Огляд потоків бізнес-процесу
Переконайтеся, що користувачі систематично вводять дані і виконують однакові кроки кожного разу, коли вони працюють з клієнтом над створенням потоку бізнес-процесу. Наприклад, потрібно створити потік бізнес-процесу для обробки запитів служба підтримки клієнтів усіма співробітниками однаковим чином або отримати схвалення рахунку-фактури перед відправкою замовлення. Потоки бізнес-процесів використовують ту саму базову технологію, що й інші процеси, але можливості, які вони надають, відрізняються від інших функцій, які використовують процеси. Щоб дізнатися, як створити або відредагувати потік бізнес-процесу, перейдіть до розділу Створення потоку бізнес-процесів.
Подивіться невелике відео про потоки бізнес-процесів.
Для чого використовуються потоки бізнес-процесів
Бізнес-процес потоки забезпечують керівництво виконанням роботи. Вони забезпечують оптимізований користувацький досвід, який веде людей через процеси, визначені їхньою організацією, для взаємодій, які потрібно просунути до певного висновку. Інтерфейс користувача може бути адаптований до потреб різних ролей безпеки, щоб кожен користувач в оптимальний спосіб виконував свою роботу.
Користуйтеся потоками бізнес-процесу для визначення послідовності кроків, що ведуть користувача до потрібного результату. Ці кроки служать візуальним індикатором, що вказує користувачеві, в якій точці бізнес-процесу він перебуває. Потоки бізнес-процесів зменшують потребу в навчанні, оскільки новим користувачам не потрібно зосереджуватися на тому, який стіл вони повинні використовувати. Сам процес може їх вести. Можна настроїти потоки бізнес-процесу для підтримки типових методів продажів, щоб допомогти групам збуту досягти кращих результатів. Для груп обслуговування потоки бізнес-процесу можуть допомагати новому персоналу швидше досягти потрібної продуктивності й уникнути помилок, що призводять до незадоволення клієнтів.
На що здатні потоки бізнес-процесів
За допомогою потоків бізнес-процесів ви визначаєте набір етапів і кроків , які потім відображаються в елементі керування у верхній частині форми.
Кожна стадія містить групу кроків. Кожен крок являє собою стовпець, куди можна вводити дані. Ви можете перейти до наступного етапу за допомогою кнопки Наступний етап . У програмах на основі моделі можна працювати зі сценою потоку бізнес-процесу всередині випадаючого вікна сцени або закріпити його на бічній панелі. Потоки бізнес-процесів не підтримують розширення спливаючого вікна сцени на бічну панель на мобільних пристроях.
Ви можете зробити крок , щоб люди вводили дані для відповідної колонки, перш ніж вони зможуть перейти до наступного етапу. Це зазвичай називають «сценічним гейтингом». Якщо до етапу потоку бізнес-процесу або обов’язкового для системи стовпця потрібно для бізнесу або системи стовпець, радимо також додати цей стовпець до форми.
Потоки бізнес-процесів виглядають відносно простими в порівнянні з іншими типами процесів, оскільки вони не забезпечують ніякої умовної бізнес-логіки або автоматизації, крім забезпечення оптимізованого досвіду введення даних і контролю входження в етапи. Однак, коли ви об'єднаєте їх з іншими процесами і настройками, вони можуть відіграти важливу роль для економії робочого часу, зменшуючи витрати на навчання та покращення адаптації користувачів.
Нотатка
Якщо будь-який етап, включно з поточним, має обов’язкові стовпці (крім прихованих), їх потрібно заповнити , перш ніж зберігати форму або переходити до нового етапу. Вимкнені стовпці все одно блокуватимуть навігацію етапами, якщо вони порожні та обов’язкові. Обов’язкові кроки, прив’язані до стовпця Два варіанти (Так/Ні), повинні мати значення Yes (true), інакше вони вважаються порожніми та блокують навігацію по етапу. Зауважте, що така поведінка відрізняється від обробки полів, обов’язкових для бізнесу, у формі, де No не вважається порожнім значенням.
Потоки бізнес-процесу, інтегровані з іншими настроюваннями
Коли ви або ваш користувач вводите дані за допомогою потоків бізнес-процесів, зміни в даних також застосовуються до стовпців форм, щоб можна було негайно застосувати будь-яку автоматизацію, передбачену бізнес-правилами або сценаріями форм. Можна додати кроки, які встановлюють значення для стовпців, яких немає у формі, і ці стовпці додаються до моделі об’єкта, Xrm.Page яка використовується для сценаріїв форм. Будь-які робочі процеси, які ініціюються зміною стовпців, що входять у потік бізнес-процесу, застосовуються під час збереження даних у формі. Якщо автоматизація застосовується робочим процесом у режимі реального часу, зміни відразу видно користувачеві, коли дані у формі оновлюються після збереження рядка.
Незважаючи на те, що елемент керування потоком бізнес-процесу у формі не забезпечує прямого програмування на стороні клієнта, зміни, що застосовуються бізнес-правилами або сценаріями форм, автоматично застосовуються до елементів керування потоком бізнес-процесу. Якщо приховати стовпець у формі, цей стовпець також буде приховано в елементі керування Потік бізнес-процесу. Якщо ви встановлюєте значення за допомогою бізнес-правил або сценаріїв форм, це значення встановлюється в межах потоку бізнес-процесу.
Одночасні потоки бізнес-процесу
Паралельні потоки бізнес-процесів дають змогу настроювачам налаштовувати кілька бізнес-процесів і пов’язувати їх з одним і тим самим початковим рядком. Користувачі можуть переключатися між кількома бізнес-процесами, запущеними одночасно, і відновити роботу на тому ж етапі процесу, на якому вони були.
Системні потоки бізнес-процесу
Якщо у вашому Power Platform середовищі ввімкнено параметр Увімкнути програми Dynamics 365 , включаються такі потоки бізнес-процесів. Для розуміння того, як працюють потоки бізнес-процесу, ознайомтесь із цими системними потоками.
- Процес збуту з перетворенням інтересу на потенційну угоду
- Телефон для обробки інциденту
- Процес збуту
Кілька таблиць у потоках бізнес-процесів
Ви можете використовувати потік бізнес-процесу для однієї таблиці або для кількох таблиць. Наприклад, у вас може бути процес, який починається з можливості, потім продовжується до цінової пропозиції, замовлення, а потім до рахунка-фактури, перш ніж нарешті повернутися, щоб закрити можливість.
Ви можете створювати потоки бізнес-процесів, які зв’язують рядки для п’яти різних таблиць в один процес, щоб користувачі програми могли зосередитися на потоці процесу, а не на тому, з якою таблицею вони працюють. Вони можуть легше переміщатися між пов’язаними рядками таблиці.
На одну таблицю доступно кілька потоків бізнес-процесів
Не кожен користувач в організації дотримується одного і того ж процесу, і різні умови можуть вимагати застосування іншого процесу. Ви можете мати до 10 активних потоків бізнес-процесів на таблицю, щоб забезпечити відповідні процеси для різних ситуацій.
Контролюйте, який потік бізнес-процесу застосовується
Ви можете пов’язати потоки бізнес-процесів із ролями безпеки, щоб лише користувачі з цими ролями безпеки могли їх переглядати або використовувати. Ви також можете встановити порядок потоків бізнес-процесів, щоб контролювати, який потік бізнес-процесу встановлено за замовчуванням. Це працює так само, як визначаються кілька форм для таблиці.
Коли хтось створює новий рядок таблиці, список доступних визначень активних бізнес-процесів фільтрується за роллю безпеки користувача. Перше активоване визначення бізнес-процесу, що доступне для ролі безпеки користувача відповідно до списку черговості процесу, є таким, що застосовуються за замовчуванням. Якщо доступно більше одного активного визначення бізнес-процесу, користувачі можуть завантажити інше з діалогового вікна «Перемикання процесів ». Коли ви переключаєтесь між процесами, той, який зараз відображається переходить у фоновий режим і замінюється на обраний, але він зберігає свій стан і його можна переключити назад. З кожним рядком може бути пов’язано кілька екземплярів процесів (кожен для різного визначення потоку бізнес-процесу, загалом до 10). Під час завантаження форми відображається лише один потік бізнес-процесу. Коли будь-який користувач застосовує інший процес, цей процес може завантажуватися за замовчуванням лише для цього конкретного користувача.
Щоб переконатися, що бізнес-процес завантажено за замовчуванням для всіх користувачів (поведінка, еквівалентна «закріпленню» процесу), під час завантаження форми можна додати користувацький сценарій API клієнта (веб-ресурс), який спеціально завантажує існуючий екземпляр бізнес-процесу на основі ідентифікатора визначення бізнес-процесу.
Рекомендації щодо потоку бізнес-процесу
Визначати потоки бізнес-процесів можна тільки для тих таблиць, які їх підтримують. Також слід пам’ятати про обмеження на кількість процесів, стадій і кроків, які можуть бути додані.
Потоки бізнес-процесів, що викликають робочий цикл
Ви можете викликати робочі процеси на вимогу зсередини потоку бізнес-процесів. Це налаштовується з дизайнера потоку бізнес-процесу шляхом перетягування компонента робочого процесу на етап процесу або в розділ «Глобальні робочі процеси ».
Коли ви включаєте робочий процес, який потрібно запустити під час виходу з етапу в потік бізнес-процесу, і цей етап є останнім етапом у потоці, дизайнер створює враження, що робочий процес запускається після завершення цього етапу. Однак робочий процес не запускається, тому що не відбувається перехід від етапу. Ви не отримуєте попередження або помилку, які заважають вам включити робочий процес на сцену. Коли користувач взаємодіє з потоком бізнес-процесу, завершення або припинення процесу не призводить до переходу на етап, а отже, робочий процес не запускається. Розгляньте такі приклади:
Ви створюєте потік бізнес-процесу з двома етапами, S1 підключається до S2, з робочим процесом на етапі S2 і встановлюєте тригер на Stage Exit.
Ви створюєте потік бізнес-процесу з трьома стадіями, S1 підключається до S2, а тоді S2 до S3. Ви включаєте робочий процес на S2 і встановлюєте тригер на Stage Exit.
Робочий процес не запускається в жодному з випадків. Щоб вирішити цю проблему, додайте глобальний робочий процес і додайте до нього робочий процес, який потрібно запустити, щоб робочий процес ініціювався для бізнес-процесу, а не для етапу процесу. Для активатора глобального робочого процесу можна встановити значення «Процес припинено » або «Процес завершено », щоб запускати робочий процес, коли користувач завершує бізнес-процес або завершує його.
Таблиці, в яких можна використовувати потоки бізнес-процесів
Усі призначені для користувача таблиці можуть використовувати потоки бізнес-процесів. У наведених нижче стандартних таблицях також можуть використовуватися потоки бізнес-процесів. Для деяких таблиць потрібна програма Dynamics 365, наприклад Dynamics 365 for Sales або Dynamics 365 for Customer Service.
- Обліковий запис
- Зустріч
- Кампанія
- Справа кампанії
- Результат кампанії
- Конкурент
- Контактна особа
- Надіслати
- Умови обслуговування
- Факс
- Інцидент
- Рахунок
- Потенційний клієнт
- Лист
- Маркетинговий список
- Потенційна угода
- Виклик
- Продукт
- Позиція прайса
- Цінова пропозиція
- Повторювана зустріч
- Література
- Дії в соцмережі
- Порядок
- User
- Завдання
- Команда
Щоб увімкнути настроювану таблицю для потоків бізнес-процесів, установіть прапорець Потоки бізнес-процесів (будуть створені стовпці) у визначенні таблиці. Ви не можете скасувати цю дію.
Нотатка
Якщо ви перейдете до етапу потоку бізнес-процесу, який містить Social Activity таблицю, і натиснете кнопку «Наступний етап », ви побачите опцію «Створити ». Коли ви виберете «Створити», завантажиться форма «Соціальна активність ». Однак, оскільки Social Activity це не передбачено Create в інтерфейсі користувача програми, ви не зможете зберегти форму, і ви побачите повідомлення про помилку: "Неочікувана помилка".
Максимальна кількість процесів, стадій і кроків
Щоб забезпечити прийнятну продуктивність і зручність використання інтерфейсу користувача, існують деякі обмеження, про які слід знати при використанні потоків бізнес-процесів:
- На одну таблицю може припадати не більше 10 активованих потік бізнес-процесу процесів.
- Кожен процес може містити не більше 30 стадій.
- Багатотабличні процеси можуть містити не більше п’яти таблиць.
Підтримка налаштування таблиці потоку бізнес-процесу
Таблиці бізнес-процесу можуть з’являтися в системі, щоб дані про рядки таблиці могли бути доступні в сітках, представленнях, діаграмах і інформаційних панелях.
Використовуйте рядки таблиці потоку бізнес-процесу з сітками, представленнями, діаграмами та інформаційними панелями
Завдяки потокам бізнес-процесів, доступним у вигляді таблиці, можна використовувати розширені знахідки, подання, діаграми та приладні дошки, отримані з даних потоку бізнес-процесу для певної таблиці, наприклад потенційного клієнта або потенційної угоди. Системні адміністратори та настроювачі можуть створювати власні потік бізнес-процесу сітки, представлення, діаграми та інформаційні панелі, подібні до тих, що створені з будь-якою іншою таблицею.
Щоб отримати доступ до подання потоку бізнес-процесу за промовчанням, перейдіть до розділу Рішення, відкрийте потрібне рішення, виберіть Power AppsТаблиці об’єктіві відкрийте потрібну таблицю процесів, наприклад Процес продажу потенційних клієнтів>. Виберіть пункт Подання, а потім виберіть потрібне подання.
Доступно кілька подань за промовчанням, які можна переглядати у вигляді діаграми , наприклад подання «Процес продажу активних можливостей».
Взаємодійте з таблицею потоку бізнес-процесу з бізнес-процесу
Ви також можете взаємодіяти з таблицями потоку бізнес-процесу з робочого процесу. Наприклад, можна створити робочий процес для рядка потоку бізнес-процесу , щоб змінити активну стадію під час оновлення стовпця в рядку таблиці можливостей . Щоб дізнатися більше про те, як це зробити, перейдіть до розділу Автоматизація етапів потоку бізнес-процесу за допомогою бізнес-процесів.
Керуйте потоками бізнес-процесів в автономному режимі
Ви можете використовувати потоки бізнес-процесів в автономному режимі, якщо виконуються такі умови:
- Потік бізнес-процесу використовується з Power Apps програми.
- Додаток Power Apps увімкнено для використання в автономному режимі.
- Потік бізнес-процесу має єдину таблицю.
Зокрема, три команди, доступні для потоку бізнес-процесу, коли програма перебуває в Power Apps автономному режимі:
- Наступна стадія
- Попередня стадія
- Встановити активну стадію
Стовпець підстановки на етапі потоку бізнес-процесу
Останні рядки відображаються у стовпці підстановки для програми, керованої моделлю. Щоб запобігти відображенню в підстановці елементів, що використовувалися останніми, виконайте такі дії:
Перебуваючи в конструкторі форм таблиць для таблиці, яка використовується в потоці бізнес-процесів, виберіть крок у вигляді дерева на лівій панелі навігації.
Установіть прапорець Вимкнути останні використані елементи.
Збережіть, а потім опублікуйте.
Обмеження використання таблиць потоку бізнес-процесу
Наразі не можна створювати власні форми для таблиць на основі потоку бізнес-процесу.
Якщо рішення містить таблицю потоку бізнес-процесу, таблицю потоку бізнес-процесу потрібно додати до рішення вручну перед її експортом. В іншому випадку таблиця потоку бізнес-процесу не буде включена в пакет рішень. Щоб дізнатися більше, перейдіть до розділу Створення та редагування таблиць.
Додавання таблиці процесів до програми на основі моделі може призвести до обмеження функціональності. Щоб дізнатися більше, перейдіть до розділу створення та редагування потоків бізнес-процесів.
Потоки бізнес-процесів показують ім’я потік бізнес-процесу екземпляр, яке задається на момент створення потік бізнес-процесу. Це означає, що якщо ім’я у визначенні потоку бізнес-процесу змінюється, нові екземпляри потоку бізнес-процесу відображають оновлене ім’я, а старіші екземпляри потоку бізнес-процесів відображають оригінальне ім’я. Крім того, не відображаються імена визначень локалізованого потоку бізнес-процесу.