步骤 2. 使用 Microsoft Teams 创建合同管理通道

项目
02/14/2024

当组织设置合同管理解决方案时，你需要一个中心位置，利益干系人可以在其中查看和管理合同。为此，可以使用 Microsoft Teams 设置 Teams 频道，并使用 Teams 中的功能来：

创建一个位置，供利益干系人轻松查看所有需要操作的合同。 例如，在 Teams 中，可以在 “合同 管理”频道中创建一个“合同”选项卡，成员可以在其中查看需要审批的所有合同的有用磁贴视图。还可以配置视图，以便每个“卡片”列出你关心 (的重要数据，例如客户、 承包商和 费用金额) 。
有一个位置供成员相互交互并查看重要事件。 例如，在 Teams 中，“ 帖子 ”选项卡可用于进行对话、获取更新以及查看 (操作，例如拒绝合同) 的成员。当 (发生某种情况（例如提交审批) 的新合同）时，“ 帖子 ”选项卡不仅可用于宣布，还可以保留该合同的记录。如果成员订阅通知，只要有更新，他们就会收到通知。
有一个位置供成员查看已批准的合同，以了解何时可以提交付款。 在 SharePoint 中，需要创建“ 付款 ”列表，并包括 “客户”、“ 承包商”和“ 费用金额”列，并选择“ 单行文本 ”作为列类型。你需要在“合同管理”频道中将“ 付款 ”列表添加为 Teams 选项卡，类似于对“ 合同 ”选项卡执行的操作。“ 付款 ”选项卡将列出需要提交付款的所有合同。可以轻松扩展此解决方案，改为将此信息直接写入第三方财务应用程序， (例如 Dynamics CRM) 。

将 SharePoint 文档库附加到“协定”选项卡

在合同管理频道中创建“ 合同 ”选项卡后，需要向其附加 SharePoint 文档库。要附加的 SharePoint 文档库是在上一部分中将非结构化文档处理模型应用到的 SharePoint 文档库。

附加 SharePoint 文档库后，你将能够通过默认列表视图查看任何分类协定。

SharePoint 库的列表视图。

自定义“合同”选项卡磁贴视图

注意

本部分引用包含在合同管理解决方案资产存储库中的 ContractTileFormatting.json 文件中的代码示例。

虽然 Teams 允许你在磁贴视图中查看合同，但你可能希望对其进行自定义，以查看要在合同卡片中可见的合同数据。例如，对于“ 合同 ”选项卡，成员必须在合同卡上查看客户、承包商和费用金额。所有这些字段都是通过应用于文档库的 Syntex 模型从每个协定中提取的。你还希望能够为每个状态将磁贴标题栏更改为不同的颜色，以便成员可以轻松查看合同在审批过程中的位置。例如，所有已批准的合同都将有一个蓝色的标题栏。

SharePoint 库的平铺视图。

使用的自定义磁贴视图要求对用于设置当前磁贴视图格式的 JSON 文件进行更改。可以通过查看 ContractTileFormatting.json 文件来引用用于创建卡片视图的 JSON 文件。在以下部分中，你将看到合同卡片中功能的代码特定部分。

如果要在 Teams 频道中查看或更改视图的 JSON 代码，请在 Teams 频道中选择视图下拉菜单，然后选择 “设置当前视图格式”。

Teams 频道中 json 格式的屏幕截图。

卡片大小和形状

在 ContractTileFormatting.json 文件中，查看以下部分，以查看卡的大小和形状格式的代码。

                  {
                    "elmType": "div",
                    "style": {
                      "background-color": "#f5f5f5",
                      "padding": "5px",
                      "width": "180px"
                    },
                    "children": [
                      {
                        "elmType": "img",
                        "attributes": {
                          "src": "@thumbnail.large"
                        },
                        "style": {
                          "width": "185px",
                          "height": "248px"
                        }
                      }

合同状态

以下代码允许你定义每个标题卡的状态。请注意，每个状态值 (“新建”、“ 审阅中”、“ 已批准”和“ 已拒绝 ”) 将显示不同的颜色代码。在 ContractTileFormatting.json 文件中，查看定义状态的部分。

          {
            "elmType": "div",
            "children": [
              {
                "elmType": "div",
                "style": {
                  "color": "white",
                  "background-color": "=if([$Status] == 'New', '#00b7c3', if([$Status] == 'In review', '#ffaa44', if([$Status] == 'Approved', '#0078d4', if([$Status] == 'Rejected', '#d13438', '#8378de'))))",
                  "padding": "5px 15px",
                  "height": "auto",
                  "text-transform": "uppercase",
                  "font-size": "12.5px"
                },
                "txtContent": "[$Status]"
              }

提取的字段

每个合同卡将显示为每个合同提取的三个字段， (客户、 承包商和 费用金额) 。此外，还希望显示用于标识该文件的 Syntex 模型对文件进行分类的时间/日期。

在 ContractTileFormatting.json 文件中，以下各部分定义其中每个部分。

客户端

本部分定义“客户端”在卡上的显示方式，并使用特定协定的值。

                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px"
                        },
                        "txtContent": "Client"
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "16px",
                          "font-weight": "600"
                        },
                        "txtContent": "[$Client]"
                      },

承包商

本部分定义“承包商”在卡片上的显示方式，并使用特定合同的值。

                        {
                          "elmType": "div",
                          "txtContent": "Contractor",
                          "style": {
                            "color": "#767676",
                            "font-size": "12px",
                            "margin-bottom": "2px"
                          }
                        },
                        {
                          "elmType": "div",
                          "style": {
                            "margin-bottom": "12px",
                            "font-size": "14px"
                          },
                          "txtContent": "[$Contractor]"
                        },

费用金额

本部分定义“费用金额”在卡上的显示方式，并使用特定合同的值。

                      {
                        "elmType": "div",
                        "txtContent": "Fee amount",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px",
                          "margin-bottom": "2px"
                        }
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "14px"
                        },
                        "txtContent": "[$FeeAmount]"
                      },

分类日期

本部分定义“分类”在卡片上的显示方式，并使用特定协定的值。

                      {
                        "elmType": "div",
                        "txtContent": "Classified",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px",
                          "margin-bottom": "2px"
                        }
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "14px"
                        },
                        "txtContent": "[$PrimeLastClassified]"
                      }

后续步骤

第 3 步。使用 Power Automate 创建处理合同的流