Nâng cao dòng quy trình doanh nghiệp về việc phân nhánh

Dòng quy trình công việc hướng dẫn bạn qua nhiều giai đoạn bán hàng, tiếp thị hoặc dịch vụ hướng đến sự hoàn thành. Trong trường hợp đơn giản, dòng quy trình công việc tuyến tính là một lựa chọn tốt. Tuy nhiên, trong tình huống phức tạp hơn, bạn có thể tăng cường dòng quy trình công việc bằng cách phân nhánh. Nếu có quyền tạo trên luồng quy trình công việc, bạn sẽ có thể tạo dòng quy trình công việc với nhiều nhánh bằng cách sử dụng logic If-Else . Điều kiện phân nhánh có thể được hình thành từ nhiều biểu thức logic sử dụng kết hợp các toán tử AND hoặc OR . Việc chọn nhánh sẽ được thực hiện tự động, trong thời gian thực, dựa theo các quy tắc được định nghĩa trong định nghĩa quy trình. Ví dụ: khi bán ô tô, bạn có thể định cấu hình một dòng quy trình công việc, sau giai đoạn đánh giá chung sẽ chia thành hai nhánh riêng biệt trên cơ sở một quy tắc (Khách hàng thích ô tô mới hay ô tô đã qua sử dụng, ngân sách của họ cao hơn hoặc bên dưới $20,000, v.v. ), một chi nhánh để bán ô tô mới và một chi nhánh khác để bán ô tô đã qua sử dụng. Để biết thêm thông tin về dòng quy trình công việc, hãy xem Tổng quan về dòng quy trình công việc.

Sơ đồ dưới đây hiển thị dòng quy trình công việc bao gồm các nhánh.

Những điều bạn cần biết khi thiết kế dòng quy trình kinh doanh với các nhánh

Hãy lưu ý các thông tin sau khi bạn thiết kế dòng quy trình kinh doanh bao gồm các nhánh:

• Một quy trình có thể kéo dài tối đa 5 thực thể duy nhất.

• Bạn có thể sử dụng tối đa 30 giai đoạn cho một quy trình và tối đa là 30 bước cho một giai đoạn.

• Mỗi nhánh có thể có độ sâu tối đa là 10.

• Phân nhánh quy tắc phải được dựa trên các bước trong giai đoạn mà đứng ngay trước nó.

• Bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện trong một quy tắc bằng cách sử dụng toán tử AND hoặc toán tử OR , nhưng không thể kết hợp cả hai toán tử.

• Khi bạn xác định dòng quy trình, bạn có thể chọn một mối quan hệ thực thể nếu muốn. Mối quan hệ này phải mối quan hệ thực thể 1:N (một đến nhiều).

• Nhiều quy trình hiện hoạt có thể chạy đồng thời trên cùng bản ghi dữ liệu.

• Bạn có thể sắp xếp lại các lát (Giai đoạn, Bước, Điều kiện, v.v.) trên dòng quy trình bằng cách sử dụng kép và thả.

• Khi kết hợp các nhánh, tất cả các nhánh ngang nhau phải kết hợp thành một giai đoạn. Tất cả các nhánh ngang nhau phải kết hợp thành một giai đoạn, hoặc mỗi nhánh ngang nhau phải kết thúc quy trình. Một chi nhánh ngang hàng không thể kết hợp với các chi nhánh khác và đồng thời kết thúc quy trình.

Lưu ý

• Một thực thể được sử dụng trong quy trình có thể được xem xét lại nhiều lần (nhiều vòng lặp thực thể đóng).

• Bạn có thể quay lại giai đoạn trước của quy trình với mọi loại thực thể. Ví dụ: nếu giai đoạn hoạt động là Gửi báo giá trên bản ghi báo giá, người dùng quy trình có thể di chuyển giai đoạn hoạt động trở lại Đề xuất giai đoạn ghi lại cơ hội.

  Trong một ví dụ khác, giả sử một quy trình hiện đang ở giai đoạn Đề xuất hiện tại trong luồng quy trình của bạn: Định tính Khách hàng Tiềm năng>Xác định Nhu cầu>Tạo Đề xuất>Đưa ra Đề xuất>Đóng. Nếu đề xuất được trình bày cho khách hàng yêu cầu nghiên cứu thêm để xác định nhu cầu của khách hàng, người dùng chỉ cần chọn giai đoạn Xác định nhu cầu trong quy trình của bạn và chọn Đặt Đang hoạt động.

Ví dụ: Dòng quy trình bán xe bao gồm hai nhánh

Hãy xem xét ví dụ về dòng quy trình kinh doanh bao gồm hai nhánh, để bán xe mới và xe cũ.

Đầu tiên, chúng ta sẽ tạo một quy trình mới có tên Quy trình bán ô tô.

1. Đi tới Cài đặt>Quy trình.

2. Chọn Mới để tạo quy trình mới.

3. Chỉ định Danh mục là dòng quy trình công việc và cho Thực thể chính chọn Dẫn đầu.

4. Thêm giai đoạn đầu tiên vào quy trình có tên Đủ điều kiện và thêm các bước Khung thời gian mua hàng và Ưu tiên xe hơi.

5. Sau giai đoạn Đạt tiêu chuẩn chung, chúng tôi chia quy trình thành hai nhánh riêng biệt bằng cách sử dụng ngăn xếp Điều kiện .

   1. Định cấu hình lát điều kiện với các quy tắc đáp ứng các yêu cầu công việc của bạn

   2. Để thêm nhánh đầu vào giai đoạn, thêm Lát giai đoạn vào đường dẫn “Có” của lát điều kiện

   3. Để thêm một nhánh thứ hai, thực hiện khi không thỏa mãn điều kiện, thêm một Lát giai đoạn khác trên đường dẫn “Không” của lát điều kiện

Tiền bo

Bạn có thể thêm điều kiện khác trên đường dẫn “không” của lát điều kiện hiện tại để tạo nhiều nhánh phức hợp hơn.

Nếu Ưu tiên xe hơi = Mới, quy trình sẽ chuyển sang Bán xe mới nếu không, nó sẽ chuyển sang giai đoạn Bán ô tô đã qua sử dụng , trong nhánh thứ hai, như minh họa bên dưới.

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trong giai đoạn Bán ô tô mới hoặc giai đoạn Bán ô tô đã qua sử dụng , quy trình sẽ quay trở lại quay lại quy trình chính với giai đoạn Gửi báo giá .

Ngăn chặn tiết lộ thông tin

Xem xét dòng quy trình kinh doanh bao gồm các nhánh để xử lý một yêu cầu vay vốn ngân hàng, như hình dưới đây. Các thực thể tùy chỉnh được sử dụng trong các giai đoạn nằm trong ngoặc đơn.

Trong trường hợp này, nhân viên cho vay ngân hàng cần quyền truy cập vào bản ghi Yêu cầu, nhưng họ sẽ không có bất kỳ khả năng hiển thị nào về việc điều tra yêu cầu. Nhìn lướt qua, có vẻ như chúng tôi có thể dễ dàng làm điều này bằng cách gán cho nhân viên cho vay vai trò bảo mật chỉ định không có quyền truy cập vào thực thể Điều tra. Tuy nhiên, chúng ta hãy xem xét ví dụ một cách chi tiết hơn và xem liệu điều này thực sự đúng hay không.

Giả sử rằng một khách hàng đưa ra yêu cầu vay vốn hơn $60.000 cho ngân hàng. Nhân viên cho vay xem xét yêu cầu trong giai đoạn đầu tiên. Nếu quy tắc phân nhánh kiểm tra xem số tiền còn nợ ngân hàng có vượt quá $50.000 không được thỏa mãn thì giai đoạn tiếp theo trong quy trình này là điều tra xem yêu cầu có gian lận hay không. Nếu chúng tôi xác định rằng đây thực sự là một trường hợp gian lận, khi đó quy trình chuyển sang thực hiện hành động hợp pháp chống lại người yêu cầu. Nhân viên cho vay không nên có tầm nhìn về hai giai đoạn điều tra vì họ không có quyền truy cập vào thực thể Điều tra.

Tuy nhiên, nếu nhân viên cho vay mở bản ghi Yêu cầu, họ sẽ có thể xem toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Họ không chỉ có thể xem giai đoạn điều tra gian lận mà còn có thể xác định kết quả của cuộc điều tra bằng cách xem giai đoạn Hành động pháp lý trong quy trình. Ngoài ra, họ sẽ có thể bản xem trước các bước trong giai đoạn điều tra bằng cách chọn giai đoạn. Mặc dù họ không thể xem dữ liệu hoặc trạng thái hoàn thành bước nhưng họ sẽ có thể xác định các hành động tiềm ẩn được thực hiện đối với người gửi yêu cầu trong giai đoạn điều tra và hành động pháp lý.

Trong dòng quy trình này, nhân viên cho vay có thể xem các giai đoạn Điều tra Gian lận và Hành động Pháp lý, gây ra việc tiết lộ thông tin không đúng. Chúng tôi khuyên bạn nên đặc biệt chú ý đến các thông tin mà có thể bị tiết lộ do phân nhánh. Trong ví dụ của chúng tôi, phân chia quy trình thành hai quy trình riêng biệt, một cho việc xử lý yêu cầu và một cho điều tra gian lận, để ngăn chặn việc tiết lộ thông tin. Quy trình cho nhân viên cho vay sẽ giống như thế này:

Quy trình điều tra sẽ được khép kín và bao gồm các giai đoạn sau đây:

Bạn cần phải cung cấp quy trình làm việc để đồng bộ hóa quyết định Chấp thuận/Từ chối từ hồ sơ Điều tra với hồ sơ Yêu cầu.

Xem thêm

Tổng quan về dòng quy trình công việc
Tạo dòng quy trình công việc
Tạo logic kinh doanh tùy chỉnh với các quy trình
Hiểu vai trò bảo mật