Theo dõi và quản lý hoạt động
Trong Dynamics 365 Sales, bạn sử dụng các hoạt động để lên kế hoạch, theo dõi và sắp xếp tất cả thông tin liên lạc của khách hàng. Ví dụ: bạn có thể ghi chép, gửi thư điện tử, gọi điện thoại, thiết lập cuộc hẹn, và tự gán nhiệm vụ như bạn đảm nhiệm công việc bán hàng hoặc giải quyết một trường hợp dịch vụ. Những hành động này là tất cả được coi là các loại hoạt động.
Hệ thống tự động gắn nhãn thời gian mọi hoạt động và hiển thị người đã tạo hoạt động đó. Bạn và những người khác trong nhóm của bạn có thể di chuyển qua các hoạt động để xem lịch sử khi bạn làm việc với khách hàng.
Để khai thác tối đa ứng dụng Dynamics 365 Sales, mọi người trong tổ chức cần phải theo dõi tất cả các tương tác khách hàng của mình bằng cách thêm hoạt động cho mọi email, cuộc gọi, nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn. Khi làm như thế, lịch sử của khách hàng sẽ hoàn chỉnh.
Yêu cầu về giấy phép và vai trò
| Loại yêu cầu | Bạn phải có |
|---|---|
| Giấy phép | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise hoặc Dynamics 365 Sales Professional Thông tin thêm: Giá bán của Dynamics 365 |
| Vai trò bảo mật | Bất kỳ vai trò bán hàng chính nào, chẳng hạn như nhân viên bán hàng hoặc quản lý bán hàng Thông tin thêm: Các vai trò bán hàng chính |
Tìm hoạt động của bạn
Bạn có thể tìm thấy các hoạt động của mình trong mục Công việc của tôi trong sơ đồ trang web.
Xem các hoạt động trong Danh sách, Lịch hoặc dạng xem Kanban
Lưu ý
- Tùy chọn Lưu dưới dạng chỉ khả dụng khi quản trị viên của bạn thêm một hoặc nhiều kiểu xem vào lưới Hoạt động thông qua tùy chỉnh hệ thống.
- Để thêm chế độ xem Kanban vào lưới Hoạt động , hãy xem Thêm điều khiển Kanban vào các thực thể Cơ hội hoặc Hoạt động. Bằng cách làm theo các bước trong bài viết, bạn có thể thêm các chế độ xem khác như Lịch và Chế độ xem đường ống.
Trong sơ đồ trang web, chọn Hoạt động.
Trên thanh lệnh, chọn Hiển thị dưới dạng, sau đó chọn loại chế độ xem như Kanban hoặc Lịch.
Các kiểu xem sau đây được hỗ trợ cho lưới Hoạt động :
- Lưới chỉ đọc. Hiển thị danh sách tất cả hoạt động.
- Lịch. Hiển thị lịch có danh sách các hoạt động theo lịch trình của ngày và các giao dịch liên quan.
- Kanban. Hiển thị hình ảnh đại diện cho hoạt động bán hàng của bạn ở các trạng thái khác nhau. Điều này cho phép bạn xem trạng thái của mọi hoạt động trong quy trình và kéo chúng để di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác (ví dụ: Mở, Đã hoàn tất, Đã hủy, Đã lên lịch). Thông tin thêm: Làm việc với các hoạt động trong chế độ xem Kanban
Thay đổi dạng xem hoạt động
Bạn có thể sử dụng các dạng xem để xem các hoạt động bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chế độ xem Hoạt động của tôi để xem các hoạt động được giao cho bạn và chế độ xem Hoạt động của thành viên nhóm tôi để xem các hoạt động của nhóm bạn.
Lọc danh sách hoạt động
Bạn có thể lọc danh sách các hoạt động để chỉ xem những người bạn quan tâm. Ví dụ: bạn có thể giới hạn thêm các hoạt động bạn đang thấy trong chế độ xem bằng cách sử dụng bộ lọc loại hoạt động. Bộ lọc loại hoạt động cho phép bạn lọc các hoạt động dựa trên loại, chẳng hạn như email, tác vụ, cuộc gọi điện thoại, v.v.
Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc Đến hạn để xem các hoạt động đến hạn trong thời gian cụ thể, chẳng hạn như các hoạt động đến hạn hôm nay hoặc sớm hơn hoặc các hoạt động đến hạn trong bảy ngày tới hoặc sớm hơn.
Tạo hoặc chỉnh sửa hoạt động mới
Bạn có thể tạo các hoạt động độc lập không được liên kết với bất kỳ bản ghi khách hàng hoặc bán hàng. Để thực hiện việc này, trong sơ đồ trang web, hãy chọn Hoạt động và sau đó trên thanh lệnh, chọn **Email, cuộc gọi điện thoại hoặc Nhiệm vụ, tùy thuộc vào hoạt động bạn muốn tạo.
Hoặc để chỉnh sửa bản ghi hoạt động hiện có, hãy mở hoạt động bằng cách chọn tiêu đề.
Lưu ý
Với bản phát hành tháng 04/2020 của Dynamics 365 Sales, khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa một hoạt động mới, bản ghi sẽ mở trong hộp thoại Biểu mẫu chính. Hộp thoại biểu mẫu chính là biểu mẫu chính mở trong hộp thoại (cửa sổ bật lên). Hộp thoại biểu mẫu chính cho phép bạn tuân theo ngữ cảnh trong khi làm việc trên một bản ghi với khả năng mở một bản ghi thứ hai hoặc thứ ba trong trải nghiệm hộp thoại. Điều này giúp dễ dàng chỉnh sửa bản ghi hơn.
Thêm hoạt động mới cho khách hàng
Thông thường, bạn muốn thêm hoạt động liên quan đến liên hệ, cơ hội, tài khoản hoặc loại hồ sơ khác để giúp bạn theo dõi toàn bộ lịch sử giao tiếp với khách hàng. (Bạn cũng có thể thêm hoạt động cho chính mình.)
Vì mối quan hệ của tổ chức và khách hàng sẽ phát triển theo thời gian, bạn và những người khác trong nhóm có thể xem qua nguồn cấp dữ liệu hoạt động khi bạn làm việc với khách hàng, và xem lịch sử các tương tác của bạn. Bạn cũng có thể đưa hoạt động vào báo cáo để theo dõi tiến trình đang diễn ra của bạn.
Để thêm hoạt động cho khách hàng:
- Mở bản ghi. Bạn có thể sử dụng Tìm kiếm nhanh trên thanh điều hướng để tìm nhanh bản ghi.
- Chọn Hoạt động>có liên quan.
- Trên trang Hoạt động , chọn Hoạt động mới>Loại hoạt động.
- Trên ngăn Tạo nhanh , nhập thông tin cần thiết rồi chọn Lưu và Đóng.
Thêm một hoạt động cho bản thân
Thêm nhiệm vụ hoặc lưu ý cho bản thân khi bạn muốn một lời nhắc nhở để làm một việc gì đó cá nhân, như lên lịch cuộc hẹn với bác sĩ hoặc tham dự một sự kiện thể thao.
Nếu không, để lưu giữ lịch sử các tương tác của bạn với một khách hàng, bạn nên thêm các hoạt động mới được liên kết với hồ sơ của khách hàng để các hoạt động trở thành một phần của lịch sử mà những người khác vào nhóm của bạn có thể xem.
Để thêm hoạt động cho chính bạn:
- Trên thanh điều hướng, chọn Tạo rồi chọn Hoạt động>Loại hoạt động.
- Điền vào các trường rồi chọn Lưu và Đóng.
Đính kèm tài liệu
Tài liệu, bảng tính, hình ảnh và hầu như mọi loại tệp đều có thể được đính kèm vào email và ghi chú.
Để đính kèm tài liệu vào email:
- Mở biểu mẫu email.
- Trên thanh lệnh, chọn Đính kèm tệp.
- Duyệt đến rồi chọn tệp bạn muốn đính kèm.
Tệp đã chọn sẽ xuất hiện trong ngăn Tệp đính kèm .
Để đính kèm tài liệu vào ghi chú:
- Trong ngăn Dòng thời gian , hãy chọn + rồi chọn Ghi chú.
- Thêm ghi chú và chọn biểu tượng tệp đính kèm trước nút Thêm ghi chú .
- Duyệt đến rồi chọn tệp bạn muốn đính kèm.
Tệp đã chọn sẽ xuất hiện phía trên nút Thêm ghi chú .
Đánh dấu hoạt động là hoàn tất
Sau khi bạn gọi cho ai đó, hoàn thành nhiệm vụ, gửi email, hoặc đi đến một cuộc hẹn, bạn có thể đánh dấu các hoạt động CRM cho hành động đó là hoàn thành.
Mở hoạt động.
Trên thanh lệnh, chọn Đánh dấu hoàn tất.
Đánh dấu một số hoạt động là hoàn thành cùng một lúc
- Trên danh sách các hoạt động, chọn tất cả các hoạt động mà bạn muốn đánh dấu hoàn tất.
- Trên thanh lệnh, chọn Đánh dấu hoàn tất.
Phương pháp tốt nhất cho hoạt động
Đây là một số gợi ý về cách sử dụng các hoạt động để có lợi nhất cho tổ chức của bạn:
Thêm một hoạt động cho mọi tương tác với khách hàng. Đảm bảo rằng lịch sử của khách hàng bao gồm hồ sơ chứa mọi thông tin bạn có với họ.
Sử dụng đúng loại hoạt động cho hành động. Bạn có thể muốn nhập ghi chú mới có nội dung "Đã gửi email để xác nhận giá" hoặc "Đã gọi cho khách hàng để thảo luận về trường hợp dịch vụ của họ". Tuy nhiên, bạn nên thêm email hoặc hoạt động cuộc gọi điện thoại để theo dõi những loại hành động đó và sử dụng ghi chú cho văn bản tổng quát hơn.
Thêm các hoạt động cho riêng bạn nữa nhé. Bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú của riêng của mình mà không cần kết hợp những hoạt động này với một khách hàng.
Sử dụng lệnh Tạo trên thanh điều hướng. Tìm các hoạt động này trong danh sách bằng cách sắp xếp theo cột Liên quan , cột này để trống để bạn biết rằng hoạt động này không liên quan đến hồ sơ khách hàng.
Hãy nhớ rằng các hoạt động sẽ được "lưu lại" trong hồ sơ liên quan. Giả sử bạn muốn nhắc nhở bản thân theo dõi với Cecil Langer, một người liên hệ có liên quan đến tài khoản Wingtip Toys. Bạn cần thêm hoạt động nhiệm vụ vào hồ sơ liên hệ của Cecil (không phải cho tài khoản Wingtip Toys).
Theo cách đó, nhiệm vụ của bạn sẽ tự động được "xuất hiện" trong tài khoản và bạn cùng những người khác trong nhóm sẽ thấy nhiệm vụ khi họ xem thông tin liên hệ và khi họ xem tài khoản của Wingtip Toys. (Và họ biết bạn đã xử lý được vấn đề đó.)
Không thể tìm thấy các tùy chọn trong ứng dụng của bạn?
Có ba khả năng như sau:
- Bạn không có giấy phép hoặc vai trò cần thiết. Kiểm tra phần Yêu cầu về giấy phép và vai trò ở đầu trang này.
- Quản trị viên của bạn chưa bật tính năng này.
- Tổ chức của bạn đang sử dụng một ứng dụng tùy chỉnh. Hãy kiểm tra với quản trị viên của bạn để biết chính xác các bước cần thực hiện. Các bước được mô tả trong bài viết này là dành riêng cho ứng dụng Trung tâm bán hàng và Sales Professional loại dùng được ngay.