Читати англійською

Поділитися через


Створюйте паралельні робочі процеси затвердження за допомогою Power Automate

У паралельному робочому процесі затвердження кілька осіб повинні затверджувати такі елементи, як рахунки-фактури, замовлення на закупівлю, запити на відпустку тощо. Схвалення кожної особи не залежить від усіх інших затверджувачів.

У цьому покроковому керівництві ми використовуємо Power Automate для створення хмарного циклу, який автоматизує паралельний робочий процес затвердження. Цей потік автоматизує процес запиту на відпустку співробітника, який вимагає схвалення всіх осіб (або команд), яких співробітник регулярно підтримує. Працівники використовують список SharePoint для запиту відпустки . Дозвіл на відпустку потрібен від безпосереднього керівника працівника, відділу продажів і відділу кадрів. Кожен запит на відпустку направляється кожному затверджувачу для прийняття рішення. Ланцюжок надсилає електронні листи зі змінами статусу, а потім оновлюється SharePoint разом із рішеннями.

Порада

Детальну інформацію про використання SharePoint з Power Automate можна знайти в SharePoint документації.

вимоги

  • Power Automate.
  • Список в Інтернеті SharePoint .
  • Office 365 Outlook і Office 365 обліковий запис користувачів.

Примітка

Хоча в цьому покроковому керівництві ми використовуємо SharePoint Інтернет і Office 365 Outlook, ви можете використовувати інші служби, такі як Zendesk Salesforce або Gmail. Якщо ви використовуєте SharePoint 2010 рік, перегляньте SharePoint статтю Вихід на пенсію робочого процесу у 2010 році

Перш ніж створювати ланцюжок, створіть SharePoint список онлайн. Пізніше ми використаємо цей список, щоб надіслати запит на схвалення відпусток.

Створений SharePoint список Інтернет повинен містити такі стовпці:

Звання Один текстовий рядок
Коментарі співробітників Один рядок тексту
Прямий коментар керівника Кілька рядків тексту
Коментарі команди продажів Кілька текстових рядків
Коментар HR-команди Кілька текстових рядків
Затверджено безпосереднього керівника Так або ні
Затверджено командою продажів Так або ні
Затверджено команду HR Так або ні
Дата початку канікул Дата й час
Дата закінчення відпустки Дата й час

Запишіть назву та URL-адресу списку Інтернету SharePoint . Ми використовуємо ці елементи пізніше, щоб налаштувати SharePoint - Коли елемент створено , тригер.

Створіть ланцюжок із пустого шаблону

  1. авторизуйтесь в. Power Automate

  2. Виберіть Мої ланцюжки на панелі навігації ліворуч.

  3. У верхньому лівому меню виберіть Новий потік>Автоматизований хмарний цикл.

Додати тригер

  1. Дайте своєму ланцюжку назву.

  2. У розділі Виберіть ініціатор потоку виберіть Коли елемент створюється - SharePoint, а потім виберіть Створити.

  3. На Коли елемент створено картка, виберіть Адреса сайту і Назва списку для SharePoint списку, який ви створили раніше.

SharePoint Інформація.

Отримати менеджера для людини, яка створила запит на відпустку

  1. Виберіть +Новий крок, а потім введіть get manager у поле пошуку Вибрати дію .

  2. Знайти, а потім вибрати дію Get manager (V2) - Office 365 Users .

  3. Вставте токен «Створено електронною поштою » в поле «Користувач» (UPN) на картці «Отримати менеджера ».

    Цю дію отримує менеджер для особи, яка створила запит SharePoint на відпустку.

Назвіть ланцюжок і збережіть його

Укажіть ім’я ланцюжка, а потім натисніть «Зберегти », щоб зберегти виконану роботу.

Примітка

Періодично натискайте іконку «Зберегти », щоб зберігати зміни в ланцюжку.

Додавання дії затвердження для безпосереднього керівника

  1. Виберіть елемент Новий крок.

  2. Введіть схвалення у полі пошуку Виберіть дію .

  3. Виберіть дію Почати та дочекатися підтвердження .

    виберіть дію схвалення.

  4. Налаштуйте Почати та дочекайтеся підтвердження картка відповідно до ваших потреб.

    Примітка

    Тип схвалення, Назва і Присвоєно поля обов’язкові для заповнення. Ви можете використовувати Markdown для форматування поля Деталі .

    налаштувати Пуск і дочекатися схвалення.

Важливо

Ця дія надсилає запит на відпустку на адресу електронної пошти в полі «Призначено», тому вставте маркер електронної пошти зі списку «Отримати менеджера (v2)».

Вставте дію паралельного затвердження філії для відділу продажів

  1. Виберіть стрілку вниз, розташовану між диспетчером отримання (v2) і Стартом і дочекайтеся схваленняКартки .

  2. Виберіть знак плюс, який з’явиться на стрілці вниз після його вибору.

  3. Виберіть Додати паралельну гілку.

    Отримайте конфігурацію менеджера.

  4. Пошукайте, виберіть, а потім налаштуйте параметр «Старт» і дочекайтеся дії затвердження , яка надішле запит на відпустку до відділу продажів. Перегляньте кроки, які потрібно виконати, щоб додати дію затвердження для негайного керування , якщо ви не впевнені, як додати дію "Пуск" і чекаєте на дію затвердження .

    Важливо

    Використовуйте адресу електронної пошти відділу продажів у полі Призначено дії Почати затвердження 2 .

Вставте паралельну дію затвердження філії для команди з управління персоналом

Повторіть ці кроки, щоб вставити паралельну гілку, яку має додати відділ продажів, а потім налаштуйте дію Почати затвердження для надсилання запитів на відпустку до відділу кадрів.

Важливо

Використовуйте адресу електронної пошти команди з управління персоналом у полі Призначено дії Почати затвердження 3 .

Якщо ви слідкували за текстом, ваш ланцюжок має нагадувати цей приклад:

потік з паралельними гілками.

Варіанти після додавання паралельних гілок

Після того, як ви додали дії до паралельних гілок, є два способи додати кроки до ланцюжка:

  • Вставте крок у гілку: Використовуйте кнопку Вставити новий крок( +) вище або нижче картки. Ця кнопка, яка з’являється при виборі гілки або наведенні курсору на стрілку сполучника). Ця кнопка додає крок до цієї конкретної гілки. Ця кнопка показана тут: Вставте новий крок.

  • Додайте крок до ланцюжка: Використовуйте кнопку більшого +Нового кроку внизу всього робочого процесу. Кроки, які ви додаєте за допомогою цієї кнопки, виконуються після завершення всіх попередніх гілок. Ця кнопка показана тут: Додайте новий крок.

У наступних розділах ми додаємо кроки в межах кожної гілки:

  • Додайте умову, яка перевіряє, схвалено чи відхилено запит на відпустку.
  • Надішліть електронний лист із повідомленням працівника про прийняте рішення.
  • Оновіть запит на відпустку в SharePoint рішення про схвалення.

Потім ми використовуємо кнопку +New крок , щоб надіслати електронний лист із підсумковим підсумком усіх рішень, прийнятих щодо запиту на відпустку.

Давайте продовжимо:

Додайте умову до кожної гілки

  1. Виберіть першу гілку Start і дочекайтеся підтвердження .

  2. Виберіть маленьку кнопку Вставити новий крок (+) під картка (кругла кнопка зі знаком плюса, яка з’являється, якщо навести курсор на стрілку з’єднувача ).

  3. Виберіть Додати дію у меню, що з’явиться, а потім виберіть Умова у списку дій.

  4. Виберіть перше поле в умові картка, а потім виберіть відповідь токен із Почніть і дочекайтеся підтвердження категорії в динамічний список вмісту.

    стан потоку з паралельними гілками.

  5. Переконайтеся, що список (у середині умови картка) має значення дорівнює.

  6. Введіть Approve (цей текст чутливий до регістру) в останньому полі.

  7. Ваша умова картка тепер має нагадувати цей приклад:

    Умовна ілюстрація картка.

    Примітка

    Ця умова перевіряє відповідь дії Почати затвердження , яка надходить до менеджера співробітника.

  8. Повторіть попередні кроки для Почати затвердження 2 (запит на затвердження до відділу продажів) і Почати затвердження 3 (запит на підтвердження до кадрових відділів) філій.

Додайте дії електронної пошти до кожної гілки

Виконайте наступні кроки на стороні ЯКЩО ТАК гілки Умова .

Примітка. Ваш потік використовує ці дії для надсилання електронного листа, коли запит схвалено:

  1. Виберіть Додати дію в гілці Якщо так умови.

    додати новий крок.

  2. Введіть надіслати електронний лист у вікно пошуку на Виберіть дію картка.

  3. Виберіть дію Надіслати електронний лист (V2) .

    виберіть дію «Надіслати електронний лист».

  4. Налаштуйте електронну пошту картка відповідно до ваших потреб.

    Примітка

    To, Subject і Body обов’язкові.

    Цей картка — це шаблон електронного листа, який надсилається, коли змінюється статус запиту на відпустку.

    У полі Body на Send an email (V2) картка, використовуйте Коментарі маркер із Схвалення - розпочати затвердження дія.

Налаштуйте попередньо затверджений шаблон листа.

Щоб надіслати електронний лист, коли запит відхилено, скористайтеся лінією ЯКЩО НІ у гілці Умова , а потім повторіть попередні кроки, щоб додати шаблон електронного листа про відмову.

Повторіть попередні кроки на Почати та дочекатися схвалення 2 (запит на схвалення до відділу продажів) і Почати та дочекатися схвалення 3 (запит на схвалення до відділу кадрів) гілок.

Доповніть заяву про відпустку рішенням

Виконайте наведені нижче дії, щоб оновити SharePoint після прийняття рішень.

Примітка. Обов’язково виконайте ці кроки на обох сторонах гілки ЯКЩО ТАК і ЯКЩО НІ .

  1. Виберіть Додати дію у гілці Якщо так .

  2. Введіть SharePoint у вікно пошуку на Виберіть дію картка, виберіть SharePoint фільтр, а потім виберіть Оновити елемент дія.

    виберіть елемент оновлення.

  3. Налаштуйте елемент оновлення картка відповідно до ваших потреб.

оновити конфігурацію елемента.

Повторіть попередні кроки на гілках Почати затвердження 2 і Почати затвердження 3 .

Завершіть потік

  1. Виберіть +Новий крок

  2. Виконайте наведені раніше кроки, щоб надіслати електронний лист із підсумковим підсумком кожного схвалення. Надішліть цей електронний лист працівнику, який подав запит на відпустку. Ваш картка може нагадувати цей приклад:

    Знімок екрана із заповненими деталями потоку.

Дізнайтеся більше про сучасні дозволи

Ознайомлення з сучасними дозволами