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自定义窗体和字段

  • 项目

作为管理员，您可以自定义销售用 Copilot 中显示的 CRM 信息，以为销售人员提供更相关的视图。

CRM 窗体和字段自定义特定于环境 - 每个环境都有自己的一组配置。 默认情况下，联系人、商机和客户记录类型可用。 您可以添加其他现成的和自定义的记录类型；并在不需要时删除它们。

销售用 Copilot 窗体和列表基于 CRM 视图。 视图定义要显示的列列表、默认情况下如何对记录列表进行排序，以及应用哪些默认筛选器来限制哪些记录将出现在列表中。 对于客户和商机记录类型，不强制要求选择视图。 如果未选择视图，则使用默认视图。 对于其他记录类型，必须选择视图。

备注

不能为联系人记录类型选择视图。

对记录类型所做的更改会反映在 Outlook 中的销售用 Copilot 窗格、Microsoft Teams 中的销售用 Copilot 面板以及 Teams 聊天中共享的自适应卡中。 将销售用 Copilot 中的 Outlook 活动（电子邮件和会议）保存到 CRM 系统时，您可以搜索添加的记录类型的记录，并将活动连接到记录。 通过消息扩展使用适用于 Teams 的销售用 Copilot 应用时，您可以搜索添加的记录类型的记录。

记录名称、字段名称和必填字段按照它们在 CRM 中的定义显示。

重要提示

本文中使用的记录类型一词指的是销售用 Copilot 中的 Salesforce 对象。 用户界面上显示的术语取决于连接到的 CRM 系统。 如果连接到 Dynamics 365，将显示记录类型。 如果连接到 Salesforce，将显示对象。

显示销售用 Copilot 管理员设置的屏幕截图。

注释 Description
1 选择以自定义窗体和字段。
2 添加新的自定义或现成记录类型。 详细信息：添加新纪录类型
3 从 CRM 刷新数据。 详细信息：从 CRM 刷新数据
4 添加到销售用 Copilot 的记录类型。
5 用于控制记录类型的窗体的 CRM 视图。 详细信息：更改记录类型的视图

您可以选择记录类型以查看和编辑其设置。

先决条件

CRM 管理员必须从 Teams 中的销售用 Copilot 应用访问管理员设置。 详细信息：销售用 Copilot 的管理员设置

添加新记录类型（或 Salesforce 对象）

您可以将新的自定义或现成的记录类型添加到销售用 Copilot 中。 例如，您可以添加名为“项目”的自定义记录类型来跟踪项目。 您最多可以添加 10 个记录类型。

重要提示

记录类型一词指的是销售用 Copilot 中的 Salesforce 对象。

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择添加记录类型或添加对象。

  3. 在添加记录类型或添加对象窗口中，选择要添加的记录类型，然后选择下一步。

    备注

    • 仅显示与当前可用记录类型相关的记录类型。 例如，联系人、客户和商机记录类型默认可用，因此您可以添加与这些记录类型相关的其他现成和自定义记录类型。
    • 您一次只能添加一种记录类型。
    • 显示记录类型和字段的逻辑名称以优化性能。
    • 对于 Dynamics 365，无法添加 ActivityParty 和 ActivityPointer 记录类型，这些记录类型当前不受支持。
    • 对于 Salesforce，无法添加 Note 对象，因为它目前不受支持。

    选择要添加的记录类型。

  4. 在选择（记录类型）的关系窗口中，选择与销售用 Copilot 中现有记录类型或字段的关系，然后选择下一步。

    备注

    • 支持 1:N 和 N:1 关系。
    • 显示记录类型和字段的逻辑名称以优化性能。
    • 如果您在上一步中选择的记录类型与多个记录类型或字段相关，则会显示此步骤。 否则，将自动设置关系。
    • 如果未显示所需的关系，请在管理员设置中对记录类型重新排序。 详细信息： 记录类型顺序对融洽关系的影响

    选择记录类型的关系。

  5. 在选择（记录类型）的视图窗口中，选择视图以定义特定记录类型的记录列表的显示方式，然后选择添加。

    备注

    • 所有公共和个人视图都会显示在列表中。
    • 对于 Dynamics 365，销售用 Copilot 仅包括属于记录类型的字段，不包括任何相关的记录类型。

    为记录类型选择视图。

  6. 在记录类型设置页上，选择发布以保存更改。

    此记录类型会添加到记录类型列表的末尾。

修改现有记录类型

添加记录类型后，您可以通过执行更改其视图、添加/删除字段和重新排序字段等操作来修改它。 这些操作取决于记录类型是否基于 CRM 视图。

通过修改记录类型，您可以在销售用 Copilot 中自定义 CRM 记录的详细视图。 对详细视图所做的更改会反映在 Outlook 中的销售用 Copilot 窗格、Microsoft Teams 中的销售用 Copilot 面板以及 Teams 聊天中共享的自适应卡中。

显示销售用 Copilot 中 CRM 记录的详细视图的屏幕截图。

此屏幕截图显示 Teams 中的自适应卡片。

备注

如果您在 CRM 中更改记录类型的名称，则不会在 Teams 内的自适应卡片或消息扩展中更新这些名称。 例如，如果您将“帐户”重命名为“客户”，则自适应卡片和消息扩展中的名称将显示为“帐户”。

修改基于 CRM 视图的记录类型

如果记录类型基于 CRM 视图，您应该更改 CRM 视图以更改字段及其显示顺序。 然后，您必须选择刷新数据，来从 CRM 获取最新更改，并将其应用于销售用 Copilot。

更改记录类型的视图

您可以通过选择不同的视图来更改记录类型所基于的视图。 例如，您可以选择一个视图以仅显示活跃客户而不是所有客户。

更改视图时，记录类型的以下现有设置将被清除并设置为默认值。

  • 删除现有的关键字段，并设置新的默认值。
  • 记录类型的编辑行为保持不变。
  • 字段的编辑行为已重置。 如果将记录类型设置为可编辑，并且选择了新视图，则字段将变为可编辑。

选择新视图

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择要为其更改视图的记录类型。

  3. 选择视图字段旁边的更改。

    更改记录类型的视图。

  4. 如果需要，请更新关系，然后选择下一步。

  5. 选择要使用的视图，然后选择完成。

  6. 在记录类型设置页上，选择发布以保存更改。

查看视图中使用的筛选器

您可以查看用于在视图中筛选记录的源查询。 例如，您可以查看仅显示活跃客户的视图的源查询。

它可以帮助您清楚地了解如何配置记录类型。 例如，字段的筛选和排序标准，以及字段的顺序。 查询以仅查看模式显示，您无法对查询进行任何更改。

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择要对其查看所选视图中使用的查询的记录类型。

  3. 在管理字段部分下面选择查看筛选器。

    查看视图中使用的筛选器。

    系统会显示筛选条件窗口。

  4. 若要复制查询 XML，请选择复制 XML。

修改并非基于 CRM 视图的记录类型

备注

此部分仅与不基于 CRM 视图的联系人、商机和客户记录类型相关。 如果为记录类型选择了视图，则不能添加字段、删除字段以及对字段重新排序。

如果记录类型并非基于 CRM 视图，您可以选择要包含在视图中的字段以及它们的显示顺序。 最多可以将 40 个现成和自定义的字段添加到记录窗体中。

添加字段

添加字段

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择您需要将字段添加到其中的记录类型。

  3. 在管理字段部分，选择添加字段。

    显示如何在销售用 Copilot 中将字段添加到 CRM 记录的屏幕截图。

  4. 在添加字段窗口中，选择要在窗体中显示的字段，然后选择添加。

    新字段添加在现有字段之后，但您可以对它们重新排序。

    备注

    如果您已将销售用 Copilot 连接到 Salesforce，仅添加销售用 Copilot 的所有用户有权访问的字段。 如果某个用户无法访问已添加的某些字段，他们将无法查看 CRM 记录。

  5. 选择发布保存您所做的更改。

删除字段

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择您需要从中删除字段的记录类型。

  3. 在 Manage fields（管理字段） 部分中，将鼠标悬停在要从表单中删除的字段上，然后选择 Remove field （） 删除图标。（）。

  4. 选择发布保存您所做的更改。

将字段重新排序

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择您需要在其中对字段重新排序的记录类型。

  3. 在 Manage fields 部分中，将鼠标悬停在要重新排序的字段上，然后选择 Move up 或 Move down 箭头（）向上键图标。向下键图标。。

    您还可以拖动字段以更改其顺序。

  4. 选择发布保存您所做的更改。

在销售用 Copilot 中将字段标记为必填

如果 CRM 中的字段未标记为必填字段，可以将其标记为仅限销售用 Copilot 的必填字段。 销售人员需要输入这些字段的值，然后才能将记录保存在销售用 Copilot 中。

备注

  • 如果有字段在 CRM 中被标记为必填字段，它在销售用 Copilot 中也会被标记为必填，您无法将它设为可选字段。
  • 如果您使用的是 Salesforce，并且您已使用页面布局选项将字段标记为必填，字段不会在销售用 Copilot 中自动标记为必填。 您必须在销售用 Copilot 中手动将字段标记为必填。

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择需要将字段标记为必填的记录类型。

  3. 在管理字段部分中，为您要标记为必填的字段选择必填。

    显示如何将字段标记为必需的屏幕截图。

  4. 选择发布以保存更改。

配置记录和字段的编辑

销售人员可以通过在 CRM 中从销售用 Copilot 中的链接打开记录来编辑记录。 通过允许销售人员直接在销售用 Copilot 中编辑记录来帮助他们提高工作效率。 您还可以控制销售人员可以直接在销售用 Copilot 中编辑哪些字段。

默认情况下，联系人可编辑。 对于其他记录，必须打开用于允许编辑的选项。

允许编辑记录

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择必须允许进行编辑的记录类型。

  3. 在编辑记录部分，选择在销售用 Copilot 内编辑记录将允许销售人员编辑该记录类型的所有相关字段。

  4. 要限制对特定字段的编辑，在管理字段部分，关闭相应字段的允许编辑。

    显示如何在销售用 Copilot 中启用记录和字段编辑的屏幕截图。

  5. 选择发布保存您所做的更改。

配置新记录创建

选择销售人员是否、如何以及可以在哪里从销售用 Copilot 创建新记录。 通过允许销售人员直接在销售用 Copilot 中内联创建新记录来帮助他们节省时间，并让他们只需在浏览器中点击一下即可轻松转到 CRM。

配置新联系人创建

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择您必须为其配置新记录创建的记录类型。

  3. 在创建记录部分，选择以下一个或全部两个选项：

    • 在销售用 Copilot 中创建新记录：允许销售人员直接在销售用 Copilot 中内联创建新记录。
    • 通过从链接打开（CRM）创建新记录：允许销售人员通过在浏览器中打开链接在 CRM 中创建新记录。

    显示如何在销售用 Copilot 中配置联系人创建的屏幕截图。

  4. 选择发布保存您所做的更改。

配置潜在顾客支持（预览）

[此部分为预发布文档，可能会更改。]

当您在销售用 Copilot 中启用潜在顾客支持时，将向销售人员显示与潜在顾客相关的客户和其他相关记录。 销售人员可以：

  • 在销售用 Copilot 中查看现有的潜在顾客。
  • 在销售用 Copilot 中内联创建和编辑潜在顾客记录。
  • 将电子邮件和会议与潜在顾客记录相关联。
  • 消除多个潜在顾客匹配之间的歧义。

启用潜在顾客支持后，处理潜在顾客的用户体验与处理联系人类似。 您会注意到创建新联系人或潜在顾客的流存在细微差别。 您可以选择是否要添加外部电子邮件地址作为联系人或潜在顾客。

先决条件

  • 打开潜在顾客支持

  • 在销售用 Copilot 中识别潜在顾客

    • 您必须将潜在顾客记录（或 Salesforce 对象）添加到销售用 Copilot 管理员设置中。
    • 潜在顾客记录窗体必须添加名、姓和电子邮件地址 1 字段并将其设置为必填。
    • 所选的潜在顾客视图必须包含上述字段作为列。

  • Salesforce 中的相关实体卡支持（与联系人一样）

    • 必须在 CRM 系统中在潜在顾客与客户之间建立自定义关系。
    • 销售用 Copilot 设置中客户对象的视图必须更改为默认无以外的任何视图。
    • 客户字段必须在为潜在顾客记录或对象选择的视图中作为列添加。

  • 在 Salesforce 中保存到潜在顾客

    • Salesforce 查询中的限制不允许在已连接到搜索体验中显示潜在顾客。 要将电子邮件与潜在顾客和潜在顾客上的联系人关联，销售人员必须保存电子邮件而不连接到记录。 电子邮件或会议仍将与“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中的潜在顾客和联系人关联。

选择小型视图的关键字段

每种记录类型都有一个小型视图，当它们折叠或显示在列表中时会显示有限的信息。 迷你视图在销售用 Copilot 窗格的各个位置可用，如在 CRM 选项卡上的快速视图中。

迷你视图包括一个固定标题和两个可配置的副标题字段。 小型视图中可用的字段是详细视图中可用的字段。 关键字段设置会影响适用于 Outlook 的销售用 Copilot 加载项中的搜索行为。 详细信息：适用于 Outlook 的销售用 Copilot 加载项中的搜索行为

显示销售用 Copilot 中的 CRM 记录迷你视图的屏幕截图。

选择关键域

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择您需要在其中选择小型视图字段的记录类型。

  3. 在关键字段部分，从列表中选择字段。

    显示如何在销售用 Copilot 中为迷你视图选择关键字段的屏幕截图。

  4. 选择发布保存您所做的更改。

适用于 Outlook 的销售用 Copilot 加载项中的搜索行为

当销售人员在 Dynamics 365 中搜索连接的记录时，关键字段设置会影响结果。 在 Dynamics 365 中，连接记录的搜索行为取决于快速查找视图。 确保您为小型视图选择的关键字段存在于快速查找视图中，否则搜索列表不会显示它们。 在 Salesforce 中，搜索是针对名称以及为小型视图选择的其他字段执行的。

为记录类型选择的关键字段会影响为这些记录显示的搜索结果。 将显示非空关键字段以及搜索结果中的记录名称。

从 CRM 刷新数据

您应该刷新数据来从 CRM 获取最近的更改并在销售用 Copilot 中更新。 例如，如果您将新字段添加到 CRM 中的记录类型视图中，应刷新数据以在销售用 Copilot 中反映新字段。 您可以一次刷新所有记录类型的数据或刷新特定记录类型的数据。

刷新所有记录类型的数据

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 选择刷新数据。

刷新特定记录类型的数据

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 将鼠标悬停在要刷新其数据的记录类型上，然后选择更多选项 (...)。

  3. 从上下文菜单中选择刷新。

或者，您可以选择记录类型，然后选择管理字段下面的刷新数据。

删除记录类型

  1. 在销售用 Copilot 管理员设置中，选择窗体。

  2. 将鼠标悬停在要删除的记录类型上，然后选择删除（记录类型）()。

备注

  • 当您在销售用 Copilot 中删除具有相关记录类型的记录类型时，所有相关记录类型也将被删除。
  • 您无法删除联系人记录类型。

在 Outlook 侧窗格中控制记录类型的顺序

记录类型添加到管理员设置的顺序决定了它们在 Outlook 的销售用 Copilot 侧窗格中的显示 顺序。 默认情况下，新环境中记录类型的顺序为联系人、商机和客户。 新添加的记录类型会添加到列表的末尾。

您可以通过按所需顺序删除和添加记录类型来更改顺序。

记录类型顺序对融洽关系的影响

管理员设置中记录类型的顺序会影响记录类型之间的关系设置。 添加新记录类型时，可以将关系选择销售用 Copilot 中的现有记录类型或字段。 只有与当前记录类型前面的记录类型的关系才会显示在 列表的选择关系（记录类型） 窗口中。

例如，我们假设记录类型的顺序是 contact、opportunity 和 account。 在这种情况下，业务机会和客户之间的关系显示在客户设置中，而不是业务机会设置中，因为客户是在业务机会之后配置的。 Opportunity 被视为源记录类型，account 是相关记录类型。 在此方案中，销售用 Copilot 配置为获取与业务机会相关的客户，但不获取与客户相关的业务机会。 例外情况是 CRM 视图设置为 None 时。 如果未选择任何视图，则使用默认关系，而不是以前选择的任何关系。 在这种情况下，记录类型的排序无关紧要。

因此，通过按所需顺序删除并重新添加记录类型，在管理员设置中调整记录类型的排序。 确保在相关记录类型之前配置源记录类型。 然后，在相关记录类型设置中选择所需的关系。

CRM 自定义对协作空间的影响

可以根据销售用 Copilot admin settings（管理员设置）中提供的 Account（客户）和 Opportunity（业务机会）记录类型（或 Salesforce 对象）创建 协作空间 Microsoft Teams 。

下表列出了管理员设置中的更改和协作空间的相应行为：

可用的记录类型（或 Salesforce 对象） 协作空间的行为
客户和商机可用 可以针对客户和商机创建协作空间。
客户可用，商机不可用 只能针对客户创建协作空间。
客户不可用，商机可用 只能针对商机创建协作空间。
客户和商机不可用 无法创建协作空间。 在 Teams 中协作卡在 Outlook 中的销售用 Copilot 窗格中不可见。