Огляд потоків бізнес-процесу
Переконайтеся, що користувачі систематично вводять дані і виконують однакові кроки кожного разу, коли вони працюють з клієнтом над створенням потоку бізнес-процесу. Наприклад, потрібно створити потік бізнес-процесу для обробки запитів служба підтримки клієнтів усіма співробітниками однаковим чином або отримати схвалення рахунку-фактури перед відправкою замовлення. Потоки бізнес-процесів використовують ту ж базову технологію, що й інші процеси, але можливості, які вони надають, відрізняються від інших функцій, які використовують процеси. Щоб дізнатися, як створювати або редагувати потік бізнес-процесу, перейдіть до розділу Створення потоку бізнес-процесу.
Подивіться коротке відео про потоки бізнес-процесів.
Для чого використовуються потоки бізнес-процесів
Бізнес-процес потоки забезпечують керівництво виконанням роботи. Вони забезпечують оптимізований користувацький досвід, який веде людей через процеси, визначені їхньою організацією, для взаємодії, які потрібно просунути до певного завершення. Інтерфейс користувача може бути адаптований до потреб різних ролей безпеки, щоб кожен користувач в оптимальний спосіб виконував свою роботу.
Користуйтеся потоками бізнес-процесу для визначення послідовності кроків, що ведуть користувача до потрібного результату. Ці кроки служать візуальним індикатором, що вказує користувачеві, в якій точці бізнес-процесу він перебуває. Потоки бізнес-процесів зменшують потребу в навчанні, оскільки новим користувачам не потрібно зосереджуватися на тому, який стіл вони повинні використовувати. Сам процес може їх вести. Можна настроїти потоки бізнес-процесу для підтримки типових методів продажів, щоб допомогти групам збуту досягти кращих результатів. Для груп обслуговування потоки бізнес-процесу можуть допомагати новому персоналу швидше досягти потрібної продуктивності й уникнути помилок, що призводять до незадоволення клієнтів.
На що здатні потоки бізнес-процесів
За допомогою потоків бізнес-процесів ви визначаєте набір етапів і кроків , які потім відображаються в елементі керування у верхній частині форми.
Кожна стадія містить групу кроків. Кожен крок являє собою стовпець, в який можна вводити дані. Ви можете перейти до наступного етапу за допомогою кнопки Наступний етап . У програмах на основі моделі можна працювати зі сценою потоку бізнес-процесу всередині випадаючого вікна сцени або закріпити його на бічній панелі. Потоки бізнес-процесів не підтримують розширення випадаючого вікна сцени на бічну панель на мобільних пристроях.
Ви можете зробити крок , щоб люди вводили дані для відповідної колонки, перш ніж вони зможуть перейти до наступного етапу. Це зазвичай називають «сценічним гейтингом». Якщо до етапу потоку бізнес-процесу додається стовпець, обов’язковий для бізнесу або обов’язковий для системи, рекомендовано додати цей стовпець і до форми.
Потоки бізнес-процесів виглядають відносно простими в порівнянні з іншими типами процесів, оскільки вони не забезпечують ніякої умовної бізнес-логіки або автоматизації, крім забезпечення оптимізованого досвіду введення даних і контролю входження в етапи. Однак, коли ви об'єднаєте їх з іншими процесами і настройками, вони можуть відіграти важливу роль для економії робочого часу, зменшуючи витрати на навчання та покращення адаптації користувачів.
Нотатка
Якщо будь-який етап, включно з поточним, має обов’язкові стовпці (крім прихованих), необхідно заповнити стовпці на цих етапах , перш ніж зберегти форму або перейти до нового етапу. Вимкнені стовпці все одно блокуватимуть навігацію по етапах, якщо вони порожні та обов’язкові. Обов’язкові кроки, прив’язані до стовпця Два варіанти (Так/Ні), повинні мати своє значення Так (істина), інакше вони вважаються порожніми та блокують навігацію на етапі. Зауважте, що така поведінка відрізняється від обробки полів, які потрібні для бізнесу, у формі, де No не вважається порожнім значенням.
Потоки бізнес-процесу, інтегровані з іншими настроюваннями
Коли ви або ваш користувач вводите дані за допомогою потоків бізнес-процесів, зміни даних також застосовуються до стовпців форм, щоб можна було негайно застосувати будь-яку автоматизацію, надану бізнес-правилами або сценаріями форм. Можна додати кроки, які встановлюють значення для стовпців, яких немає у формі, і ці стовпці додаються до моделі об’єкта, Xrm.Page що використовується для сценаріїв форм. Будь-які робочі процеси, ініційовані зміною стовпців, що входять у потік бізнес-процесу, застосовуються під час збереження даних у формі. Якщо автоматизація застосовується робочим процесом у режимі реального часу, зміни відразу видно користувачеві, коли дані у формі оновлюються після збереження рядка.
Незважаючи на те, що елемент керування потоком бізнес-процесу у формі не забезпечує прямого програмування на стороні клієнта, зміни, що застосовуються бізнес-правилами або сценаріями форм, автоматично застосовуються до елементів керування потоком бізнес-процесів. Якщо приховати стовпець у формі, цей стовпець також буде приховано в елементі керування Потік бізнес-процесу. Якщо ви встановлюєте значення за допомогою бізнес-правил або сценаріїв форм, це значення встановлюється в межах потоку бізнес-процесу.
Одночасні потоки бізнес-процесу
Паралельні потоки бізнес-процесів дають змогу настроювачам налаштовувати кілька бізнес-процесів і пов’язувати їх з одним початковим рядком. Користувачі можуть переключатися між кількома бізнес-процесами, запущеними одночасно, і відновити роботу на тому ж етапі процесу, на якому вони були.
Системні потоки бізнес-процесу
Якщо у вашому Power Platform середовищі ввімкнено параметр Увімкнути програми Dynamics 365, включаються такі потоки бізнес-процесів. Для розуміння того, як працюють потоки бізнес-процесу, ознайомтесь із цими системними потоками.
- Процес збуту з перетворенням інтересу на потенційну угоду
- Телефон для обробки інциденту
- Процес збуту
Кілька таблиць у потоках бізнес-процесів
Ви можете використовувати потік бізнес-процесу для однієї таблиці або охоплювати кілька таблиць. Наприклад, у вас може бути процес, який починається з можливості, потім продовжується до цінової пропозиції, замовлення, а потім до рахунку-фактури, перш ніж нарешті повернутися, щоб закрити можливість.
Ви можете створювати потоки бізнес-процесів, які зв’язують рядки для п’яти різних таблиць в один процес, щоб користувачі програми могли зосередитися на потоці процесу, а не на тому, з якою таблицею вони працюють. Вони можуть легше переміщатися між пов’язаними рядками таблиці.
На одну таблицю доступно кілька потоків бізнес-процесів
Не кожен користувач в організації дотримується одного і того ж процесу, і різні умови можуть вимагати застосування іншого процесу. На таблицю можна мати до 10 активних потоків бізнес-процесів, щоб забезпечити відповідні процеси для різних ситуацій.
Контролюйте, який потік бізнес-процесу застосовується
Ви можете пов’язати потоки бізнес-процесів із ролями безпеки, щоб лише користувачі з цими ролями безпеки могли їх переглядати або використовувати. Ви також можете встановити порядок потоків бізнес-процесів, щоб контролювати, який потік бізнес-процесу встановлено за замовчуванням. Це працює так само, як визначаються кілька форм для таблиці.
Коли хтось створює новий рядок таблиці, список доступних визначень активних бізнес-процесів фільтрується за роллю безпеки користувача. Перше активоване визначення бізнес-процесу, що доступне для ролі безпеки користувача відповідно до списку черговості процесу, є таким, що застосовуються за замовчуванням. Якщо доступно більше одного активного визначення бізнес-процесу, користувачі можуть завантажити інше з діалогового вікна «Перемикання процесів ». Коли ви переключаєтесь між процесами, той, який зараз відображається переходить у фоновий режим і замінюється на обраний, але він зберігає свій стан і його можна переключити назад. З кожним рядком може бути пов’язано кілька екземплярів процесів (кожен для різного визначення потоку бізнес-процесу, загалом 10). Під час завантаження форми відображається лише один потік бізнес-процесу. Коли будь-який користувач застосовує інший процес, цей процес може завантажуватися за замовчуванням лише для цього конкретного користувача.
Щоб переконатися, що бізнес-процес завантажено за замовчуванням для всіх користувачів (поведінка, еквівалентна «закріпленню» процесу), під час завантаження форми можна додати користувацький сценарій API клієнта (веб-ресурс), який спеціально завантажує існуючий екземпляр бізнес-процесу на основі ідентифікатора визначення бізнес-процесу.
Рекомендації щодо потоку бізнес-процесу
Визначати потоки бізнес-процесів можна тільки для тих таблиць, які їх підтримують. Також слід пам’ятати про обмеження на кількість процесів, стадій і кроків, які можуть бути додані.
Потоки бізнес-процесів, що викликають робочий цикл
Ви можете викликати робочі процеси на вимогу зсередини потоку бізнес-процесу. Це налаштовується з дизайнера потоку бізнес-процесу шляхом перетягування компонента робочого процесу на етап процесу або до розділу Глобальні робочі процеси .
Коли ви включаєте робочий процес, який потрібно активувати під час виходу з етапу в потік бізнес-процесу, і цей етап є останнім етапом потоку, дизайнер створює враження, що робочий процес запускається після завершення цього етапу. Однак робочий процес не запускається, оскільки перехід між етапами не відбувається. Ви не отримуєте попередження або помилку, які заважають вам включити робочий процес на сцену. Коли користувач взаємодіє з потоком бізнес-процесу, завершення або припинення процесу не призводить до переходу на етап, а отже, робочий процес не запускається. Розгляньте такі приклади:
Ви створюєте потік бізнес-процесу з двома етапами. S1 підключається до S2 з робочим процесом на етапі S2 і встановлює тригер на Вихід з етапу.
Ви створюєте потік бізнес-процесу з трьома стадіями, S1 підключається до S2, а тоді S2 до S3. Ви включаєте робочий процес на S2 і встановлюєте тригер на Stage Exit.
Робочий процес не запускається в жодному з випадків. Щоб вирішити цю проблему, додайте глобальний робочий цикл і додайте до нього робочий цикл, який потрібно запустити, щоб робочий цикл запускався для бізнес-процесу, а не для етапу процесу. Ви можете встановити тригер для глобального робочого циклу на Процес залишено або Процес завершено , щоб спричинити запуск робочого циклу, коли користувач припиняє або завершує бізнес-процес.
Таблиці, які можуть використовувати потоки бізнес-процесів
Усі спеціальні таблиці можуть використовувати потоки бізнес-процесів. Наступні стандартні таблиці також можуть використовувати потоки бізнес-процесів. Для деяких таблиць потрібна програма Dynamics 365, наприклад Dynamics 365 for Sales або Dynamics 365 for Customer Service.
- Account
- Зустріч
- Кампанія
- Справа кампанії
- Результат кампанії
- Конкурент
- Контактна особа
- Надіслати
- Умови обслуговування
- Факс
- Інцидент
- Рахунок
- Потенційний клієнт
- Лист
- Маркетинговий список
- Потенційна угода
- Виклик
- Продукт
- Позиція прайса
- Цінова пропозиція
- Повторювана зустріч
- Література
- Дії в соцмережі
- Порядок
- User
- Task
- Команда
Щоб увімкнути настроювану таблицю для потоків бізнес-процесів, установіть прапорець Потоки бізнес-процесів (будуть створені стовпці) у визначенні таблиці. Ви не можете скасувати цю дію.
Нотатка
Якщо перейти до етапу потік бізнес-процесу, який містить Social Activity таблицю, і вибрати кнопку Наступний етап , ви побачите Створити параметр. Коли ви обираєте Створити, завантажується форма Соціальна діяльність . Однак, оскільки Social Activity недійсний для Create інтерфейсу користувача програми, ви не зможете зберегти форму та побачите повідомлення про помилку: "Несподівана помилка ."
Максимальна кількість процесів, стадій і кроків
Щоб забезпечити прийнятну продуктивність і зручність використання інтерфейсу користувача, ви повинні знати про деякі обмеження, коли використовуєте потоки бізнес-процесів:
- У кожній таблиці може бути не більше 10 активованих потік бізнес-процесу процесів.
- Кожен процес може містити не більше 30 стадій.
- Багатотабличні процеси можуть містити не більше п’яти таблиць.
потік бізнес-процесу підтримка налаштування таблиці
потік бізнес-процесу таблиці можуть з’являтися в системі, щоб дані рядків таблиці могли бути доступними в сітках, поданнях, діаграмах і інформаційних панелях.
Використовуйте потік бізнес-процесу рядки таблиці з сітками, видами, діаграмами та інформаційними панелями
Завдяки потокам бізнес-процесів, доступним у вигляді таблиці, ви можете використовувати розширені результати пошуку, перегляди, діаграми та інформаційні панелі, отримані з даних потік бізнес-процесу для певної таблиці, як-от потенційний клієнт або можливість. Системні адміністратори та настроювачі можуть створювати власні потік бізнес-процесу сітки, подання, діаграми та інформаційні панелі, подібні до тих, що створюються з будь-якою іншою таблицею.
Щоб отримати доступ до перегляду за замовчуванням потік бізнес-процесу, перейдіть до Power Apps, виберіть Рішення, відкрийте потрібне рішення, виберіть Об’єкти >Таблиці та відкрийте потрібну таблицю процесу, наприклад як Процес продажу потенційних можливостей таблиця. Виберіть Перегляди, а потім виберіть потрібний вид.
Доступно кілька режимів перегляду за замовчуванням, які можна переглядати як діаграму, наприклад Процес продажу активних можливостей .
Взаємодійте з таблицею потік бізнес-процесу у робочому процесі
Ви також можете взаємодіяти з потік бізнес-процесу таблицями з робочого процесу. Наприклад, ви можете створити робочий процес для рядка таблиці потік бізнес-процесу , щоб змінити активну стадію коли стовпець у рядку таблиці Opportunity оновлено. Щоб дізнатися більше про те, як це зробити, перейдіть до Автоматизація етапів потік бізнес-процесу за допомогою робочих процесів.
Запускайте потоки бізнес-процесів в автономному режимі
Ви можете використовувати потоки бізнес-процесів в автономному режимі, якщо виконуються такі умови:
- потік бізнес-процесу використовується з програми Power Apps .
- Додаток Power Apps увімкнено для використання в автономному режимі.
- Потік бізнес-процесу має єдину таблицю.
Зокрема, три команди, які доступні для потік бізнес-процесу, коли Power Apps програма в автономному режимі:
- Наступна стадія
- Попередня стадія
- Встановити активну стадію
Стовпець пошуку на етапі потік бізнес-процесу
Останні рядки відображаються в стовпці пошуку для програми, керованої моделлю. Щоб запобігти відображенню нещодавно використаних елементів під час пошуку, виконайте такі дії:
Перебуваючи в конструктор форм із формою таблиці для таблиці, яка використовується в потік бізнес-процесу, виберіть дані стовпця пошуку крок у перегляді дерева на лівій панелі навігації.
Поставте прапорець Вимкнути нещодавно використані елементи.
Збережіть, а потім опублікуйте.
Обмеження використання таблиць потік бізнес-процесу
Наразі ви не можете створювати власні форми для таблиць на основі потік бізнес-процесу.
Якщо рішення містить таблицю потік бізнес-процесу, таблицю потік бізнес-процесу потрібно додати до рішення вручну, перш ніж експортувати його. Інакше таблицю потік бізнес-процесу не буде включено до пакета рішень. Щоб дізнатися більше, перейдіть до створення та редагування таблиць.
Додавання таблиці процесів до програми на основі моделі може призвести до обмеження функціональності. Щоб дізнатися більше, перейдіть до створення та редагування потоків бізнес-процесів.
Ім’я потік бізнес-процесу не змінюється після створення потоку для форми. Якщо змінити ім’я у визначенні потік бізнес-процесу, нові потоки бізнес-процесів відображатимуть оновлену назву, а старі – вихідну. Назва не перекладається після встановлення. Якщо під час створення потік бізнес-процесу екземпляр у налаштуваннях мови творця потоку було встановлено іспанську, ім’я буде іспанською для всіх користувачів, навіть якщо творець потоку змінив мову пізніше.