使用Word模板创建标准化文档

创建 Office Word 模板并将其导入到客户参与应用（Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365市场营销和Dynamics 365 Project Service Automation），用户选择一个按钮以生成使用数据自动填充的标准化文档。 此功能具有一些特殊注意事项，需要了解才能成功创建Word模板。

警告

在Word中创建模板时存在一个已知问题。 若要防止可能导致 Word 不稳定的交互，请在本文 的“创建模板 ”部分时查看并遵循“避免已知问题”中的指南。

支持的 Word 版本

区域 Word版本
创建Word模板 2013，2016
使用客户参与应用中生成的 Word 文档 2010，2013，2016

备注

不支持启用宏的 Word 文档（.docm）。

按照本文中的步骤在客户参与应用中成功创建和使用Word模板。

步骤 1：创建Word模板

可以从 Power Platform 管理中心或客户参与应用中的记录创建 Word 模板。 从管理中心创建模板可使其可供组织中的所有用户使用，同时通过记录创建模板会创建仅供你使用的个人模板。

从 Power Platform 管理中心创建 Word 模板

访问权限需要足够的权限，例如系统管理员或系统定制器角色。 要检查您的安全角色，请参阅查看用户配置文件。 如果您没有正确的权限，请联系您的系统管理员。

  1. 登录到 Power Platform 管理中心。
  2. 在导航窗格中，选择“ 管理”。
  3. 在管理窗格中，选择环境。
  4. 在 “环境” 页上，选择环境，然后在命令栏中选择 “设置 ”。
  5. 展开 “模板”，然后选择“ 文档模板”。
  6. 在 “可用模板视图 ”页中，转到命令栏并选择“ 新建>下载 Word 模板”。
  7. 在 “下载文件以创建模板 ”对话框中，选择要为其创建模板的实体。
    用于创建模板对话框的“下载文件”的屏幕截图。
  8. 指定要在模板中使用的实体关系。 例如：如果选择“账户”实体，则可以指定与“联系人”实体的 1:N 关系，以便在模板中包含联系信息。 详细了解 什么是 1：N、N：1 和 N：N 的关系？

    备注

    • 您在此屏幕上选择的关系，决定了当您定义Word模板时哪些实体和字段可以使用。
    • 仅选择您需要添加到 Word 模板中的关系。
  9. 选择 “下载 ”，在本地计算机上下载 Word 文件，其中包含导出的实体作为 XML 数据。

    重要提示

    只能在下载文档的环境中使用文档模板。 不支持Word或Excel模版的跨环境迁移。

从记录创建个人 Word 模板

作为 Dynamics 365 用户，可以创建可用于自己的销售文档的个人 Word 模板。 这些模板仅适用于你。 以下步骤适用于 Dynamics 365 Sales，但该过程与其他客户参与应用类似。

  1. 登录销售中心应用。
  2. 选择要为其创建模板的实体。 例如，如果要为客户帐户创建模板，请选择 “帐户”。
  3. 打开任何记录。 在命令栏上，选择 “Word 模板>下载模板”。 默认情况下，实体是根据打开的记录选择的。 用于创建模板对话框的“下载文件”的屏幕截图。
  4. 指定要在模板中使用的实体关系。 例如，如果选择“帐户”实体，则可以指定与联系人实体的 1：N 关系，以在模板中包含联系人信息。 详细了解 什么是 1：N、N：1 和 N：N 关系？

    备注

    • 您在此屏幕上选择的关系，决定了当您定义Word模板时哪些实体和字段可以使用。
    • 仅选择需要将数据添加到 Word 模板的关系。
  5. 选择 “下载 ”，在本地计算机上下载 Word 文件，其中包含导出的实体作为 XML 数据。

    重要提示

    只能在下载文档的环境中使用文档模板。 不支持Word或Excel模版的跨环境迁移。

什么是 1:N、N:1 和 N:N 关系？

此屏幕要求了解您的客户互动应用数据结构。 管理员或定制专家可以提供关于实体关系的信息。 有关管理员内容，请参阅：实体关系概述。

以下是一些客户实体关系的示例。

关系 描述
1:N 实体关系。 一个客户可以有多个联系人。
N:1 实体关系。 一个潜在顾客、客户或联系人可以有多个客户。
N:N 实体关系。 一个客户可以有多个市场营销列表。

市场营销列表可以有多个客户。

备注

为了确保文档快速下载，每个关系最多返回 100 条相关记录。 例如，如果导出帐户的模板并想要包含其联系人列表，则文档最多返回该帐户的 100 个联系人。

步骤 2：启用“开发人员”选项卡

打开Word模板文件。 此时，文档看似为空。

首次打开时的 Word 模板。

若要查看和添加客户参与应用 XML 数据，需要启用“Word开发人员”选项卡。

  1. 转到文件>选项>自定义功能区，然后启用开发人员。

    将“开发工具”添加到 Word 功能区。

  2. 选择“确定”。

    Developer现在显示在Word功能区中。

    Word 功能区的开发人员工具。

避免创建模板时出现已知问题

customer engagement 应用生成的 Word 模板和 Office Word 存在已知问题。 按照本部分中的指导，在进入步骤 3之前，将 XML 内容控制字段添加到Word模板中，以防止控制字段出现问题。

警告

一些事情可能会导致Word冻结，要求使用任务管理器停止Word：

  • 除图片或纯文本外，您插入内容控件。
  • 您进行文本更改，例如更改大小写或添加文本到内容控件。 这些更改可以通过自动更正以及用户编辑发生。 默认情况下，Microsoft Word自动更正大写句子。 添加内容控件字段时，Word 会将它视为新句子，并在焦点从字段移开时将其大写。

只将字段添加为纯文本或图片

使用 XML 映射窗格将实体字段添加到Word模板。 请确保只将字段添加为纯文本或图片。

作为纯文本插入字段。

不要对添加的内容控件进行任何文本更改

您可以设置内容控件字段的格式，例如使其加粗或更改字体颜色。 但是，不要对内容控件字段进行任何文本更改，包括大写更改。

不要在这些字段中更改任何文本！。

如果遇到Word冻结或性能下降，请尝试关闭 AutoCorrect。

关闭更正自动

  1. 在Word中打开模板文件后， 转到 File>Options>Proofing>AutoCorrect Options。

    在 Word 中，选择校对>自动更正选项。

  2. 清除 首字母大写句子 ，并 自动使用拼写检查器的建议。

    取消选择自动更正设置。

  3. 在 AutoFormat 和输入时 AutoFormat 选项卡上，清除 连字符 (--) 与短横线 (-)。

  4. 选择“确定”。

步骤 3：定义模板

使用 XML 映射窗格使用实体字段定义Word模板。

  1. 在Word模板中，选择 Developer>XML 映射窗格以选择默认 XML 架构。

    在 Word 功能区中选择 XML 映射窗格。

    默认 XML 映射架构。

  2. 选择 XML 架构。 它以“urn：microsoft-crm/document-template/”开头。

    选择 XML 架构。

    重要提示

    如果经常进行导致 Word 冻结或性能下降的意外编辑，请务必根据章节部分“创建模板时避免已知问题”关闭自动更正选项。

  3. 展开实体，右键单击实体字段，然后选择“ 插入内容控件>纯文本”。

    作为纯文本插入字段。

    实体字段将添加到Word模板。

    字段插入到 Word 模板。

    添加其他实体字段，添加描述性标签和文本，并且确定文档格式。

    完成的模板可能如下所示：

    sample Word template.

    您输入的一些内容控件字段可能包含多个数据行。 例如，客户有多个联系人。 若要在Word模板中包含所有数据，请将内容控件字段设置为重复。

设置要重复的内容控件字段

  1. 将包含重复数据的字段放到表行中。

  2. 选择模板中的整个表行。

    创建表和添加内容控件字段。

  3. 在 XML 映射窗格中，右键单击包含内容控件字段的关系，然后选择“ 重复”。

    设置重复表行。

    在客户参与应用中使用Word模板创建文档时，该表将填充多行数据。

    当模板包含字段并设置所需格式时，将其保存并将上载到客户互动应用。

步骤 4：将Word模板上传回客户参与应用

当你按照所需方式构建好Word模板后，请保存它，以便将其上传到客户互动应用中。

对新创建的 Word 模板的访问权限取决于上传它的方式以及授予安全角色的访问权限。 请务必查看使用安全角色控制对模板的访问。

管理员可以使用 “设置” 页将 Word 模板上传到客户参与应用。 组织中的所有用户都可以使用 “设置”中上传的模板。

从 Power Platform 管理中心上传 Word 模板

  1. 登录到 Power Platform 管理中心。

  2. 在导航窗格中，选择“ 管理”。

  3. 在管理窗格中，选择环境。

  4. 在 “环境” 页上，选择环境，然后在命令栏中选择 “设置 ”。

  5. 选择 模板>文档模板。

  6. 在 “可用模板视图 ”页上，选择命令栏中的 “上传模板>上传 Word 模板 ”。

  7. 浏览到要上传的模板文件。

    上载模板对话框。

  8. 选择“上传”。

    非管理员用户可以从记录列表上载其自己使用的模板。

从记录中上传个人 Word 模板

  1. 打开与创建的模板匹配的实体类型的记录。 例如，如果创建了帐户模板，请在 Sales 中打开客户帐户记录。

  2. 在命令栏上，选择“Word 模板>”。

  3. 浏览到该文件，然后选择“ 上传”。

步骤 5：从Word模板生成文档

若要使用创建的 Word 模板，请完成以下步骤。

  1. 打开与创建的模板的实体类型匹配的记录。 例如，如果创建了帐户模板，请在 Sales 中打开客户帐户记录。

  2. 在命令栏上，选择 “Word 模板”，然后在 “Word 模板 ”下选择创建的模板。

    如果未看到创建的模板，则存在两种可能性：

    • 你选择了与模板不匹配的记录类型（实体）。 系统仅显示为所选记录类型生成的模板。 例如，如果您打开一个商机记录，将不会看到使用“账户”实体创建的模板。

    • 您需要刷新客户互动应用才能看到该模板。 请刷新您的浏览器或关闭并重新打开客户互动应用。

    系统将生成一个 Word 文档，其中包含你打开的记录中的数据，并将其下载到计算机。 打开文档以查看数据和模板的实际应用。

试用示例Word模板

客户参与应用包括五个示例 Word 模板。

这些模板是客户互动应用附带的。

示例 Word 模板专为特定记录类型（实体）设计。 只能将模板应用于同一记录类型的记录。

名称 实体
商机摘要 商机（销售区域）
市场活动摘要 市场活动（市场营销区域）
案例摘要 案例（服务区域）
发票 发票（销售区域）
客户摘要 Client_Account（销售、服务和市场营销区域）

应用示例Word模板

  1. 打开包含使用与示例模板匹配的实体类型的信息的记录。 例如，打开“销售”中的客户记录以应用客户摘要模板。

  2. 在命令栏上，选择 “Word 模板”，然后在 “Word 模板” 下选择示例模板。
    系统将生成一个 Word 文档，其中包含你打开的记录中的数据，并将其下载到计算机。 打开文档以查看数据和模板的实际效果。

备注

示例模板是创建自己的模板的起点。 无法编辑它们。

其他注意事项

使用安全角色控制对模板的访问

管理员可以通过某种粒度控制对 Word 模板的访问。 例如，你可以为销售人员提供对Word模板的“读取”权限，但不能授予“写入”访问权限。

  1. 选择设置>安全>安全角色。

  2. 选择角色，然后选择“ 业务管理 ”选项卡。

  3. 选择文档模板设置对可用于整个组织的模板的访问。 为共享给单个用户的模板选择个人文档模板。

  4. 选择圆圈调整访问级别。

    使用安全角色调整访问。

已创建文档中的列表的顺序与记录不同

从自定义模板创建的记录列表在 Word 文档中的顺序可能与客户参与应用程序中的顺序不一致。 应用按创建日期和时间的顺序列出记录。

从右到左语言的问题

创建文档后，Word 文件中的内容在从右到左（RTL）语言中可能存在一些格式问题。

另请参阅

使用 Excel 模板分析您的数据

排查 Word 模板问题

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