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内容搜索入门

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提示

电子数据展示 (预览) 现已在新的 Microsoft Purview 门户中提供。 若要详细了解如何使用新的电子数据展示体验，请参阅 了解电子数据展示 (预览版) 。

可以使用 Microsoft Purview 合规性门户中的内容搜索电子数据展示工具来搜索就地内容，例如组织中的电子邮件、文档和即时消息会话。 使用此工具搜索以下基于云的 Microsoft 365 数据源中的内容：

  • Exchange Online 邮箱
  • SharePoint Online 网站和 OneDrive for Business 帐户
  • Microsoft Teams
  • Microsoft 365 组
  • Viva Engage 组

运行搜索后，内容位置的数量和搜索结果的估计数量将会显示在搜索弹出页面上。 可以快速查看统计信息，例如具有与搜索查询匹配的最多项的内容位置。 运行搜索后，可预览结果或将其导出到本地计算机。

提示

如果你不是 E5 客户，请使用 90 天Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从Microsoft Purview 合规门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。

  • 若要访问 合规性门户中 的内容搜索工具 (运行搜索和预览结果并将结果导出) ，管理员、合规性官员或电子数据展示经理必须是合规性门户中电子数据展示管理员角色组的成员。 有关详细信息，请参阅分配电子数据展示权限。
  • 在 Exchange 混合部署中，无法使用内容搜索工具来搜索本地邮箱中的电子邮件。 只能使用该工具搜索基于云的邮箱。
  • 在 Exchange 混合部署中，可以在本地邮箱中搜索 Teams 聊天数据。 有关详细信息，请参阅 搜索和导出本地用户的 Teams 聊天数据。

注意

在有限的时间内，新的 Microsoft Purview 门户中也提供了此经典电子数据展示体验。 在电子数据展示 (预览版中启用合规性门户经典电子数据展示体验) 体验设置，以便在新的 Microsoft Purview 门户中显示经典体验。

  1. 转到Microsoft Purview 合规门户并使用已分配适当权限的帐户的凭据登录。

  2. 在左侧导航窗格中，选择“ 内容搜索”。

  3. 在 “内容搜索 ”页上，选择“ 新建搜索”。

  4. 在 “名称和说明 ”页上，输入搜索的名称，以及有助于识别搜索的可选说明。 搜索名称在你的组织中必须保持唯一。

  5. 在“位置”页面上，选择你希望搜索的内容位置。 可以搜索邮箱、站点和公用文件夹。

    选择要搜索的内容位置。

    1. Exchange 邮箱：将开关设置为 “打开”。 将自动选择用于搜索所有 Exchange 邮箱的选项。 如果需要，请选择“ 选择用户、组或团队 ”以指定要搜索的邮箱。 使用搜索框查找用户邮箱和通讯组。 还可以在与Microsoft团队 (关联的邮箱中搜索频道邮件) 、Microsoft 365 组和Viva Engage组。 在受支持的 Microsoft 365 应用和服务中生成 (用户提示和 Copilot 响应) 生成的所有智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®和Microsoft Copilot活动数据都存储在保管邮箱中。 有关存储在邮箱中的应用程序数据的详细信息，请参阅 存储在邮箱中的电子数据展示内容。

    2. SharePoint 网站：将开关设置为 “打开”。 将自动选择用于搜索所有 SharePoint 网站的选项。 选择“ 选择网站 ”以指定要搜索的 SharePoint 网站和 OneDrive 网站。 输入要搜索的每个网站的 URL。 您还可以为Microsoft团队、Microsoft 365 组或Viva Engage组添加 SharePoint 网站的 URL。 SharePoint 网站中的回收站未编制索引，因此无法进行搜索。 因此，电子数据展示搜索找不到任何要保留的回收站内容。

    3. 交换公用文件夹：将开关设置为 “打开”。 将自动选择搜索所有 Exchange 公用文件夹的选项，以搜索Exchange Online组织中的所有公用文件夹。 无法选择要搜索的特定公用文件夹。 如果不希望搜索所有公用文件夹，请关闭切换开关。

    4. 选中此复选框，以搜索本地用户的 Teams 内容。 例如，如果你搜索组织中的所有 Exchange 邮箱并选中此复选框，用于存储本地用户的 Teams 聊天数据的基于云的存储将包括在搜索范围内。 有关详细信息，请参阅搜索本地用户的 Teams 聊天数据。

  6. 在“条件”页上，输入关键字 (keyword) 查询，并在必要时向搜索查询添加条件。

    配置搜索查询。

    1. 指定关键字、邮件属性（例如发送和接收日期）或文档属性（例如文件名或上次更改文档的日期）。 可以使用采用布尔运算符的更复杂查询，例如 AND、OR、NOT 和 NEAR。 如果将关键字框留空，则指定内容位置中的所有内容都将包括在搜索结果中。 有关详细信息，请参阅适用于电子数据展示的关键字查询和搜索条件。

    2. 或者，可以选中“显示关键字 (keyword) 列表”复选框，并在每行中输入关键字 (keyword) 。 如果执行此操作，则每行上的关键字将由逻辑运算符连接 (c:s)，类似于所创建的搜索创建中的 OR 运算符功能。

      为何使用关键字 (keyword) 列表？ 可以获取与每个关键字匹配的项数量的统计信息。 这可以帮助你快速标识哪些关键字最有效和最无效。 还可以在行中使用关键字短语（使用括号包围）。 有关关键字列表和搜索统计信息的详细信息，请参阅获取搜索的关键字统计信息。

      注意

      为了帮助减少因海量关键字列表导致的问题，已将关键字列表中的最大行数限制为 20 行。

    3. 可以添加搜索条件来缩小搜索范围并返回更精确的结果集。 每个条件向开始搜索时创建和运行的搜索查询添加一个子句。 可通过使用功能类似于 AND 运算符的逻辑运算符 (c:c) 在逻辑上将条件连接至关键字查询（在关键字框中指定）。 这意味着，项必须满足关键字查询和要在结果中包括的一个或多个条件。 这就是条件如何帮助缩小结果范围的原理。 有关可在搜索查询中使用的条件的列表和说明，请参阅搜索条件。

  7. 查看搜索设置 (并根据需要) 进行编辑，然后选择“ 提交 ”开始搜索。

若要再次访问此内容搜索或访问内容搜索页上列出的其他 内容搜索 ，请选择搜索以查看搜索摘要和搜索统计信息。

有关内容搜索（例如搜索各种 Microsoft 365 服务中的内容）的详细信息，请参阅内容搜索的功能引用。

后续步骤

以下是创建并运行内容搜索后要执行的后续步骤列表。