Tự động chụp
Sử dụng tính năng chụp tự động để chụp các hoạt động liên quan đến email và danh bạ của bạn và hiển thị trên dòng thời gian.
Yêu cầu về giấy phép và vai trò
| Loại yêu cầu | Bạn phải có |
|---|---|
| Giấy phép | Dynamics 365 Sales Premium hoặc Dynamics 365 Sales Enterprise Thông tin thêm: Giá bán của Dynamics 365 |
| Vai trò bảo mật | Bất kỳ vai trò bán hàng chính nào, chẳng hạn như nhân viên bán hàng hoặc quản lý bán hàng Thông tin thêm: Vai trò bán hàng chính |
Chụp tự động là gì?
Các hoạt động được ghi lại qua tính năng nắm bắt tự động sẽ được hiển thị trên dòng thời gian trong Dynamics 365 Sales. Tính năng này tìm các hoạt động bằng cách áp dụng một bộ quy tắc dành riêng cho loại bản ghi. Ví dụ, khi bạn xem một cơ hội trong Microsoft Dynamics 365 Sales, dòng thời gian sẽ hiển thị tất cả các hoạt động bạn đã ghi lại. Ngoài ra, tính năng này còn hiển thị các gợi ý cho tối đa 50 email và cuộc họp gần đây trong ba ngày qua trong tài khoản Outlook của bạn có liên quan đến người liên hệ chính cho cơ hội hoặc các bên liên quan.
Lưu ý
Đề xuất cuộc hẹn sẽ bắt đầu xuất hiện trên dòng thời gian ba ngày trước thời gian họp thực tế.
Các hình ảnh sau đây cho thấy cách email và cuộc họp được theo dõi và thu nạp tự động (chưa được theo dõi) hiển thị trên dòng thời gian:
Tự động thu thập email và cuộc họp: Tính năng thu thập tự động phát hiện những email và cuộc họp này có liên quan đến hồ sơ hiện tại, nhưng chúng vẫn ở chế độ riêng tư, do đó chỉ bạn mới có thể xem chúng. So với các tin nhắn được theo dõi, những tin nhắn này được hiển thị dưới dạng email hoặc cuộc họp không bị theo dõi. Hình ảnh sau đây là một ví dụ về email không được theo dõi.
Lưu ý
Từ phiên bản 9.2.24031.00102, Dynamics 365 Sales tuân theo nguyên tắc quyền truy cập ít đặc quyền nhất, theo đó chặn quyền truy cập vào email và cuộc họp chưa theo dõi đối với những người dùng có chính sách truy cập có điều kiện đối với đối tượng thuê của họ. Nếu bạn không thấy các email và cuộc họp chưa theo dõi, hãy liên hệ với người quản lý của bạn để xác minh xem sự cố có phải do chính sách truy cập có điều kiện của đối tượng thuê của bạn hay không. Ngoài ra, quản trị viên của bạn có thể bật Microsoft 365 Copilot Bán hàng trong Outlook để bạn có thể ghi lại các hoạt động riêng lẻ hoặc đồng bộ hóa phía máy chủ để theo dõi tất cả email và cuộc họp tự động.
Theo dõi liên kết: Chọn biểu tượng Theo dõi trên một hoạt động chưa theo dõi được ghi lại bằng chức năng tự động chụp, giúp mọi người có quyền truy cập vào dòng thời gian của bản ghi cụ thể này đều có thể nhìn thấy. Các hoạt động do tính năng thu nạp tự động tìm thấy chỉ hiển thị cho bạn, vậy nên những thành viên khác trong nhóm bán hàng của bạn sẽ không thể thấy thư đó trong Dynamics 365 Sales. Khi bạn chọn Theo dõi liên kết trên bất kỳ tin nhắn tự động nào, bạn sẽ biến tin nhắn đó thành tin nhắn email được theo dõi, giúp lưu hoạt động vào cơ sở dữ liệu Dynamics 365 Sales và hiển thị cho các thành viên khác trong nhóm của bạn. Có thể mất vài phút để một hoạt động chuyển từ trạng thái không theo dõi sang trạng thái được theo dõi, trong thời gian đó, hoạt động đó sẽ hiển thị thông báo Đang chờ theo dõi .
Email và cuộc họp được theo dõi: Biểu tượng phong bì cho biết email hoặc cuộc họp này đã được theo dõi, do đó đã được nhập vào Bán hàng và đang được chia sẻ với nhóm của bạn.
Cũng như các loại lát hoạt động khác được hiển thị trên dòng thời gian, bạn có thể chọn lát để mở rộng hoặc thu gọn nội dung trên lát.
Những hoạt động nào được thu nạp?
Tự động thu nạp truy vấn tài khoản Outlook của bạn và tìm kiếm các hoạt động liên quan đến hồ sơ bạn đang xem. Bảng sau đây tóm tắt cách nhận dạng hoạt động liên quan của tính năng thu nạp tự động.
| Loại thực thể | Khớp các giá trị trường này với địa chỉ Đến, CC hoặc Từ của mỗi email và cuộc họp |
|---|---|
| Tài khoản | Địa chỉ email của Người liên hệ chính được liệt kê. Địa chỉ email của 50 địa chỉ liên hệ hàng đầu có tài khoản là tài khoản mẹ. Tất cả các địa chỉ Email được xác định cho chính bản ghi tài khoản. |
| Cơ hội | Địa chỉ email được liệt kê cho Cơ hội liên hệ. Địa chỉ email của bất kỳ người liên hệ nào trong danh sách Bên liên quan . Tất cả các địa chỉ Email được xác định cho chính hồ sơ cơ hội. Địa chỉ email của người liên hệ trong tài khoản được liên kết với cơ hội này. Nếu cơ hội được liên kết với khách hàng tiềm năng, Email địa chỉ liên hệ trong khách hàng tiềm năng. |
| Khách hàng tiềm năng | Địa chỉ email được liệt kê trong phần Liên hệ. Tất cả các địa chỉ Email được xác định cho chính hồ sơ khách hàng tiềm năng. |
| người liên hệ | Tất cả các địa chỉ Email được xác định cho hồ sơ liên hệ. |
| Thực thể tùy chỉnh | Đối với các trường tài khoản : địa chỉ email của Người liên hệ chính của tài khoản, cộng với tất cả các địa chỉ email được xác định cho chính bản ghi tài khoản. Đối với các trường liên hệ : tất cả các địa chỉ Email được xác định cho hồ sơ liên hệ. Đối với các trường khách hàng tham chiếu đến một liên hệ: tất cả địa chỉ Email được xác định cho hồ sơ liên hệ. Đối với các trường khách hàng tham chiếu đến một tài khoản: địa chỉ Email của Người liên hệ chính được liệt kê, cùng với tất cả các địa chỉ Email được xác định cho chính bản ghi tài khoản. |