添加通知以使应用具有协作性

Microsoft Teams 中的应用旨在实现组织中人员之间的协作。 当您的应用需要传递信息时,例如 A 组执行 B 组随后需要处理的事情,如果应用中发生所有事情,用户可能会错过重要更新并且进程可能会停止。

在 Teams 应用中使用针对关键事件的通知可以增强协作,提前让用户了解有一些情况需要关注或需要完成。

Teams 和 Power Platform 为您提供了多种通知方式的选项。

  • 电子邮件通知
  • 短信/文本通知
  • Teams 消息
  • 自适应卡
  • 渠道帖子

观看此视频,了解如何添加通知来让您的应用可以相互协作:

选择正确的通知类型

如何决定使用哪种类型的通知? 许多用户默认使用电子邮件通知,但许多用户同时还抱怨他们收到的电子邮件过多。 电子邮件是一种可接受的通知类型,但是应谨慎使用。 对于紧急通知尤其如此,因为频繁的电子邮件只有在一段时间后才能看到。

以下是定义适当类型的通知时可以询问的一些问题:

  1. 通知是否紧急?

    如果要创建应用来跟踪安全问题,并且存在需要立即关注的紧急问题,则应当使用短信、推送通知或高优先级 Teams 消息等通知,以便立即注意到该通知。 但是不要将这些类型的通知过度用于非紧急通知,否则您可能会冒险激怒您的用户。

  2. 通知是信息性通知还是可操作性通知?如果您正在创建通知,您希望通知收件人对通知执行什么操作?

    信息性通知用于通知用户,但这些通知仅供参考。 例如,在 Teams 的员工想法示例应用模板中,当创建一个新想法时,会在 Teams 渠道中发布一条消息,通知人们已经创建了一个新想法。

    可操作性通知允许收件人执行一个或多个跟进活动。 在扩展的员工想法文章中,我们介绍了如何将通知更改为自适应卡,以便用户可以打开提交的想法并为其投票。

    如果通知要求用户能够对通知执行某些操作,例如打开记录或响应,则应使用可操作性通知 — 例如交互式卡,或添加指向应用深层链接的超链接。

    此外,Teams 通过启用关于通知的对话使其他类型的通知更具可操作性 — 当您将消息发布到 Teams 渠道时,用户可以在该渠道中回复消息,从而促进多人讨论通知的功能。

  3. 通知是针对个人还是组?

    是否有应该通知的特定人员? 或者,是否有一组人员需要知道该通知? 对于个人通知,请考虑发送消息、电子邮件或文本消息,以便其他用户不会因为不适用的通知而负担过重。 如果组中的多人应该看到消息,则在 Teams 渠道中发布帖子是更好的选择,因为组中的用户都可以看到消息并对其进行协作。

  4. 通知频率是多少?

    在 Teams 的“检查”示例应用模板中,默认情况下,在检查完成时,会向 Teams 渠道发布一条消息。 但是,如果您检查的频率较高,则许多消息会发布到此渠道。 当向渠道发布许多通知时,个别通知可能会丢失。 如果您具有几个能为您提供通知的应用,可以考虑使用手机通知中心,此时这些应用很有用,但如果有许多应用发布更新,则通知会产生干扰。 在这种情况下,您需要重新评估您的通知,并将通知更改为仅通知紧急检查或问题。

  5. 对用户的影响是什么?

    您的同事可能很忙,每次打扰都会给他们的生活增加压力 — 尤其是在大量打扰的情况下。 如果通知使重要信息更容易获得,那么通知就很好。 但如果它们过于频繁或不必要,也会产生负面影响。 此外,任意通知可能会削弱用户的控制感 — 如果许多用户无法控制的消息开始到达。 这可能是一种令人沮丧的经验。 考虑在应用中为用户提供一个选项来控制他们的通知 — 这可能是用于选择接收通知的设置开关,或者是用于选择要接收的通知类型的首选项。 有关示例,请参阅扩展公告

通知:Power Apps 或 Power Automate

创建通知时,有两种选择:

  • 让您的应用直接创建通知。
  • 或者,触发 Power Apps 流以发布通知。

具体使用哪种方法取决于使用哪种类型的通知,以及如何触发通知。 某些通知类型(例如自适应卡)需要 Power Automate。 其他信息(如发送电子邮件、文本消息或 Teams 渠道消息)可以从 Power Automate 公式发送,也可以从 Power Automate 流发送。 虽然这一问题没有“正确或错误”答案,但是请考虑以下一些规则:

  • 直接从没有流的应用发送的通知将位于在应用中做出更改的用户的上下文中。 这意味着用户将需要访问发送消息的服务,而某些类型的消息(如电子邮件)可能来自其个人帐户。 如果您希望从服务帐户或常规通知邮箱发送消息,则 Power Automate 流可能由其他用户帐户负责,并且由数据条件(如所创建的记录)触发时会发送消息。

  • 如果流发送通知,并且直接由应用触发,则需要与触发流的用户共享或向其分配该流。 如果流发送通知,并且由数据条件(如记录创建或更新)触发,则无需由触发用户共享或负责该流。

  • 通过使用 Power Automate 发送通知,您可以在不必重新发布应用的情况下更新通知。 如果您的通知详细信息频繁更改,或者除了应用创建者之外的其他用户需要修改它们,则通过让 Power Automate 发送通知,可以细分您的工作负荷,使其他用户可以在您使用应用时处理通知。

  • 发送通知的 Power Apps 直接使用公式来定义通知逻辑,Power Automate 流使用图形化更强的界面来设置通知的属性。 例如,从 Power Apps 应用中,您可以使用下面的公式通过 Outlook 连接器发送电子邮件:

Power Fx
Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

相反,在 Power Automate 中,“发送电子邮件”操作以图形方式呈现,允许用户以类似于他们在 Outlook 中发送电子邮件的方式填充字段。

Power Automate 通知

对于经验丰富的创建者,直接从 Power Apps 中发送电子邮件更快捷,但需要更多详细信息,如附件文件和格式文本。 对于经验不太丰富的创建者,通过 Power Automate 流发送电子邮件可能更轻松。

备注

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