Dùng thể loại Outlook để theo dõi cuộc hẹn và email
Đồng bộ hóa phía máy chủ cho phép theo dõi email, cuộc hẹn và tác vụ trong Outlook bằng một danh mục đặc biệtĐược theo dõi với Dynamics 365. Việc chỉ định danh mục này cho email, cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ trong Outlook sẽ đồng bộ hóa mục này với các ứng dụng Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation). Tương tự, việc xóa thể loại khỏi nhiệm vụ, cuộc hẹn hoặc email được theo dõi sẽ bỏ theo dõi thể loại đó khỏi ứng dụng Customer Engagement.
Bạn cũng có thể chọn nhiều mục và gán thể loại Outlook Được theo dõi tới Dynamics 365 cho các mục đó, từ đó theo dõi tất cả các mục này tới ứng dụng Customer Engagement. Nhanh chóng xác định các mục được theo dõi bằng cách quan sát sự hiện diện của thể loại này trong Hộp thư đến của bạn và các thư mục khác.
Đặt cấu hình theo dõi dựa theo thể loại thông qua OrgDBOrgSetting
Kể từ phiên bản 9.1.0.4039 trở lên, tùy chọn theo dõi thể loại được bật theo mặc định.
Tiền boa
Để xác định phiên bản của bạn, hãy đăng nhập vào ứng dụng tương tác với khách hàng và ở phía trên bên phải màn hình, chọn nút Cài đặt 
>Giới thiệu.
Sử dụng thể loại để theo dõi các mục Outlook
Sau khi thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 có sẵn trong Outlook, bạn có thể sử dụng thể loại này để theo dõi các mục Outlook sau đây.
Theo dõi email bằng cách gán thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 cho email đó. Thao tác gán thể loại có thể hiển thị ngay lập tức trong Outlook. Tại thời điểm này, email đang được đánh dấu để theo dõi. Tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ đồng bộ hóa email với ứng dụng Customer Engagement trong vòng 15 phút, dựa trên thiết đặt đồng bộ hóa email.
Nếu một email được theo dõi và phân loại là Được theo dõi tới Dynamics, việc xóa thể loại sẽ bỏ theo dõi email. Tuy nhiên, bản ghi hoạt động email tương ứng sẽ không bị xóa.
Tiền boa
Bạn có thể thiết lập một quy tắc trong Outlook để gán hoặc xóa một thể loại. Xem Quản lý email bằng quy tắc.
Lưu ý
Tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ tự động phân loại email trong hộp thư của người nhận Dynamics 365 nếu email đang được xử lý đã được một người dùng khác hoặc người nhận cùng email trong hàng đợi tự động theo dõi với Dynamics.
Chỉ những email khớp với mã hướng Dynamics 365 mới được phân loại tự động khi thiết đặt hệ thống Theo dõi email được gửi giữa những người dùng Dynamics 365 dưới dạng hai hoạt động được bật.
Ví dụ: các email được theo dõi và gửi từ Outlook đến những người dùng Dynamics 365 khác sẽ không xuất hiện dưới dạng được phân loại trong hộp thư của người nhận Outlook vì chúng đại diện cho bản sao "đã nhận" của email. Điều này là để cho phép người nhận Dynamics 365 theo dõi bản sao của email đến theo thiết đặt hệ thống đã lưu ý ở trên.
Cuộc hẹn
Bạn có thể theo dõi cuộc hẹn bằng cách gán thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 cho cuộc hẹn đó. Cuộc hẹn sẽ được theo dõi và đồng bộ hóa với ứng dụng Customer Engagement dựa trên quy tắc đồng bộ hóa phía máy chủ.
Nếu một cuộc hẹn được theo dõi và phân loại là Được theo dõi tới Dynamics, việc xóa thể loại sẽ bỏ theo dõi cuộc hẹn. Tuy nhiên, bản ghi hoạt động cuộc hẹn trong các ứng dụng Dynamics 365 tương ứng sẽ không bị xóa.
Tác vụ
Lưu ý
Việc gán nhiệm vụ cho mọi người được ghi lại trong Outlook sẽ không đồng bộ hóa với ứng dụng Customer Engagement.
Sử dụng tính năng theo dõi dựa theo thể loại với Ứng dụng for Outlook
Nếu bạn có Dynamics 365 App for Outlook, bạn có thể sử dụng theo dõi dựa trên danh mục với Ứng dụng cho Outlook.
Bảng sau liệt kê các kịch bản theo dõi khác nhau.
| Hành động | Kết quả |
|---|---|
| Gán thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 cho một email/cuộc hẹn | Tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ đồng bộ hóa email/cuộc hẹn trong vòng 15 phút. Việc tải Ứng dụng for Outlook trên mục đó sẽ hiển thị trạng thái được theo dõi. |
| Theo dõi một email/cuộc hẹn bằng cách sử dụng Ứng dụng for Outlook | Email/cuộc hẹn đã được theo dõi. Thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 được gán ngay lập tức. |
| Xóa thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 trên một email/cuộc hẹn | Tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ bỏ theo dõi mục trong khoảng 15 phút. Việc tải Ứng dụng for Outlook trên email đó sẽ hiển thị trạng thái được theo dõi. Bản ghi hoạt động không bị xóa khỏi ứng dụng Customer Engagement. |
| Bỏ theo dõi một email/cuộc hẹn bằng cách sử dụng Ứng dụng for Outlook | Email/cuộc hẹn được bỏ theo dõi và thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 bị xóa. |
Đại diện người dùng
Nếu bạn cho phép người khác quản lý email và lịch của mình bằng cách cung cấp cho họ quyền đại diện, người đại diện có thể truy cập các thể loại của bạn trong Outlook nếu có quyền Người chỉnh sửa.
Nếu hộp thư của bạn có thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365, người đại diện có thể theo dõi email và cuộc hẹn của bạn bằng cách gán thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365.
Theo dõi dựa trên thể loại với Dynamics 365 for Outlook
Theo dõi dựa trên danh mục không được hỗ trợ với Dynamics 365 for Outlook. Bạn không nên bật OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems trên một tổ chức được thiết lập để sử dụng Dynamics 365 for Outlook.
Tắt tính năng theo dõi dựa theo thể loại
Bạn có thể tắt tính năng theo dõi dựa trên thể loại cho tổ chức dùng ứng dụng Dynamics 365 bằng cách tắt OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Lưu ý
Nếu bạn tắt OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 sẽ bị xóa tạm còn gán thể loại được giữ lại trong Outlook. Nếu bạn xóa thể loại khỏi danh sách tổng thể, thể loại đó sẽ bị xóa vĩnh viễn.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Tôi có thể theo dõi danh bạ Outlook của mình bằng cách chỉ định danh mục Đã theo dõi cho Dynamics 365 không?
Không, theo dõi dựa theo thể loại không được hỗ trợ đối với liên hệ Outlook.
Điều gì xảy ra nếu tôi đổi tên danh mục Đã theo dõi thành Dynamics 365?
Nếu bạn đổi tên thể loại, đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ tiếp tục xác định thể loại bằng ID thể loại và ID đó sẽ dùng để theo dõi và bỏ theo dõi các mục Outlook.
Lưu ý
Đối với trường hợp ủy quyền, sự khác biệt về tên danh mục giữa người đại diện và chủ sở hữu hộp thư chính không được hỗ trợ và có thể dẫn đến hành vi không mong muốn. Bạn nên khớp tên danh mục trên người đại diện và chủ sở hữu hộp thư chính.
Điều gì xảy ra nếu tôi xóa danh mục Theo dõi tới Dynamics 365?
Nếu bạn xóa thể loại này, tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ tạo lại thể loại trên máy chủ Exchange trong khoảng 15 phút.
Khi tôi bật OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems lần đầu tiên, các mục đã theo dõi trước đó của tôi có được chỉ định danh mục Đã theo dõi tới Dynamics 365 không?
Không, đồng bộ hóa phía máy chủ sẽ không quay ngược thời gian để gán thể loại cho các mục đã theo dõi.
Nếu tôi chỉ định danh mục Theo dõi tới Dynamics 365 cho chuỗi hội thoại Outlook thì điều gì sẽ xảy ra?
Nếu bạn phân loại một chuỗi cuộc hội thoại là Được theo dõi tới Dynamics 365, tất cả các email trong chuỗi đó sẽ được gán thể loại và vì thế sẽ được theo dõi.
Tôi có thể chỉ định danh mục Theo dõi cho Dynamics 365 cho các cuộc hẹn định kỳ không?
Nếu bạn phân loại một cuộc hẹn định kỳ là Được theo dõi tới Dynamics 365, tất cả các môi trường riêng lẻ của cuộc hẹn đó sẽ được gán thể loại và theo dõi.
Điều gì xảy ra khi email được theo dõi không thành công?
Theo mặc định, không thể tự động theo dõi email sẽ được thử lại trong một chu trình đồng bộ hóa mới-khoảng 15 phút. Lần thử lại sẽ được thực hiện lên đến 5 lần. Nếu các lần thử lại thất bại sau 5 lần, email sẽ được chỉ định các loại theo dõi đến Dynamics 365 (Không chuyển được) và không có thêm Lần thử lại sẽ xảy ra. Tự động theo dõi email mà thất bại với lỗi sau đây sẽ thử lại:
- Các khuyến mãi email thất bại do một phần bổ trợ được cấu hình trong môi trường khách hàng.
- Các khuyến mãi email thất bại do không nhận được phản hồi kịp thời từ ứng dụng tương tác với khách hàng hoặc Microsoft Exchange.
- Một email sẽ bị từ chối với InvalidSender hoặc do một số quyết định không rõ.
- Email không thành công và không thể gửi được nếu chủ sở hữu của hàng đợi không được gán vai trò bảo mật chính xác cho chúng. Nếu không có vai trò bảo mật chính xác, chủ sở hữu sẽ không thể sở hữu bản ghi email được hàng đợi theo dõi.
Sau khi 5 lần thử lại, nếu thất bại để thúc đẩy các email do lỗi phần bổ trợ, cố gắng sửa chữa các phần bổ trợ. Sau đó, chỉ định thể loại Theo dõi đến Dynamics 365 để tự theo dõi email chưa gửi để theo dõi các email đó trong ứng dụng Customer Engagement.
Làm thế nào để xóa theo dõi theo danh mục thông qua OrgDBOrgSetting?
Để tắt thể loại Outlook đặc biệt Được theo dõi tới Dynamics 365, bạn cần bật OrgDBOrgSetting trong tổ chức của mình. Ứng dụng Customer Engagement cung cấp công cụ OrgDBOrgSettings cho phép quản trị viên triển khai các bản cập nhật cụ thể từng dành riêng để triển khai đăng ký.
- Làm theo hướng dẫn trong bài viết này để biết các bước trích xuất công cụ.
- Sau khi trích xuất công cụ, tắt OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Việc tắt OrgDBOrgSetting sẽ xóa thể loại Được theo dõi tới Dynamics 365 trên tất cả hộp thư Exchange của tổ chức đã bật tính năng đồng bộ phía máy chủ trong khoảng 15 phút.
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để chỉnh sửa OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.