Hướng dẫn cho Quản trị viên Dynamics 365 for Outlook

Quan trọng

Có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2020, Dynamics 365 for Outlook phiên bản cũ (còn được gọi là phần bổ trợ Outlook COM) đã bị gỡ bỏ. Microsoft sẽ không cung cấp hỗ trợ hoặc bất kỳ bản cập nhật nào khác (bao gồm bảo mật và các bản cập nhật quan trọng) cho Phần bổ sung Outlook COM cho các ứng dụng tương tác với khách hàng (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, và Field Service).

• Có hiệu lực từ ngày 4 tháng 12 năm 2020, Dynamics 365 for Outlook phiên bản cũ không khả dụng cho các ứng dụng tương tác với khách hàng (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing và Field Service). Thay vào đó hãy sử dụng Dynamics 365 App for Outlook hiện đại.
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) người dùng có thể tiếp tục sử dụng phiên bản cũ Dynamics 365 for Outlook và sẽ tiếp tục nhận được các bản cập nhật bảo mật quan trọng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên chuyển sang Dynamics 365 App for Outlook hiện đại ngay khi có thể.

Để biết thêm thông tin và các bước giúp chuyển đổi mượt mà, hãy tải xuống Cẩm nang Dynamics 365 for Outlook (Phần bổ trợ COM).

Dynamics 365 for Outlook có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, tác vụ và cuộc hẹn giữa Office Outlook và Dynamics 365 (đồng bộ hóa máy khách với máy chủ). Tương tự như đồng bộ hóa phía máy chủ, các bộ lọc đồng bộ hóa được sử dụng để đồng bộ hóa dữ liệu nhắn tin từ Dynamics 365 sang Outlook hoặc Exchange. Theo dõi thủ công hoặc theo dõi dựa trên quy tắc hộp thư đến được sử dụng để đồng bộ hóa dữ liệu nhắn tin từ Exchange hoặc Outlook với Dynamics 365.

Khi bạn sử dụng Dynamics 365 for Outlook, bạn cần hiểu một số khái niệm đồng bộ hóa hữu ích. Lưu ý rằng, để có bất kỳ chức năng Dynamics 365 for Outlook này, mỗi người dùng Dynamics 365 for Customer Engagement phải chạy phần bổ trợ Dynamics 365 for Outlook và bản ghi hộp thư người dùng Dynamics 365 phải được định cấu hình phù hợp.

Khi bạn chọn Dynamics 365 for Outlook làm phương thức đồng bộ hóa dữ liệu nhắn tin trong bản ghi hộp thư người dùng, email, danh bạ, cuộc hẹn và tác vụ được tạo trong Outlook sẽ được đồng bộ hóa với ứng dụng Dynamics 365 hoặc Customer Engagement (on-premises).

Quan trọng

• Bạn phải có phiên bản mới nhất của Dynamics 365 for Outlook (phiên bản 8.2.3) để kết nối với các phiên bản ứng dụng Dynamics 365. Phiên bản 8.2.3 cung cấp hỗ trợ cho Truyền tải tầng Bảo mật (TLS) 1.2 cần thiết để kết nối Dynamics 365 for Outlook và ứng dụng Dynamics 365. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cập nhật cho Dynamics 365 for Outlook.
• Khi đang sử dụng Dynamics 365 for Outlook phiên bản 9.0 ở chế độ ngoại tuyến, các tệp đính kèm vào hồ sơ được đồng bộ hóa sẽ không khả dụng ở chế độ ngoại tuyến. Nếu có tệp đính kèm vào bản ghi, thì tệp đó sẽ chỉ khả dụng khi bạn trực tuyến trở lại. Nếu bạn đã thêm tệp đính kèm vào bản ghi ở chế độ ngoại tuyến, thì tệp đó sẽ được đồng bộ hóa với máy chủ khi bạn trực tuyến trở lại. Để sử dụng tệp đính kèm ở chế độ ngoại tuyến, hãy xem xét lưu tệp đó vào thiết bị của bạn.
• Khả năng ngoại tuyến trong Dynamics 365 for Outlook phiên bản 9.0 không khả dụng trong Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Không hỗ trợ các trường hợp tùy chỉnh phụ thuộc vào công cụ cơ sở dữ liệu SQL và phiên bản ngoại tuyến cục bộ của Dynamics 365 for Outlook.
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook không được bật trên Dataverse.

Khái niệm về đồng bộ hóa Dynamics 365 for Outlook

Lưu ý các khái niệm sau khi bạn sử dụng Dynamics 365 for Outlook làm tác nhân đồng bộ hóa:

1. Tổ chức đồng bộ. Chỉ có một tổ chức có thể được chỉ định như là cơ quan đồng bộ. Nếu bạn có nhiều tổ chức Dynamics 365 được định cấu hình, bạn có thể xem tổ chức đồng bộ hóa trong Trình hướng dẫn cấu hình Dynamics 365. Trình hướng dẫn Cấu hình là một ứng dụng đi kèm với Dynamics 365 for Outlook. Lưu ý rằng bạn vẫn có thể kết nối với các tổ chức khác bằng cách sử dụng Dynamics 365 for Outlook. Tuy nhiên, khi một tổ chức không được xác định là tổ chức đồng bộ hóa trong Dynamics 365 for Outlook, dữ liệu nhắn tin trong Outlook sẽ không đồng bộ hóa với tổ chức đó.

2. Đang đồng bộ hộp thư. Chỉ có thể chỉ định một hộp thư Exchange hoặc POP3 cho một người dùng Dynamics 365 for Customer Engagement. Bạn không thể chỉ định nhiều hộp thư và bạn không thể ánh xạ nhiều người dùng Dynamics 365 for Customer Engagement tới một hộp thư email Exchange hoặc POP3. Hộp thư này được gọi là hộp thư chính.

3. Đang đồng bộ hóa Dynamics 365 for Outlook phiên bản. Chỉ có thể chỉ định một phiên bản Dynamics 365 for Outlook làm phiên bản Đồng bộ hóa Dynamics 365 for Outlook . Khi bạn đăng nhập vào một tổ chức từ một PC khác đang chạy Dynamics 365 for Outlook không phải là phiên bản đồng bộ hóa Dynamics 365 for Outlook , bạn sẽ nhận được một thông báo hộp thoại hỏi xem bạn có muốn chỉ định phiên bản hiện tại Dynamics 365 for Outlook làm phiên bản đồng bộ hóa Dynamics 365 for Outlook hay không. Lưu ý rằng, khi bạn chọn không đặt Dynamics 365 for Outlook phiên bản làm phiên bản đồng bộ hóa, bạn vẫn có thể kết nối với tổ chức Dynamics 365 for Customer Engagement và thực hiện các tác vụ, nhưng dữ liệu nhắn tin trong Outlook sẽ không đồng bộ hóa với tổ chức Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. Đồng bộ hóa dữ liệu Ngoại tuyến. Khả năng Go offline sử dụng SQL Server Express làm kho dữ liệu cục bộ. Khi bạn ngoại tuyến hoặc trực tuyến trở lại, Dynamics 365 for Outlook đồng bộ hóa bản ghi cho các loại thực thể bạn chọn với Dynamics 365 for Customer Engagement hoặc Customer Engagement (on-premises). Khi bạn truy cập ngoại tuyến hoặc trực tuyến trở lại, một quá trình đồng bộ hóa riêng biệt diễn ra không phải là một phần của việc đồng bộ hóa dữ liệu nhắn tin mô tả ở đây. Khả năng ngoại tuyến cho phép người dùng tạo, sửa đổi hoặc xóa các bản ghi ngoại tuyến mà sau này có thể được đồng bộ hóa với Dynamics 365 for Customer Engagement hoặc Customer Engagement (on-premises) khi Dynamics 365 for Outlook trực tuyến trở lại.

Thông báo bảo mật

Để sử dụng Microsoft Dynamics 365 for Outlook, bạn phải đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của mình (địa chỉ email và mật khẩu). Bạn có thể chọn lưu thông tin này cục bộ, do đó bạn không được nhắc cung cấp thông tin đăng nhập mỗi khi mở Outlook. Nếu bạn chọn lưu thông tin này cục bộ, Dynamics 365 for Outlook sẽ tự động kết nối với Microsoft Dynamics 365 (online) mỗi khi bạn mở Outlook.

Sau khi lần đầu tiên bạn đăng nhập và sử dụng Dynamics 365 for Outlook, liên kết giữa máy tính và Dynamics 365 (online) sẽ luôn luôn được mở khi bạn có quyền truy cập vào Internet. Bạn có thể chọn chỉ tắt kết nối giữa máy tính và Dynamics 365 bằng cách sử dụng thiết đặt định cấu hình, nhưng nếu bạn tắt kết nối, Dynamics 365 for Outlook có thể làm giảm hiệu suất.

Nếu bạn sử dụng Dynamics 365 for Outlook để theo dõi email, chuỗi email sẽ được hiển thị cho người dùng trong tổ chức của bạn có quyền xem.

Đối với tất cả các email bạn nhận được, Dynamics 365 for Outlook sẽ gửi cho Dynamics 365 (online) địa chỉ email của người gửi, địa chỉ email của người nhận và dòng chủ đề thư. Điều này cho phép Dynamics 365 (online) xác thực liệu một thư cụ thể có cần được dịch vụ Dynamics 365 (online) lưu trữ hay không. Khi bạn theo dõi một mục, bản sao của mục đó sẽ được dịch vụ Dynamics 365 duy trì và sẽ được hiển thị cho những người dùng khác có quyền thích hợp trong tổ chức của bạn. Khi bạn bỏ theo dõi một mục, bản sao sẽ chỉ tự động bị xoá khỏi Dynamics 365 (online) nếu bạn sở hữu mục đó.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Dynamics 365 for Outlook, khi bạn ngoại tuyến, bản sao dữ liệu bạn đang làm việc sẽ được tạo và lưu trữ trên máy tính cục bộ của bạn. Dữ liệu được chuyển từ Dynamics 365 (online) đến máy tính của bạn bằng cách sử dụng một kết nối an toàn và liên kết được duy trì giữa bản sao cục bộ và Dynamics 365 Online. Vào lần tiếp theo bạn đăng nhập Dynamics 365 (online) Online, dữ liệu cục bộ sẽ được đồng bộ hóa với Dynamics 365 (online).

Quản trị viên xác định xem người dùng của tổ chức có được phép ngoại tuyến với Microsoft Dynamics 365 for Outlook bằng cách sử dụng vai trò bảo mật hay không.

Người dùng và quản trị viên có thể định cấu hình thực thể được tải xuống qua Đồng bộ hóa Ngoại tuyến bằng cách sử dụng thiết đặt Đồng bộ hóa Bộ lọc trong hộp thoại Tùy chọn. Ngoài ra, người dùng và Quản trị viên có thể định cấu hình trường được tải xuống (và tải lên) bằng cách sử dụng Tùy chọn Nâng cao trong hộp thoại Đồng bộ hóa Bộ lọc.

Nếu dùng Dynamics 365 (online), khi bạn sử dụng tính năng Đồng bộ hóa với Outlook, dữ liệu Dynamics 365 bạn đang đồng bộ hóa sẽ được "xuất" sang Outlook. Liên kết được duy trì giữa thông tin trong Outlook và thông tin trong Dynamics 365 (online) để đảm bảo rằng thông tin vẫn được giữ nguyên giữa hai ứng dụng. Outlook Sync chỉ tải xuống ID bản ghi Dynamics 365 có liên quan để sử dụng khi người dùng cố gắng theo dõi và thiết lập liên quan đến mục Outlook. Dữ liệu công ty không được lưu trữ trên thiết bị.

Quản trị viên xác định xem người dùng của tổ chức bạn có được phép đồng bộ hóa dữ liệu Dynamics 365 với Outlook bằng cách sử dụng vai trò bảo mật hay không.