通过

电子数据展示中的云附件

本文介绍电子数据展示如何处理云 (新式或链接) 附件与传统 (经典) 附件。 云附件是 SharePoint 或 OneDrive 中存储的文件的链接，而不是嵌入副本。 由于云附件指向存储在 Microsoft 365 服务中的实时文件，你可以在共享后对其进行修改，因此电子数据展示提供了用于收集实时文件、你共享的版本或多个版本以保留上下文的选项。 可以在导出过程中收集云附件，也可以添加到审阅集工作流。

收集云附件

电子数据展示支持以下新式附件集合选项：

  • 集合时链接文档的实时版本。
  • 共享时的版本。
  • 其他版本选项 (收集所有版本或特定共享版本) 。

无论新式附件的位置如何，该过程都会将 Custodian 属性归为邮件所有者。 例如，如果用户 A 与用户 B 共享位于用户 C 的 OneDrive 中的链接附件，并且你从用户 B 的邮箱中收集邮件，则链接附件属于用户 B (保管人) ，而不是用户 C。

若要启用云附件的集合，请选择“ 在邮件中) 访问链接 (云附件 ”选项，以便链接内容包含在 “添加”中，以查看设置 和 导出 工作流。

重要

包括附件会增加导出结果的大小和数量。

工作流过程完成后，可以使用“ 分组依据对话和相关项目 ”筛选器和“是新式附件”列值将 新式附件 和父邮件或电子邮件组合在一起。

注意事项和不受支持的方案

在收集云附件之前，请查看以下注意事项和方案：

  • 不支持纯文本电子邮件。 仅处理 HTML 电子邮件。
  • 加密的电子邮件和邮件不支持新式附件提取。
  • 不支持不可单击的链接。 不会处理无法单击的链接。 电子邮件中的大多数链接被 Exchange 后端重写为可单击的安全链接，供选择加入的租户使用。
  • 不支持格式错误的 URL。 未正确分析的 URL 不会标记。
  • 最大消息正文长度。 如果正文长度大于 100,000 个字符，则不会考虑超出此限制 (新式附件链接) 的任何内容。
  • 最大 URL 长度。 跳过超过 2,048 个字符的 URL。
  • 最大总属性大小。 如果总属性大小超过 1 MB，则会删除该大小。
  • 每条消息的最大链接数。 仅处理消息中的前 50 个链接。 超过 50 的其他链接将被忽略。
  • 如果邮件被转发，并且新式附件链接已过期或过时，则提取将不起作用。 同样，如果重命名或移动了新式附件文件，则不会提取链接。
  • Teams 共享频道消息和帖子不支持新式附件链接提取。 用户需要包括共享频道网站，并手动将该文件作为其集合的一部分。
  • 云附件被视为父消息的一部分，而不是单独的实体。
    • 如果电子邮件或 Teams 邮件与搜索条件匹配，则会检索其链接的云附件-即使文件不符合搜索条件也是如此。
    • 如果电子邮件或 Teams 邮件与搜索条件匹配，则会检索其链接的云附件-即使文件位于合规性边界之外也是如此。
  • 高级索引不应用于电子邮件或邮件中引用的云附件文件。 此限制意味着高级索引或 OCR 不会处理云附件文件本身的内容。

收集云附件中共享的版本

默认情况下，用于收集云附件的电子数据展示工作流仅包括将最新版本的云附件添加到审阅集或导出。 此工作流意味着收集并添加到审阅集或导出的版本可能与最初在云附件中共享的版本不同。 因此，共享时云附件中存在的内容可能会被删除，并且不存在于添加到审阅集或导出的当前版本中。

使用 保留标签 在文档作为云附件共享时保留文档的版本。 为此，请创建保留标签，选择将标签应用于云附件的选项，然后自动将该标签应用于存储在 SharePoint 和 OneDrive 中的文档。 设置此配置后，会在共享文件时创建文档的副本。 此外，如果文档被修改并再次作为云附件共享，修改后的版本也会保留。 如果文件被修改并再次共享，则会保留该文件的新副本作为新版本。

保留云附件的共享版本有助于将潜在相关内容的保留和收集范围限定为共享文档的特定版本，而不是当前实时版本。 实现此保留解决方案后，将收集云附件的当前实时版本和在云附件中共享的版本，并将其添加到审阅集或导出。

有关设置保留标签并将其自动应用于云附件的说明，请参阅 自动将标签应用于云附件。

此外，当前实时版本和共享的版本具有相同的 GroupID 属性值，该值与父对象的 GroupID 相同， (如电子邮件或 Teams 聊天对话) 。 通过此属性值，可以将云附件与共享它们的项组合在一起。

实现保留标签并将标签自动应用于 SharePoint 文档后，选择在将项目添加到审阅集时收集云附件的选项。 收集云附件时，当前实时版本和最初共享的版本将添加到审阅集或导出。

在电子数据展示报表中查看

电子数据展示包括一个 进程管理器 ，其中列出了每个区域范围内的所有进程。 进程管理器列表中的每个进程都包含一个详细的报告 .zip 文件，其中包含该过程完成后有关该进程的详细信息。

摘要 CSV 报表

所有报告包都包含一个 Summary-*the date/time of the report*.csv 文件。 此文件包含与云附件相关的信息。 此报表包括有关以下项的信息：

  • 云附件
  • 云附件版本
  • 共享时的云附件版本

有关这些区域的详细信息，请参阅 摘要 CSV：信息。

项目 CSV 报表

报告包还包括 项 CSV 报表。 在 文件中 items.csv ，可以：

  • 使用 属性是新式附件来筛选所有 新式附件 = True。
  • 通过组 ID 和 属性 = True具有附件，将新式附件与其父电子邮件或邮件相关联。
  • Last updated on