Поділитися через

Керуйте послідовними затвердженнями за допомогою Power Automate

  • Стаття

Деякі робочі процеси вимагають попереднього схвалення, перш ніж остаточний затверджувач має підписати контракт. Наприклад, компанія може мати політику послідовного затвердження, яка вимагає попереднього схвалення рахунків-фактур понад $1000.00, перш ніж їх затвердить фінансовий відділ.

Дізнайтеся, як швидко й легко налаштувати послідовне затвердження, у статті Налаштування послідовних затверджень.

У цьому посібнику ви вручну створюєте послідовний потік затвердження, який керує запитами співробітників на відпустку. Детальну інформацію про використання SharePoint з Power Automate можна знайти в SharePoint документації.

Дізнайтеся більше про використання SharePoint з Power Automate у SharePoint документації.

Нотатка

SharePoint використовується тут лише як приклад. Він не потрібен для створення потоків схвалення. Ви можете використовувати будь-який з більш ніж 200 сервісів, з якими Power Automate інтегруються для управління вашими потоками. Якщо ви використовуєте SharePoint 2010 рік, перейдіть до SharePoint 2010 року виходу на пенсію.

Детальні кроки в потоці

Потік:

  1. Починається, коли співробітник створює запит на відпустку в SharePoint онлайн-списку.
  2. Додає запит на відпустку до центру затвердження, а потім надсилає запит електронною поштою попередньому затверджувачу.
  3. Надсилає працівнику рішення про попереднє затвердження електронною поштою.
  4. Оновлює SharePoint Онлайн-список з урахуванням рішення та коментарів попереднього затверджувача. Примітка: Якщо запит попередньо схвалено, процес продовжується такими кроками:
  5. Надсилає запит остаточному затверджувачу.
  6. Надсилає остаточне рішення працівнику електронною поштою.
  7. Доповнює SharePoint список остаточним рішенням.

Це зображення підсумовує попередні кроки:

Схема послідовного потоку узгоджень.

вимоги

  • Power Automate.
  • Список в Інтернеті SharePoint .
  • Office 365 Outlook і Office 365 обліковий запис користувачів.

Нотатка

Хоча в цьому покроковому керівництві ми використовуємо SharePoint Інтернет і Office 365 Outlook, ви можете використовувати інші служби, такі як Zendesk Salesforce або Gmail. Якщо ви використовуєте SharePoint 2010 рік, перегляньте SharePoint статтю Вихід на пенсію робочого процесу у 2010 році

Перш ніж створювати ланцюжок, створіть SharePoint список онлайн. Пізніше ми використаємо цей список, щоб надіслати запит на схвалення відпусток.

Для цілей цього покрокового керівництва SharePoint створений список Інтернет має містити такі стовпці:

Створений SharePoint список Інтернет повинен містити такі стовпці:

Звання Один текстовий рядок
Дата початку канікул Дата й час
Дата закінчення відпустки Дата й час
Коментарі Один рядок тексту
Затверджені Так або ні
Коментар менеджера Кілька рядків тексту
Змінено Дата й час
Створено Дата й час
Попередньо схвалено Так або ні
Хто створив Особа або група
Хто змінив Особа або група

Запишіть назву та URL-адресу списку Інтернету SharePoint . Ми використовуємо ці елементи пізніше, коли ви налаштовуєте- SharePoint Коли створюється новий елемент.

Створіть власний цикл

  1. авторизуйтесь в. Power Automate

  2. Виберіть Мої ланцюжки на панелі навігації ліворуч.

  3. У верхньому лівому меню виберіть Новий потік>Автоматизований хмарний цикл.

  1. Дайте своєму ланцюжку назву.

  2. У розділі Виберіть ініціатор потоку виберіть Коли елемент створюється - SharePoint, а потім виберіть Створити.

  3. На Коли елемент створено картка, виберіть Адреса сайту і Назва списку для SharePoint списку, який ви створили раніше.

  1. На Коли елемент створено картка, виберіть Адреса сайту і Назва списку для SharePoint списку, який ви створили раніше.

Отримати менеджера для людини, яка створила запит на відпустку

  1. Виберіть +Новий крок, а потім введіть get manager у поле пошуку Вибрати дію .

  2. Знайти, а потім вибрати дію Get manager (V2) - Office 365 Users .

  3. Вставте токен «Створено електронною поштою » в поле «Користувач» (UPN) на картці «Отримати менеджера ».

    Цю дію отримує менеджер для особи, яка створила запит SharePoint на відпустку.

Нотатка

Гарною ідеєю буде періодично зберігати зміни в потоці.

Додайте дію схвалення для попереднього схвалення

  1. Виберіть елемент Новий крок.

  2. Введіть схвалення у полі пошуку Виберіть дію .

  3. Виберіть дію Почати та дочекатися підтвердження .

    виберіть дію схвалення.

  4. Налаштуйте Почати та дочекайтеся підтвердження картка відповідно до ваших потреб.

    Нотатка

    Тип схвалення, Назва і Присвоєно поля обов’язкові для заповнення. Ви можете використовувати Markdown для форматування поля Деталі .

    налаштувати Пуск і дочекатися схвалення.

Ця дія надсилає запит на попереднє схвалення на адресу електронної пошти в полі «Призначено».

Додати умову

  1. Виберіть Новий крок, а потім у списку дій виберіть Умова .

  2. На картці «Станкартка » виберіть «Вибрати значення » ліворуч.

    Відображення списку динамічних значень.

  3. Виберіть Responses Approver відповідь зі списку динамічних значень.

    Виберіть токен відповіді.

  4. Виберіть поле Вибрати значення праворуч і введіть у поле Затвердити .

    Нотатка

    Правильними відповідями на Схвалення - Почати дію затвердження : "Схвалено" та "Відхилено". Ці реакції чутливі до регістру.

  5. Тепер на вашій картці стану має бути показано:

    Вид стану картки.

Нотатка

Ця умова перевіряє відповідь від Start і чекає на дію затвердження .

Додайте дію електронною поштою для попереднього схвалення

  1. Виберіть Додати дію в гілці Якщо так умови.

    додати новий крок.

  2. Введіть надіслати електронний лист у вікно пошуку на Виберіть дію картка.

  3. Виберіть дію Надіслати електронний лист (V2) .

    виберіть дію «Надіслати електронний лист».

  4. Налаштуйте електронну пошту картка відповідно до ваших потреб.

    Нотатка

    To, Subject і Body обов’язкові.

    Цей картка — це шаблон електронного листа, який надсилається, коли змінюється статус запиту на відпустку.

    У полі Body на Send an email (V2) картка, використовуйте Коментарі маркер із Схвалення - розпочати затвердження дія.

Налаштуйте попередньо затверджений шаблон листа.

Як додати дію оновлення для попередньо схвалених запитів

  1. Виберіть Додати дію у гілці Якщо так .

  2. Введіть SharePoint у вікно пошуку на Виберіть дію картка, виберіть SharePoint фільтр, а потім виберіть Оновити елемент дія.

    виберіть елемент оновлення.

  3. Налаштуйте елемент оновлення картка відповідно до ваших потреб.

Оновіть конфігурацію елемента.

Отримайте менеджера попереднього затверджувача

  1. Скористайтеся кнопкою Отримати менеджера для користувача, який створив кроки для запиту на відпустку, які ми виконали раніше, а потім налаштуйте іншу дію Отримати менеджера . На цей раз ми отримуємо керівника пре-затверджувача.

  2. Картка «Отримати менеджер 2картка » повинна нагадувати це зображення, коли ви закінчите. Обов’язково використовуйте маркер електронної пошти з категорії «Отримати менеджер» у полі « Додати динамічний контент із програм і сервісів, що використовуються в цій картці».

    Отримайте керівника попереднього затверджувача.

Додайте остаточну дію затвердження

  1. Скористайтеся дією додавання додавання затвердження для кроків попереднього схвалення , які ми виконали раніше, а потім налаштуйте ще один Пуск і дочекайтеся дії затвердження . Ця дія надсилає електронний лист із запитом на остаточне затвердження.

  2. Коли ви закінчите, картка повинна нагадувати таке зображення:

    Налаштуйте затвердження.

Додайте остаточну умову затвердження

Повторіть кроки з додавання умови , яку потрібно додати, а потім налаштуйте умову , яка перевіряє остаточне рішення затверджувача.

Надішліть електронний лист із остаточним схваленням

  1. Дотримуйтесь інструкцій із розділу Додати дію електронної пошти для попереднього схвалення , щоб додати, а потім налаштуйте дію, яка надсилатиме електронний лист у разі схвалення запитів на відпустку.

  2. Коли ви закінчите, ваша картка повинна нагадувати це зображення:

    Шаблон листа про фінальне затвердження.

Оновлення SharePoint зі схваленням

  1. Дотримуйтесь інструкцій із розділу Додати дію оновлення для попередньо схвалених запитів , щоб додати, а потім налаштуйте дію, яка оновлюється SharePoint після схвалення запиту на відпустку.

  2. Коли ви закінчите, картка повинна нагадувати таке зображення:

    Оновити картку конфігурації елемента.

Надішліть електронний лист із відмовою попереднього схвалення

  1. Виберіть Додати дію у гілці Якщо ні .

  2. Введіть Надіслати у вікно пошуку Виберіть дію картка, виберіть Office 365 Outlook , щоб відфільтрувати дії, а потім виберіть Надіслати електронний лист (V2) - Office 365 Дія Outlook .

    виберіть дію надсилання електронної пошти.

  3. Налаштуйте електронну пошту картка відповідно до ваших потреб.

    Цей картка представляє шаблон електронного листа, який надсилається, коли змінюється статус запиту на відпустку.

налаштування для відхилених запитів.

Цю дію потрібно додати в гілку « ЯКЩО НІ, НІЧОГО НЕ РОБИТИ» під карткою «Умовакартка ».

Оновлення SharePoint з відхиленням попереднього схвалення

  1. Виберіть Додати дію.

  2. Введіть оновлення у вікно пошуку на Виберіть дію картка, а потім виберіть Оновити елемент - SharePoint дія.

    виберіть елемент оновлення.

  3. Налаштуйте картка відповідно до ваших потреб.

Оновіть SharePoint для відхилених запитів.

Надішліть електронний лист з остаточною відмовою

  1. Скористайтеся кроками з розділу Надіслати електронний лист із попереднім схваленням , щоб додати, а потім налаштуйте дію, яка надсилатиме електронний лист, коли запит на відпустку відхиляється остаточним затверджувачем.

    Цю дію потрібно додати в гілку «ЯКЩО НІ, НІЧОГО НЕ РОБИТИ» під карткою «Умова 2картка ».

  2. Коли ви закінчите, картка повинна нагадувати таке зображення:

    Скріншот конфігурації для відхилених запитів.

Оновлення SharePoint з остаточним відхиленням

  1. Дотримуйтесь інструкцій із розділу Оновлення SharePoint з відхиленням попереднього схвалення, щоб додати, а потім налаштуйте дію, яка оновлюється SharePoint , якщо остаточний затверджувач відхиляє запит на відпустку.

  2. Коли ви закінчите, картка повинна нагадувати таке зображення:

    оновити елемент картка.

  3. Виберіть Оновити процес , щоб зберегти виконану роботу.

Якщо ви слідкували за текстом, ваш ланцюжок має нагадувати це зображення:

Огляд потоку.

Тепер, коли ви створили ланцюжок, давайте подивимося на нього в дії.

Надішліть запит на схвалення

Створіть заявку на відпустку в списку SharePoint Online, який ви створили раніше.

Після збереження цього запиту запускається потік, а потім:

  1. Створює запит у центрі дозволів.
  2. Надсилає електронний лист із запитом на схвалення тим, хто схвалює.

Ваше прохання повинно нагадувати цей образ:

Запит на відпустку.

Перегляд незавершених запитів на затвердження

Щоб переглянути всі запити на затвердження, що очікують на розгляд, виконайте наведені нижче дії.

  1. авторизуйтесь в. Power Automate

  2. На панелі навігації в лівій частині виберіть Схвалення> елементівдій.

    Запити на схвалення, що очікують на розгляд, відображаються на вкладці Отримано .

Попереднє схвалення запиту

Якщо ви затверджуєте процес затвердження, ви отримуєте електронний лист щоразу, коли хтось створює запит. Запит на схвалення також надсилається до центру затвердження. Після цього ви зможете схвалювати або відхиляти запити з електронної пошти, Центру затверджень або Power Automate програми.

Щоб затвердити запит:

Відправник повідомлення електронної пошти

  1. Виберіть Підтвердити в електронному листі, який ви отримуєте, коли елемент додається до списку SharePoint Онлайн.

    Примітка. Якщо ви користуєтеся мобільним пристроєм із установленою програмою Power Automate , програма запускається Power Automate , інакше у вашому браузері відкриється центр схвалень.

  2. Введіть коментар, а потім натисніть кнопку Підтвердити .

З центру погодження

  1. авторизуйтесь в. Power Automate

  2. Виберіть Схвалення на навігаційній панелі ліворуч.

  3. Виберіть Схвалити на запиті, який ви хочете схвалити.

  4. Додайте будь-які коментарі, а потім виберіть Підтвердити внизу екрана.

З програми Power Automate

  1. На своєму мобільному телефоні з установленою Power Automate програмою виберіть Підтвердити в електронному листі запиту на підтвердження.

  2. Виберіть Підтвердити у верхньому правому куті екрана.

  3. Відображається сторінка успіху, яка вказує на те, що ваше схвалення було записано.

Нотатка

Екрани на Android, iOS і Windows Phone можуть дещо відрізнятися, однак функціональність однакова на всіх пристроях.

Підтвердьте запит

Етапи для схвалення запиту ідентичні крокам для попереднього схвалення запиту

Особа, яка остаточно затверджує, отримує запит на відпустку лише після попереднього схвалення запиту.

Відхилити запит

Ви можете відхилити запит через електронну пошту, центр схвалень або Power Automate додаток. Щоб відхилити запит, виконайте кроки для схвалення запиту, але виберіть Відхилити замість Схвалити.

Після того, як ви підтвердите своє рішення (відхилення запиту), потік виконує наступні кроки:

  1. Надсилає електронний лист особі, яка подала запит на відпустку.
  2. Оновлює SharePoint онлайн-список рішенням і коментарями особи, яка затверджує.

Покрокове керівництво щодо сучасних схвалень єдиного схвалювача