Phát hiện bản ghi trùng lặp và hợp nhất
Các bản ghi trùng lặp có thể xâm nhập vào dữ liệu của bạn khi bạn hoặc người khác nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc nhập dữ liệu với số lượng lớn. Microsoft Dataverse giúp bạn xác định các bản ghi có thể trùng lặp bằng cách phát hiện bản ghi hiện hoạt trùng lặp, chẳng hạn như tài khoản hoặc liên hệ.
Sau khi bạn biết có các bản ghi trùng lặp, bạn có thể hợp nhất các bản ghi đó và giữ lại bản ghi mà bạn muốn. Khi bạn hợp nhất một bản ghi, mọi bản ghi con hoặc bản ghi có liên quan cũng được hợp nhất. Quản trị viên của bạn cũng có thể thiết lập quy tắc phát hiện sự trùng lặp để phát hiện các trùng lặp tại thời điểm nhập hoặc cập nhật bản ghi hay nhập bản ghi.
Lưu ý
Trải nghiệm mới về phát hiện các bản trùng lặp và hợp nhất chúng được hỗ trợ khi các bản trùng lặp được phát hiện trong khi nhập dữ liệu trong ứng dụng theo cách thủ công chứ không phải trong khi nhập. Quy trình phát hiện sự trùng lặp không hoạt động khi không có mạng hoặc ở chế độ ngoại tuyến.
Giải quyết các bản trùng lặp khi tạo hoặc cập nhật hồ sơ
Khi tìm thấy các bản sao trong khi tạo hoặc cập nhật bản ghi, bạn có thể bỏ qua hộp thoại phát hiện sự trùng lặp và lưu bản ghi hoặc bạn có thể hợp nhất các bản ghi trùng lặp để giữ cho dữ liệu của mình luôn sạch sẽ.
Lưu ý
Tùy chọn Hợp nhất chỉ có sẵn cho các thực thể Tài khoản, Khách hàng tiềm năng và Liên hệ. Tùy chọn Hợp nhất sẽ chỉ được bật nếu bản ghi trùng lặp của cùng một bảng được chọn. Việc hợp nhất các bản ghi trùng lặp từ các bảng khác nhau không được hỗ trợ.
Khi lưu bản ghi mới hoặc bản ghi cập nhật, hộp thoại Đã tìm thấy bản ghi trùng lặp hiển thị nếu tìm thấy các bản trùng lặp dựa trên quy tắc phát hiện sự trùng lặp được thiết lập cho tổ chức của bạn. Thông tin thêm: Thiết lập quy tắc phát hiện sự trùng lặp để giữ cho dữ liệu của bạn sạch sẽ
Hộp thoại hiển thị các chi tiết sau:
Phần Bản ghi hiện tại của hộp thoại hiển thị bản ghi đang được tạo hoặc cập nhật.
Phần Bản trùng lặp được tìm thấy hiển thị số lượng bản ghi trùng lặp được tìm thấy cùng với loại bản ghi.
Phần Bản ghi khớp hiển thị các bản ghi có thể trùng lặp.
Các cột trong lưới hiển thị động dựa trên quy tắc phát hiện sự trùng lặp để bạn thấy thông tin liên quan để xác định lý do tại sao một bản ghi được coi là trùng lặp. Ví dụ: dựa trên quy tắc, nếu hai tài khoản được phát hiện là trùng lặp vì cùng tên tài khoản và địa chỉ email, thì các cột Tên tài khoản và Email hiển thị trong lưới.
Lưu ý
Nếu quy tắc phát hiện sự trùng lặp không được đặt để loại trừ các bản ghi không hoạt động, thì cả bản ghi hoạt động và không hoạt động đều được xem xét khi phát hiện các bản trùng lặp. Thông tin thêm: Thiết lập quy tắc phát hiện sự trùng lặp để giữ cho dữ liệu của bạn sạch sẽ
Bạn có một tùy chọn để bỏ qua các bản trùng lặp và lưu bản ghi mới hoặc cập nhật hay hợp nhất các bản ghi trùng lặp.
Để lưu bản ghi trùng lặp, hãy chọn Bỏ qua và lưu.
- HOẶC -
Để hợp nhất các bản ghi trùng lặp, trong phần Bản ghi khớp, hãy chọn bản ghi mà bạn muốn hợp nhất, sau đó chọn Hợp nhất.
Hộp thoại Hợp nhất (loại bản ghi) xuất hiện.
Trong hộp thoại, chọn bản ghi chính.
Lưu ý
Tùy chọn để chọn bản ghi chính khả dụng khi cả hai bản ghi đều tồn tại trong hệ thống. Nếu một bản trùng lặp được phát hiện khi một bản ghi mới đang được lưu, thì bản ghi mới luôn được coi là bản ghi phụ.
Bản ghi chính được giữ và bản ghi phụ bị vô hiệu hóa. Dữ liệu từ bản ghi phụ được sao chép sang bản ghi chính. Theo mặc định, khi bạn chọn một bản ghi chính, tất cả các trường của bản ghi chính sẽ được chọn. Điều này có nghĩa là dữ liệu trong các trường đã chọn này sẽ được giữ lại. Bạn cũng có một tùy chọn để chọn các trường từ bản ghi phụ. Khi bạn làm điều đó, dữ liệu từ các trường đã chọn của bản ghi phụ sẽ được sao chép sang bản ghi chính và được lưu giữ. Tất cả các ghi chú, hoạt động và chi tiết liên quan đến bản ghi phụ được liên kết với bản ghi chính.
Sử dụng các tùy chọn sau để chọn các trường mà dữ liệu phải được giữ lại và chọn OK:
Hợp nhất các bản ghi bằng cách chọn các trường có dữ liệu: Khi bạn chọn mục này, tất cả các trường có dữ liệu sẽ được chọn bất kể dữ liệu nằm trong bản ghi chính hay bản ghi phụ. Nếu cả hai bản ghi chính và phụ đều có dữ liệu trong các trường giống nhau, thì hệ thống sẽ chọn trường của bản ghi chính.
Xem các trường có dữ liệu xung đột: Khi bạn chọn mục này, chỉ các trường có dữ liệu xung đột mới được hiển thị để bạn có thể nhanh chóng chọn các trường mà bạn muốn giữ lại dữ liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi có dữ liệu trong nhiều trường và bạn chỉ muốn xem dữ liệu khác nhau trong hai bản ghi. Tùy chọn này được chọn theo mặc định.
Chọn tất cả các trường trong phần này: Khi bạn chọn mục này, tất cả các trường có sẵn trong phần đó của bản ghi sẽ được chọn để bạn không phải chọn thủ công các trường trong phần đó. Nó hoạt động như một tùy chọn "Chọn tất cả" cho các trường trong một phần.
Lưu ý
Bạn không thể hợp nhất dữ liệu vào một bản ghi không hoạt động.
Hợp nhất các bản ghi từ một lưới
Bạn có thể hợp nhất hai bản ghi khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc liên hệ.
Cách hợp nhất 2 bản ghi
Trong danh sách tài khoản, liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng, hãy chọn 2 bản ghi của cùng một loại bản ghi và trên thanh lệnh, hãy chọn Hợp nhất.
Làm theo hướng dẫn từ phần Giải quyết các bản sao khi tạo hoặc cập nhật bản ghi của chủ đề này.
Xem thêm
Phát hiện dữ liệu trùng lặp để bạn có thể sửa hoặc xóa đi.
Nhật dữ liệu (tất cả loại hồ sơ)
Kiểm tra bản trùng lặp
Thiết lập quy tắc phát hiện sự trùng lặp
Chạy công việc hệ thống để phát hiện bản trùng lặp
Xóa bản ghi hàng loạt