Налаштування події

Процес планування заходу починається Dynamics 365 Customer Insights - Journeys зі створення запису заходу. Запис події проведе вас через кожен крок планування події. Запис збирає всі відомості про планування, надає посилання на пов’язані записи, а також надає часову шкалу бізнес-процесу. Після створення запису події ви можете налаштувати групу організаторів події, установити промовців та сеанси, налаштувати квитки на подію й налаштувати місце її проведення.

Створення кореневого запису події

Створення запису події – це перший крок під час налаштування події в Customer Insights - Journeys. Усі дії, пов’язані з певною подією, зберігаються або безпосередньо в самому записі події, або в інших записах, зв’язаних із нею.

Незважаючи на те, що він Customer Insights - Journeys пропонує багато переглядів інших типів записів, ви, ймовірно, виконуватимете більшу частину своєї роботи безпосередньо в потрібному записі події. Працюючи в записі події, ви зможете переглядати та створювати більшість типів пов’язаних записів і все, що ви зробите, буде автоматично пов’язано з цією подією.

Ви можете переглянути список усіх записів подій, відкривши робочу область «Події» та перейшовши до «Події>> подій». Тут за допомогою стандартних елементів керування подання списку ви можете шукати, сортувати й фільтрувати список, щоб знайти й відкрити наявну подію або створити запис події.

Як і в інших формах у Dynamics 365, у верхній частині форми події надається зведення найважливіших настройок; там також знаходиться часова шкала робочих бізнес-циклів, яка допомагає організувати роботу на кожній стадії керування подіями. Надається готовий стандартний робочий бізнес-цикл для подій, але ви можете настроїти його відповідно до уподобань своєї організації.

Під час першого створення нової події потрібно вказати значення для кожного з обов’язкових полів (позначених червоною зірочкою). Рекомендуємо також заповнити критичні для бізнесу поля (виберіть кожен елемент робочого циклу, а потім заповнити елементи, позначені синім знаком «плюс»). Усі обов’язкові та критично важливі для бізнесу поля доступні у верхній частині сторінки в робочому бізнес-циклі, де їх можна заповнити швидко та зручно. Усі настройки робочого бізнес-циклу також будуть відображатися серед інших відомостей про подію на сторінці нижче. Ці настройки все ще можна переглянути та змінити навіть після переходу до наступної стадії робочого циклу.

Після вводу значень для всіх обов’язкових полів ви можете зберегти запис. Зазвичай ви будете неодноразово повертатися до запису події протягом кількох днів, поки плануєте подію. Використовуйте робочий цикл як список справ і відстежуйте перебіг роботи на кожній стадії.

На основній частині сторінки повторюються всі важливі відомості, які запитуються й відображаються в робочому циклі тощо. Основний текст поділяється на вкладки, між якими можна переключатися за допомогою посилань, розміщених ближче до початку основної частини сторінки. Відомості про планування в основній частині сторінки можна вводити будь-коли – не потрібно чекати певного етапу робочого циклу. Докладнішу інформацію про використання кожної доступної вкладки наведено в наведених нижче підрозділах.

Вкладка «Загальні»

Тут ви можете переглядати та змінювати основні відомості про подію, зокрема наведені нижче.

• Ключова інформація: містить назву вашої події та інші основні відомості. Передбачені такі налаштування:
  • Назва події: введіть назву події.
  • Тип події: виберіть тип події. Тип події потрібен лише для інформації та не впливає на жодні функції. Скористайтеся ними, щоб вашу подію було простіше знайти й розпізнати.
  • Кількість реєстрацій: показує кількість людей, які зареєструвалися на подію. Максимальне значення, яке можна показати тут — 50 000, але ви все одно можете зберігати в системі більше реєстрацій.
  • Кількість реєстрацій: показує кількість відвідувачів, які зареєструвалися під час події. Максимальне значення, яке можна показати тут — 50 000, але ви все одно можете зберігати в системі більше реєстрацій.
  • URL-адреса події: показує адресу веб-сайту події. Якщо ви використовуєте стандартне розміщення в рішенні порталів Power Apps, значення URL-адреси веб-сайту подій є лише для читання й надається автоматично. Якщо ви розміщуєте свій веб-сайт у користувацькому місці, установіть прапорець Користувацька URL-адреса події та відредагуйте значення тут. Щоб відкрити сайт, натисніть кнопку із зображенням земної кулі поруч із полем URL-адреси події.
• Розклад: надає налаштування для визначення часового поясу, дат початку та завершення вашої події. У розділі розкладу також наведено зворотній відлік днів до вашої події. Ви також можете налаштувати повторювану подію тут. Якщо ви змінюєте дату початку для події, яка вже була збережена, вам буде запропоновано змінити дату завершення та розклад сеансів, щоб подія не порушувала розклад.
• Часова шкала: як і з більшістю типів сутностей у Dynamics 365, цей розділ можна використовувати для створення запису дій (таких як дзвінки, електронні листи та зустрічі), які ви та інші користувачі виконуєте відносно поточного запису. Тут ви також можете ділитися нотатками. За допомогою посилань, кнопок і меню у верхній частині цієї області можна створювати елементи, шукати їх у списку та сортувати список.
• Транслюйте цю подію онлайн: налаштуйте свою подію як Microsoft Teams вебінар, подію Teams Live, зустріч Teams або лише на місці.
• Місцезнаходження: укажіть місце, де проходить ваша подія. Це розташування ієрархічне, тому можна вказати лише необхідні деталі. Наприклад, можна вказати лише будівлю. Проте щоб указати ще й номер, спочатку слід вибрати будинок, у якому він знаходиться. Крім того, за потреби можна призначити окремі розташування для кожного сеансу. Тут можна створювати записи про місцезнаходження або вибирати один із наявних записів про місце проведення. Кожен запис розташування може містити корисні відомості, наприклад адресу, зручності, місткість і багато іншого.
• Місткість: встановіть місткість для вашої події. Для подій на місці максимальне значення місткості події оновлюється, щоб відповідати місткості, налаштованій для останньої вибраної будівлі, кімнати або планування (за наявності). Якщо потрібно, ви можете відредагувати значення вручну, щоб змінити показник потужності.
• Налаштування вебінару: розділ налаштування вебінару відображається лише для вебінарів і гібридних подій. За допомогою налаштувань тут можна налаштувати конфігурацію вебінару та знайти URL-адреси для перегляду та презентації вебінару.

Вкладка «Порядок денний»

Вкладка «Порядок денний » містить відомості про розклад сеансів, які відбудуться під час події. Тут можна знайти, створити та редагувати кожен із наведених нижче параметрів для поточної події.

• Календар сеансів: відображає календар сеансів, визначених для вашої події. Ви можете створювати та редагувати сеанси за допомогою календаря. Докладніше: Робота з маркетинговими календарями.
• Список сеансів: кожен сеанс зазвичай є окремою презентацією, заняттям, дискусією або вебінаром. У цій таблиці повторюються відомості, які також відображаються в календарі. Тут ви також можете створювати на редагувати сеанси.
• Взаємодія зі спікерами: кожне залучення доповідача зіставляє доповідача з сеансом, що відбувається на вашому заході.
• Спонсори: Компанії, які є спонсорами заходу.

Вкладка веб-сайту та форми

Нотатка

Цільова сторінка порталу події (веб-сайт події) наразі недоступна в режимі реального часу. Однак маркетингові форми для реєстрації можуть служити життєздатною альтернативою для демонстрації деталей події та полегшення процесу реєстрації.

На вкладці «Веб-сайт і форма» можна встановити параметри реєстрації. По-перше, ви можете вирішити, де ви хочете, щоб відвідувачі зареєструвалися на ваш захід:

• На окремій сторінці реєстрації:
  • Використовуйте цю опцію, якщо ви хочете створити сторінку реєстрації за допомогою Customer Insights - Journeys реєстраційних форм і використовувати Customer Insights - Journeys для розміщення сторінки.

    

• На власному сайті:
  • Використовуйте цю опцію, якщо хочете використовувати власний сайт для збору реєстрацій. У цьому випадку вам потрібно вказати URL-адресу події та вирішити, чи хочете ви використовувати Customer Insights - Journeys форми реєстрації. У цьому випадку ви можете скопіювати код Java scrip форми, щоб вбудувати його на свій сайт.

    

• Ця подія не має веб-сайту:
  • Використовуйте цю опцію, якщо ви хочете збирати реєстрації в іншому місці або не збирати їх взагалі.

Під параметрами сторінки реєстрації ви можете відредагувати існуючу форму реєстрації на подію, вибрати іншу, створити нову форму або визначити інші налаштування реєстрації:

• Створювати лідів для реєстрацій на подію: якщо ввімкнено, для кожної реєстрації генерується новий потенційний клієнт, який зв’язується з відповідним контактом.
• Дозволити відвідувачам реєструватися на сеанси: якщо цей параметр увімкнено, відвідувачі можуть реєструватися на сеанси. Докладніше: Налаштуйте реєстрацію на рівні сеансу.

  Важливо

  Параметр «Дозволити учасникам реєструватися на сеанси» раніше розташовувався на вкладці «Порядок денний » і називався «Дозволити зареєстрованим користувачам створювати свій власний порядок денний».

Вкладка «Реєстрація та присутність»

На вкладці «Реєстрація та відвідуваність » можна побачити, хто зареєструвався на подію та хто відвідав. Крім того, тут можна створювати реєстрації. Доступні наведені нижче розділи.

• Реєстрація на подію: ця таблиця містить список людей, які зареєструвалися на вашу подію. Тут також можна реєструвати людей вручну . Якщо ви використовуєте користувацькі поля реєстрації, ви також можете переглянути значення, надіслані кожним учасником, тут.
• Реєстрація на подію: тут ви можете побачити, хто відвідав захід, і ввести записи відвідуваності.

Вкладка «Додаткові відомості»

На вкладці Додаткова інформація можна налаштувати команду заходу та записати загальну інформацію, цілі та фінансові дані. Тут доступні наведені нижче розділи.

• Додаткова інформація: Введіть базовий опис і окресліть свої цілі.
• Фінансові показники: Переглядайте та записуйте фінансові дані для вашої події. Ці значення відображаються на діаграмах приладної дошки та в аналітичних даних і призначені лише для довідки, а не для офіційних бухгалтерських документів.
• Члени команди заходу: Налаштуйте свою команду заходу, додавши посилання на колег і зовнішні контакти, які допомагають вам організувати подію. У наведеній таблиці відображаються ім’я та роль кожного учасника групи організаторів події, тому ви можете легко побачити, кому зателефонувати й де отримати контактні відомості.

Вкладка «Резервування приміщень»

На вкладці Бронювання кімнат відображається календар, який показує кімнати, призначені для поточної події, що відображається, та її сеанси. Нерезервовані приміщення, а також події та сеанси без призначених приміщень не відображаються. Цей календар доступний лише для читання. Тут не можна створювати сеанси або резервування. Докладніше: Робота з маркетинговими календарями.

Вкладка «Елементи для відновлення»

Вкладка «Елементи відновлення» дозволяє системним адміністраторам відстежувати помилки кастомізації, покращуючи процес створення робочого процесу події. Ця вкладка містить сітку з помилками настроювання та надає адміністраторам можливості для їх обробки. Говорячи про події, типові помилки виникають під час реєстрації на веб-сайтах подій.

Після вибору рядків на вкладці «Елементи для відновлення» можна видалити елементи (і їх буде видалено зі сховища BLOB-об'єктів), або ж виправити проблему і «відновити» будь-який елемент, який повторно виконає функцію, що її не вдалося виконати раніше.

Нотатка

Якщо на вкладці «Елементи для відновлення» є елементи, користувачі, які не є системними адміністраторами, отримають сповіщення: «Здається, з цією подією виникли проблеми. Зверніться по допомогу до системного адміністратора.»

Меню «Пов’язані»

Пов’язане меню містить посилання на теми, пов’язані з заходом, починаючи від активностей і закінчуючи доповідачами. Якщо ви виберете тему в меню «Пов’язані», відобразиться нова тимчасова вкладка для цієї теми зліва від пов’язаного меню.

Хоча ви можете редагувати та зберігати елементи, пов’язані з вибраною темою, у тимчасовій вкладці, тимчасова вкладка не залишиться поруч із меню Пов’язані після збереження та закриття події.

Налаштування групи організаторів події

Група організаторів події містить колег і зовнішніх контактних осіб, які допомагають організувати подію. У кожному записі події перелічені ім’я та роль кожного учасника групи організаторів події, а також наводяться посилання на додаткові відомості, тому ви можете легко побачити, кому зателефонувати й де отримати контактні відомості.

• Ви можете переглянути та відредагувати список усіх членів команди, які працювали, працюють або працюватимуть над усіма вашими подіями, перейшовши до розділу Events>Event>Event Team Members. Ця область призначена для настроювання бази даних осіб, які можуть допомогти в організації різних подій.
• Ви можете переглянути та відредагувати список членів команди, пов’язаних із певною подією, перейшовши до розділу Події Події Події>>, відкривши відповідну подію та переглянувширозділ Члени команди заходу на вкладці Додаткова інформація . Список на сторінці «Події » працює так само, як і список на сторінці «Учасники команди події», за винятком того, що він показує та додає лише учасників команди, призначених для поточної події.

Кожен запис учасника групи може бути пов’язаний із записом контактної особи або користувача.

• Користувачі – це люди, які працюють у вашій організації та мають ліцензію Dynamics 365.
• Контакти надходять із бази даних контактів, до якої входять клієнти, потенційні клієнти, постачальники, партнери та інші зовнішні люди (або внутрішні люди, які не використовують Dynamics 365).

Після створення нового запису учасник групи зможе вибрати, чи буде він пов’язаний з користувачем або контактною особою. Якщо ви вирішите пов’язати запис із контактом, запис члена команди відображатиме відповідну інформацію з цього запису контакту. Записи користувачів не містять жодних контактних даних, тому якщо запис пов’язаний із користувачем, цей зв’язок відображається, але додаткові відомості не завантажуються. Запис учасника групи також містить відомості про роль учасника й події, на яких він працював. Ви можете створювати учасників команди на сторінці списку учасників команди події або безпосередньо з певного запису події .

Коли ви дивитеся на подання списку учасників команди, список містить стовпці «Користувач» і «Контакти », але лише в одному зі стовпців відображатиметься значення. Зі списку ви можете перейти до запису користувача чи контактної особи, вибравши її ім’я в списку, або можете відкрити сам запис учасника групи, двічі клацнувши рядок у будь-якому місці, крім імені особи.

Керування сеансами подій і промовцями

Головною перевагою пропозиції події зазвичай будуть її сеанси та промовці. Проста подія може включати лише один сеанс, тоді як конференція зазвичай містить кілька сеансів, які охоплюють кілька днів.

Налаштування сеансів подій і потоків

Сеанс – це підрозділ заходів, які відбуваються на вашій події. Кожен сеанс зазвичай є семінаром, головним виступом або чимось подібним, але ця концепція гнучка, тому ви можете адаптувати її до власних потреб. Наприклад, якщо подія є виставкою, а не конференцією, для презентації сеансів можуть використовуватися стенди.

Використовуйте вкладку Порядок денний у записі події, щоб переглядати та налаштовувати сеанси та треки сеансів для цієї події.

• Кожен сеанс пов’язаний із певними подією та промовцем, а також містить важливі відомості про розклад. Ви можете переглядати, створювати та редагувати сеанси за допомогою дисплея календаря або таблиці.
• Для кожного потоку ви можете призначити аудиторію та інші описові відомості, а потім по черзі додавати сеанси учасників.

Налаштування та призначення промовців сеансу

Керуйте промовцями та вибирайте їх на наведених нижче сторінках.

• Спікери>учасників подій>: список усіх доповідачів, доступних для попередніх, поточних або майбутніх подій, і дає змогу налаштувати нових спікерів.
• Події>Події>: Працюйте на вкладці Порядок денний відповідного запису події, щоб налаштувати взаємодію зі спікерами для цієї події. За потреби тут ви також можете створити записи промовців під час настроювання їхнього вибору.

Під час налаштування виборів промовців промовець зіставляється з певним сеансом для запису події, з якою ви працюєте. Щоб настроїти вибір промовців, виконайте наведені нижче умови.

• Має існувати запис промовця.
• Якщо призначено сеанс, має існувати запис сеансу. (Для подій з одним сеансом його запис може бути відсутнім, а натомість сама подія вважатиметься сеансом.)

Налаштування квитків на подію

Абонементи на події не підтримуються в Customer Insights - Journeys Керуванні подіями.

Налаштування місця проведення події

Місце проведення – це фізичне розташування, у якому проводиться подія чи сеанс. Це може бути будинок лише з однією кімнатою або одна з кількох кімнат у будинку. Для кожного місця проведення можна зареєструвати багато типів важливих відомостей, зокрема назву, розташування, зручності, місткість, планування, події, які відбулися або відбуватимуться там тощо. Після настроювання місця проведення ви можете призначати йому необхідні події й сеанси.

Використовуйте різні типи сутностей місця проведення в області «Керування>місцем проведення подій », щоб побудувати ієрархічну модель місця проведення заходу. Потім ви зможете призначати події та сеанси для кожного місця проведення з моделі. Потрібно включити тільки необхідні відомості, наприклад для звичайного будинку з одним номером не потрібно вказувати номер, а для простого номера з одним варіантом планування – планування. Але не можна вказати номер без будинку або планування без номера.

Місця проведення моделюються за допомогою наведених нижче сутностей.

• Будівлі> для управління>місцями проведення заходів: Будівлі являють собою окремо стоячі споруди, які можуть бути розділені на кімнати, а можуть і не бути.
• Кімнати> для управління>місцем проведення подій: Кімнати представляють підрозділи будівель, і кожен з них повинен бути призначений до запису про будівлю, який також зберігається в системі.
• Планування> управління місцем проведення подій>: Під час заходуви можете використовувати одну кімнату для проведення кількох типів сесій, кожен з яких може вимагати різного розташування стільців та інших зручностей. Планування номера може мати практичні наслідки, які впливають, наприклад, на кількість місць. Кожне планування має бути пов’язане з певним номером, але для кожного номера ви можете настроїти необмежену кількість планувань.