Створюйте та тестуйте робочий процес затвердження за допомогою Power Automate

За допомогою Power Automate цього ви можете керувати затвердженням документів або процесів у кількох службах, включаючи SharePoint Dynamics 365, Salesforce, OneDrive для бізнесу Zendesk або WordPress.

Щоб створити робочий процес затвердження, додайте пункт Затвердження - Початок і дочекайтеся дії затвердження до будь-якого потоку. Після того, як ви додасте цю дію, ваш потік зможе керувати затвердженням документів або процесів. Наприклад, можна створювати потоки затвердження документів, які затверджують рахунки-фактури, замовлення на виконання робіт або комерційні пропозиції. Ви також можете створювати потоки затвердження процесів, які схвалюють запити на відпустку, понаднормову роботу або плани подорожей.

Затверджувачі можуть відповідати на запити зі своєї електронної поштової скриньки, центру затверджень або Power Automate програми Power Automate .

Створення потоку затвердження

Ось огляд ланцюжка, який ми створимо та протестуємо:

Потік виконує наступні дії:

1. Починається, коли хтось створює запит на відпустку в SharePoint онлайн-списку.

2. Додає запит на відпустку до центру затвердження, а потім надсилає його електронною поштою затверджувачу.

3. Надсилає електронний лист із рішенням затверджувача особі, яка подала запит на відпустку.

4. Доповнює SharePoint Інтернет-список коментарями до рішення затверджувача.

Порада

Детальну інформацію про використання SharePoint з Power Automate можна знайти в SharePoint документації.

Важливо

Завжди дотримуйтесь найкращих практик безпеки SharePoint та найкращих практик вашої організації, щоб забезпечити безпеку вашого середовища. Безпека виходить за рамки цієї статті.

вимоги

Щоб пройти цей урок, ви повинні мати доступ до:

• Power Automate.
• Список SharePoint в Інтернеті.
• Office 365 Outlook і Office 365 обліковий запис користувачів.

Нотатка

Хоча в цьому покроковому керівництві ми використовуємо SharePoint Online і Office 365 Outlook, ви можете використовувати інші служби, такі як Zendesk Salesforce або Gmail. Якщо ви використовуєте SharePoint 2010 рік, перегляньте SharePoint статтю Вихід на пенсію з робочого процесу у 2010 році

Перш ніж створювати ланцюжок, створіть SharePoint список в Інтернеті. Пізніше ми використаємо цей список, щоб надіслати запит на схвалення відпусток.

Створіть ці стовпці у своєму SharePoint списку Online:

Column	Ввести
Звання	Один текстовий рядок
Дата початку	Дата й час
Дата завершення	Дата й час
Коментарі	Один текстовий рядок
Затверджені	Так або ні
Коментар менеджера	Один текстовий рядок

Запишіть назву та URL-адресу списку Інтернету SharePoint . Ці елементи знадобляться вам пізніше, коли ви налаштуєте- SharePoint Коли елемент створено .

Створіть автоматизований хмарний цикл

1. авторизуйтесь в Power Automate.

2. Виберіть Мої ланцюжки на панелі навігації ліворуч.

3. У верхньому лівому меню виберіть Новий потік>Автоматизований хмарний цикл.

Як додати активатор

1. Дайте своєму ланцюжку назву.

2. У розділі Вибрати тригер ланцюжка виберіть Коли створюється елемент - SharePoint, а потім натисніть Створити.

3. У вікні Коли створюється елементкартка виберіть Адресу сайту та Ім’я списку для списку, створеного SharePoint раніше.

Адреса сайту та ім’я списку – це елементи, які ви зазначили раніше в цьому покроковому керівництві.

Як додати дію профілю

1. Виберіть Новий крок, а потім введіть профіль у поле пошуку Вибрати дію .

2. Виберіть Office 365 Користувачі.

3. Знайти, а потім вибрати дію Отримати мій профіль (V2).

   

4. Виберіть поля зі свого профілю, які ви хочете включити в ланцюжок, а потім натисніть «Створити », щоб зберегти виконану роботу.

Як додати дію затвердження

1. Виберіть елемент Новий крок.

2. Введіть схвалення в поле пошуку Вибрати дію .

3. Виберіть Пуск і дочекайтеся дії затвердження .

   

4. Налаштуйте «Пуск» і дочекайтеся схваленнякартки , яка відповідатиме вашим потребам.

   Нотатка

   Поля «Тип затвердження», «Назва» та «Призначено до» є обов’язковими. Ви можете використовувати Markdown для форматування поля «Подробиці ».

   

Нотатка

Ця дія надсилає запит на затвердження на адресу електронної пошти в полі «Призначено».

Якщо цього вимагає сценарій, ви можете прикріпити файли до своїх запитів на затвердження, які використовують Microsoft Dataverse.

Як додати дію електронною поштою для схвалення

Виконайте ці дії, щоб надіслати електронний лист, якщо запит на відпустку схвалено.

1. Виберіть Додати дію в гілці умови, якщо так .

   

2. Введіть відправити електронний лист у поле пошуку на картці Вибрати діюкартка .

3. Виберіть дію Надіслати електронний лист (V2).

   

4. Налаштуйте картку електронної пошти відповідно до ваших потреб.

   Нотатка

   Кому, Суб’єкту та Тілу обов’язкові.

   Ця картка є шаблоном для листа, який надсилається при зміні статусу запиту на відпустку.

   У полі Тіло в картка Надіслати електронний лист (V2) використовуйте маркер Коментарі з розділу Схвалення - Почати дію затвердження .

Як додати дію оновлення для схвалених запитів

1. Виберіть Додати дію в гілці Якщо так .

2. Введіть SharePoint у пошуковий рядок на картці Вибрати діюкартку , виберіть фільтр, SharePoint а потім дію Оновити елемент .

   

3. Налаштуйте елементкартку оновлення відповідно до ваших потреб.

Нотатка

Обов’язкові адреси сайту, імені списку, ідентифікатора та назви .

Як додати дію електронною поштою для відмов

1. Виберіть Додати дію на сторінці Якщо гілки немає .

2. Введіть Надіслати в поле пошуку картки Виберіть діюкартку , виберіть Office 365 Outlook , щоб відфільтрувати дії, а потім виберіть дію Надіслати електронний лист (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Налаштуйте картку електронної пошти відповідно до ваших потреб.

   Ця картка являє собою шаблон електронного листа, який надсилається при зміні статусу запиту на відпустку.

Додано дію оновлення для відхилених запитів

1. Виберіть Додати дію.

2. Введіть оновлення в пошуковий рядок на картці Вибрати діюкартка , а потім виберіть пункт Оновити - SharePoint дія.

   

3. Налаштуйте картку відповідно до ваших потреб.

Нотатка

Обов’язкові адреси сайту, імені списку, ідентифікатора та назви .

4. Виберіть Зберегти , щоб зберегти виконану роботу.

Якщо ви слідкували за текстом, ваш ланцюжок має нагадувати цей скріншот:

Тепер, коли ми створили ланцюжок, настав час його перевірити!

Надішліть запит на схвалення, щоб протестувати свій ланцюжок

Створіть запит на відпустку в SharePoint списку Online, який ви створили раніше.

Після того, як ви збережете цей запит, спрацьовує ланцюжок, а потім:

1. Створює запит у центрі погоджень.
2. Надсилає електронний лист із запитом на затвердження затверджувачам.

Створюйте довготривалі схвалення

Якщо ваш ланцюжок може тривати понад 30 днів, збережіть свої схвалення Microsoft Dataverse. Це дає змогу створювати ланцюжки, які реагують на відповіді на запити на затвердження, навіть після того, як час очікування початкового запуску потоку минув.

Для цього використовуйте два потоки: один для надсилання запиту на затвердження, а інший для запуску бізнес-логіки у відповідях на запит на затвердження на основі дії Створити затвердження (v2). Докладніше про довготривалі схвалення.

Порада

Якщо ви користуєтеся сучасними поштовими клієнтами, вам не доведеться замислюватися, чи потрібен запит, оскільки Power Automate електронний лист автоматично оновлюється, вказуючи на те, що запит на схвалення виконано.

Як скасувати запит на затвердження

Іноді може виникнути потреба скасувати надісланий вами запит на затвердження. Можливо, ви допустили помилку в запиті, або він більше не актуальний. У будь-якому випадку особа, яка надіслала запит, може скасувати його, виконавши такі дії:

1. Виберіть схвалення
2. Виберіть Скасувати затвердження на бічній панелі.

Порада

Ви завжди можете вибрати вкладку Історія , щоб переглянути скасовані запити на підтвердження.

Нотатка

Функція скасування підтримується дією Створити схвалення (v2).

Запит на схвалення від гостьових користувачів

Ви можете надсилати запити на затвердження особам за межами вашої організації. Для цього використовуйте Microsoft Entra гостьових користувачів, запрошуючи в гості користувачів з інших клієнтів.

Коли ви призначаєте роль гостю, це дає йому дозвіл, необхідний для участі в процесі затвердження.

Тепер, коли ви створили та протестували свій потік, обов’язково повідомте іншим, як ним користуватися.

Пов’язані відомості

• Перегляд запитів на схвалення та керування ними
• Створюйте послідовні потоки затвердження.
• Створюйте паралельні процеси затвердження.
• Інсталюйте Power Automate програму для Android мобільних iOS пристроїв або Windows Phone.