管理 Microsoft Whiteboard 的数据
白板内容存储在 OneDrive for Business 和 Azure 中。 OneDrive for Business 是所有新白板的默认存储。 最初在 Azure 中创建的白板和在 Surface Hub 或 Microsoft Teams 会议室设备上启动的白板存储在 Azure 中。
若要管理数据，必须首先确保为组织启用了 Whiteboard。 有关详细信息，请参阅 管理对 Whiteboard 的访问。
Azure 存储概述
注意
以下信息适用于 Azure 中存储的白板。
Whiteboard 目前在 Azure 中安全地存储内容。 数据可能存储在不同的位置，具体取决于国家/地区以及 Whiteboard 何时切换到在这些位置存储新内容。 若要检查创建新数据的位置，请参阅 Microsoft 365 客户数据的存储位置。
Azure 中的内容不支持数据丢失防护 (DLP) 、电子数据展示、保留策略和类似功能。 可以使用 Whiteboard PowerShell cmdlet 管理此内容。 最终，Azure 中存储的白板需要迁移到 OneDrive for Business 或删除。
如果在 Azure 中删除用户帐户
我们正在更改在 Azure 中删除用户帐户时白板的存储方式。 在更改之前，已删除用户帐户拥有的任何白板也会被删除。 但是，不会删除与其他人共享的白板。
注意
存储在 OneDrive for Business 中的白板将像处理 OneDrive for Business 中的任何其他内容一样处理。 有关详细信息，请参阅 设置已删除用户的 OneDrive 保留期。
自 2022 年 6 月 1 日起，Azure 上的白板行为已更改。 将删除与其他用户共享的任何白板。
如果要保留已删除用户的白板，请在删除帐户 之前 转移所有权。 可以将单个白板或全部白板转让给其他用户。
确保任何删除过程或脚本都处理此更改。 如果你对删除白板没问题，则无需执行任何操作。
OneDrive for Business 存储概述
白板将在启动白板的人员的 OneDrive for Business 文件夹中创建。 尚不支持 SharePoint。 此过程适用于在独立 Whiteboard 应用程序以及 Microsoft Teams 会议、聊天和频道中创建的所有白板。 唯一的例外是，从 Surface Hub 启动的白板将存储在 Azure 中，不过它们将来将移动到 OneDrive for Business。
实施此更改后，任何未预配 OneDrive for Business 的用户将无法再创建新的白板。 但是，他们仍然可以编辑以前创建的板。 他们还可以协作处理其他拥有 OneDrive for Business 的其他人与他们共享的任何白板。
平均白板的大小可能介于 50 KB 到 1 MB 之间，并且位于 OneDrive for Business 内容所在的任何位置。 若要检查租户数据的存储位置，请参阅 Microsoft 365 客户数据的存储位置。 然后查看 OneDrive for Business 的位置。
OneDrive for Business 存储的控件
可以使用现有的 OneDrive for Business 控件管理 Whiteboard 数据。 有关详细信息，请参阅 适用于企业的 OneDrive 指南。
可以使用现有的 OneDrive for Business 工具满足一般数据保护条例 (GDPR) (DSR) 的数据主体请求。 如果要确保从文件中删除所有以前的更改，则必须删除整个文件。
可以采用与 OneDrive for Business 中的其他内容相同的方式移动白板文件。 但是，共享链接和权限可能不会移动。
目前支持的数据控制：
- 保留策略
- 配额
- 合法持有
- DLP
- 基本电子数据展示 - .whiteboard 文件作为文件存储在创建者的 OneDrive for Business 中。 它们已编制关键字和文件类型搜索的索引，但无法预览或查看。 导出后，管理员需要将文件上传回 OneDrive for Business 才能查看内容。 计划为将来提供更多支持。
计划用于未来版本的数据控制：
- 敏感度标签
- 分析
- 更多电子数据展示支持
当用户离开公司时转移白板
若要保留以前用户的 OneDrive 文件（包括 .whiteboard 文件），请先授予自己对其 OneDrive 的访问权限，然后移动要保留的文件。
- 在管理中心，转到“用户”>“活动用户”页面。
- 选择用户。
- 在“用户属性”页上，选择“ OneDrive”。 在 “获取对文件的访问权限”下，选择“ 创建文件链接”。
- 选择链接以打开文件位置。
- 选择要移动的文件或文件夹，然后选择“ 移动到”。
详细了解如何保留以前用户的内容： 步骤 5 - 向其他员工授予对 OneDrive 和 Outlook 数据的访问权限 - Microsoft 365 管理员 |Microsoft Learn
管理移动的白板
在新所有者的 OneDrive for Business 中显示 .whiteboard 文件后，他们可以打开、编辑、重命名或删除文件。
- 打开 office.com，然后在应用启动器中，选择“ OneDrive”。
- 在左侧导航窗格中，选择“ 我的文件”。
- 打开名为 Whiteboards 的文件夹。
- 在文件列表中，选择移动的文件，然后选择 “...” 按钮以获取重命名、删除和其他选项。
审核
存储在 ODB 中的白板文件包含在文件审核日志活动中，用于创建、修改、共享和删除活动。 在 审核日志活动 - Microsoft Purview 中详细了解文件活动。