设置协议以自动生成工作订单和发票

客户协议包含用于生成工作订单和发票的预定义详细信息。 有关更多信息，请参阅 协议概述。 随着协议工作量的增加，请考虑是添加 多个事件还是多个重复周期。

要使用协议，请执行以下步骤：

1. 创建协议。 定义高级别详细信息，如客户、日期范围和价目表。
2. 创建 协议预订设置 ，在其中定义应为协议创建工作订单的频率，以及最终工作订单的基本详细信息，如 工作订单类型。
3. 添加协议事件、产品、服务和服务任务，用于定义生成的每个工作订单中要执行的工作的具体详细信息。
4. 激活 协议，协议 预订日期 将在日期临近时与工作订单一起创建。

本文将介绍两种情况，以展示协议如何创建工作订单和发票。

先决条件

• 系统中已经配置了与工作订单有关的数据，如客户、事件类型、产品、服务和服务任务。

• 已配置协议设置 。 考虑指定协议前缀和起始号码。

• 协议、协议预订设置和协议发票设置的指定所有者有权：创建发票、发票详细信息、工作订单、工作订单事件、工作订单产品、工作订单服务、工作订单服务任务、资源要求和预订。

方案 1：自动生成工作订单以维护资产

组织必须在明年对他们在客户位置安装的一台设备进行月度维护。 组织希望使用 Dynamics 365 Field Service 在每个月的月中自动生成维护作业，并具备一点灵活性。 组织希望调度员将月度维护作业安排给最好、最适合的现场技术人员，并为完成的工作按达成的价格向客户开帐单。

要配置此方案，请使用协议、客户资产、事件类型和价目表。

步骤 1：创建协议

1. 在 Service （服务 ） 区域中，选择 Agreements New （协议>新建）。

2. 填入您的信息。 使用工具提示作为指南。

   • 服务账户和账单账户：定义协议工单的发生位置，而账单账户定义发票应发送给谁。 有关详细信息，请转到创建和管理帐户。

   • 系统状态：定义是否正在执行协议。 创建新协议并添加详细信息时，请设置为估算。

   • 价目表：指定与协议关联的所有产品和服务的价格，并控制通过该协议生成的工作订单和发票中填充的价目表。 向协议价目表添加协议期间要使用的所有产品和服务。 协议中通常包含全新价目表内会体现的商品和服务的协商价格。 可以根据需要手动更新生成的工作订单和发票中的价目表。

   • 开始日期和结束日期：定义协议的持续时间。

   

3. 在 其他 选项卡中，输入更多详细信息，例如 生成的工作订单的 服务区域 和 记录生成时间，用于确定生成与此协议相关的每日工作订单、发票和其他记录的时间。 此定义非常重要，因为有些组织不希望协议在工作日的日中创建工作订单。 如果未设置任何值，则默认为 Field Service Settings 中的值。

4. 选择保存。

步骤 2：设置预订重复项

创建协议后，指定生成工作订单的频率。

1. 在 常规 选项卡的 预订设置 部分，选择 新建协议预订设置 。

   小费

   在选择 New 协议预订设置 之前，您可能需要选择垂直省略号⋮。

   

2. 填写协议计划的名称。 例如，可以是“月度维护”。命名非常重要，因为一个协议可以有多个预订重复项。 例如，服务组织可能会在同一协议中执行每周和每月维护。

3. 填写 工作订单 设置。

   • 自动生成工作订单：选择 是 以滚动方式自动生成工作订单。 生成的工作订单将显示在活动工作订单视图中，状态为 打开 - 未计划。 选择 否 为每个计划日期手动生成工作订单。

   • 工作订单类型：选择工作订单的类型，例如 诊断和维修 或 检查。

   • Generate Work Orders Day in Advance（提前生成工作订单天数）：指示在预期服务日期之前生成工作订单的天数。 如果提前几天选择，则积压的工作订单可能会变得比预期的要大；但是，如果您选择的提前天数太少，您可能没有时间准备。 如果未在协议级别输入值，在 Field Service 设置>协议选项卡 >提前 X 天生成协议工作订单会有一个环境范围设置。 如果此字段也没有值，则会在预订日期的 7 天前（协议上记录的时间）生成工作订单。

   • 此处输入的 工作订单类型 、 优先级 、 工作订单摘要 和 位置将传递到生成的工作订单。

4. 填写 预订设置。

   • 自动生成预订：选择 是 可让系统预订生成工作订单（无论自动生成还是手动生成）。 指定预订的 Preferred Resource （首选资源 ） 和 Preferred Start time （首选开始时间 ）。 选择 否 ，以便通过正常计划流程计划生成的工作订单：手动、使用计划助手或使用 Resource Scheduling Optimization。

     备注

     协议根据重复率创建预订，而不考虑任何其他因素，包括资源是否处于活动状态或其工作时间。

   • 估计持续时间：选择此类型工作订单的估计时间。

   • 预订前灵活性 和 预订 后灵活性 字段指定可以安排工作订单的预期计划日期之前和之后的天数。 这些字段将填充生成的工作订单上的 日期窗口开始 日期 和 日期窗口结束 日期 字段，以帮助计划助手。 例如，如果您计划在每个月的 8 日执行每月维护，并将预订前和预订后的灵活性设置为 7 天，则可以将工作订单安排在每个月的 1 日到 15 日之间。

   • 可以指定 窗口开始 时间 和 窗口结束 时间 ，以便为生成的工作订单创建时间窗口，计划助手包括该时间窗口。 （示例：工作订单应安排在上午 8 点到晚上 12 点之间）。

   

5. 在顶部的命令栏上，选择定期预订。

6. 填写信息。

   • 递归模式。 例如，每周、每月的第一个星期一或每隔一个星期五。

   • 重复范围。 定义开始日期并选择结束日期行为。

     • 无结束日期：在协议结束日期生成工作订单。
     • 结束日期：在定期结束日期之后停止生成工作订单。
     • End after # recurrences：在达到指定的重复次数后生成工作订单。

   • 自定义日期：定义日期以生成工作订单，如果模式不反映您的业务需求，则除了定期执行这些工作订单外还应执行这些工作订单。 例如，在全年的各个节假日执行服务。 除非提供定期，否则不会生成自定义日期工作订单。

7. 选择 确定 ，然后选择 选择保存。

备注

一个协议可以有多种预订设置。 例如，您可以为每周访问创建一个预订设置，该设置每周创建工作订单，并为具有不同预订的每月访问创建预订设置。

另请参阅：导入预订定期。

步骤 3：添加协议工作详细信息

设置 协议 和 协议预订设置后，定义应执行的工作。 要定义工作，请将事件类型、产品、服务和服务任务添加到协议中。

如果要对客户资产 维护使用协议，请使用协议预订事件并指定资产。 通过指定事件的客户资产，您可以定义应在特定设备上执行的重复工作并构建服务历史记录。 也可以向一个协议预订设置添加多个事件类型，每个事件类型都有一个客户资产。 此方案使用协议预订事件。

如果您不想使用协议预订事件类型，您可以直接将产品、服务和任务添加到协议中。

1. 在 常规 选项卡上的 事件 部分，选择 新建协议预订事件。 使用工具提示作为指南来指定事件详细信息。

   小费

   在选择 New 协议预订设置 之前，您可能需要选择垂直省略号⋮。

   

2. 选择保存并关闭。

当您向协议添加事件时，相关的产品、服务、服务任务和特征将添加到协议中。 然后，这些项目将在生成时添加到工作订单中。 添加事件类型时，请考虑将 事件项复制到协议 设置。

步骤 4：激活协议和查看工作订单

在您的组织完成经理审核和客户接受流程后，最后步骤是 激活 协议。 激活后，系统会生成相关记录，例如维护日期和工作订单。 要向协议状态添加更多详细信息，请考虑使用 协议子状态 值。 也可以创建自定义协议子状态。

1. 在协议 页面中，将系统状态 设置为 活动。

2. 选择保存。 表示应执行服务的日期的预订日期。

3. 要查看预订日期，请打开 预订设置 并滚动到 预订日期 部分。

   

当时间接近预订日期时，将根据 提前生成工作订单天数 字段生成 工作订单。 预订日期状态将更改为 已处理 ，并显示对生成的工作订单的查找。

如果将 自动生成工作订单 设置为 否，则可以为每个预订日期手动生成工作订单。 对于必须早于定义时间生成工作订单的独特业务案例，可以手动生成一个工作订单。 打开预订日期，然后选择 生成工作订单。

如果您决定使用自动生成预订 协议，则在生成工作订单时，会将工作订单安排到首选资源。

步骤 5：执行协议工作订单

生成工作订单后，它们将与其他工作订单 一起显示在 工作订单 视图中。

生成的工作订单包含协议中指定的所有详细信息，例如价目表、工作订单类型、事件类型和客户资产。 详细信息仍然可以在 工作订单 级别进行编辑。 例如，尽管工作订单可能是从协议生成的，但可以根据需要向工作订单添加更多产品和服务。 如果您具有正确的权限，则可以更改其他详细信息，例如价目表和工作订单类型。

工作订单包含指向协议的链接。

如果尚未计划，请选择 预订 并扳机键计划助手。

在现场技术人员执行协议工作订单并且经理将其关闭后，将创建已完成工作的发票。 有关详细信息，请参阅关于工作订单生命周期和状态的文章。

小费

在设置协议以自动生成工作订单时，请将工作订单 子记录（如工作订单产品、服务、服务任务和事件类型）的数量限制为不超过 500 条。 较大的记录量、同步自定义插件或自定义进程可能会导致超时，从而导致无法生成剩余的子记录。

方案 2：自动生成发票

协议发票用于自动为产品和服务生成发票。 发票按定义的重复周期生成，并且每次都包含相同价格的相同产品。 无论是否执行了任何工作订单，都将生成发票并开帐单。 这类似于您支付每月手机账单的方式，无论您发送的电话或短信数量如何。

在此方案中，客户向 Field Service 组织支付服务计划的季度金额。

步骤 1：创建协议或选择一个现有协议

可以向现有协议或新建协议添加协议发票。 协议中可以仅包含协议发票，不包含维护计划，甚至可以是一个协议有多张发票。

在此示例中，季度发票将添加到现有协议中。

1. 从协议中，选择 发票设置>添加新协议发票设置。

   小费

   在选择 New 协议预订设置 之前，您可能需要选择垂直省略号⋮。

   

2. 输入服务协议的名称，然后选择 Save （保存）。

步骤 2：设置发票定期和产品

1. 选择 Invoice Products （发票产品 ） 和 New Agreement Invoice Product （新建协议发票产品）。

2. 添加您要定期向客户收费的产品，然后选择 保存。 发票产品的价格源自协议上的价目表。

   备注

   发票产品只能是 Field Service 产品类型设置为库存或非库存的产品。 不能添加服务类型产品。

   

3. 选择 顶部命令栏中的 Invoice Recurrence （发票定期 ）。

4. 输入重复信息。 要设置每季度一次，请选择：

   • 重复：每月
   • 重复时间：月份中的日期
   • 每个指定月份：3

5. 选择 确定，然后选择保存 。

步骤 3：激活定期发票和查看发票

由于此协议已生效，因此发票日期会在短时间内生成，但不会立即生成。 如果您已将协议发票设置添加到新协议或状态为 Estimate （估计 ） 的现有协议，请激活该协议。

要查看发票日期，请选择 Related Invoice Dates （相关>发票日期）。

您无法像使用协议工作订单那样手动生成协议发票。

备注

发票会提前生成，具体取决于您在 协议 部分 下的 Field Service 设置 中 提前 X 天生成协议发票字段的设置。 发票到期日是根据您的定期发票设置设置的，但它是提前 X 天创建的。 如果未为 提前 X 天生成协议发票输入任何值，系统会在发票日期当天在 协议的记录生成计时 字段中生成发票，然后在 Field Service 设置中生成发票。

导入预订定期

您可以导入协议预订设置 （ABS） 或协议发票设置 （AIS） 的预订重复模式。 定期对话框在保存后将填充 ABS 或 AIS 记录上的一个字段。 此字段称为定期设置，默认不显示在窗体上。 要通过 CSV 导入包含一个或多个 ABS 或 AIS 记录的重复周期，请执行以下步骤。

1. 从 ABS 或 AIS 获取代表性字符串，其设置方式与您希望配置导入的记录的方式类似。

2. 在该字符串中，确定驱动记录行为方式的值，您可以从字符串中解析出这些值，例如开始和结束日期或月份。

3. 使用以下示例字符串将协议预订和发票设置记录填充到电子表格中，并使用它来导入完全配置的记录。

例如，请参阅以下屏幕截图中的重复周期以及相关的 XML。

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

更改协议的所有者

1. 将协议 System Status 更改为 Estimate， 然后选择 Save。 等待 5 分钟，让所有异步进程运行

2. 将协议 系统状态 设置回 活动 ，然后选择 保存并关闭。

后续步骤

• 使用事件类型创建工作订单模板
• 创建和管理客户帐户