Tạo trường tổng số để tổng hợp các giá trị
Chủ đề này áp dụng cho Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Đối với phiên bản Power Apps thuộc chủ đề này, hãy xem: Xác định các trường cuộn lên trong Power Apps
Trường tổng số được thiết kế để giúp người dùng có được hiểu biết chi tiết về dữ liệu bằng cách giám sát số liệu kinh doanh quan trọng. Trường tổng số chứa một giá trị tổng hợp được tính trên các bản ghi liên quan đến một bản ghi được chỉ định, chẳng hạn như các cơ hội mở của tài khoản. Ngoài ra, bạn sẽ có thể để tổng hợp dữ liệu từ các hoạt động trực tiếp liên quan đến bản ghi, chẳng hạn như email và các cuộc hẹn và hoạt động gián tiếp liên quan đến bản ghi qua thực thể Bên Hoạt động. Trong tình huống phức tạp hơn, bạn có thể tổng hợp dữ liệu trên hệ thống phân cấp của bản ghi. Với tư cách quản trị viên hoặc người tùy chỉnh, bạn có thể xác định trường tổng số bằng cách sử dụng tính năng này mà không cần nhà phát triển viết mã.
Lợi ích và khả năng của trường tổng số
Những lợi ích và khả năng của trường tổng số bao gồm:
Chỉnh sửa hình ảnh là dễ dàng. Bạn có thể tạo ra các trường tổng số bằng cách sử dụng Trình chỉnh sửa trường cũng giống như bạn làm khi bạn tạo một trường thông thường.
Tuyển chọn các chức năng tổng hợp. Bạn có thể tổng hợp dữ liệu bằng cách sử dụng các hàm sau:
SUM,COUNT,MIN,MAXvàAVG.Hỗ trợ bộ lọc đầy đủ cho tập hợp. Bạn có thể thiết lập các bộ lọc khác nhau cho thực thể nguồn hoặc thực thể có liên quan trong khi cài đặt nhiều điều kiện.
Tích hợp liền mạch với giao diện người dùng. Bạn có thể bao gồm các trường tổng số trong biểu mẫu, kiểu xem, biểu đồ và báo cáo.
Trường tổng số là thành phần giải pháp. Bạn có thể dễ dàng chuyển trường tổng số dưới dạng thành phần giữa các tổ chức và phân phối chúng trong các giải pháp.
Trường tổng số và trường tính toán bổ sung cho nhau. Bạn có thể sử dụng trường tổng số làm một phần của trường tính toán, và ngược lại.
Dưới đây là một số ví dụ về trường tổng số:
Tổng doanh thu ước tính của các cơ hội mở tài khoản
Tổng doanh thu ước tính của các cơ hội mở trên tất cả các tài khoản trong một hệ thống phân cấp
Tổng doanh thu ước tính của một cơ hội bao gồm cơ hội con
Tổng giá trị ước tính của khách hàng tiềm năng đủ điều kiện được tạo ra bởi một chiến dịch
Số trường hợp mở ưu tiên cao trên tất cả các tài khoản trong một hệ thống phân cấp
Lần tạo Đầu tiên của tất cả các trường hợp mở ưu tiên cao cho một tài khoản
Mỗi trường Rollup tạo ra hai trường phụ có mẫu hậu tố <fieldname>_ngày và <fieldname>_trạng thái. Trường _date là loại dữ liệu ngày giờ và trường _state là loại dữ liệu số nguyên.
Trường _date là trường do hệ thống tạo ra, được sử dụng để lưu trữ ngày và giờ cuối cùng khi giá trị của trường tổng hợp được tính toán.
Trường _state có các giá trị sau:
| Bang | Description |
|---|---|
| 0 => Chưa tính | Giá trị trường là chưa được tính. |
| 1 => Đã tính | Giá trị trường được tính toán cho lần cập nhật cuối cùng trong trường _date. |
| 2 => Lỗi tràn bộ nhớ | Tính toán giá trị trường dẫn đến lỗi tràn bộ nhớ. |
| 3 = > Lỗi khác | Không tính được giá trị trường do có lỗi tràn nội bộ. Chạy sau đây của việc tính toán sẽ có khả năng sửa chữa lỗi. |
| 4 = > Đã vượt quá giới hạn thử lại | Tính toán giá trị trường không thành công vì đã vượt quá số lần thử tính toán lại giá trị do số lượng đồng thời và khóa xung đột. |
| 5 = > Đã đạt đến giới hạn lặp lại phân cấp | Tính toán giá trị trường không thành công vì đã đạt đến giới hạn chiều sâu tối đa hệ thống phân cấp để tính. |
| 6 = > Đã phát hiện vòng lặp | Tính toán giá trị trường không thành công vì một vòng lặp đệ quy được phát hiện trong hệ thống phân cấp của các bản ghi. |
Tính toán tổng số
Các tổng số được tính bởi các công việc hệ thống theo lịch trình chạy không đồng bộ trong nền. Bạn phải là người quản trị để xem và quản lý các công việc tổng số. Để xem các công việc tổng hợp, hãy vào Cài đặt >Công việc hệ thống >Xem >Công việc hệ thống định kỳ. Để nhanh chóng tìm thấy một công việc có liên quan, bạn có thể lọc theo loại công việc hệ thống: Tính toán hàng loạt trường tổng số hoặc tính toán trường tổng số.
Tính toán hàng loạt trường tổng số là một công việc định kỳ, được tạo cho mỗi trường tổng số. Nó chạy một lần, sau khi bạn tạo hoặc cập nhật một trường tổng số. Công việc tính toán lại giá trị trường tổng số được chỉ định trong tất cả các bản ghi hiện có chứa trường này. Theo mặc định, công việc sẽ chạy 12 giờ sau khi bạn tạo hoặc cập nhật một trường. Sau khi công việc hoàn tất, nó sẽ tự động lên lịch trình để chạy trong tương lai xa, khoảng, trong 10 năm. Nếu trường được sửa đổi, công việc sẽ đặt lại để chạy một lần nữa trong 12 giờ sau khi cập nhật. Sự chậm trễ 12 giờ cần thiết để đảm bảo việc tính toán hàng loại trường tổng số chạy trong giờ không hoạt động của tổ chức. Quản trị viên nên điều chỉnh thời gian bắt đầu của công việc Tính toán hàng loạt trưởng tổng số sau khi trường tổng số được tạo hoặc sửa đổi, theo cách mà nó chạy trong nhiều giờ không hoạt động. Ví dụ: một thời điểm tốt để chạy công việc lúc nửa đêm, để đảm bảo hiệu quả xử lý trường tổng số.
Tính toán trường tổng số là một công việc định kỳ mà làm gia tăng tính toán của tất cả các trường tổng số trong các bản ghi sẵn có cho một thực thể được chỉ định. Chỉ có một công việc Tính toán Trường Tổng số cho một thực thể. Các tính toán gia tăng có nghĩa là công việc Tính toán trường tổng số xử lý các bản ghi được tạo, cập nhật hoặc xóa sau khi kết thúc tác vụ Tính toán hàng loạt trường tổng số cuối cùng được thực hiện xong. Thiết đặt lặp lại tối đa mặc định là một giờ. Công việc được tự động tạo ra khi trường tổng số đầu tiên trên một thực thể được tạo ra và xóa khi trường tổng số cuối bị xóa.
Tùy chọn tính toán lại trực tuyến. Nếu bạn di chuột qua trường tổng số trên biểu mẫu, bạn có thể thấy thời gian tổng số cuối và bạn có thể làm mới giá trị tổng số bằng cách chọn biểu tượng Làm mới bên cạnh trường, như hình dưới đây:
Có một số điều bạn nên lưu ý, khi sử dụng tùy chọn tính toán trực tuyến (làm mới thủ công trên biểu mẫu):
Bạn phải có đặc quyền Ghi trên thực thể và quyền truy cập Đọc trên bản ghi nguồn mà bạn đang yêu cầu Làm mới. Ví dụ: nếu bạn đang tính toán doanh thu ước tính từ các cơ hội mở tài khoản, bạn không cần phải có đặc quyền Ghi vào thực thể cơ hội, chỉ trên thực thể tài khoản.
Tùy chọn này chỉ có sẵn trong chế độ trực tuyến. Bạn không thể sử dụng nó trong khi làm việc gián tuyến.
Số bản ghi tối đa trong quá trình làm mới tổng số giới hạn ở 50.000 bản ghi. Trong trường hợp tổng số phân cấp, điều này áp dụng cho các bản ghi liên quan trên hệ thống phân cấp. Nếu vượt quá giới hạn, bạn thấy thông báo lỗi: "Không thể thực hiện tính toán trực tuyến vì đã đạt tới giới hạn tính toán 50.000 bản ghi liên quan." Giới hạn này không áp dụng khi các công việc hệ thống tự động tính toán lại tổng số.
Độ sâu tối đa hệ thống phân cấp được giới hạn ở 10 đối với bản ghi nguồn. Nếu vượt quá giới hạn, bạn thấy thông báo lỗi: "Không thể thực hiện tính toán trực tuyến vì bản ghi nguồn đã đạt tới giới hạn độ sâu phân cấp 10." Giới hạn này không áp dụng khi các công việc hệ thống tự động tính toán lại tổng số.
Với tư cách quản trị viên hệ thống, bạn có thể sửa đổi mô hình lặp lại của tác vụ tổng kết, hoãn, tạm dừng hoặc tiếp tục tác vụ tổng kết. Tuy nhiên, bạn không thể hủy bỏ hoặc xóa một công việc tổng số. Để tạm dừng, hoãn lại, tiếp tục hoặc sửa đổi mẫu lặp lại, hãy vào Cài đặt>Công việc hệ thống. Trong Xem, chọn Công việc hệ thống định kỳ. Trên thanh điều hướng, chọn Hành động và chọn hành động bạn muốn. Đối với công việc Tính toán hàng loạt trường tổng số, có các lựa chọn sau: .Tiếp tục, Tạm dừng và Tạm hoãn. Đối với công việc Tính toán trường tổng số, có các lựa chọn sau: Sửa đổi, Lặp lại, Tiếp tục, Tạm dừng và tạm hoãn.
Kịch bản công việc trường tổng số
Chúng ta hãy xem một số tình huống trường tổng số. Chúng tôi sẽ tổng hợp dữ liệu cho một bản ghi từ các bản ghi liên quan có hoặc không có hệ thống cấp bậc. Chúng tôi cũng sẽ tổng hợp dữ liệu cho bản ghi từ hoạt động có liên quan và hoạt động gián tiếp có liên quan đến bản ghi qua thực thể Bên Hoạt động. Trong mỗi ví dụ, chúng ta định nghĩa trường tổng số bằng cách sử dụng trường chỉnh sửa trường. Để mở Trình chỉnh sửa trường, hãy mở trình khám phá giải pháp và mở rộng Thành phần>Thực thể. Chọn thực thể bạn muốn và chọn Trường. Chọn Mới. Trong trình soạn thảo, hãy cung cấp thông tin bắt buộc cho trường, bao gồm Loại trường và Kiểu dữ liệu. Trong Loại trường, hãy chọn Cuộnsau khi bạn đã chọn loại dữ liệu. Các loại dữ liệu bao gồm số thập phân hoặc toàn bộ số, tiền tệ, và ngày/giờ. Chọn nút Chỉnh sửa bên cạnh Loại trường. Điều này sẽ đưa bạn đến trình chỉnh sửa định nghĩa trường tổng số. Định nghĩa trường cuộn lên bao gồm ba phần: Thực thể nguồn, Thực thể liên quan và Tổng hợp.
Trong phần Thực thể nguồn , bạn chỉ định thực thể mà trường tổng hợp được xác định và liệu bạn có tổng hợp theo phân cấp hay không. Bạn có thể thêm các bộ lọc với nhiều điều kiện để chỉ định các bản ghi trong hệ thống phân cấp bạn muốn sử dụng cho tổng số.
Trong phần Thực thể liên quan , bạn chỉ định thực thể mà bạn tổng hợp. Phần này là tùy chọn, khi bạn chọn thực hiện tổng số trên hệ thống phân cấp trên thực thể nguồn. Bạn có thể thêm các bộ lọc với nhiều điều kiện để chỉ định các bản ghi liên quan để sử dụng trong tính toán. Ví dụ, bạn bao gồm doanh thu từ các cơ hội mở với một doanh thu hàng năm hơn $1000.
Trong phần Tổng hợp , bạn chỉ định số liệu bạn muốn tính toán. Bạn có thể chọn chức năng tổng hợp khả dụng, chẳng hạn như SUM, COUNT, MIN, MAX hoặc AVG.
Tổng hợp dữ liệu cho bản ghi từ bản ghi có liên quan
Trong ví dụ này, một hệ thống phân cấp không được sử dụng. Tổng doanh thu dự kiến được tính cho một tài khoản, từ những cơ hội mở liên quan.
Các dữ liệu tổng hợp cho một hồ sơ từ hồ sơ con, trong hệ thống phân cấp
Trong ví dụ này, chúng tôi tính toán tổng doanh thu ước tính của một cơ hội bao gồm những cơ hội con, trong hệ thống phân cấp.
Các dữ liệu tổng hợp cho một hồ sơ từ hồ sơ liên quan, trong hệ thống phân cấp
Trong ví dụ này, chúng tôi tính toán tổng doanh thu ước tính của một cơ hội mở trên tất cả tài khoản trong hệ thống phân cấp.
Tổng hợp dữ liệu cho bản ghi từ tất cả hoạt động có liên quan
Trong ví dụ này, chúng tôi tính toán tổng số thời gian đã sử dụng và lập hóa đơn từ tất cả hoạt động có liên quan với tài khoản. Điều này có thể bao gồm thời gian dùng trên điện thoại, tại cuộc hẹn hoặc hoạt động tùy chỉnh.
Trong phiên bản trước đó, bạn có thể xác định trưởng tổng số cho hoạt động riêng lẻ như cuộc gọi điện thoại, fax hoặc cuộc hẹn. Tuy nhiên, để đạt được kết quả của các ví dụ dưới đây, bạn phải tổng hợp dữ liệu bằng cách sử dụng trường tính toán. Bây giờ, bạn có thể làm điều đó tất cả trong một bước bằng cách xác định trường tổng số cho thực thể Hoạt động.
Tổng hợp dữ liệu cho bản ghi từ tất cả hoạt động có liên quan và hoạt động gián tiếp có liên quan qua thực thể Bên Hoạt động.
Trong ví dụ này, chúng tôi tính tổng số email được gửi đến một tài khoản, nơi tài khoản được liệt kê trên dòng "Đến người nhận" hoặc dòng" Cc người nhận. Điều này được thực hiện bằng cách chỉ định Loại tham gia trong BỘ LỌC cho thực thể Nhóm hoạt động trong định nghĩa trường tổng hợp. Nếu bạn không sử dụng lọc, sau đó tất cả các loại tham gia có sẵn cho một hoạt động được sử dụng trong tính toán. Để biết thêm thông tin về thực thể Activity Party và các loại hình tham gia có sẵn cho một hoạt động cụ thể, hãy xem thực thể ActivityParty.
Tổng hợp dữ liệu cho bản ghi từ bản ghi có liên quan sử dụng toán tử AVG
Trong ví dụ này, chúng tôi tính toán doanh thu trung bình ước tính từ tất cả các cơ hội liên quan đến một tài khoản.
Ví dụ sau cho thấy cách tính doanh thu trung bình ước tính từ các cơ hội có liên quan trên các tài khoản thuộc hệ thống cấp bậc. Có thể xem doanh thu trung bình ước tính ở từng cấp độ trong hệ thống cấp bậc.
Những điều cần lưu ý về trường tổng số
Bạn cần phải hiểu rõ một số điều kiện và giới hạn khi làm việc với các trường tổng số:
Bạn có thể xác định một tối đa là 100 trường tổng số cho tổ chức và lên đến 10 trưởng tổng số cho một thực thể.
Một công việc không thể được kích hoạt bởi các bản Cập Nhật trường tổng số.
Điều kiện chờ quy trình làm việc không thể sử dụng trường tổng số.
Một tổng số trên một trường tổng số không được hỗ trợ.
Tổng số không thể tham khảo một trường tính toán sử dụng một trường tính toán khác, ngay cả khi tất cả các trường của trường tính toán khác đều thuộc thực thể hiện tại.
Trường tổng hợp không tự động cập nhật nếu sử dụng trường công thức phụ thuộc vào các hàm ràng buộc thời gian, chẳng hạn như
NOW(),UTCNOW(),ISUTCTODAY()hoặcUTCTODAY(). Tùy chọn tính toán lại trực tuyến (làm mới thủ công trên biểu mẫu) hoặc nút Tính toán lại phải được sử dụng để tính toán giá trị trường tổng hợp mới nhất.Tổng số chỉ có thể áp dụng bộ lọc cho thực thể nguồn hoặc thực thể có liên quan, trưởng đơn giản hoặc trường tính toán không phức tạp.
Một tổng số có thể được thực hiện chỉ qua các thực thể liên quan với mối quan hệ 1:N. Một tổng số không thể được thực hiện qua các mối quan hệ N:N.
Một tổng số không thể được thực hiện qua mối quan hệ 1:N cho các thực thể hoạt động hoặc thực thể bên hoạt động.
Quy tắc Kinh doanh, quy trình công việc hoặc trường tính toán luôn luôn sử dụng giá trị tính toán cuối của trường tổng số.
Trường tổng số được tập hợp theo ngữ cảnh người dùng hệ thống. Tất cả người dùng có thể nhìn thấy cùng một giá trị trường tổng số. Bạn có thể kiểm soát khả năng hiển thị trường tổng số với bảo mật cấp trường (FLS), bằng cách hạn chế những người có thể truy cập vào trường tổng số. Thông tin thêm: Bảo mật cấp độ hiện trường.
Nếu sự chính xác của trường tổng hợp lớn hơn độ chính xác của trường phát hành, độ chính xác của trường tổng hợp sẽ được làm tròn với độ chính xác của trường phát hành trước khi quá trình tập hợp được thực hiện. Để minh họa cho thao tác này, hãy xem xét một ví dụ cụ thể. Giả sử rằng trường phát hành trên thực thể tài khoản, để tính tổng doanh thu ước tính của các cơ hội liên quan, có độ chính xác lấy sau hai chữ số thập phân. Ước tính Trường doanh thu trên thực thể cơ hội là trường tổng hợp với độ chính xác lấy theo bốn chữ số thập phân. Trong ví dụ của chúng tôi, các tài khoản có hai cơ hội liên quan. Tổng doanh thu ước tính, tổng hợp được tính như sau:
Ước tính Doanh thu cho cơ hội đầu tiên: $1000,0041
Ước tính Doanh thu cho cơ hội thứ hai: $2000,0044
Tổng doanh thu ước tính Doanh thu: $1000.00 + $2000.00 = $3000.00
Như bạn có thể thấy, độ chính xác làm tròn đến hai chữ số thập phân trên trường tổng hợp được thực hiện trước khi tính tổng.
Các biểu mẫu thực thể nhất định, ví dụ như Khách hàng hoặc người liên hệ, sẵn dùng, chứa các lưới liên kết. Ví dụ, một biểu mẫu tài khoản bao gồm địa chỉ người liên hệ, trường hợp, cơ hội và các lưới khác. Một số hồ sơ được hiển thị trong lưới biểu mẫu tài khoản có liên quan trực tiếp đến hồ sơ tài khoản; những hồ sơ khác, một cách gián tiếp, thông qua các mối quan hệ với các hồ sơ khác. Trong khi đó, tập hợp trường phát hành chỉ sử dụng mối quan hệ trực tiếp được xác định rõ ràng trong định nghĩa về trường phát hành. Không xem xét các mối quan hệ khác. Để minh họa sự khác biệt trong thao tác, chúng ta hãy xem xét ví dụ sau.
Các tài khoản A1 có người liên hệ chính, P1. Trường hợp C1 được liên kết với tài khoản A1 (trường C1.Customer = A1) và trường hợp C2 được liên kết với liên hệ P1 (trường C2.Customer = P1).
Lưới Trường hợp trên biểu mẫu Tài khoản cho bản ghi A1, hiển thị hai trường hợp, C1 và C2.
Trường phát hành trên thực thể tài khoản, được gọi là tổng số trường hợp, được sử dụng để đếm số trường hợp được liên kết với tài khoản.
Trong định nghĩa trường phát hành tài khoản, chúng tôi chỉ định các trường hợp có mối quan hệ khách hàng với tài khoản. Sau khi tập hợp, tổng số trường hợp tương đương với 1 (trường hợp C1). Trường hợp C2 không được bao gồm trong tổng số, vì nó trực tiếp liên quan đến người liên hệ, không liên quan đến tài khoản và không được xác định rõ ràng trong định nghĩa trường phát hành tài khoản. Do đó, tổng số trường hợp được trả về bởi thao tác tổng hợp không khớp với số trường hợp được hiển thị trong lưới Trường hợp .
Xem thêm
Tạo và chỉnh sửa các trường
Xác định các trường được tính toán
Hành vi và định dạng của trường Ngày và Giờ
Truy vấn và trực quan hóa dữ liệu phân cấp