Налаштування події

Процес планування заходу починається Dynamics 365 Customer Insights - Journeys зі створення запису про подію. Запис події проведе вас через кожен крок планування події. Запис збирає всі відомості про планування, надає посилання на пов’язані записи, а також надає часову шкалу бізнес-процесу. Після створення запису події ви можете налаштувати групу організаторів події, установити промовців та сеанси, налаштувати квитки на подію й налаштувати місце її проведення.

Створення кореневого запису події

Створення запису події є першим кроком під час налаштування події в Customer Insights - Journeys. Усі дії, пов’язані з певною подією, зберігаються або безпосередньо в самому записі події, або в інших записах, зв’язаних із нею.

Незважаючи на те, що він Customer Insights - Journeys пропонує багато переглядів записів інших типів, ви, ймовірно, виконуватимете більшу частину роботи безпосередньо у відповідному записі події. Працюючи в записі події, ви зможете переглядати та створювати більшість типів пов’язаних записів і все, що ви зробите, буде автоматично пов’язано з цією подією.

Список усіх записів подій можна переглянути, відкривши робочу область «Події» та перейшовши до розділу «Події > подій>». Тут за допомогою стандартних елементів керування подання списку ви можете шукати, сортувати й фільтрувати список, щоб знайти й відкрити наявну подію або створити запис події.

Як і в інших формах у Dynamics 365, у верхній частині форми події надається зведення найважливіших настройок; там також знаходиться часова шкала робочих бізнес-циклів, яка допомагає організувати роботу на кожній стадії керування подіями. Надається готовий стандартний робочий бізнес-цикл для подій, але ви можете настроїти його відповідно до уподобань своєї організації.

Під час першого створення нової події потрібно вказати значення для кожного з обов’язкових полів (позначених червоною зірочкою). Рекомендуємо також заповнити критичні для бізнесу поля (виберіть кожен елемент робочого циклу, а потім заповнити елементи, позначені синім знаком «плюс»). Усі обов’язкові та критично важливі для бізнесу поля доступні у верхній частині сторінки в робочому бізнес-циклі, де їх можна заповнити швидко та зручно. Усі настройки робочого бізнес-циклу також будуть відображатися серед інших відомостей про подію на сторінці нижче. Ці настройки все ще можна переглянути та змінити навіть після переходу до наступної стадії робочого циклу.

Після вводу значень для всіх обов’язкових полів ви можете зберегти запис. Зазвичай ви будете неодноразово повертатися до запису події протягом кількох днів, поки плануєте подію. Використовуйте робочий цикл як список справ і відстежуйте перебіг роботи на кожній стадії.

На основній частині сторінки повторюються всі важливі відомості, які запитуються й відображаються в робочому циклі тощо. Основний текст поділяється на вкладки, між якими можна переключатися за допомогою посилань, розміщених ближче до початку основної частини сторінки. Відомості про планування в основній частині сторінки можна вводити будь-коли – не потрібно чекати певного етапу робочого циклу. Докладнішу інформацію про використання кожної доступної вкладки наведено в наведених нижче підрозділах.

Вкладка «Загальні»

Тут ви можете переглядати та змінювати основні відомості про подію, зокрема наведені нижче.

• Ключова інформація: містить назву події та інші основні відомості. Передбачені такі налаштування:
  • Назва події: введіть назву події.
  • Тип події: виберіть тип події. Тип події потрібен лише для інформації та не впливає на жодні функції. Скористайтеся ними, щоб вашу подію було простіше знайти й розпізнати.
  • Кількість реєстрацій: показує кількість людей, які зареєструвалися на подію. Максимальне значення, яке можна показати тут — 50 000, але ви все одно можете зберігати в системі більше реєстрацій.
  • Кількість реєстрацій: показує кількість відвідувачів, які зареєструвалися під час події. Максимальне значення, яке можна показати тут — 50 000, але ви все одно можете зберігати в системі більше реєстрацій.
  • URL-адреса події: показує адресу веб-сайту події. Якщо ви використовуєте стандартне розміщення в рішенні порталів Power Apps, значення URL-адреси веб-сайту подій є лише для читання й надається автоматично. Якщо ви розміщуєте свій веб-сайт у спеціальному місці, установіть прапорець Користувацька URL-адреса події та змініть значення тут. Щоб відкрити сайт, натисніть кнопку із зображенням земної кулі поруч із полем URL-адреси події.
• Розклад: налаштування для визначення часового поясу, дат початку та завершення події. У розділі розкладу також наведено зворотній відлік днів до вашої події. Тут також можна налаштувати повторювану подію. Якщо ви змінюєте дату початку для події, яка вже була збережена, вам буде запропоновано змінити дату завершення та розклад сеансів, щоб подія не порушувала розклад.
• Часова шкала: як і для більшості типів сутностей у Dynamics 365, цей розділ можна використовувати для створення записів про дії (наприклад, виклики, електронні листи та зустрічі), які ви та інші користувачі виконуєте щодо поточного запису. Тут ви також можете ділитися нотатками. За допомогою посилань, кнопок і меню у верхній частині цієї області можна створювати елементи, шукати їх у списку та сортувати список.
• Транслюйте цю подію онлайн: Налаштуйте свою подію як Microsoft Teams вебінар, подію Teams Live, зустріч Teams або лише на місці.
• Місце проведення: укажіть місце, де відбуватиметься подія. Це розташування ієрархічне, тому можна вказати лише необхідні деталі. Наприклад, можна вказати лише будівлю. Проте щоб указати ще й номер, спочатку слід вибрати будинок, у якому він знаходиться. Крім того, за потреби можна призначити окремі розташування для кожного сеансу. Тут можна створити записи про місцезнаходження або вибрати один із наявних записів про місце. Кожен запис розташування може містити корисні відомості, наприклад адресу, зручності, місткість і багато іншого.
• Обмеження місця проведення: розділ "Обмеження місця проведення" відображається лише для подій на місці. Щоразу, коли ви встановлюєте нове місцеположення, указане тут значення максимальної місткості події оновлюється, щоб відповідати місткості, налаштованій для останньої вибраної будівлі, кімнати або планування (за наявності). У такому випадку значення місткості можна редагувати вручну за потреби. Ви також можете ввімкнути тут список очікування, щоб обробляти реєстрації, які надходять після заповнення події.
• Налаштування вебінару: розділ настроювання вебінару відображається лише для вебінарів і гібридних подій. Скористайтеся настройками тут, щоб налаштувати конфігурацію вебінару та знайти URL-адреси для перегляду та презентації вебінару.

Вкладка «Порядок денний»

Вкладка «Порядок денний » містить відомості про розклад сеансів, які відбуваються під час події. Тут можна знайти, створити та редагувати кожен із наведених нижче параметрів для поточної події.

• Дозволити зареєстрованим користувачам створювати власний порядок денний: це налаштування доступне лише для подій, для яких не налаштовано перепустки . Відповідна позначка відображається над календарем, коли для події не настроєно жодних квитків, та прихований, якщо квитки настроєно.
• Календар сеансів: показує календар сеансів, визначених для вашої події. Ви можете створювати та редагувати сеанси за допомогою календаря. Додаткові відомості: Робота з маркетинговими календарями.
• Список сеансів: кожен сеанс зазвичай складається з однієї презентації, заняття, дискусії або вебінару. У цій таблиці повторюються відомості, які також відображаються в календарі. Тут ви також можете створювати на редагувати сеанси.
• Доріжки сеансів: кожна (зовнішня) доріжка – це набір пов’язаних, неконфліктних сеансів, які, імовірно, зацікавлять ту саму аудиторію. Відвідувачі можуть зареєструватися на певну доріжку, якою можна керувати за допомогою абонементів. Крім того, ви можете настроїти внутрішні потоки, які не відображаються учасникам, але допоможуть під час планування.
• Взаємодія зі спікерами: Кожен вибір промовця зіставляє доповідача з сеансом, який відбувається на вашому заході.
• Спонсори: Компанії, які спонсорують подію.

Вкладка веб-сайту та форми

Нотатка

Цільова сторінка порталу подій (веб-сайт події) наразі недоступна в режимі реального часу. Однак маркетингові форми для реєстрації можуть служити життєздатною альтернативою для демонстрації деталей події та полегшення процесу реєстрації.

На вкладці «Веб-сайт і форма» можна встановити параметри реєстрації. По-перше, ви можете вирішити, де ви хочете, щоб відвідувачі зареєструвалися на ваш захід:

• На окремій сторінці реєстрації:
  • Використовуйте цю опцію, якщо ви хочете створити сторінку реєстрації за допомогою Customer Insights - Journeys реєстраційних форм і використовувати Customer Insights - Journeys для розміщення сторінки.

    

• На власному сайті:
  • Використовуйте цю опцію, якщо хочете використовувати власний веб-сайт для збору реєстрацій. У цьому випадку вам потрібно вказати URL-адресу події та вирішити, чи хочете ви використовувати Customer Insights - Journeys реєстраційні форми. У цьому випадку ви можете скопіювати код Java scrip форми, щоб вбудувати його на свій сайт.

    

• Ця подія не має веб-сайту:
  • Використовуйте цю опцію, якщо ви хочете збирати реєстрації в іншому місці або не збирати їх взагалі.

Вкладка «Реєстрація та присутність»

Перейдіть на вкладку Реєстрація та відвідуваність , щоб побачити, хто зареєструвався на подію та хто відвідав її. Крім того, тут можна створювати реєстрації. Доступні наведені нижче розділи.

• Реєстрація на подію: у цій таблиці наведено список людей, які зареєструвалися на вашу подію. Ви також можете зареєструвати людей вручну тут. Якщо ви використовуєте спеціальні поля реєстрації, ви також можете переглянути значення, надіслані кожним учасником, тут.
• Реєстрація на подію: тут ви можете побачити, хто відвідав подію, і ввести записи про відвідування.

Вкладка «Додаткові відомості»

Використовуйте вкладку Додаткова інформація , щоб налаштувати команду заходу та записати загальну інформацію, цілі та фінансові дані. Тут доступні наведені нижче розділи.

• Додаткова інформація: Введіть базовий опис і окресліть свої цілі.
• Фінансові показники: Переглядайте та записуйте фінансові дані для вашої події. Ці значення відображаються на діаграмах приладної дошки та в аналітичних даних і призначені лише для довідки, а не для офіційних бухгалтерських документів.
• Члени команди заходу:Налаштуйте свою команду з організації заходів, додавши посилання на колег і зовнішні контакти, які допомагають вам організувати подію. У наведеній таблиці відображаються ім’я та роль кожного учасника групи організаторів події, тому ви можете легко побачити, кому зателефонувати й де отримати контактні відомості.

Вкладка «Резервування приміщень»

На вкладці Бронювання номерів відображається календар, у якому відображаються кімнати, призначені для поточної події, та її сеанси. Нерезервовані приміщення, а також події та сеанси без призначених приміщень не відображаються. Цей календар доступний лише для читання. Тут не можна створювати сеанси або резервування. Додаткові відомості: Робота з маркетинговими календарями.

Вкладка «Елементи для відновлення»

Вкладка «Елементи відновлення» дозволяє системним адміністраторам відстежувати помилки налаштування, покращуючи процес створення робочого процесу події. Ця вкладка містить сітку з помилками настроювання та надає адміністраторам можливості для їх обробки. Говорячи про події, типові помилки виникають під час реєстрації на веб-сайтах подій.

Після вибору рядків на вкладці «Елементи для відновлення» можна видалити елементи (і їх буде видалено зі сховища BLOB-об'єктів), або ж виправити проблему і «відновити» будь-який елемент, який повторно виконає функцію, що її не вдалося виконати раніше.

Нотатка

Якщо на вкладці «Елементи для відновлення» є елементи, користувачі, які не є системними адміністраторами, отримають сповіщення: «Здається, з цією подією виникли проблеми. Зверніться по допомогу до системного адміністратора.»

Меню «Пов’язані»

Пов’язане меню містить посилання на теми, пов’язані з подіями, починаючи від заходів і закінчуючи доповідачами. Якщо ви виберете тему в меню «Пов’язані», відобразиться нова тимчасова вкладка для цієї теми зліва від пов’язаного меню.

Хоча ви можете редагувати та зберігати елементи, пов’язані з вибраною темою на тимчасовій вкладці, вона не залишиться поруч із меню «Пов’язані» після збереження та закриття події.

Налаштування групи організаторів події

Група організаторів події містить колег і зовнішніх контактних осіб, які допомагають організувати подію. У кожному записі події перелічені ім’я та роль кожного учасника групи організаторів події, а також наводяться посилання на додаткові відомості, тому ви можете легко побачити, кому зателефонувати й де отримати контактні відомості.

• Ви можете переглянути та відредагувати список усіх членів команди, які працювали, працюють або працюватимуть над усіма вашими подіями, перейшовши на сторінку Events>Event>Event Members Members. Ця область призначена для настроювання бази даних осіб, які можуть допомогти в організації різних подій.
• Ви можете переглянути та відредагувати список членів команди, пов’язаних із певною подією, перейшовши до розділу «Події>події>», відкривши відповідну подію та переглянувши розділ «Члени команди події» на вкладці «Додаткова інформація ». Список на сторінці «Події » працює так само, як і список на сторінці «Учасники команди події», за винятком того, що він показує та додає лише учасників команди, призначених для поточної події.

Кожен запис учасника групи може бути пов’язаний із записом контактної особи або користувача.

• Користувачі – це люди, які працюють у вашій організації та мають ліцензію Dynamics 365.
• Контакти надходять із бази даних контактів, до якої входять клієнти, потенційні клієнти, постачальники, партнери та інші зовнішні особи (або внутрішні люди, які не використовують Dynamics 365).

Після створення нового запису учасник групи зможе вибрати, чи буде він пов’язаний з користувачем або контактною особою. Якщо вирішено пов’язати запис із контактною особою, у записі учасника групи відображаються відповідні відомості із запису контактної особи. Записи користувачів не містять жодних контактних даних, тому якщо запис пов’язаний із користувачем, цей зв’язок відображається, але додаткові відомості не завантажуються. Запис учасника групи також містить відомості про роль учасника й події, на яких він працював. Ви можете створювати учасників команди на сторінці списку учасників команди події або безпосередньо з певного запису події .

Коли ви переглядаєте подання списку учасників команди, список містить стовпці «Користувач» і «Контакти », але лише в одному зі стовпців відображатиметься значення. Зі списку ви можете перейти до запису користувача чи контактної особи, вибравши її ім’я в списку, або можете відкрити сам запис учасника групи, двічі клацнувши рядок у будь-якому місці, крім імені особи.

Керування сеансами подій і промовцями

Головною перевагою пропозиції події зазвичай будуть її сеанси та промовці. Проста подія може включати лише один сеанс, тоді як конференція зазвичай містить кілька сеансів, які охоплюють кілька днів.

Налаштування сеансів подій і потоків

Сеанс – це підрозділ заходів, які відбуваються на вашій події. Кожен сеанс зазвичай є семінаром, головним виступом або чимось подібним, але ця концепція гнучка, тому ви можете адаптувати її до власних потреб. Наприклад, якщо подія є виставкою, а не конференцією, для презентації сеансів можуть використовуватися стенди.

Велика конференція може мати кілька сесій, що виконуються одночасно, і навіть може мати кілька сесійних доріжок, які організовують кілька пов’язаних і неконфліктуючих сесій за аудиторією, щоб учасники могли легко вибрати найкращий трек для себе без необхідності вивчати всю пропозицію. Згодом ви зможете налаштувати перепустки на події та сеанси, щоб керувати видачею та споживанням квитків.

Існує два типи доріжок: внутрішні і зовнішні. Внутрішні потоки використовуються на стадії планування для групування сеансів за організаційними лініями, наприклад по ресурсам робочої групи або необхідному обладнанню. Застосуйте зовнішні потоки, щоб групувати сеанси за вмістом або аудиторіями. Зовнішні потоки публікуються на платформах, призначених для клієнтів, наприклад на веб-сайтах подій і в мобільних програмах. За потреби ви можете налаштувати тип квитка для кожного відповідного зовнішнього потоку. Однак для внутрішніх потоків налаштувати квитки неможливо. Використовуйте параметр «Тип доріжки» у верхній частині форми, щоб установити для доріжки внутрішню або зовнішню.

Використовуйте вкладку «Порядок денний » запису події, щоб переглядати та налаштовувати сеанси та доріжки сеансів для цієї події.

• Кожен сеанс пов’язаний із певними подією та промовцем, а також містить важливі відомості про розклад. Ви можете переглядати, створювати та редагувати сеанси за допомогою календаря або таблиці.
• Для кожного потоку ви можете призначити аудиторію та інші описові відомості, а потім по черзі додавати сеанси учасників. Усі сеанси в потоці мають належати одній події.

Налаштування та призначення промовців сеансу

Керуйте промовцями та вибирайте їх на наведених нижче сторінках.

• Учасники>подій>Спікери: список усіх спікерів, доступних для попередніх, поточних або майбутніх подій, і дає змогу налаштувати нових спікерів.
• Події>Події>Події: Попрацюйте на вкладці «Порядок денний » відповідного запису події, щоб налаштувати залучення спікерів для цієї події. За потреби тут ви також можете створити записи промовців під час настроювання їхнього вибору.

Під час налаштування виборів промовців промовець зіставляється з певним сеансом для запису події, з якою ви працюєте. Щоб настроїти вибір промовців, виконайте наведені нижче умови.

• Має існувати запис промовця.
• Якщо призначено сеанс, має існувати запис сеансу. (Для подій з одним сеансом його запис може бути відсутнім, а натомість сама подія вважатиметься сеансом.)

Налаштування квитків на подію

Абонементи на події не підтримуються в керування заходами Customer Insights - Journeys .

Налаштування місця проведення події

Місце проведення – це фізичне розташування, у якому проводиться подія чи сеанс. Це може бути будинок лише з однією кімнатою або одна з кількох кімнат у будинку. Для кожного місця проведення можна зареєструвати багато типів важливих відомостей, зокрема назву, розташування, зручності, місткість, планування, події, які відбулися або відбуватимуться там тощо. Після настроювання місця проведення ви можете призначати йому необхідні події й сеанси.

Використовуйте різні типи сутностей місця проведення в області «Керування>місцем проведення заходів », щоб побудувати ієрархічну модель місця проведення заходу. Потім ви зможете призначати події та сеанси для кожного місця проведення з моделі. Потрібно включити тільки необхідні відомості, наприклад для звичайного будинку з одним номером не потрібно вказувати номер, а для простого номера з одним варіантом планування – планування. Але не можна вказати номер без будинку або планування без номера.

Місця проведення моделюються за допомогою наведених нижче сутностей.

• Будівлі> для управління>місцями проведення заходів: Будівлі являють собою окремо стоячі споруди, які можуть бути розділені або не розділені на кімнати.
• Кімнати> для управління>місцями проведення заходів: Кімнати представляють підрозділи будівель, і кожен з них повинен бути призначений для запису про будівлю, який також зберігається в системі.
• Планування> управління>місцем проведення подій: Під час заходу ви можете використовувати одну кімнату для проведення кількох типів сесій, кожен з яких може вимагати різного розташування стільців та інших зручностей. Планування номера може мати практичні наслідки, які впливають, наприклад, на кількість місць. Кожне планування має бути пов’язане з певним номером, але для кожного номера ви можете настроїти необмежену кількість планувань.