Tổng quan về làm việc với các dòng quy trình công việc

Chủ đề này áp dụng cho Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Nếu bạn là người dùng trực tuyến, hãy xem Tổng quan về quy trình công việc trong tài liệu Power Automate .

Bạn có thể giúp đảm bảo rằng mọi người nhập dữ liệu một cách nhất quán và làm theo cùng các bước mỗi khi họ làm việc với một khách hàng bằng cách tạo ra một dòng quy trình công việc. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo dòng quy trình công việc để mọi người xử lý các yêu cầu dịch vụ khách hàng theo cách đó hoặc yêu cầu mọi người lấy phê duyệt cho hóa đơn trước khi gửi đơn đặt hàng. Luồng quy trình kinh doanh sử dụng công nghệ cơ bản tương tự như các quy trình khác, nhưng các khả năng mà chúng cung cấp rất khác so với các tính năng khác sử dụng quy trình. Để tìm hiểu cách tạo hoặc chỉnh sửa dòng quy trình công việc, hãy xem Tạo dòng quy trình công việc.

Xem một đoạn video ngắn (4:49) về dòng quy trình công việc.

Tại sao sử dụng luồng quy trình kinh doanh?

Luồng quy trình kinh doanh cung cấp một hướng dẫn cho mọi người để hoàn thành công việc. Chúng cung cấp một trải nghiệm tinh gọn cho người dùng dẫn mọi người qua các quá trình tổ chức của họ mà đã được xác định cho tương tác mà cần phải được nâng cao đến một kết luận của một số loại. Trải nghiệm người dùng này có thể được thiết kế riêng để cho những người có vai trò bảo mật khác nhau có thể có một trải nghiệm tốt nhất phù hợp với công việc họ làm.

Sử dụng luồng quy trình kinh doanh để xác định một tập hợp các bước cho mọi người làm theo để mang kết quả mong muốn tới cho họ. Các bước sau cung cấp một chỉ báo trực quan cho mọi người biết nơi đang hiện diện trong quá trình kinh doanh. Luồng quy trình kinh doanh làm giảm nhu cầu đào tạo vì người dùng mới không cần phải tập trung vào thực thể mà họ nên sử dụng. Chúng có thể cho phép quá trình hướng dẫn cho họ. Bạn có thể cấu hình luồng quy trình kinh doanh để hỗ trợ các phương pháp bán hàng phổ biến mà có thể giúp các nhóm bán hàng của bạn đạt được kết quả tốt hơn. Đối với nhóm dịch vụ, luồng quy trình kinh doanh có thể giúp nhân viên mới làm việc với tốc độ nhanh hơn và tránh những sai lầm có thể làm khách hàng không hài lòng.

Luồng quy trình kinh doanh có thể làm gì?

Định nghĩa về dòng quy trình công việc được thể hiện dưới dạng một thực thể tùy chỉnh và một phiên bản của quá trình được lưu trữ dưới dạng bản ghi trong thực thể đó. Mỗi bản ghi được liên kết với bản ghi dữ liệu (chẳng hạn như Tài khoản, Người liên hệ, Khách hàng tiềm năng hoặc Cơ hội) và trong trường hợp có quá trình giữa các thực thể, mỗi bản ghi sẽ được liên kết với một bản ghi dữ liệu cho mỗi thực thể tham gia.

Với các luồng quy trình công việc, bạn xác định một tập hợp giai đoạn và các bước sau đó được hiển thị trong điều khiển tại đầu của biểu mẫu.

Mỗi giai đoạn có một nhóm các bước. Mỗi bước đại diện cho một trường nơi dữ liệu có thể được nhập. Mọi người chuyển sang giai đoạn tiếp theo bằng cách sử dụng nút Giai đoạn tiếp theo . Bạn có thể thực hiện bước cần thiết để cho mọi người phải nhập dữ liệu cho trường tương ứng trước khi họ có thể tiến hành giai đoạn tiếp theo. Điều này thường được gọi là "giai đoạn cổng".

Luồng quy trình kinh doanh xuất hiện tương đối đơn giản so với các loại khác của các quá trình bởi vì chúng tôi không cung cấp bất kỳ logic kinh doanh có điều kiện hoặc tự động hóa ngoài cung cấp kinh nghiệm được sắp xếp hợp lý cho mục nhập dữ liệu và kiểm soát các mục nhập vào các giai đoạn. Tuy nhiên, khi bạn kết hợp chúng với quy trình và tuỳ chỉnh khác, chúng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đào tạo, và tăng sự áp dụng cho người dùng.

Có một số dòng quy trình công việc sẵn sàng sử dụng sẵn có. Thông tin thêm: Thêm quy trình kinh doanh sẵn sàng sử dụng.

Luồng quy trình kinh doanh tích hợp với tùy chỉnh khác

Khi bạn hoặc người dùng của bạn nhập dữ liệu bằng cách sử dụng luồng quy trình kinh doanh, dữ liệu thay đổi cũng được áp dụng cho trường mẫu do đó bất kỳ sự tự động hóa được cung cấp bởi các quy tắc kinh doanh hoặc mã lệnh biểu thức có thể được áp dụng ngay lập tức. Có thể thêm các bước để đặt giá trị cho các trường không có trong biểu mẫu và các trường này sẽ được thêm vào Mô hình đối tượng API ứng dụng khách được sử dụng cho tập lệnh biểu mẫu. Bất kỳ luồng công việc nào được khởi xướng bởi các thay đổi đối với trường được bao gồm trong một luồng quy trình kinh doanh sẽ được áp dụng khi dữ liệu trong biểu mẫu được lưu. Nếu tự động hóa được áp dụng bởi một quy trình làm việc thời gian thực, những thay đổi sẽ ngay lập tức hiển thị cho người dùng khi dữ liệu trong biểu mẫu được làm mới sau khi hồ sơ được lưu.

Mặc dù kiểm soát luồng quy trình kinh doanh trong biểu mẫu không cung cấp bất kỳ khả năng lập trình phía ứng dụng trực tiếp, thay đổi áp dụng theo quy tắc kinh doanh hoặc mã lệnh biểu thức tự động được áp dụng để kiểm soát luồng quy trình kinh doanh. Nếu bạn ẩn một trường trong một biểu mẫu, trường đó cũng sẽ được ẩn trong kiểm soát luồng quy trình kinh doanh. Nếu bạn đặt một giá trị bằng cách sử dụng quy tắc kinh doanh hoặc mã kệnh biểu mẫu, giá trị đó sẽ được thiết lập trong luồng quy trình kinh doanh.

Dòng quy trình đồng thời

Các dòng quy trình công việc đồng thời cho phép người tùy chỉnh định cấu hình nhiều quy trình công việc cũng như liên kết chúng với cùng một bản ghi bắt đầu. Người dùng có thể chuyển đổi giữa nhiều quy trình công việc chạy đồng thời và tiếp tục công việc của họ ở giai đoạn họ đã dừng lại trong quy trình đó.

Hệ thống luồng quy trình công việc

Bao gồm các dòng quy trình công việc sau. Để hiểu cách luồng quy trình kinh doanh làm việc, hãy xem xét các hệ thống luồng quy trình kinh doanh:

• Khách hàng tiềm năng cho quy trình bán hàng cơ hội

• Quy trình bán hàng cơ hội

• Cuộc gọi điện thoại đến quy trình trường hợp

Nhiều thực thể trong luồng quy trình kinh doanh

Bạn có thể sử dụng luồng quy trình kinh doanh cho một thực thể duy nhất hoặc mở rộng nhiều thực thể. Ví dụ, bạn có thể có một quá trình bắt đầu với một cơ hội, sau đó tiếp tục báo giá, một đơn đặt hàng, và sau đó là hóa đơn, trước khi cuối cùng trở về đóng cơ hội.

Bạn có thể thiết kế dòng quy trình công việc liên kết các bản ghi cho tối đa năm thực thể khác nhau vào một quy trình duy nhất để những người sử dụng ứng dụng có thể tập trung vào dòng quy trình của họ chứ không phải vào thực thể nào họ đang làm việc. Họ có thể dễ dàng điều hướng giữa các bản ghi thực thể liên quan.

Nhiều luồng quy trình kinh doanh có sẵn cho một thực thể

Không phải tất cả người dùng trong một tổ chức có thể làm theo cùng một quá trình và điều kiện khác nhau có thể yêu cầu một quá trình khác nhau được áp dụng. Bạn có thể có tối đa 10 luồng quy trình kinh doanh hiện hoạt trên một thực thể để cung cấp các quá trình thích hợp cho những tình huống khác nhau.

Kiểm soát luồng quy trình kinh doanh náo sẽ được áp dụng

Bạn có thể kết hợp luồng quy trình kinh doanh với vai trò bảo mật để chỉ những người có những vai trò bảo mật này có thể nhìn thấy hoặc sử dụng chúng. Bạn cũng có thể thiết lập thứ tự của các luồng quy trình kinh doanh để bạn có thể kiểm soát luồng quy trình kinh doanh nào sẽ được đặt theo mặc định. Để đặt thứ tự dòng quy trình công việc, hãy mở dòng quy trình công việc trong trình thiết kế rồi chọn Luồng quy trình đặt hàng trên thanh lệnh. Chọn mũi tên lên và xuống để di chuyển dòng quy trình công việc theo thứ tự bạn muốn.

Khi ai đó tạo một bản ghi thực thể mới, danh sách các định nghĩa quy trình công việc hiện hoạt có sẵn được lọc theo vai trò bảo mật của người dùng. Định nghĩa quy trình công việc kích hoạt đầu tiên cho vai trò bảo mật của người dùng theo danh sách thứ tự quy trình là định nghĩa được áp dụng theo mặc định. Nếu có nhiều định nghĩa quy trình công việc hiện hoạt thì người dùng có thể tải định nghĩa khác từ hộp thoại Chuyển đổi Quy trình. Bất cứ khi nào quy trình được chuyển đổi thì quy trình hiện đang kết xuất sẽ chuyển đến nền và được thay thế bằng quy trình được chọn nhưng quy trình cũ vẫn duy trì trạng thái và có thể chuyển đổi lại. Mỗi bản ghi có thể có nhiều phiên bản quy trình được liên kết (mỗi phiên bản cho một định nghĩa dòng quy trình công việc khác nhau, tối đa 10 phiên bản). Trên tải biểu mẫu, chỉ một dòng quy trình công việc được kết xuất. Khi người dùng bất kỳ áp dụng một quy trình khác thì quy trình đó chỉ có thể tải theo mặc định cho người dùng đó.

Để đảm bảo một quy trình công việc được tải theo mặc định cho tất cả người dùng (hành vi tương đương với "ghim" quy trình) thì có thể thêm tập lệnh API Máy khách (tài nguyên web) vào tải biểu mẫu giúp tải cụ thể phiên bản quy trình công việc hiện có dựa trên ID định nghĩa quy trình công việc.

Đặc quyền của dòng quy trình công việc

Mỗi định nghĩa dòng quy trình công việc được trình bày dưới dạng một thực thể tùy chỉnh sẽ đi kèm với tập hợp các đặc quyền riêng mà có thể được chỉnh sửa trong vai trò bảo mật chẳng hạn như mọi thực thể tùy chỉnh hoặc hệ thống khác. Bạn có thể chỉ định các đặc quyền trong tab Dòng quy trình công việc cho vai trò bảo mật.

Bạn có thể gán các đặc quyền sau đây cho một dòng quy trình công việc:

• Tạo: Cho phép tạo một phiên bản của dòng quy trình công việc, việc này được thực hiện cùng lúc với việc tạo bản ghi mới.
• Read: Cho phép xem dòng quy trình công việc trên bản ghi đã tạo.
• Write: Cho phép cập nhật dòng quy trình công việc. Ví dụ, thay đổi trạng thái và điều hướng.
• Xóa: Cho phép xóa một phiên bản, chẳng hạn như khi xóa bản ghi.
• Nối: Cho phép điều hướng giữa các thực thể từ một thực thể. Ví dụ: thực thể Khách hàng tiềm năng trong Quy trình bán hàng từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội dòng quy trình công việc.
• Nối vào: Cho phép điều hướng giữa nhiều thực thể với một thực thể. Ví dụ: thực thể Cơ hội trong Quy trình bán hàng từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội dòng quy trình công việc.

Lưu ý

Quản trị viên hệ thống và người tùy chỉnh hệ thống vai trò bảo mật có quyền truy cập vào tất cả các luồng quy trình công việc theo mặc định.

Các cân nhắc về dòng quy trình kinh doanh

Bạn có thể xác định luồng quy trình kinh doanh chỉ dành cho những thực thể có hỗ trợ chúng. Bạn cũng cần phải nhận thức các giới hạn cho số quy trình, giai đoạn và các bước có thể được thêm vào.

Dòng quy trình công việc gọi quy trình làm việc

Giờ đây, bạn có thể gọi quy trình theo yêu cầu từ bên trong dòng quy trình công việc. Bạn có thể đặt cấu hình tùy chọn này từ trình thiết kế dòng quy trình công việc mới bằng cách kéo thành phần quy trình làm việc vào giao đoạn xử lý hoặc vào phần Quy trình làm việc Toàn cầu. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng dòng công việc trong dòng quy trình công việc, hãy xem Blog: dòng quy trình công việc tự động hóa trong Dynamics 365 for Customer Engagement.

Khi bạn bao gồm quy trình làm việc mình muốn để kích hoạt trong Giai đoạn Thoát trong dòng quy trình công việc và giai đoạn đó là giai đoạn cuối cùng trong dòng thì trình thiết kế sẽ tạo ra ấn tượng rằng quy trình làm việc sẽ được kích hoạt khi giai đoạn đó được hoàn tất. Tuy nhiên, quy trình làm việc sẽ không được kích hoạt do không diễn ra quá trình chuyển đổi giai đoạn. Bạn sẽ không nhận được cảnh báo hay lỗi ngăn bạn bao gồm quy trình làm việc vào giai đoạn đo. Khi người dùng tương tác với dòng quy trình công việc, việc hoàn tất hoặc bỏ quy trình sẽ không gây chuyển đổi giai đoạn và do đó quy trình làm việc sẽ không được kích hoạt. Xem xét các ví dụ sau đây:

• Bạn tạo một dòng quy trình công việc có hai giai đoạn, S1 kết nối với S2, với quy trình làm việc trên giai đoạn S2 và đặt trình kích hoạt thành Thoát khỏi giai đoạn.

• Bạn tạo dòng quy trình công việc có ba giai đoạn, S1 kết nối với S2, sau đó S2 tạo nhánh với S3. Bạn đưa quy trình làm việc vào S2 và đặt trình kích hoạt thành Thoát giai đoạn.

  Quy trình làm việc sẽ không kích hoạt cả hai trường hợp. Để giải quyết sự cố này, bạn có thể thêm Quy trình làm việc Toàn cầu và thêm quy trình làm việc bạn muốn để kích hoạt vào đó sao cho quy trình làm việc được kích hoạt cho quy trình công việc ngoài giai đoạn của quy trình. Bạn có thể đặt kích hoạt cho Quy trình làm việc toàn cầu thành Đã bỏ Quy trình hoặc Đã hoàn tất Quá trình khiến quy trình làm việc kích hoạt khi người dùng bỏ hoặc hoàn tất quy trình công việc.

Nhiều thực thể có thể sử dụng luồng quy trình kinh doanh

Chỉ các thực thể sử dụng các biểu mẫu được Cập Nhật có thể sử dụng luồng quy trình kinh doanh. Điều này bao gồm các thực thể tuỳ chỉnh và các thực thể hệ thống sau:

• Tài khoản

• Cuộc hẹn

• Chiến dịch

• Hoạt động Chiến dịch

• Phản hồi về Chiến dịch

• Đối thủ cạnh tranh

• Người liên hệ

• Email

• Quyền được hưởng

• Fax

• Trường hợp

• Hóa đơn

• Khách hàng tiềm năng

• Thư tín

• Danh sách Khách hàng tiếp thị

• Cơ hội

• Cuộc gọi điện thoại

• Sản phẩm

• Hạng mục trong bảng giá

• Báo giá

• Cuộc hẹn lặp lại

• Tài liệu bán hàng

• Hoạt động thuộc Mạng xã hội

• Thứ tự

• Người dùng

• Nhiệm vụ

• Nhóm

  Để bật một thực thể tùy chỉnh cho các luồng quy trình công việc, hãy chọn hộp kiểm Luồng quy trình công việc (các trường sẽ được tạo) trong định nghĩa thực thể. Lưu ý rằng bạn không thể hoàn tác thao tác này.

Lưu ý

Nếu bạn điều hướng đến giai đoạn dòng quy trình công việc chứa thực thể Social Activity và chọn nút Giai đoạn tiếp theo , bạn sẽ thấy Tạo tùy chọn. Khi bạn chọn Tạo, biểu mẫu Hoạt động trên mạng xã hội sẽ tải. Tuy nhiên, vì Social Activity không hợp lệ cho Create từ giao diện người dùng ứng dụng nên bạn sẽ không thể lưu biểu mẫu và sẽ thấy thông báo lỗi: "Lỗi không mong muốn ."

Số lượng tối đa quy trình, giai đoạn và các bước

Để đảm bảo hiệu suất chấp nhận được và khả năng sử dụng giao diện người dùng, có một số hạn chế bạn cần phải nhận thức được khi bạn có kế hoạch để sử dụng luồng quy trình kinh doanh:

• Có thể không có nhiều hơn 10 quá trình luồng quy trình kinh doanh được kích hoạt cho một thực thể.

• Mỗi quá trình có thể chứa không quá 30 giai đoạn.

• Nhiều thực thể quá trình có thể chứa không quá năm thực thể.

Hỗ trợ tùy chỉnh thực thể dòng quy trình công việc

Các thực thể dòng quy trình công việc có thể xuất hiện trong hệ thống để có thể cung cấp dữ liệu bản ghi thực thể trong các lưới, dạng xem, đồ thị và bảng thông tin.

Sử dụng các bản ghi thực thể dòng quy trình công việc với các lưới, dạng xem, biểu đồ và bảng thông tin

Với các dòng quy trình công việc có sẵn dưới dạng một thực thể, bạn có thể sử dụng tìm kiếm nâng cao, dạng xem, biểu đồ và bảng thông tin có được từ dữ liệu dòng quy trình công việc cho một thực thể nhất định, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng hoặc cơ hội. Quản trị viên hệ thống và người tùy chỉnh có thể tạo các lưới, dạng xem, biểu đồ và bảng thông tin trên dòng quy trình công việc tùy chỉnh giống như các lưới, dạng xem, biểu đồ và bảng thông tin với bất kỳ thực thể nào khác.

Các luồng quy trình công việc, chẳng hạn như Quy trình bán hàng từ cơ hội đến cơ hội, xuất hiện dưới dạng thực thể có thể tùy chỉnh trong Solution Explorer.

Để truy cập chế độ xem dòng quy trình công việc mặc định, hãy mở trình khám phá giải pháp, hãy mở rộng Thực thể> mở rộng quy trình mà bạn muốn, chẳng hạn như Quy trình bán hàng từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội, chọn Chế độ xem rồi chọn chế độ xem bạn muốn.

Một số chế độ xem mặc định có sẵn mà bạn có thể xem dưới dạng biểu đồ, chẳng hạn như chế độ xem Quy trình bán hàng theo cơ hội đang hoạt động .

Hạn chế của việc sử dụng các thực thể dòng quy trình công việc

Hiện tại, bạn không thể tạo các biểu mẫu tùy chỉnh cho các thực thể dựa vào dòng quy trình công việc.

Xem thêm

Xem một đoạn video ngắn (4:49) về dòng quy trình công việc
Thêm quy trình kinh doanh sẵn sàng để sử dụng
Tạo dòng quy trình công việc
Tăng cường luồng quy trình kinh doanh với phân nhánh
Sách trắng: Hỗ trợ quy trình với Dynamics 365 for Customer Engagement
Tạo logic kinh doanh tùy chỉnh thông qua các quy trình
Quy trình quy trình làm việc
Hành động - Tổng quan