自定义窗体和字段

作为管理员，您可以自定义 Copilot for Sales 中显示的 CRM 信息，为您的销售人员提供更相关的视图。

CRM 窗体和字段自定义特定于环境 - 每个环境都有自己的一组配置。 默认情况下，联系人、商机和客户记录类型可用。 您可以添加其他现成的和自定义的记录类型；并在不需要时删除它们。

Copilot for Sales 窗体和列表基于 CRM 视图。 视图定义要显示的列列表、默认情况下如何对记录列表进行排序，以及应用哪些默认筛选器来限制哪些记录将出现在列表中。 对于客户和商机记录类型，不强制要求选择视图。 如果未选择视图，则使用默认视图。 对于其他记录类型，必须选择视图。

备注

不能为联系人记录类型选择视图。

对记录类型所做的更改将反映在 Outlook 中的 Copilot for Sales 窗格、Microsoft Teams 中的 Copilot for Sales 窗格和 Teams 聊天中共享的自适应卡中。 将 Copilot for Sales 中的 Outlook 活动（电子邮件和会议）保存到您的 CRM 系统时，您可以搜索添加的记录类型的记录，并将活动连接到记录。 通过消息扩展使用适用于 Teams 的 Copilot for Sales 应用时，您可以搜索添加的记录类型的记录。

记录名称、字段名称和必填字段按照它们在 CRM 中的定义显示。

重要提示

本文使用的“记录类型”指 Copilot for Sales 中的 Salesforce 对象。 用户界面上显示的术语取决于连接到的 CRM 系统。 如果连接到 Dynamics 365，将显示记录类型。 如果连接到 Salesforce，将显示对象。

注释	说明
1	选择以自定义窗体和字段。
2	添加新的自定义或现成记录类型。 详细信息：添加新纪录类型
3	从 CRM 刷新数据。 详细信息：从 CRM 刷新数据
4	添加到 Copilot for Sales 的记录类型。
5	用于控制记录类型的窗体的 CRM 视图。 详细信息：更改记录类型的视图

您可以选择记录类型以查看和编辑其设置。

先决条件

CRM 管理员必须在 Teams 中从 Copilot for Sales 应用访问管理员设置。 详细信息：Copilot for Sales 的管理员设置

添加新记录类型（或 Salesforce 对象）

您可以向 Copilot for Sales 添加新的自定义或现成的记录类型。 例如，您可以添加名为“项目”的自定义记录类型来跟踪项目。 您最多可以添加 10 个记录类型。

重要提示

“记录类型”指 Copilot for Sales 中的 Salesforce 对象。

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择添加记录类型或添加对象。

3. 在添加记录类型或添加对象窗口中，选择要添加的记录类型，然后选择下一步。

   备注

   • 仅显示与当前可用记录类型相关的记录类型。 例如，联系人、客户和商机记录类型默认可用，因此您可以添加与这些记录类型相关的其他现成和自定义记录类型。
   • 您一次只能添加一种记录类型。
   • 显示记录类型和字段的逻辑名称以优化性能。
   • 对于 Dynamics 365，无法添加 ActivityParty 和 ActivityPointer 记录类型，这些记录类型当前不受支持。

   

4. 在选择（记录类型）的关系窗口中，选择与 Copilot for Sales 中的现有记录类型或字段的关系，然后选择下一步。

   备注

   • 支持 1:N 和 N:1 关系。
   • 显示记录类型和字段的逻辑名称以优化性能。
   • 如果您在上一步中选择的记录类型与多个记录类型或字段相关，则会显示此步骤。 否则，将自动设置关系。

   

5. 在选择（记录类型）的视图窗口中，选择视图以定义特定记录类型的记录列表的显示方式，然后选择添加。

   备注

   • 所有公共和个人视图都会显示在列表中。
   • 对于 Dynamics 365，Copilot for Sales 仅包括那些属于记录类型而不属于任何相关记录类型的字段。

   

6. 在记录类型设置页上，选择发布以保存更改。

   此记录类型会添加到记录类型列表的末尾。

修改现有记录类型

添加记录类型后，您可以通过执行更改其视图、添加/删除字段和重新排序字段等操作来修改它。 这些操作取决于记录类型是否基于 CRM 视图。

通过修改记录类型，您能够在 Copilot for Sales 中自定义 CRM 记录的详细视图。 对详细视图所做的更改将反映在 Outlook 中的 Copilot for Sales 窗格、Microsoft Teams 中的 Copilot for Sales 窗格和 Teams 聊天中共享的自适应卡中。

备注

如果您在 CRM 中更改记录类型的名称，则不会在 Teams 内的自适应卡片或消息扩展中更新这些名称。 例如，如果您将“帐户”重命名为“客户”，则自适应卡片和消息扩展中的名称将显示为“帐户”。

修改基于 CRM 视图的记录类型

如果记录类型基于 CRM 视图，您应该更改 CRM 视图以更改字段及其显示顺序。 然后，您必须选择刷新数据，以从 CRM 获取最新更改并在 Copilot for Sales 中应用更新。

更改记录类型的视图

您可以通过选择不同的视图来更改记录类型所基于的视图。 例如，您可以选择一个视图以仅显示活跃客户而不是所有客户。

更改视图时，记录类型的以下现有设置将被清除并设置为默认值。

• 删除现有的关键字段，并设置新的默认值。
• 记录类型的编辑行为保持不变。
• 字段的编辑行为已重置。 如果将记录类型设置为可编辑，并且选择了新视图，则字段将变为可编辑。

选择新视图

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择要为其更改视图的记录类型。

3. 选择视图字段旁边的更改。

   

4. 如果需要，请更新关系，然后选择下一步。

5. 选择要使用的视图，然后选择完成。

6. 在记录类型设置页上，选择发布以保存更改。

查看视图中使用的筛选器

您可以查看用于在视图中筛选记录的源查询。 例如，您可以查看仅显示活跃客户的视图的源查询。

它可以帮助您清楚地了解如何配置记录类型。 例如，字段的筛选和排序标准，以及字段的顺序。 查询以仅查看模式显示，您无法对查询进行任何更改。

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择要对其查看所选视图中使用的查询的记录类型。

3. 在管理字段部分下面选择查看筛选器。

   

   系统会显示筛选条件窗口。

4. 若要复制查询 XML，请选择复制 XML。

修改并非基于 CRM 视图的记录类型

备注

此部分仅与不基于 CRM 视图的联系人、商机和客户记录类型相关。 如果为记录类型选择了视图，则不能添加字段、删除字段以及对字段重新排序。

如果记录类型并非基于 CRM 视图，您可以选择要包含在视图中的字段以及它们的显示顺序。 最多可以将 40 个现成和自定义的字段添加到记录窗体中。

添加字段

添加字段

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择您需要将字段添加到其中的记录类型。

3. 在管理字段部分，选择添加字段。

   

4. 在添加字段窗口中，选择要在窗体中显示的字段，然后选择添加。

   新字段添加在现有字段之后，但您可以对它们重新排序。

   备注

   如果已将 Copilot for Sales 连接到 Salesforce，则仅添加所有 Copilot for Sales 用户都可以访问的字段。 如果某个用户无法访问已添加的某些字段，他们将无法查看 CRM 记录。

5. 选择发布保存您所做的更改。

删除字段

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择您需要从中删除字段的记录类型。

3. 在管理字段部分，将鼠标指针悬停在要从窗体中删除的字段上，然后选择删除字段 ()。

4. 选择发布保存您所做的更改。

将字段重新排序

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择您需要在其中对字段重新排序的记录类型。

3. 在管理字段部分，将鼠标指针悬停在要重新排序的字段上，然后选择上移或下移箭头 ()。

   您还可以拖动字段以更改其顺序。

4. 选择发布保存您所做的更改。

在 Copilot for Sales 中根据需要标记字段

如果未将 CRM 中的字段标记为必填，则只能对 Copilot for Sales 将这些字段标记为必填。 销售人员将需要先为这些字段输入值，然后才能在 Copilot for Sales 中保存该记录。

备注

• 如果 CRM 中的字段标记为必填，则该字段也会在 Copilot for Sales 中标记为必填，无法将其设置为可选。
• 如果您使用的是 Salesforce，并且您已使用页面布局选项将字段标记为必需，字段不会在 Copilot for Sales 中自动标记为必需。 您必须在 Copilot for Sales 中手动将字段标记为必需。

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择需要将字段标记为必填的记录类型。

3. 在管理字段部分中，为您要标记为必填的字段选择必填。

   

4. 选择发布以保存更改。

配置记录和字段的编辑

销售人员可以通过在 CRM 中从 Copilot for Sales 中的链接打开记录来编辑记录。 通过允许销售人员直接在 Copilot for Sales 中编辑记录来帮助他们提高工作效率。 您还可以控制销售人员可以直接在 Copilot for Sales 中编辑哪些字段。

默认情况下，联系人可编辑。 对于其他记录，必须打开用于允许编辑的选项。

允许编辑记录

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择必须允许进行编辑的记录类型。

3. 在编辑记录部分，选择在 Copilot for Sales 内编辑记录将允许销售人员编辑该记录类型的所有相关字段。

4. 要限制对特定字段的编辑，在管理字段部分，关闭相应字段的允许编辑。

   

5. 选择发布保存您所做的更改。

配置新记录创建

选择销售人员是否、如何以及可以在哪里从 Copilot for Sales 创建新记录。 通过允许销售人员直接在 Copilot for Sales 中内联创建新记录来帮助他们节省时间，并让他们只需在浏览器中点击一下即可轻松转到 CRM。

配置新联系人创建

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择您必须为其配置新记录创建的记录类型。

3. 在创建记录部分，选择以下一个或全部两个选项：

   • 在 Copilot for Sales 内创建新记录：允许销售人员直接在 Copilot for Sales 中内联创建新记录。
   • 通过从链接打开 (CRM) 创建新记录：允许销售人员通过在浏览器中打开链接在 CRM 中创建新记录。

   

4. 选择发布保存您所做的更改。

配置潜在顾客支持（预览）

[此部分为预发布文档，可能会更改。]

当您在 Copilot for Sales 中启用潜在顾客支持时，潜在顾客相关客户和其他相关记录将显示给销售人员。 销售人员可以：

• 查看 Copilot for Sales 中的现有潜在顾客。
• 在 Copilot for Sales 中内联创建和编辑潜在顾客记录。
• 将电子邮件和会议与潜在顾客记录相关联。
• 消除多个潜在顾客匹配之间的歧义。

启用潜在顾客支持后，处理潜在顾客的用户体验与处理联系人类似。 您会注意到创建新联系人或潜在顾客的流存在细微差别。 您可以选择是否要添加外部电子邮件地址作为联系人或潜在顾客。

先决条件

• 打开潜在顾客支持

  • 填写预览请求窗体，在您的环境中启用潜在顾客支持。

• 在 Copilot for Sales 中识别潜在顾客

  • 您必须将潜在顾客记录（或 Salesforce 对象）添加到 Copilot for Sales 管理设置。
  • 潜在顾客记录窗体必须添加名、姓和电子邮件地址 1 字段并将其设置为必填。
  • 所选的潜在顾客视图必须包含上述字段作为列。

• Salesforce 中的相关实体卡支持（与联系人一样）

  • 必须在 CRM 系统中在潜在顾客与客户之间建立自定义关系。
  • Copilot for Sales 设置中客户对象的视图必须更改为默认无以外的任何视图。
  • 客户字段必须在为潜在顾客记录或对象选择的视图中作为列添加。

• 在 Salesforce 中保存到潜在顾客

  • Salesforce 查询中的限制不允许在已连接到搜索体验中显示潜在顾客。 要将电子邮件与潜在顾客和潜在顾客上的联系人关联，销售人员必须保存电子邮件而不连接到记录。 电子邮件或会议仍将与“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中的潜在顾客和联系人关联。

选择小型视图的关键字段

每种记录类型都有一个小型视图，当它们折叠或显示在列表中时会显示有限的信息。 该小型视图在 Copilot for Sales 窗格的不同位置可用，例如在 CRM 选项卡上的快速视图中。

迷你视图包括一个固定标题和两个可配置的副标题字段。 小型视图中可用的字段是详细视图中可用的字段。 关键字段设置影响适用于 Outlook 的 Copilot for Sales 加载项中的搜索行为。 详细信息：适用于 Outlook 的 Copilot for Sales 加载项中的搜索行为

选择关键字段

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择您需要在其中选择小型视图字段的记录类型。

3. 在关键字段部分，从列表中选择字段。

   

4. 选择发布保存您所做的更改。

适用于 Outlook 的 Copilot for Sales 加载项中的搜索行为

当销售人员在 Dynamics 365 中搜索连接的记录时，关键字段设置会影响结果。 在 Dynamics 365 中，连接记录的搜索行为取决于快速查找视图。 确保您为小型视图选择的关键字段存在于快速查找视图中，否则搜索列表不会显示它们。 在 Salesforce 中，搜索是针对名称以及为小型视图选择的其他字段执行的。

为记录类型选择的关键字段会影响为这些记录显示的搜索结果。 将显示非空关键字段以及搜索结果中的记录名称。

从 CRM 刷新数据

您应该刷新数据以将 CRM 中的最新更改引入到 Copilot for Sales 中。 例如，如果您将新字段添加到 CRM 中的记录类型视图中，则应刷新数据以在 Copilot for Sales 中反映此新字段。 您可以一次刷新所有记录类型的数据或刷新特定记录类型的数据。

刷新所有记录类型的数据

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 选择刷新数据。

刷新特定记录类型的数据

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 将鼠标悬停在要刷新其数据的记录类型上，然后选择更多选项 (...)。

3. 从上下文菜单中选择刷新。

或者，您可以选择记录类型，然后选择管理字段下面的刷新数据。

删除记录类型

1. 在 Copilot for Sales 管理员设置中，选择窗体。

2. 将鼠标悬停在要删除的记录类型上，然后选择删除（记录类型）()。

备注

• 当您删除在 Copilot for Sales 中具有相关记录类型的记录类型时，所有相关记录类型也将被删除。
• 您无法删除联系人记录类型。

控制记录类型在侧窗格中的顺序

您可以控制记录类型在 Outlook 的 Copilot for Sales 侧窗格中的显示顺序。 该顺序基于将记录类型添加到 Copilot for Sales 的顺序。 您可以通过按所需顺序删除和添加记录类型来更改顺序。 新环境的默认顺序是联系人、商机和客户。 新添加的记录类型会添加到列表的末尾。

CRM 自定义对协作空间的影响

协作空间可以在 Microsoft Teams 中基于 Copilot for Sales 管理员设置中可用的客户和商机记录类型（或者 Salesforce 对象）进行创建。

下表列出了管理员设置中的更改和协作空间的相应行为：

可用的记录类型（或 Salesforce 对象）	协作空间的行为
客户和商机可用	可以针对客户和商机创建协作空间。
客户可用，商机不可用	只能针对客户创建协作空间。
客户不可用，商机可用	只能针对商机创建协作空间。
客户和商机不可用	无法创建协作空间。 在 Teams 中协作卡在 Outlook 中的 Copilot for Sales 窗格上不可见。

常见问题

CRM 中所做的更改是否会自动反映在 Copilot for Sales 中？

CRM 中所做的更改不会自动反映在 Copilot for Sales 中。 您必须选择自定义窗体和字段页上的刷新数据才能从 CRM 获取最新更新。 详细信息：刷新数据

为什么联系人记录中的某些字段禁用删除选项？

如果您允许从 Copilot for Sales 中创建新联系人，并且字段在 CRM 中标记为必填，则您无法从联系人窗体中删除该字段。

不能自定义哪些字段？

无法从 Copilot for Sales 管理员设置页面中添加以下字段：

Dynamics 365

• 文件、图像、富文本或多选选项集类型的字段。

• 实体 ID

• IsValidODataAttribute 设置为 false 的所有字段。

Salesforce

• 地理位置、文本区域（富）、文本区域（加密）、外部查找关系或选择列表（多选）类型的字段。

• 实体 ID

可以向记录添加多少个字段？

您最多可以向一条记录添加 40 个字段。

尽管记录被设置为可编辑，但为什么有些字段不可编辑？

在以下情况下，字段可能不可编辑：

• 字段是计算出来的
• 字段在 CRM 中为必填字段

Salesforce CRM 中的超链接公式字段在 Copilot for Sales 中如何显示？

在 Salesforce CRM 中，Salesforce Lightning 中将超链接公式字段呈现为富文本，允许用户单击链接。 在 Copilot for Sales 中，包含 URL（没有图像）的超链接公式字段显示为可点击链接。

为什么用户在查看 CRM 记录时收到错误代码 4100 错误？

如果您已将 Copilot for Sales 连接到 Salesforce，但您的用户在查看 CRM 记录时看到了 4100 错误，说明他们无权访问添加以显示的某些字段。 确保应用的所有用户均有权访问添加到 CRM 记录的字段。