleri bölümüne gidin .
Zaman ayırma tarihlerine yaklaştıkça, iş emirleri İş Emirleri Gün Öncesinden Oluştur alanına göre oluşturulur. Ayırma tarihi durumu İşlendi olarak değişir ve oluşturulan iş emri için bir arama görüntülenir.
İş Emirlerini Otomatik Oluştur'u Hayır olarak ayarlarsanız, her rezervasyon tarihi için iş emirlerini manuel olarak oluşturabilirsiniz. Tanımlanandan daha önce bir iş emri oluşturmanız gereken benzersiz iş durumları için, el ile bir tane oluşturabilirsiniz. Bir rezervasyon tarihi açın ve iş emri oluştur'u seçin .
Sözleşmenin Rezervasyonları Otomatik Olarak Oluşturmasına karar verirseniz, iş emirleri oluşturulduğunda iş emirleri tercih edilen kaynağa zamanlanır.
Adım 5: Sözleşme iş emirlerini gerçekleştirme
İş emirleri oluşturulduğunda, İş Emirleri görünümünde diğer iş emirleri arasında görünürler.
Oluşturulan iş emirleri, fiyat listesi, iş emri türü, olay türleri ve müşteri varlığı gibi sözleşmede belirtilen tüm ayrıntıları içerir. Ayrıntılar yine de iş emri düzeyinde düzenlenebilir. Örneğin, bir sözleşmeden bir iş emri oluşturulabilse de, gerektiğinde iş emrine daha fazla ürün ve hizmet eklenebilir. Fiyat listesi ve iş emri türü gibi diğer ayrıntılar, doğru izinlere sahipseniz değiştirilebilir.
İş emri, sözleşmeye bir ilişkilendirmek içerir.
Henüz planlanmamışsa, Ayırt'ı seçin ve zamanlama Yardımcısı'nı tetikleyin.
Bir saha teknisyeni bir iş iş emri sözleşmesi gerçekleştirdikten ve bir yönetici bunu kapattıktan sonra, tamamlanan iş için bir fatura oluşturulur. Daha ayrıntılı bilgi için bkz. iş emri yaşam döngüsü ve durumları makalesi.
İpucu
Sözleşmeleri otomatik olarak iş emirleri oluşturacak şekilde ayarlarken, iş emri ürünler, hizmetler, hizmet görevleri ve olay türleri gibi iş emri alt öğe kayıtlarının sayısını en fazla 500 ile sınırlayın. Daha büyük hacimli kayıtlar, zaman uyumlu özel eklentiler veya özel işlemler zaman aşımına neden olabilir ve bu da kalan alt öğe kayıtlarının oluşturulmamasına neden olabilir.
Senaryo 2: Faturaları otomatik oluşturma
Sözleşme faturaları ürün ve servisler için otomatik fatura oluşturmak amacıyla kullanılır. Faturalar tanımlanmış bir yinelemede oluşturulur ve her seferinde aynı fiyattan aynı ürünleri içerir. Faturalar, tüm iş emirlerinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine bakılmaksızın oluşturulur ve faturalanır. Gönderdiğiniz telefon görüşmesi veya kısa mesaj sayısından bağımsız olarak aylık cep telefonu faturasını nasıl ödeyebileceğinize benzer.
Bu senaryoda, müşteri bir saha hizmeti kuruluşuna bir hizmet planı için üç aylık bir tutar öder.
Adım 1: Bir sözleşme oluşturun veya mevcut bir sözleşmeyi seçin
Mevcut sözleşmeye yeni bir sözleşme faturası ekleyebililir veya bunu yeni bir sözleşmeye ekleyebilirsiniz. Yalnızca bir sözleşme faturasına sahip olam ve hiçbir bakım planı bulunmayan bir sözleşmeniz olabileceği gibi tek bir sözleşme için birden fazla fatura da olabilir.
Bu örnekte, üç aylık faturalar mevcut sözleşmeye eklenir.
Sözleşmeden Fatura Kurulumu Yeni Sözleşme Ekle Fatura Ayarı'nı> seçin.
İpucu
Yeni Sözleşme Kaydı Kurulumu'nu seçmedenönce dikey üç nokta ⋮ seçmeniz gerekebilir.
Servis sözleşmesi için bir ad girin ve Kaydet'i seçin.
Adım 2: Fatura yinelemesini ve ürünleri ayarlayın
Fatura ürünleri'ni ve Yeni Sözleşme Fatura Ürünü'nü seçin.
Müşteriye düzenli olarak faturalandırmak istediğiniz ürünleri ekleyin ve Kaydet'i seçin. Faturalı ürünlerin fiyatı, sözleşmede yer alan fiyat listesinden türetilir.
Not
Fatura ürünleri yalnızca Field Service Ürün Türü'nün Stok veya Stok dışı olarak ayarlandığı ürünler olabilir. Servis türünde ürünler eklenemez.
Üstteki komut çubuğunda Fatura Yinelemesi'ni seçin .
Tekrarlama bilgilerini girin. Üç ayda bir ayarlamak için şunları seçin:
- Tekrarla: Aylık
- Tekrarlama ölçütü: Ayın günü
- Belirtilen her ay: 3
Tamam'ı ve ardından Kaydet'i seçin.
Adım 3: Fatura yinelemesini etkinleştirin ve faturaları görüntüleyin
Bu sözleşme zaten etkin olduğundan, fatura tarihleri hemen değil, kısa bir süre sonra oluşturulur. Yeni bir sözleşmeye veya Tahmin durumu olan mevcut bir sözleşmeye sözleşme faturası kurulumu eklediyseniz sözleşmeyi etkinleştirin.
Fatura tarihlerini görüntülemek için İlgili Fatura Tarihleri'ni> seçin.
Sözleşme iş emirlerinde olduğu gibi sözleşme faturalarını manuel olarak oluşturamazsınız.
Not
Faturalar, Sözleşme bölümünün altındaki Field Service Ayarları'nda X Gün Önceden Sözleşme Faturaları Oluştur alanı için ayarladığınız ayarlara bağlı olarak önceden oluşturulur. Fatura vade tarihi, yinelenen fatura ayarlarınıza göre ayarlanır, ancak X gün önceden oluşturulur. Sözleşme Faturalarını X Gün Önceden Oluştur için herhangi bir değer girilmezse, sistem faturayı fatura tarihininolduğu gün sözleşmedeki Kayıt Oluşturma Zamanlaması alanında ve ardından Field Service ayarlarında oluşturur.
Ayırma yinelemelerini içeri aktarma
Sözleşme kayıt kurulumu (ABS) veya sözleşme faturası kurulumu (AIS) için bir kayıt yineleme modelini içe aktarabilirsiniz. Yineleme iletişim kutusu kaydedildiğinde ABS veya AIS kayıtlarında bir alanı doldurur. Alan, Yineleme Ayarları olarak adlandırılır ve varsayılan olarak formda görüntülenmez. CSV aracılığıyla bir veya daha fazla ABS veya AIS kaydı içeren bir yinelemeyi içe aktarmak için aşağıdaki adımları gerçekleştirin.
ABS veya AIS'den, içeri aktarılan kayıtların nasıl yapılandırılmasını istediğinize benzer şekilde ayarlanmış temsili bir dize alın.
Bu dizede, başlangıç ve bitiş tarihi veya her ay gibi dizeden ayrıştırabileceğiniz kaydın davranışını yönlendiren değerleri belirleyin.
Sözleşme kaydı ve fatura ayarlama kayıtlarını bir elektronik tabloya doldurmak ve tam olarak yapılandırılmış kayıtları içe aktarmak için bu örnek dizeleri kullanın.
Örneğin, aşağıdaki ekran görüntüsünde bir yinelemeye ve ilgili XML'ye bakın.
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
Sözleşmenin sahibini değiştirme
Sözleşme Sistem Durumu'nu Tahmin Et (Tahmin Et ) olarak değiştirin ve Save (Kaydet ) öğesini seçin. Tüm zaman uyumsuz işlemlerin çalışmasına izin vermek için beş dakika bekleyin
Sözleşme Sistem Durumu'nu tekrar Etkin olarak ayarlayın ve Kaydet ve Kapat'ı seçin.