Керуйте послідовними затвердженнями за допомогою Power Automate

  • Стаття

Деякі робочі процеси вимагають попереднього затвердження, перш ніж остаточний затверджувач повинен буде вийти з угоди. Наприклад, компанія може мати послідовну політику затвердження, яка вимагає попереднього затвердження рахунків-фактур понад $1000.00, перш ніж вони будуть затверджені фінансовим відділом.

У цьому посібнику ви створюєте послідовний потік затвердження, який керує запитами на відпустку співробітників. Для отримання детальної інформації про використання SharePoint за допомогою Power Automate перейдіть до SharePoint документації.

Для отримання детальної інформації про використання SharePoint за допомогою Power Automate перейдіть до SharePoint документації.

Нотатка

SharePoint використовується тут лише як приклад. Це не потрібно для створення потоків затвердження. Ви можете використовувати будь-яку з більш ніж 200 служб, з якими Power Automate інтегрується для управління вашими потоками. Якщо використовується SharePoint програма 2010, перейдіть до SharePoint виходу на пенсію робочого циклу 2010.

Детальні кроки в потоці

Витрата:

  1. Починається, коли працівник створює запит на відпустку в онлайновому SharePoint списку.
  2. Додає запит на відпустку до центру затвердження, а потім надсилає його електронною поштою попередньому затверджувачу.
  3. Надсилає працівнику рішення про попереднє схвалення електронною поштою.
  4. Оновлює онлайн-список SharePoint рішенням попереднього затверджувача та коментарями. Примітка: якщо запит попередньо схвалено, потік продовжиться з такими кроками:
  5. Надсилає запит остаточному затверджувачу.
  6. Надсилає остаточне рішення співробітнику електронною поштою.
  7. Оновлює список остаточним SharePoint рішенням.

На цьому зображенні підсумовано попередні кроки:

Схема послідовного потоку затвердження.

вимоги

  • Power Automate.
  • Онлайновий SharePoint список.
  • Office 365 Outlook і Office 365 обліковий запис користувачів.

Нотатка

Хоча ми використовуємо SharePoint Online і Office 365 Outlook у цьому покроковому посібнику, ви можете використовувати інші служби, такі як Zendesk, Salesforce або Gmail. Якщо використовується SharePoint програма 2010, див. SharePoint розділ Вихід на пенсію робочого циклу 2010

Перш ніж створювати перехід, створіть список Онлайн SharePoint . Пізніше ми використаємо цей список, щоб надіслати запит на схвалення відпустки.

Для цілей цього покрокового SharePoint керівництва створений список «Онлайн» має містити такі стовпці:

Створений SharePoint онлайновий список має містити такі стовпці:

Звання Один текстовий рядок
Дата початку відпустки Дата й час
Дата завершення відпустки Дата й час
Коментарі Один рядок тексту
Затверджені Так або ні
Коментарі керівника Кілька рядків тексту
Змінено Дата й час
Створено Дата й час
Попередньо затверджено Так або ні
Створено Особа або група
Автор змін: Особа або група

Запишіть назву та URL-адресу списку Онлайн SharePoint . Ми використовуємо ці елементи пізніше, коли ви налаштовуєте SharePoint тригер - Коли створюється новий елемент.

Power Automate використовує або класичний конструктор, або дизайнер Редагувати за допомогою Copilot (попередній перегляд). Щоб визначити, який конструктор використовується, перейдіть до розділу Примітка в розділі Про редагування за допомогою дизайнера Copilot (попередній перегляд).

Створіть власний цикл

  1. Авторизуйтесь до Power Automate.

  2. Виберіть елемент Мої потоки в області переходів ліворуч.

  3. У верхньому лівому меню виберіть Новий потік>Автоматизований потік хмар.

  1. Дайте своєму потоку назву.

  2. У розділі Вибір активатора заповнення виберіть пункт Коли створюється елемент - SharePoint, а потім натисніть кнопку Створити.

  3. На картці Коли створюється елемент виберіть Адреса сайту та Ім’я списку для списку, створеного SharePoint раніше.

  1. На картці Коли створюється елемент виберіть Адреса сайту та Ім’я списку для списку, створеного SharePoint раніше.

Отримати менеджера для людини, яка створила запит на відпустку

  1. Виберіть елемент+Новий крок , а потім введітькерівник у полі Виберіть пошук дій .

  2. Знайдіть і виберіть дію Отримати менеджер (V2) - Office 365 Користувачі .

  3. Вставте маркер Створено електронною поштою в поле Користувач (UPN) картки менеджера отримання.

    Цю дію отримує керівник особи, яка створила запит на відпустку SharePoint.

Нотатка

Рекомендовано періодично зберігати зміни в потоці.

Додавання дії затвердження для попереднього затвердження

  1. Виберіть елемент Новий крок.

  2. Введіть затвердження в полі Виберіть пошук дій .

  3. Натисніть кнопку Пуск і дочекайтеся дії затвердження .

    Виберіть дію Затвердження.

  4. Налаштуйте початковий екран і дочекайтеся картки схвалення відповідно до ваших потреб.

    Нотатка

    Обов’язкові поля «Тип затвердження», «Заголовок» і « Призначено». Ви можете використовувати Markdown для форматування поля Докладно .

    налаштуйте Start і дочекайтеся затвердження.

Після виконання цієї дії запит на попереднє затвердження буде надіслано на адресу електронної пошти, зазначену в полі Призначено .

Додати умову

  1. Виберіть елемент Новий крок, а потім виберіть елемент Умова у списку дій.

  2. На картці Умова виберіть елемент Вибрати значення ліворуч.

    Відображення списку динамічних значень.

  3. Виберіть Responses Approver response зі списку динамічних значень.

    Виберіть маркер відповіді.

  4. Виберіть поле Вибрати значення праворуч і введіть у поле Затвердити .

    Нотатка

    Дійсними відповідями на Схвалення – початок дії затвердження є "Затвердити" та "Відхилити". Ці відповіді чутливі до регістру.

  5. Ваша картка стану тепер повинна показувати:

    Вид картки умов.

Нотатка

Ця умова перевіряє відповідь із самого початку та очікує дії затвердження .

Додавання дії електронною поштою для попереднього схвалення

  1. Виберіть елемент Додати дію на гілці умови Якщо так .

    Додати новий крок.

  2. Введіть надіслати повідомлення електронної пошти в полі пошуку картки дії Виберіть дію .

  3. Виберіть дію Надіслати повідомлення електронної пошти (V2).

    Виберіть Надіслати дію електронною поштою.

  4. Настройте електронну картку відповідно до своїх потреб.

    Нотатка

    Кому, Суб’єкту та Тілу обов’язкові.

    Ця картка є шаблоном для повідомлення електронної пошти, яке надсилається при зміні статусу запиту на відпустку.

    У полі Тіло картки Надіслати повідомлення електронної пошти (V2) використовуйте маркер Примітки з розділу Схвалення – початок дії затвердження .

Налаштуйте попередньо затверджений шаблон електронної пошти.

Додавання дії оновлення для попередньо схвалених запитів

  1. Виберіть елемент Додати дію у гілці Якщо так .

  2. Введіть SharePoint у полі пошуку картки Вибрати дію, виберіть фільтр, а потім – SharePoint дію Оновити елемент .

    Виберіть елемент Оновити.

  3. Настройте картку елемента Update відповідно до своїх потреб.

Оновлення конфігурації елемента.

Отримати менеджера попереднього затверджувача

  1. Скористайтеся функцією Отримати керівника для користувача, який створив кроки, виконані раніше, щоб додати, а потім настройте іншу дію Отримати менеджера . Цього разу ми отримуємо менеджера попереднього затвердження.

  2. Картка Get manager 2 має нагадувати це зображення, коли ви закінчите. Обов’язково використовуйте маркер Email із категорії Get manager на картці Add dynamic content from apps and services, які використовуються в цій картці потоку .

    Отримайте попереднього менеджера затверджувача.

Додавання остаточної дії затвердження

  1. Скористайтеся діянням додавання затвердження для попереднього затвердження, які ми додали раніше, а потім настройте ще один запуск і очікуйте дії затвердження . Після виконання цієї дії буде надіслано запит електронною поштою для остаточного затвердження.

  2. Коли ви закінчите, картка має нагадувати таке зображення:

    Налаштуйте затвердження.

Додавання умови остаточного затвердження

Повторіть кроки з пункту додати умову, а потім налаштуйте умову , яка перевіряє остаточне рішення затверджувача.

Надсилання електронного листа з остаточним затвердженням

  1. Скористайтеся кроками зі статті Додати дію електронної пошти для попереднього схвалення , а потім настройте дію, яка надсилатиме повідомлення електронної пошти під час схвалення запитів на відпустку.

  2. Коли ви закінчите, ваша картка має нагадувати таке зображення:

    Остаточне затвердження шаблону листа.

Оновлення SharePoint зі схваленням

  1. Виконайте кроки зі статті Додати оновлення для попередньо затверджених запитів на додавання, а потім настройте дію, яка оновлюватиметься SharePoint після затвердження запиту на відпустку.

  2. Коли ви закінчите, картка має нагадувати таке зображення:

    Оновлення карти конфігурації елемента.

Надіслати електронний лист із відхиленням попереднього схвалення

  1. Виберіть елемент Додати дію в розділі Якщо немає гілки.

  2. Введіть Надіслати в полі пошуку картки Виберіть дію, виберіть пункт Outlook , щоб відфільтрувати дії, а потім виберітьOffice 365 дію Надіслати повідомлення електронної пошти (V2) - Office 365 Outlook .

    Виберіть дію Надіслати електронний лист.

  3. Настройте електронну картку відповідно до своїх потреб.

    Ця картка відповідає шаблону повідомлення електронної пошти, яке надсилається в разі змінення статусу запиту на відпустку.

конфігурація відхилених запитів.

Цю дію потрібно додати до гілки ЯКЩО НІ, НІЧОГО НЕ РОБИТИ під карткою умов .

Оновлення SharePoint з відхиленням попереднього схвалення

  1. Виберіть Додати дію.

  2. Введіть оновлення в полі пошуку картки Виберіть дію, а потім виберіть елемент Оновити -дію SharePoint .

    Виберіть елемент Оновити.

  3. Налаштуйте картку під свої потреби.

Оновіть SharePoint для відхилених запитів.

Надішліть електронний лист з остаточним відхиленням

  1. Скористайтеся кроками зі статті Надіслати повідомлення електронної пошти з відхиленням попереднього затвердження, щоб додати, а потім настройте дію, яка надсилатиме повідомлення електронної пошти, коли остаточний затверджувач відхилить запит на відпустку.

    Цю дію потрібно додати до гілки « ЯКЩО НІ, НІЧОГО НЕ РОБИТИ» під карткою «Умова 2 ».

  2. Коли ви закінчите, картка має нагадувати таке зображення:

    Знімок екрана: налаштування відхилених запитів.

Оновлення SharePoint з остаточним відхиленням

  1. Виконайте кроки зі статті Оновити SharePoint з відхиленням попереднього затвердження, щоб додати, а потім настройте дію, яка оновлюватиметься SharePoint , якщо остаточний затверджувач відхилить запит на відпустку.

  2. Коли ви закінчите, картка має нагадувати таке зображення:

    Оновити картку товару.

  3. Виберіть елемент Потік оновлень, щоб зберегти виконану роботу.

Якщо ви слідкували за текстом, ваш потік має нагадувати це зображення:

Огляд потоку.

Тепер, коли ви створили потік, давайте подивимося на нього в дії.

Надіслати запит на схвалення

Створіть запит на відпустку в онлайновому списку, SharePoint створеному раніше.

Після збереження цього запиту розпочнеться потік, а потім:

  1. Створення запиту в центрі затвердження.
  2. Надсилає запит на затвердження електронною поштою затверджувачам.

Ваш запит повинен нагадувати це зображення:

запит на відпустку.

Перегляд запитів на затвердження, що очікують на затвердження

Щоб переглянути всі запити на затвердження, що очікують на затвердження, виконайте наведені нижче дії.

  1. Авторизуйтесь до Power Automate.

  2. В області переходів ліворуч виберіть елемент Затвердження> елементівдії.

    Запити, що очікують на затвердження, відображаються на вкладці Отримано .

Попередньо підтвердьте запит

Якщо ви затверджувач у процесі затвердження, ви отримуєте електронний лист щоразу, коли хтось створює запит. Запит на затвердження також надсилається до центру затвердження. Після цього ви зможете схвалювати або відхиляти запити з електронного листа, центру затвердження або Power Automate програми.

Щоб задовольнити запит:

Електронна пошта відправника

  1. Виберіть елемент Затвердити з повідомлення електронної пошти, яке ви отримуєте під час додавання елемента до списку «Онлайн». SharePoint

    Примітка: якщо ви використовуєте мобільний пристрій із встановленим Power Automate додатком, Power Automate додаток запускається, інакше у вашому веб-переглядачі відкриється центр схвалення.

  2. Введіть коментар, а потім натисніть кнопку Підтвердити .

З центру затвердження

  1. Авторизуйтесь до Power Automate.

  2. Виберіть елемент Затвердження в області переходів ліворуч.

  3. Виберіть елемент Затвердити у запиті, який потрібно затвердити.

  4. Додайте коментарі, а потім натисніть кнопку Підтвердити в нижній частині екрана.

З Power Automate програми

  1. На мобільному телефоні з інстальованою Power Automate програмою натисніть кнопку Схвалити в електронному листі із запитом на підтвердження.

  2. Виберіть Підтвердити у верхньому правому куті екрана.

  3. Відображається сторінка успіху, яка вказує на те, що ваше схвалення записано.

Нотатка

Екрани включені,і Android Windows Phone можуть трохи відрізнятися, однак, iOS функціональність однакова на всіх пристроях.

Затвердити запит

Кроки для затвердження запиту ідентичні крокам для попереднього затвердження запиту

Остаточний затверджувач отримує запит на відпустку лише після попереднього схвалення запиту.

Відхилити запит

Ви можете відхилити запит електронною поштою, у центрі схвалення або в Power Automate додатку. Щоб відхилити запит, дотримуйтеся вказівок із його затвердження, але замість кнопки Затвердити виберіть Відхилити .

Після того, як ви підтвердите своє рішення (відхилення запиту), потік проходить наступні кроки:

  1. Надсилає електронний лист особі, яка подала запит на відпустку.
  2. Оновлює онлайн-список SharePoint рішенням та коментарями затверджувача.

Див. також

Покрокове керівництво з одним затвердженням сучасних дозволів