使用 Microsoft 365 解决方案管理合同

本文介绍如何使用 Microsoft 365 的Microsoft Syntex和组件为组织创建合同管理解决方案。 它提供了一个框架，可帮助你规划和创建满足独特业务需求的解决方案。 即使此解决方案谈论的是合同管理，你也可以对其进行调整，以创建其他文档管理解决方案，例如用于工作对账单或发票。

确定业务问题

规划合同管理系统的第一步是了解你尝试解决的问题。 对于此解决方案，需要解决四个关键问题：

• 标识合同。 你的组织处理许多文档，例如发票、合同、工单等。 有些是通过电子邮件发送的数字资产，有些是通过传统邮件发送的纸张资产。 你需要一种方法来识别所有其他文档中的所有客户合同，然后对其进行分类。

• 跟踪合同批准的历史记录。 组织需要一种可靠的方法来查找合同是否已批准或已拒绝，以及付款是否已处理。

• 用于管理合同审批的网站。 你的组织需要设置一个协作网站，所有必需的利益干系人都可以在其中轻松查看合同。 利益干系人应该能够根据需要查看整个合同，但主要关心查看每个合同 (的几个关键字段，例如客户名称、PO 编号和总成本) 。 利益干系人应能够轻松批准或拒绝传入的合同。

• 路由评审的合同。 需要通过特定工作流路由已批准和拒绝的合同。 需要将已批准的合同路由到合作伙伴应用程序进行付款处理。 需要路由已拒绝的合同，以便进行其他审查。

解决方案概述

此合同管理解决方案指南包括 Microsoft 365 的四个组件：

• Microsoft Syntex：创建模型以识别和分类合同文件，然后从中提取相应的数据。

• Microsoft SharePoint 列表：使用新式 SharePoint 列表中提供的格式以商业友好格式呈现合同。

• Microsoft Teams：使用 Teams 频道和相关选项卡的功能，允许利益干系人查看和管理合同。

• Power Automate：使用流引导合同完成审批过程，然后转到第三方付款应用程序。

这一切的工作原理

1. 文档将上传到 SharePoint 文档库。 Syntex 非结构化文档处理模型已应用于文档库。 它会检查每个文件，以查看是否有任何匹配的“协定”内容类型，以便对其进行训练以查找。 如果找到匹配项，则会将文件分类为“协定”，并更新文档的内容类型。

2. 该模型还会从利益干系人感兴趣的每个合同文件中提取特定数据，例如 客户、 承包商和 费用金额。

   以下页面是模型经过训练以识别的协定示例。

   

3. 在 Microsoft Teams 中，所有利益干系人都是安全 Teams 通道的成员，其中文档库中的所有合同都可见以供审批或拒绝。 通过使用 Teams 功能，当需要审查新合同时，所有利益干系人都会收到通知。

4. 通过使用 Power Automate，合同在 Teams 频道中通过审批过程进行移动。 当成员批准合同时，合同状态将更改为“已批准”，所有成员都通过 Teams 帖子通知，并创建一个行项，以显示合同已准备好付款。 此过程可以扩展为直接向第三方财务应用程序写入付款。

5. 当成员拒绝合同时，状态将更改为“已拒绝”，并且所有成员都会通过 Teams 帖子通知。

6. 此解决方案的最终结果是组织的自动化业务流程。 员工可以轻松地使用 Teams 中的自定义磁贴视图来启动和监视文档的审批工作流。

   

许可要求

此解决方案依赖于以下功能，所有功能都作为Microsoft 365 企业版 (E1、E3、E5、F3) 或商业版 (基本、标准或高级) 许可证的一部分提供：

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

了解如何使用 Syntex

不熟悉Microsoft Syntex？ 了解如何使用 Syntex 使用 AI 管理内容。

Microsoft Syntex学习路径简介介绍如何使用非结构化、自由格式和非结构化文档处理模型对文档进行分类、提取文本和标记文档，以便快速轻松地进行知识管理。

创建解决方案

接下来的部分将详细介绍如何配置合同管理解决方案。 它分为三个步骤：

• 步骤 1. 使用Microsoft Syntex标识合同文件和提取数据
• 步骤 2. 使用 Microsoft Teams 创建合同管理通道
• 步骤 3. 使用 Power Automate 创建处理合同的流