Aracılığıyla paylaş

Satıcı faturalarına genel bakış

  • Makale

Önemli

Bu makalede belirtilen işlevlerin bazıları veya tümü, önizleme sürümünün bir parçası olarak kullanılabilir. İçerik ve işlevde değişiklik yapılabilir. Önizleme sürümleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Hizmet güncelleştirmesi kullanılabilirliği.

Bu makalede, satıcı faturaları hakkında genel bilgiler verilmektedir. Satıcı faturaları, ürün ve hizmetlere yönelik ödemeler için taleplerdir. Satıcı faturaları devam eden hizmetler için bir faturayı temsil edebilir veya belirli madde ve hizmetler için satın alma siparişlerini temel alabilir.

Satıcı faturaları

Ürün veya hizmetler satıcıya verilen satın alma siparişine göre alındığında, satın alma siparişinden satıcı faturası üretilir. Satıcı faturası, mallar veya hizmetler için bir başlık ve bir veya daha fazla satır içerir. Satıcı faturası, satınalma siparişinden ürün girişine ve oradan satıcı faturasına doğru oluşan döngüyü tamamlar.

Bazı satıcı faturaları bir satın alma siparişine bağlansa da, satıcı faturaları satın alma siparişi satırlarına karşılık gelen satırlar da içerebilir. Herhangi bir satınalma siparişi ile ilişkili olmayan satıcı faturaları da oluşturabilirsiniz. Bu satıcı faturaları, hizmet faturası gibi devam eden hizmetleri temsil edebilir. Devam eden bir hizmet eklediğinizde bir satın alma siparişine referans verilmesi gerekmez.

Satıcı faturası girmek için çeşitli yollar vardır:

  • Satıcı faturası kaydı, bir satınalma siparişine referans bulunmayan faturaları hızla girmenize ve bu sayede gideri tahakkuk ettirmenize olanak sağlar. Satıcı fatura onay günlüğünü kullanarak bu faturaları seçebilir ve tahakkuku tersine çevirmek için satıcı bakiyesine nakledebilirsiniz.
  • Satıcı fatura günlüğü tek adımda bir satınalma siparişine referans göstermeyen faturaları hızla girmenizi sağlar.
  • Satıcı faturası havuzu ile birlikte satıcı fatura kaydı, hızla gider tahakkuk etmek için faturaları girmenizi sağlar. Daha sonra gider hesabına karşı faturayı deftere nakletmek için ilişkili satınalma siparişlerini açabilirsiniz.
  • Açık satıcı faturaları ve Bekleyen satıcı faturaları sayfaları onaylanmış satınalma siparişlerinden satıcı faturaları oluşturmanızı sağlar.
  • Invoice capture çözümü, dijital fatura görüntülerinden otomatik olarak satıcı faturaları oluşturur. Daha fazla bilgi için bkz. Invoice Capture.

Aşağıdaki tartışma Açık satıcı faturaları veya Bekleyen satıcı faturaları sayfalarının bir satınalma siparişinden satıcı faturası oluşturmak üzere nasıl kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi sağlar.

Fatura satırı miktarlarını anlama

İlgili bir satın alma siparişinden satıcı faturası açtığınızda, sistem satın alma siparişinden fatura satırları oluşturur. Varsayılan olarak sistem ürün girişindeki miktarları alır. Ancak, aşağıdaki varsayılan davranışların herhangi birini kullanabilirsiniz:

  • Şimdi alma miktarı – Kısmi sevkiyatlar için bu seçeneği kullanın. Satın alma siparişinde Şimdi al alanında belirtilen miktardaki Miktar bölümünde varsayılan değere ayarlanır.
  • Sipariş edilen miktar – Tam sevkiyatlar için bu seçeneği kullanın. Satın alma siparişinde Sipariş Verildi alanında belirtilen miktardaki Miktar alanı varsayılan değere ayarlanır.
  • Kayıtlı miktar – Madde kayıt gerektiriyorsa, bu seçeneği Madde modeli grupları sayfasında belirtildiği gibi kullanın. Miktar alanındaki varsayılan değer, kaydedilen fiziksel güncelleştirme miktardır.
  • Ürün giriş miktarı – Sipariş için ürün girişi aldıysanız, bu seçeneği kullanın. Miktar alanındaki varsayılan değer,mevcut ürün girişlerinin toplam miktarından elde edilir.
  • Kayıtlı miktar ve hizmetler – Stoklu maddeleri veya stoğu olmayan maddeler için miktarlar giriş günlüklerinde kaydedilmiş ise bu seçeneği kullanın. Bu seçenek kaydettirilmiş olup olmadığını dikkate almadan hizmetleri de içerir.

Tüzel kişiliğiniz fatura eşleştirmesi kullanıyorsa, miktar eşleştirme sonuçlarını Ürün alış irsaliyesi miktar eşleşmesi sütununda görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca Eylem Panosu'nun İnceleme sekmesindeki Eşleştirme ayrıntıları düğmesini miktar eşleştirmesinin sonuçlarını görüntülemek için kullanabilirsiniz.

Satınalma siparişinde olmayan bir satır ekleme

Satıcı faturasına satınalma siparişinde bulunmayan bir satır ekleyebilirsiniz. Madde numarası veya tedarik kategori seçmelisiniz. Daha sonra satıra miktarları, fiyatları ve tutarları ekleyebilirsiniz. Satır, sadece fatura toplamları için eşleştirme ilkeleri içine eklenecektir.

Satıcı faturasını değerlendirilmek üzere gönderme

Kuruluşunuz, satıcı faturalarını gözden geçirme işlemini yönetmek için iş akışlarını kullanabilir. İş akışını gözden geçirmesi, faturası başlığı, fatura satırı veya her ikisi için de gerekli olabilir. İş akışı denetimleri başlığa veya satıra uygulanabilir, denetimi tıkladığınızda odağın nere olduğuna bağlı olarak. Deftere naklet düğmesi yerine, Gönder düğmesi satıcı faturasını inceleme işlemine gönderir.

Faturanın iş akışına gönderilmesini engelleme

Bir faturanın iş akışına gönderilmesini engelleyebilmenizin çeşitli yolları aşağıda verilmiştir.

  • Fatura toplamı ve kaydedilen toplam eşit değil. Faturayı gönderen kullanıcı, toplamların eşit olmadığına dair bir uyarı alır. Bu uyarı, kullanıcıya faturayı iş akışı sistemine yeniden göndermeden önce bakiyeleri düzeltmek için bir fırsat sağlar. Bu özellik, Özellik Yönetimi sayfasındaki eşit Fatura toplamı ve kaydedilen fatura toplamı eşit olmadığında iş akışına göndermeyi engelle parametresi ve Borç hesapları parametreleri sayfasındaki Fatura ve kayıtlı toplam eşit olmadığında kullanılacak iş akışı seçeneği parametresi açıksa kullanılabilir.
  • Fatura tahsis edilmemiş masraflar içeriyor. Faturayı gönderen kullanıcı, faturanın tahsis edilmemiş masraflar içerdiğine dair bir uyarı alır. Bu şekilde kullanıcı, iş akışı sistemine yeniden göndermeden önce faturayı düzeltebilir. Bu özellik, Özellik yönetimi sayfasında Satıcı faturasında tahsis edilmemiş masraflar olduğunda iş akışına göndermeyi engelle parametresi açıksa ve Borç hesapları parametreleri sayfasındaki Tahsis edilmemiş masraflar olduğunda kullanılacak iş akışı seçeneği parametresi açıksa kullanılabilir.
  • Fatura, deftere nakledilen başka bir faturayla aynı fatura numarasını içeriyor. Faturayı gönderen kullanıcı, yinelenen numaraya sahip bir faturanın bulunduğunu belirten bir uyarı alır. Kullanıcı, faturayı iş akışı sistemine yeniden göndermeden önce yinelenen numarayı düzeltebilir. Borç hesaplarındaki Kullanılan fatura numarasını denetle parametresi, Yineleneni reddet olarak ayarlandığında bu uyarı gösterilir. Bu özellik, Özellik yönetimi sayfasındaki Fatura numarası deftere nakledilmiş bir faturada zaten varsa ve sisteminiz yinelenen fatura numaralarını kabul etmek üzere yapılandırılmadıysa iş akışına gönderimi engelle parametresi etkin olduğunda kullanılabilir.
  • Fatura, fatura miktarının eşleşen ürün giriş miktarından az olduğu bir satır içerir. Faturayı gönderen veya deftere nakletmeyi deneyen kullanıcı, miktarların eşit olmadığını belirten bir ileti alır. Bu ileti, kullanıcıya faturayı iş akışı sistemine yeniden göndermeden önce değerleri düzeltmek için bir fırsat sağlar. Bu özellik, Özellik yönetimi sayfasında satıcı faturalarının deftere naklini ve iş akışına gönderilmesini engelle parametresi açıksa ve Borç hesapları parametreleri sayfasındaki Deftere Nakil ve İş Akışına Gönderimi Engelle parametresi açıksa kullanılabilir.

Satıcı faturalarını ürün girişlerine eşleştirmek

Satıcı faturaları için bilgi girebilir ve kaydedebilirsiniz ve fatura satırlarını ürün giriş satırlarıyla eşleştirebilirsiniz. Bir satır için kısmi miktarlar da eşleştirebilirsiniz.

Belirli bir satınalma siparişinin tüm maddeleri henüz alınmamış olsa bile, geçerli tarihe kadar alınmış ürün girişi satır maddelerine dayanarak bir satıcı faturası oluşturabilirsiniz. Örneğin, ayda bir o ay içinde sevk ettikleri tüm teslimatları içeren bir faturayı göndermesi durumunda bu seçeneği kullanabilirsiniz. Her ürün girişi, satınalma siparişindeki maddelerin kısmi veya tam teslimini temsil eder.

Bir fatura iş akışındayken, onaylayan kişi, fatura miktarlarını Ürün-giriş-miktar-eşleşme alanındaki değerle eşleşecek şekilde güncelleştirebilir. Bunu yapmak için Özellik yönetimi çalışma alanında Fatura miktarlarını iş akışındaki ürün giriş miktarlarını eşleşecek şekilde güncelleştir'i seçin ve Etkinleştir'i seçin. İş akışı sürecindeki bir onaylayan kişi, tüm eşleşmeleri fatura satırındaki tüm ürün girişlerinden kaldırmışsa fatura satırı silinir. Bu özellik etkinleştirilmediğinde, iş akışındaki faturalar için fatura miktarları güncelleştirilmez.

Faturayı deftere naklettiğinizde, her maddenin Fatura kalan tutarı miktarı seçilen ürün girişinden alınan maddelerin toplamıyla güncelleştirilir. Eğer tüm maddeler için Fatura kalanı miktarı ve Teslimat bakiyesi satınalma siparişindeki miktarı 0 (sıfır) olursa, satınalma siparişinin durumu Faturalandı olarak değiştirilir. Eğer Fatura kalanı miktarı 0 değilse, satınalma siparişinin durumu değiştirilmez ve buna ek faturalar girilebilir.

Bu seçenek, satınalma siparişi için en az bir ürün girişinin deftere nakledildiğini varsayar. Satıcı faturası bu ürün girişlerine dayanır ve bunların miktarlarını yansıtır. Faturanın mali bilgileri, faturayı naklettiğinizde girilen bilgilere dayanır.

Daha fazla bilgi için bkz. Satıcı faturasını kaydetme ve teslim alınan miktarla eşleştirme.

Satıcı faturasını toplu iş kullanarak deftere nakletmek amacıyla satıcı faturası iş akışı için otomatik bir görev yapılandırma

Faturaların toplu olarak işlenmesi için Satıcı faturası iş akışına otomatik deftere nakil görevi ekleyebilirsiniz. Faturaları toplu işle deftere nakletmek, iş akışı sürecinin deftere nakil işleminin bitmesini beklemek zorunda kalmadan devam etmesine olanak sağlar ve böylece iş akışına gönderilen tüm görevlerin genel performansı artar.

Satıcı faturasını toplu işle deftere nakletmek için Özellik yönetimi sayfasında Satıcı faturası toplu deftere nakil parametresini açın. Satıcı faturası iş akışlarını, Borç hesapları > Kurulum > Borç hesapları iş akışları'na giderek kolayca yapılandırabilirsiniz.

Satıcı faturası toplu deftere nakil parametresinin etkin olup olmamasından bağımsız olarak, iş akışı düzenleyicisinde Satıcı faturasını toplu iş kullanarak deftere naklet görevini görebilirsiniz. Özellik parametresi etkinleştirilmediğinde, Satıcı faturasını toplu iş kullanarak deftere naklet görevi içeren bir fatura, parametre etkinleştirilene kadar iş akışında işlenmez. Satıcı faturasını toplu iş kullanarak deftere naklet görevi Satıcı faturalarını deftere naklet otomatik görevi ile aynı üretim akışında kullanılmamalıdır. Ayrıca, Satıcı faturasını toplu iş kullanarak deftere naklet görevi, iş akışı yapılandırmasındaki son öğe olmalıdır.

Toplu işe dahil edilecek fatura sayısını ve bir toplu işi yeniden planlamadan önce beklenmesi gereken saat sayısını Borç hesapları > Kurulum > Borç hesabı parametreleri > Fatura > Fatura iş akışı'na giderek belirtebilirsiniz.

Birden çok fatura ile çalışma

Aynı anda birden çok fatura ile çalışabilir ve bunların tümünü aynı anda deftere nakledebilirsiniz. Birden çok fatura oluşturmanız gerekiyorsa, Bekleyen satıcı faturaları sayfasını kullanın. Birden çok satıcı faturalarını deftere nakletmeniz ve yazdırmanız gerekiyorsa, Fatura onay günlüğünü kullanın. Fatura onay günlüğünü kullanıyorsanız, bu satınalma siparişi için en az bir ürün girişinin deftere nakledilmesi gerekir ve bir faturanın bu satınalma siparişi için fatura kaydına nakledilmesi gerekir. Faturanın mali bilgileri, deftere nakledilmiş faturadan gelir.

Kullanımdaki satıcı faturalarını kurtarmak

Bir satıcı faturası kullanımdayken başka bir kullanıcı tarafından düzenlenemez. Ancak, bir faturanın durumu bazen faturanın kullanıldığını belirtiyor olabilir, aktif olarak düzenlenmiyor olsa bile. Örneğin, uygulama, fatura oluşturulurken yanıt vermeyi durdurmuş olabilir veya bir kullanıcı faturayı uygulamada açık unutmuş olabilir.

Satıcı faturalarını kurtar sayfasını kullanarak dört saatten uzun süredir kullanımda olan satıcı faturalarını kurtarabilir veya serbest bırakabilirsiniz, böylece düzenlenebilirler. Bu sayfayı Periyodik görev gezintisinden veya Satıcı fatura girişi çalışma alanındaki bir kutucuktan açabilirsiniz. Bir fatura kurtarıldıktan sonra, Satıcı faturası sayfasında düzenlenmeye hazır olacaktır.

Satıcı faturalarını kurtar sayfasına yalnızca Kullanımdaki satıcı faturalarını kurtar güvenlik ayrıcalığı size atanmışsa erişebilirsiniz. Ek olarak, Satıcı faturası kurtarılmasına izin ver parametresi, Borç hesapları parametreleri sayfasında açık olmalıdır.

Satıcı faturası satırlarındaki varsayılan mali boyut

Satın alma siparişiyle ilişkilendirilen satıcı faturaları için, varsayılan mali boyut ilgili satın alma siparişi satırlarından türetilir. 

Herhangi bir satın alma siparişiyle ilişkilendirilmemiş satıcı faturaları için varsayılan mali boyut; boyut bağlantısı, fatura başlığı ve maddeden ilgili boyutu birleştirir.  Boyut bağlantısı, fatura başlığı ve madde için aynı boyut tanımlanırsa, fatura satırındaki boyut şu öncelik sırasını izler: Boyut bağlantısı > Fatura başlığı > Madde

Satıcı faturalarının iş akışı durumu düzeltilemez durumundan taslakta sıfırlanıyor

Kurtarılamayan bir hata nedeniyle durdurulan bir iş akışı örneği, iş akışı durumu Düzeltilemezolacaktır. Satıcı faturası iş akışının durumu Kurtarılamaz ise Geri çağır'ı seçerek bunu Taslak olarak sıfırlayabilirsiniz. Daha sonra satıcı faturasını düzenleyebilirsiniz. Özellik yönetimi sayfasında Satıcı faturalarının iş akışı durumunu Düzeltilemez durumundan Taslak durumuna sıfırlama parametresi açıksa bu özellik kullanılabilir.

İş akışı geçmişi sayfasını kullanarak iş akışı durumunu Taslak olarak sıfırlayabilirsiniz. Bu sayfayı Satıcı faturasından veya Ortak > Sorgular > İş akışı gezintisini açabilirsiniz. İş akışı durumunu Taslak olarak sıfırlamak için Geri çağır'ı seçin. Ayrıca,Satıcı faturası veya Bekleyen satıcı faturaları sayfasında Geri çağır eylemini seçerek iş akışı durumunu Taslak'a sıfırlayabilirsiniz. İş akışı durumu Taslak olarak sıfırlandıktan sonra, Satıcı faturası sayfasında düzenlenmeye açık hale gelir.

Bekleyen satıcı faturaları sayfasında fatura toplamını görüntüleme

Borç hesapları parametreleri sayfasındaki Bekleyen satıcı faturaları listesinde fatura toplamını göster parametresini etkinleştirerek, Bekleyen satıcı faturaları sayfasındaki fatura toplamını görüntüleyebilirsiniz.

Satıcı açık hareketleri raporu

Satıcı açık hareketleri raporu, belirttiğiniz tarihe göre her satıcı için açık hareketlerle ilgili ayrıntılı bilgi sağlar. Bu rapor genellikle, satıcı defter hareketleri ile genel muhasebe hesabı hareketleri arasındaki bakiyeleri doğrulamak için kullanılan denetim yordamı sırasında kullanılır.

Her hareket için rapor aşağıdaki ayrıntıları içerir:

  • Fatura numarası
  • Hareket tarihi
  • Fiş numarası
  • Hareket para birimi ve muhasebe para birimi cinsinden hareket tutarı
  • Hareket para birimi ve muhasebe para birimi cinsinden kredi bakiyesi
  • Hareket para birimi ve muhasebe para birimi cinsinden borç bakiyesi
  • Muhasebe para birimi cinsinden alt toplam tutarı
  • Ödeme vade tarihi

Rapordaki verileri filtreleme

Satıcı açık hareketleri raporunu oluşturduğunuz zaman aşağıdaki varsayılan parametreler kullanılabilir. Bu parametreleri, rapora dahil edilecek verileri filtrelemek için kullanabilirsiniz.

  • Gelecekteki kapanışı hariç tut – Açık hareketlere göre her alana girilen tarihten sonra kapatılan hareketleri hariç tutmak için bu onay kutusunu seçin.
  • Başına açık hareket sayısı – Bu tarihte açık olan hareketleri dahil etmek için bir tarih girin. Bir tarih girmezseniz, bu alan maksimum tarihe ayarlanır. (Maksimum tarih, sistemin kabul edeceği en son tarih olan 31 Aralık 2154'tür.) Varsayılan olarak, raporun bir sonraki çalışmasında, bu alan en son girilen tarihe ayarlanır.

Rapora dahil edilen hareket verilerini daha fazla sınırlandırmak için, Dahil edilecek kayıt alanı altındaki filtreleri kullanabilirsiniz.

Fatura numarası uzunluğunu uzat

Dynamics 365 Finance sürüm 10.0.40 ve sonraki sürümlerden başlayarak, satıcı faturası ve fatura günlüğünde fatura numarasını 20 karakterden 50 karaktere çıkarmak için Satıcı faturası için fatura numarasının uzunluğunu uzat özelliğini etkinleştirebilirsiniz . Özelliği etkinleştirmeden önce, EnableEdtStringDatabaseStringLengthAttributeInComputation uçuşunu açmak için Lifeccycle hizmetlerinde bir bilet oluşturun.

Ek kaynaklar