在本案例研究中，您将了解加拿大最大的连锁电影院之一 Cineplex 如何通过一系列自动化操作来简化业务流程、减少人工操作并提高跨部门效率，从而实现运营转型。 在税务和财政部副总裁 Bo Wang 的带领下，该团队建立了 Power Platform 卓越自动化中心，推动 Cineplex 的数字化转型。
借助发票处理、工资单、财务报告、客户反馈、库存、入职、售票和电子邮件处理等关键领域的自动化，Cineplex 实现了更快、更准确的工作流程，提高了整个组织的工作效率并支持更好的决策。
该团队使用 AI Builder 通过人工智能功能来增强自动化，例如电子邮件处理中的关键词提取，这提高了系统的适应能力，并在高峰时间处理大量的电子邮件。
阅读全文：Cineplex 通过 Power Platform 和生成式人工智能每年节省 30,000 个小时
业务挑战
Cineplex 在实施他们的 Power Platform 解决方案之前面临这些挑战：
手动流程：业务流程是手动且耗时的，需要大量的人力并增加出错的可能性。
效率低下：财务和客服等多个部门效率低下，导致延误和生产力下降。
缺乏集成：现有系统缺乏深度集成，导致工作流程分散，难以跨部门共享数据。
可扩展性问题：该公司在扩展解决方案以满足不断增长的业务需求方面面临挑战，这阻碍了他们快速扩展和适应的能力。
有限的自动化：自动化的使用很少，导致更高的运营成本和更大的人为错误可能性。
实施方法
为了自动化业务流程以提高效率并减少手动工作，Cineplex 团队采用了以下实施方法：
确定要自动化的关键任务：Cineplex 发现了自动化可以减少手动工作并提高效率的领域。
从试点项目开始：团队从一个部门的试点项目开始。 他们使用试点项目来测试和改进自动化流程。
扩大使用范围：他们在整个组织内成功推行了自动化。
创建卓越中心 (CoE)：Cineplex 采用了自动化套件，这是一套全面的工具和组件，旨在管理、控制和扩展自动化项目。 该套件为 Cineplex 提供了自动化产品组合的单一视图，使他们能够跟踪进度、衡量投资回报 (ROI) 并发现自动化的新机遇。
集成人工智能能力：该公司使用类似 AI Builder 的人工智能工具来增强自动化流程。
监控和改进：Cineplex 不断评估自动化的成功程度，并根据需要进行改进。
确定要自动化的关键任务
Cineplex 从礼品卡激活开始了他们的自动化之旅，使用 Power Automate 通过客户关系管理 (CRM) 系统管理订单，并在单独的系统中激活礼品卡。 取得成功后，他们推出了电子邮件处理自动化，使用 AI Builder 来处理大量邮件，自动提取信息并发送到适当的部门。
随着 Cineplex 在整个公司的使用范围扩大，还自动完成其他任务，包括：
发票处理：Cineplex 自动提取和处理发票数据，减少了手动数据输入所需的时间和精力，并最大限度地减少了错误。 这种自动化可确保快速准确地处理发票，从而提高整体财务效率。
工资管理：该公司通过自动执行这些任务简化了工资计算和数据输入。 这种自动化确保了员工能够准确、及时地获得工资，提高了员工满意度，减少了管理工作量。
财务报告：Cineplex 自动生成和分发财务报告。 这种自动化功能可以及时准确地获得财务洞察，从而实现更好的决策和战略规划。 自动报告还可以降低人为错误的风险并确保财务数据的一致性。
客户反馈分析：Cineplex 使用人工智能来分析客户反馈，以生成可操作的见解。 人工智能有助于公司了解客户偏好和需要改进的领域，从而增强客户体验和更有针对性的营销策略。
库存管理：库存跟踪和补货流程的自动化确保 Cineplex 保持最佳库存水平。 这种自动化降低了缺货或积压库存的风险，从而更好地控制库存并节省成本。
员工入职培训：Cineplex 通过自动执行各种任务，如文档收集、培训安排和入职培训，简化了新员工的入职流程。 这种自动化使新员工和人力资源人员的入职体验更加顺畅和高效。
门票销售报告：该公司自动化了门票销售数据的汇编和分析。 这种自动化提供了对销售业绩的实时洞察，帮助 Cineplex 在促销、定价和库存管理方面做出明智的决策。
礼品卡激活用例的自动化
Cineplex 的礼品卡激活自动化作为一个试点项目来测试 Microsoft Power Automate 的可行性和好处。 目标是通过将客户关系管理系统与礼品卡激活系统相集成，简化激活在线购买的实体礼品卡这一耗时的手动流程。 试点实现了从订单检索到激活的整个过程的自动化：
计划的云端流：计划每天运行两次 Power Automate 云端流。 这一自动化流程确保了礼品卡订单得到及时处理，减少了延迟并提高了客户满意度。
桌面流：云端流启动桌面流，处理与礼品卡激活所涉及的系统的交互。 此桌面流可自动执行原本需要手动干预的步骤，例如登录系统和浏览各种屏幕。
与 CRM 系统集成：桌面流访问 CRM 系统以检索礼品卡订单。
与激活系统的交互：然后，流程与单独的礼品卡激活系统进行交互，以加载和激活礼品卡。 此步骤包括在激活系统中输入必要的信息并确认卡片已成功激活。
错误处理和通知：该流程包括错误处理机制，用于管理流程中出现的任何问题。 如果需要人工干预，会向相关团队成员发送通知。 自动化通知可确保快速解决任何问题，最大限度地减少激活过程的中断。
自动化过程包括最后一步，在这一步中，机器人发送一个摘要电子邮件消息和所有已激活订单的日志。 摘要电子邮件提供了流程的可见性，并帮助团队跟踪礼品卡激活的状态。
门票退款自动化用例
Cineplex 团队设计了一个工作流，使用 Power Automate 来处理整个退款过程。 这种自动化旨在简化处理退款申请的耗时的手动流程，确保效率和准确性。 该工作流包括几个关键步骤：
获取退款请求：系统自动从各种渠道收集退款请求，如电子邮件、在线表格和客户服务互动。 收集退款申请可确保所有退款申请都集中在一个系统中，从而降低错过或延迟申请的风险。
验证信息：工作流可确保正确捕获和验证所有必要的信息，如预订 ID 和付款详细信息。 这一步对于防止错误和确保退款得到准确处理至关重要。
处理退款：该系统与 Cineplex 的付款系统相集成，以客户的原始付款方式直接处理退款。 这种集成可以无缝、及时地处理退款，提高客户满意度。
通知客户：向客户发送自动通知，告知他们已收到并处理了他们的退款请求。 这一步骤让客户了解情况，并在整个退款过程中提供透明度。
电子邮件处理自动化用例
在自动化电子邮件处理之前，Cineplex 面临着手动处理大量电子邮件的挑战，这既耗时又容易出错。 尤其是在节假日高峰期，手动处理电子邮件会导致响应延迟、处理不一致和大量的资源分配，使员工无法完成更具战略性的任务。 另一个挑战是电子邮件查询经常缺少处理请求所需的关键信息，这导致部门之间的电子邮件链冗长。
为了自动化电子邮件处理，Cineplex 采取了以下步骤：
自动进行电子邮件排序和分类：Cineplex 根据预定义的规则自动对电子邮件进行排序和分类，减少了手动干预的需要。 此步骤可确保将电子邮件定向到适当的部门或个人，从而加快回复时间并提高效率。
设置自动回复：Cineplex 为常见的询问设置自动回复，确保与客户进行及时、一致的沟通。 这些自动回复提供即时回执并解决常见问题，从而提高客户满意度。
集成生成式人工智能和 AI Builder：Cineplex 集成了电子邮件自动化和其他内部系统，以简化票务和客户支持等流程。 这种集成确保信息在系统之间无缝流动，减少手动数据输入并最大限度地减少错误。
与其他系统集成：Cineplex 将电子邮件自动化与其他内部系统集成在一起，以简化票务和客户支持等流程。
监控和优化：Cineplex 持续监控和优化自动化工作流，以确保它们保持高效且有效。 定期监控使团队能够识别任何问题或瓶颈，并进行必要的调整以提高性能。
