Chia sẻ qua

Bật gợi ý tài liệu để giới thiệu các tài liệu liên quan

  • Bài viết

Quan trọng

Tính năng gợi ý tài liệu đã không còn được dùng cho tất cả các bảng, ngoại trừ bảng trường hợp. Bảng trường hợp khả dụng với Dynamics 365 Customer Service. Thông tin thêm: Tạo trường hợp

Khi bạn bật tính năng Gợi ý tài liệu, người dùng ứng dụng Dynamics 365 trên di động và trình duyệt web sẽ biết được các tài liệu quan trọng liên quan đến công việc mà họ đang thực hiện trên ứng dụng Dynamics 365, chẳng hạn như các cơ hội tốt để bán hàng. Với tư cách là quản trị viên, bạn xác định các trường có liên quan. Cơ chế đề xuất bằng tính năng phân tích văn bản của Azure sẽ khớp từ khóa với bản ghi có liên quan để tìm ra các tài liệu tương tự. Bạn tạo các quy tắc tìm điểm tương đồng trong ứng dụng Dynamics 365 để cung cấp lô-gic tương đồng của riêng mình. Sau đó, ứng dụng Dynamics 365 sẽ hiển thị danh sách các tài liệu gợi ý trong khi người dùng làm việc với bản ghi hiện tại.

Lưu ý

Tính năng Gợi ý tài liệu không yêu cầu phải kết nối với dịch vụ Phân tích văn bản của Azure Text. Nếu bạn chọn không sử dụng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure, thì tính năng Gợi ý tài liệu sẽ sử dụng logic khớp từ khóa tích hợp sẵn trong ứng dụng Dynamics 365. Tuy nhiên, theo chúng tôi, bạn nên sử dụng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure để có thể khớp từ khóa một cách chính xác hơn.

Gợi ý tài liệu tìm kiếm các bản thi giống nhau khác để xác định các điểm tương tự trong tài liệu nằm trên trang SharePoint, OneDrive hoặc vị trí bên ngoài. Các tài liệu được đề xuất có thể ở một số định dạng khác nhau như Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF và các tệp văn bản. Khi các tài liệu tương tự được tìm thấy, Gợi ý tài liệu hiển thị các tài liệu này nhằm cung cấp cho bạn khả năng mở các tài liệu hoặc tạo một bản sao.

Yêu cầu

Sau đây là các điều kiện bắt buộc để sử dụng Gợi ý tài liệu với ứng dụng Dynamics 365.

  • Dynamics 365 Customer Service.

  • Để đề xuất văn bản trên SharePoint:

  • Phải bật tính năng tìm kiếm Dataverse. Thêm thông tin: Đặt cấu hình tìm kiếm Dataverse cho tổ chức

  • Tính năng Gợi ý tài liệu tương thích với Dynamics 365 dành cho trình duyệt web, Dynamics 365 dành cho máy tính bảng và Dynamics 365 dành cho điện thoại.

  • Cách sử dụng dịch vụ phân tích văn bản của Azure cùng với Gợi ý tài liệu:

    • Bạn phải đăng ký Azure để sử dụng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure.

    • Quản trị viên hệ thống phải kết nối dịch vụ phân tích văn bản với ứng dụng Dynamics 365.

  • Quản trị viên hệ thống phải xác định một quy tắc tương tự đối với từng loại thực thể sẽ được bao gồm trong Gợi ý tài liệu. Thông tin thêm: Sử dụng quy tắc tương tự nâng cao để xem đề xuất trường hợp tương tự.

Cách hoạt động

Bạn sử dụng Gợi ý tài liệu với thực thể Trường hợp.

Bạn có thể sử dụng chức năng khớp theo mẫu được tích hợp sẵn với tính năng Gợi ý tài liệu. Tuy nhiên, theo chúng tôi, bạn vẫn nên dùng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure để có thể khớp từ khóa một cách chính xác hơn.

Gợi ý tài liệu chỉ tìm kiếm các vị trí và các tài liệu mà người dùng có quyền truy nhập.

Vị trí chứa tài liệu được tìm kiếm theo thứ tự sau:

  1. trang web mặc định SharePoint.

  2. các trang web SharePoint khác.

  3. OneDrive.

  4. Microsoft 365 Groups (khi giải pháp được cài đặt).

  5. URL Bên ngoài (khi được cấu hình).

Gợi ý tài liệu không tìm kiếm tệp đính kèm được thêm vào các Ghi chú trong bản ghi ứng dụng Dynamics 365.

Thêm một URL bên ngoài để tìm kiếm một trang web khác

Các trang bên ngoài, chẳng hạn thư viện tài liệu SharePoint tại chỗ có thể được bao gồm trong Gợi ý tài liệu bằng cách thêm một URL bên ngoài cho các trang cần tìm kiếm.

Lưu ý

Để gợi ý tài liệu một cách chính xác nhất khi sử dụng trang bên ngoài, bạn nên dùng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure, vì dịch vụ này có logic khớp từ khóa tiên tiến hơn.

Sau khi bạn thêm URL bên ngoài vào tính năng gợi ý tài liệu đã bật, dưới đây là những gì người dùng của bạn sẽ trải nghiệm.

  • Trình duyệt web. Khi bạn chạy ứng dụng Dynamics 365 bằng trình duyệt web, sau khi chọn Gợi ý tài liệu, người dùng có thể chọn Đề xuất khác trong trang Gợi ý tài liệu để hiển thị một trang khác mà có thể chứa những tài liệu gợi ý khác tìm thấy trên trang bên ngoài. Lưu ý rằng người dùng có thể được nhắc đăng nhập vào các trang web bên ngoài.

  • Ứng dụng di động. Đối với ứng dụng Dynamics 365 dành cho máy tính bảng và Dynamics 365 dành cho điện thoại, sau khi chọn Gợi ý tài liệu, người dùng có thể chọn Đề xuất khácđể mở một trang bên ngoài trong trình duyệt web mặc định của thiết bị mà có thể chứa những tài liệu gợi ý khác tìm thấy trên trang bên ngoài. Lưu ý rằng người dùng có thể được nhắc đăng nhập vào các trang web bên ngoài.

Xây dựng URL bên ngoài

URL bên ngoài nên được xây dựng theo định dạng mà trang web bên ngoài hiểu được. Ví dụ: đối với những trang web sử dụng cấu trúc tương tự như https://contoso.com/search?{0}, trong đó https://contoso.com/search? là cấu trúc URL tìm kiếm và {0} là chuỗi từ khóa, tính năng Gợi ý tài liệu sẽ truyền các từ khóa vào tham số {0}. Từ khóa được chuyển cho URL có nguồn gốc từ quy tắc bản ghi tương tự bao gồm các ảnh xạ thực thể của Khớp văn bản. Thông tin thêm: Sử dụng quy tắc tương tự nâng cao để xem đề xuất trường hợp tương tự.

Các giá trị được tìm thấy trong các trường văn bản của ánh xạ quy tắc tương tự được sử dụng làm từ khóa để tạo truy vấn được chuyển đến trang web bên ngoài, tương tự như URL bên dưới, trong đó từ khóa là các giá trị văn bản được tìm thấy trong ánh xạ quy tắc tương tự và & biểu thị khoảng trắng mà Đề xuất tài liệu sử dụng để phân tách từng từ khóa.

https://contoso.com/search?keywordA&từ khóaB&từ khóaC

Đối với máy chủ SharePoint tại chỗ, bạn có thể thêm URL bên ngoài trỏ đến một trang web phụ tương tự với trang web này, trong đó mysharepoint là tên trang web, sites là tên trang và subsitename là tên trang con.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Thiết lập kết nối phân tích văn bản Azure

Để sử dụng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure cùng với Gợi ý tài liệu, bạn phải đặt cấu hình cho kết nối phân tích văn bản của Azure.

Lưu ý

Tính năng Gợi ý tài liệu không yêu cầu phải kết nối với dịch vụ Phân tích văn bản của Azure Text. Nếu bạn chọn không sử dụng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure, thì tính năng Gợi ý tài liệu sẽ sử dụng logic khớp từ khóa tích hợp sẵn trong ứng dụng Dynamics 365. Tuy nhiên, theo chúng tôi, bạn nên sử dụng dịch vụ Phân tích văn bản của Azure để có thể khớp từ khóa một cách chính xác hơn.

Xác định và kích hoạt quy tắc tương tự

Nếu bạn chưa xác định quy tắc tìm điểm tương đồng hãy xem Dùng quy tắc tìm kiếm điểm tương đồng nâng cao để xem gợi ý trường hợp tương tự.

Bật Gợi ý tài liệu

Để bật Gợi ý tài liệu, hãy làm như sau:

  1. Duyệt đến Trung tâm quản trị Microsoft Power Platform và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của quản trị viên.

  2. Chuyển đến Môi trường> [chọn một môi trường] >Thiết đặt>Tiện ích tích hợp>Thiết đặt quản lý tài liệu>Quản lý gợi ý tài liệu.

  3. Trong vùng Chọn thực thể, chọn thực thể Trường hợp bạn muốn đưa vào Gợi ý tài liệu, sau đó chọn Áp dụng.

    Tiền boa

    Nếu thực thể trường hợp không được liệt kê trong vùng Chọn thực thể, đó là bởi vì quy tắc tương tự cho thực thể trường hợp chưa được xác định và kích hoạt. Dùng quy tắc tìm kiếm điểm tương đồng nâng cao để xem gợi ý trường hợp tương tự.

  4. Đặt URL bên ngoài để bao gồm trong Gợi ý tài liệu. Theo mặc định, Gợi ý tài liệu tìm kiếm trong các dịch vụ Microsoft 365 như SharePoint hoặc OneDrive. Nếu bạn muốn tìm kiếm một trang bên ngoài bên cạnh các dịch vụ Microsoft 365 có sẵn, chẳng hạn như trang SharePoint tại chỗ, hãy nhập URL cơ sở đến hệ thống bên ngoài. Ứng dụng Dynamics 365 sẽ gắn thêm một chuỗi truy vấn tìm kiếm vào URL cơ sở bạn cung cấp. Thông tin khác: Thêm URL bên ngoài để tìm kiếm một trang web khác.