Tạo và kiểm tra quy trình phê duyệt với Power Automate

Với Power Automate, bạn có thể quản lý việc phê duyệt tài liệu hoặc quy trình trên nhiều dịch vụ, bao gồm SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk hoặc WordPress.

Để tạo quy trình công việc phê duyệt, hãy thêm hành động Phê duyệt - Bắt đầu và chờ phê duyệt vào bất kỳ quy trình nào. Sau khi bạn thêm hành động này, luồng của bạn có thể quản lý việc phê duyệt tài liệu hoặc quy trình. Ví dụ: bạn có thể tạo luồng phê duyệt tài liệu để phê duyệt hóa đơn, lệnh làm việc hoặc báo giá bán hàng. Bạn cũng có thể tạo luồng phê duyệt quy trình để chấp thuận các yêu cầu nghỉ phép, làm thêm giờ hoặc kế hoạch đi công tác.

Người phê duyệt có thể phản hồi yêu cầu từ hộp thư đến email, trung tâm phê duyệt trong Power Automate hoặc Power Automate ứng dụng.

Tạo quy trình phê duyệt

Sau đây là tổng quan về luồng chúng ta sẽ tạo và thử nghiệm:

Luồng thực hiện các bước sau:

1. Bắt đầu khi ai đó tạo yêu cầu nghỉ phép trong danh sách SharePoint Trực tuyến.

2. Thêm yêu cầu nghỉ phép vào trung tâm phê duyệt, sau đó gửi qua email cho người phê duyệt.

3. Gửi email có quyết định của người phê duyệt tới người yêu cầu nghỉ phép.

4. Cập nhật danh sách SharePoint Trực tuyến với các bình luận về quyết định của người phê duyệt.

Tiền bo

Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng SharePoint với Power Automate, hãy tham khảo SharePoint tài liệu.

Quan trọng

Luôn tuân thủ các biện pháp thực hành tốt nhất về bảo mật cũng như các biện pháp thực hành tốt nhất của tổ chức bạn để đảm bảo môi trường của bạn được an toàn. SharePoint Vấn đề bảo mật nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

Điều kiện tiên quyết

Để hoàn thành hướng dẫn này, bạn phải có quyền truy cập vào:

• Power Automate.
• SharePoint Danh sách trực tuyến.
• Office 365 Tài khoản Outlook và Office 365 Người dùng.

Lưu ý

Trong khi chúng tôi sử dụng SharePoint Online và Office 365 Outlook trong hướng dẫn này, bạn có thể sử dụng các dịch vụ khác như Zendesk, Salesforce hoặc Gmail. Nếu bạn đang sử dụng SharePoint 2010, hãy xem SharePoint quy trình làm việc ngừng hoạt động năm 2010

Trước khi tạo luồng, hãy tạo một SharePoint Danh sách trực tuyến. Sau đó, chúng tôi sẽ sử dụng danh sách này để yêu cầu phê duyệt kỳ nghỉ.

Tạo các cột này trong danh sách SharePoint Trực tuyến của bạn:

Column	Loại
Title	Một dòng văn bản
Ngày bắt đầu	Ngày và giờ
Ngày kết thúc	Ngày và giờ
Bình luận	Một dòng văn bản
Đã phê duyệt	Có/Không
Bình luận của người quản lý	Một dòng văn bản

Ghi lại tên và URL của danh sách SharePoint Trực tuyến. Bạn sẽ cần những mục này sau khi cấu hình trình kích hoạt SharePoint - Khi một mục được tạo .

Tạo dòng đám mây tự động

1. đăng nhập vào Power Automate.

2. Chọn Luồng của tôi trong ngăn điều hướng bên trái.

3. Trên menu trên cùng bên trái, chọn Luồng mới>Tự động dòng đám mây.

Thêm một kích hoạt

1. Đặt tên cho luồng của bạn.

2. Trong Chọn trình kích hoạt luồng của bạn, chọn Khi một mục được tạo - SharePoint, sau đó chọn Tạo.

3. Trên Khi một mục được tạo thẻ, hãy chọn Địa chỉ trang web và Tên danh sách cho SharePoint danh sách mà bạn đã tạo trước đó.

Địa chỉ trang web và Tên danh sách là những mục bạn đã ghi chú trước đó trong hướng dẫn này.

Thêm hành động hồ sơ

1. Chọn bước mới, sau đó nhập hồ sơ vào hộp tìm kiếm Chọn hành động .

2. Chọn Office 365 Người dùng.

3. Tìm và chọn hành động Lấy hồ sơ của tôi (V2) .

   

4. Chọn các trường từ hồ sơ mà bạn muốn đưa vào quy trình của mình, sau đó chọn Tạo để lưu công việc bạn đã thực hiện cho đến thời điểm này.

Thêm hành động phê duyệt

1. Chọn Bước mới.

2. Nhập phê duyệt vào hộp tìm kiếm Chọn hành động .

3. Chọn hành động Bắt đầu và chờ phê duyệt .

   

4. Cấu hình Bắt đầu và chờ phê duyệt thẻ theo nhu cầu của bạn.

   Lưu ý

   Các trường Loại phê duyệt, Tiêu đề và Được giao cho là bắt buộc. Bạn có thể sử dụng Markdown để định dạng trường Chi tiết .

   

Lưu ý

Hành động này sẽ gửi yêu cầu phê duyệt đến địa chỉ email trong hộp Đã giao cho .

Nếu tình huống của bạn yêu cầu, bạn có thể đính kèm tệp vào yêu cầu phê duyệt sử dụng Microsoft Dataverse.

Thêm hành động email để phê duyệt

Thực hiện theo các bước sau để gửi email nếu yêu cầu nghỉ phép được chấp thuận.

1. Chọn Thêm một hành động vào nhánh Nếu có của điều kiện.

   

2. Nhập gửi email vào hộp tìm kiếm trên Chọn một hành động thẻ.

3. Chọn hành động Gửi email (V2) .

   

4. Cấu hình email thẻ cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

   Lưu ý

   Cần có , Chủ đề và Nội dung .

   Thẻ là mẫu email được gửi khi trạng thái yêu cầu nghỉ phép thay đổi.

   Trong hộp Nội dung trên Gửi email (V2) thẻ, sử dụng mã thông báo Bình luận từ hành động Phê duyệt - Bắt đầu phê duyệt .

Thêm hành động cập nhật cho các yêu cầu đã được chấp thuận

1. Chọn Thêm hành động trong nhánh Nếu có .

2. Nhập SharePoint vào hộp tìm kiếm trên Chọn hành động thẻ, chọn SharePoint bộ lọc, sau đó chọn hành động Cập nhật mục .

   

3. Cấu hình Mục cập nhật thẻ cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Lưu ý

Địa chỉ trang web, Tên danh sách, ID và Tiêu đề là bắt buộc.

Thêm hành động email để từ chối

1. Chọn Thêm hành động vào nếu không có nhánh.

2. Nhập Gửi vào hộp tìm kiếm của Chọn hành động thẻ, chọn Office 365 Outlook để lọc các hành động, sau đó chọn hành động Gửi email (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Cấu hình email thẻ cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

   Thẻ này là mẫu email được gửi khi trạng thái yêu cầu nghỉ phép thay đổi.

Thêm hành động cập nhật cho các yêu cầu bị từ chối

1. Chọn Thêm hành động.

2. Nhập cập nhật vào hộp tìm kiếm trên Chọn hành động thẻ, sau đó chọn hành động Cập nhật mục - SharePoint .

   

3. Cấu hình thẻ cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Lưu ý

Địa chỉ trang web, Tên danh sách, ID và Tiêu đề là bắt buộc.

4. Chọn Lưu để lưu công việc chúng ta đã thực hiện.

Nếu bạn đã làm theo, luồng của bạn sẽ giống như ảnh chụp màn hình này:

Bây giờ chúng ta đã tạo xong luồng, đã đến lúc thử nghiệm nó!

Yêu cầu phê duyệt để kiểm tra luồng của bạn

Tạo yêu cầu nghỉ phép trong danh sách trực tuyến mà bạn đã tạo trước đó. SharePoint

Sau khi bạn lưu yêu cầu này, luồng sẽ kích hoạt và sau đó:

1. Tạo yêu cầu trong trung tâm phê duyệt.
2. Gửi email yêu cầu phê duyệt tới người phê duyệt.

Tạo các phê duyệt dài hạn

Nếu luồng công việc của bạn có khả năng kéo dài hơn 30 ngày, hãy cân nhắc lưu trữ các phê duyệt của bạn Microsoft Dataverse. Tính năng này cho phép bạn tạo các luồng xử lý dựa trên phản hồi đối với yêu cầu phê duyệt, ngay cả sau khi luồng xử lý ban đầu đã hết thời gian.

Để thực hiện việc này, hãy sử dụng hai luồng, một luồng để gửi yêu cầu phê duyệt và luồng còn lại để chạy logic kinh doanh trên các phản hồi cho yêu cầu phê duyệt, dựa trên hành động Tạo phê duyệt (v2) . Tìm hiểu thêm về việc phê duyệt kéo dài.

Tiền bo

Nếu bạn sử dụng ứng dụng email hiện đại, bạn không cần phải băn khoăn liệu yêu cầu có còn cần thiết hay không vì Power Automate sẽ tự động cập nhật email để cho biết yêu cầu phê duyệt đã hoàn tất.

Hủy yêu cầu phê duyệt

Đôi khi bạn có thể muốn hủy yêu cầu phê duyệt đã gửi. Có thể bạn đã đưa ra yêu cầu sai hoặc yêu cầu đó không còn phù hợp nữa. Trong cả hai trường hợp, người gửi yêu cầu có thể hủy yêu cầu bằng cách thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn phê duyệt
2. Chọn Hủy phê duyệt trong ngăn bên.

Tiền bo

Bạn luôn có thể chọn tab Lịch sử để xem các yêu cầu phê duyệt mà bạn đã hủy.

Lưu ý

Tính năng hủy được hỗ trợ trên hành động Tạo phê duyệt (v2) .

Yêu cầu phê duyệt từ người dùng khách

Bạn có thể gửi yêu cầu phê duyệt tới những người bên ngoài tổ chức của bạn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng Microsoft Entra người dùng khách bằng cách mời người dùng từ những người thuê khác làm khách.

Khi bạn chỉ định vai trò cho khách, điều này sẽ cấp cho khách đó quyền cần thiết để tham gia vào quy trình phê duyệt.

Bây giờ bạn đã tạo và thử nghiệm luồng của mình, hãy cho người khác biết cách sử dụng nó.

Thông tin liên quan

• Xem và quản lý các yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý
• Tạo luồng phê duyệt tuần tự. ...
• Tạo luồng phê duyệt song song. ...
• Cài đặt ứng dụng di động cho Power Automate , Android hoặc iOSWindows Phone .