角色、任务和时间线简介

  • 项目

在计划创建或更新组织的 Intranet 时，将涉及多个人员。 最好的 Intranet 团队规模不大，但包含合适的合作伙伴和利益干系人，他们可以做出为整个组织服务的决策。

角色和任务概览

你的角色 对齐任务 实现任务 管理任务
组织 Intranet 所有者 策略、品牌打造、采用、治理、信息体系结构和变更管理
IT 专业人员/管理员 平台集成， 内容迁移， 性能， 可伸缩性， 用户培训 网站创建、导航、搜索、品牌打造、发布
业务所有者/网站所有者 业务目标、权限、内容审核和迁移 网站创建、导航、品牌打造、受众定位 网站管理、计划的内容审核
内容作者 内容最佳做法、内容和网站设计 创建和维护内容、内容协作 更新现有内容，发布新内容

查看 Intranet 生命周期 的外观。

详细了解基本网站 构建基块。

组织 Intranet 所有者

Intranet 所有者与业务所有者和 IT 部门合作，确定项目组合中的 Intranet 项目的优先级，以获取最大的业务利益。

首先，通过 SharePoint 外观书籍获得灵感。 外观书提供了可以在 SharePoint 中构建的 Intranet 页面示例，并为你提供可能性的了解。 在完成规划和实施过程时，请记住这些内容。

接下来，通过与关键利益干系人合作来了解关键业务和 Intranet 目标，开始 规划智能 SharePoint Intranet 。 与 Intranet 用户一起进行调查，以发现关键角色和方案。 查看现有 Intranet 并确定从哪个计划开始，以获得最佳投资回报。 在确定 Intranet 计划优先级时，请考虑如何从生成的门户获得 最佳性能和可伸缩性 。 如果现有的 Intranet 使用 SharePoint 服务器，请考虑 将内容迁移到 SharePoint 如何适合你的整体计划。 若要排查页面性能问题，请使用页面诊断工具。

选择一个或多个机会，开始与组织的该领域的业务所有者会面，以规划解决方案。 某些解决方案可能需要组织不同部门之间的协调。

在规划和实施 Intranet 时，请记住以下关键成功因素：

  • 对于 Intranet，作为一个整体：

    • 每个计划的发起人以及整个 Intranet 业务的执行发起人。
    • 确保 Intranet 目标直接与关键业务目标相关联。
    • 让核心团队共同思考治理问题，确保将治理决策与业务目标保持一致。
    • 使 Intranet 与组织品牌和文化保持一致。
    • 不要以为你必须以“大爆炸”来启动 -- 使通信和培训与发射计划保持一致。

  • 对于每个计划：

    • 收集结果，而不是要求 - 请务必与网站用户交谈，而不仅仅是所有者。
    • 设计符合组织标准，但允许网站“故事”来指示导航和页面布局。
    • 为每个网站制定成功目标，并定期评审这些目标。
    • 使用网站访问者测试建议的导航 - 确保访问者可以轻松完成其首要任务。

关键任务

组织 Intranet

SharePoint Intranet 的一个关键部分是网站体系结构。 通过使用一系列 通信站点 和 中心，可以创建一个直观的 Intranet，其中包含跨相关站点的通用导航和易于管理的权限结构。 有关 SharePoint 中的网站导航的详细信息，请参阅 规划新式 SharePoint 体验的导航。

*首先 - 了解 Intranet 需要完成哪些任务，并开始组织内容资产以符合关键成果目标。 根据业务需求（按区域、部门或职能）以及用户关注的主题进行组织。

你知道你完成时间 - 业务所有者和用户确认他们可以找到并有权访问使他们的工作更高效的内容。

打造 Intranet 品牌

品牌打造提供了一种使 Intranet 与组织文化保持一致的方法。 使用 SharePoint，可以将 品牌添加到 SharePoint 网站，还可以 为组织自定义 Microsoft 365 主题。

*首先-答案，是否需要在所有站点上建立一致的品牌，或者组织中的不同部门、部门或组是否具有自己的外观？ 然后，根据组织的品牌要求收集已批准的品牌资产，例如品牌颜色、徽标和图像。

你知道你已完成时间 — 你已确定从主页到中心到各个站点的 Intranet 的端到端外观。

IT 专业人员和管理员

IT 专业人员和管理员为 Intranet 门户（例如数据库或业务线应用程序）实现业务所有者所需的平台集成步骤。 这可能包括从现有系统迁移内容。 他们还与其他利益干系人和企业合作，确定 Intranet 的治理策略，并培训组织中的人员使用 SharePoint 和其他工具来管理 Intranet。

在规划和实施 Intranet 时，请记住以下关键成功因素：

  • 制定治理计划，支持业务需求以及保留、安全性和合规性目标。
  • 确保所有网站所有者、内容作者和访问者都了解治理如何应用于其角色。
  • 在迁移之前清理现有内容。 仅迁移相关、最新且支持每个网站的结果目标的内容。
  • 启用鼓励沟通、参与和协作的社交连接。
  • 培训内容作者和用户。

关键任务

规划和协调治理策略

治理是一组策略、角色和流程，这些策略、角色和流程控制组织的业务部门和 IT 团队如何协同工作以实现其目标 ， 确保组织内容和通信是安全的，并且观众从一致的体验中受益。 每个组织都有独特的需求和目标，这些需求和目标会影响组织的治理方式。 规划 治理策略时要考虑的一些详细信息：命名约定、来宾访问、网站、组和文件的分类。

首先 - 了解组织的规则和要求，并结合业务所有者和网站所有者的需求。 然后，与 IT、人力资源和高级领导层一起制定计划，使员工能够以符合要求的方式最大程度地发挥 SharePoint 的价值。

你知道，当 治理利益干系人、业务所有者和内容创建者可以在 SharePoint 中毫不费力地工作，而不会减慢业务节奏时，你就完成了。

从现有 Intranet 迁移内容

现有 Intranet 可能包含来自不同平台上的各种源的内容。 创建智能 SharePoint Intranet 的一个关键任务是确定现有内容的状态，并确定要迁移到新 Intranet 的内容。

当前的业务所有者和网站所有者可能最适合评估是否应迁移内容，并且你可能希望他们执行实际迁移，具体取决于所涉及的内容。 他们可能需要你的帮助，具体取决于要移动的内容的数量和位置。 了解用于从文件共享、SharePoint Server 和其他云提供商迁移的选项。

首先 - 与业务领导者和其他内容利益干系人合作，审查现有内容的相关性和准确性。

你知道你在何时完成 — 一组特选内容已迁移到 SharePoint。

自定义 SharePoint 以满足业务需求

借助 SharePoint 智能体验，你可以创建一个引人入胜且易于维护的 Intranet，而无需进行自定义。 强烈建议尽可能使用 SharePoint 默认体验。 这将随着时间的推移提供更轻松的变更管理。

如果需要自定义 SharePoint，SharePoint 将提供框架解决方案、应用程序、加载项和解决方案，以帮助您满足业务需求。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 开发。

培训内容作者

根据他们的背景，组织中的人员可能需要一些帮助 开始使用 SharePoint。 Microsoft 365 学习路径 提供了一种向用户提供一组精心策划的 Microsoft 内容的方法。 可帮助内容创建者管理网站更新的其他参考包括：

首先 - 确定用户在 SharePoint 上进行培训的需求，并了解这些引用。

你知道，在 组织社交媒体渠道和技术支持上使用 SharePoint Intranet 的问题已减少到适度水平。

业务所有者和网站所有者

作为业务所有者，你可能负责组织特定领域的 Intranet 内容，例如 HR 或运营。 您也可能是网站所有者，即有权在 SharePoint 中创建和维护网站上的内容和体验的人员。 在开始配置单个网站之前，有关一些想法，请查看 SharePoint 外观手册。 作为整体治理计划的一部分，你可能会决定网站需要遵循一致的模式，以确保读者在 Intranet 中从站点到站点或主题时不必花费太多时间来定位自己。

在规划和实施 Intranet 时，请记住以下关键成功因素：

  • 在实现网站时，请毫不留情地关注用户体验 — 检查标签以实现相关性，确保图像与内容相关，不要假设 — 测试！
  • 在迁移之前清理现有内容。 仅迁移相关、最新且支持网站结果目标的内容。
  • 让用户参与生成过程的所有阶段获取反馈。
  • 确保网站所有者或联系人在网站主页上的一致位置可见，以便访问者知道他们应该联系谁来获取反馈。
  • 计划启动通信，其中可能包括启动事件或活动。 庆祝成功！

关键任务

迁移数据

创建新 Intranet 站点的最大任务之一是将现有数据迁移到 SharePoint。 我们强烈建议执行内容审核，以查看正在使用的内容、最新内容以及不再需要的内容以及可以删除或存档的内容。

寻找机会来消除不再需要的以前版本的文档。 如果迁移以 .v1、.v2 等结尾的文件，则会给无法依赖搜索来持续查找最新版本的文档的用户造成混淆。

培训用户利用 SharePoint 的自动版本控制，并尽可能从文件名中删除版本 ID 和日期，仅迁移最新且最准确的版本。 更好的是，看看是否可以将旧文档转换为新式页面，以创建更具吸引力且更易于使用的内容。 通过在迁移之前删除不再需要的内容，可以获得更好的搜索体验，并实现更高的用户满意度和维护。

了解用于从文件共享、SharePoint Server 和其他云提供商迁移的选项。

视频是与组织中的人员进行高管简报交流的好方法，或者当通过视频分享想法可以带来更大的参与度时。 使用Microsoft Stream提供实时和按需会议、活动和培训。 如果已有要在新 Intranet 网站上提供的视频内容，请在内容迁移过程中将其上传到Stream。

首先 - 了解可能需要迁移的完整内容范围，然后定义用于目标应迁移、应编辑然后迁移的内容以及应停用的内容的条件。

你知道你已完成时间 — 你拥有创建和启动有效 SharePoint 网站所需的最少内容量。

确定权限和共享策略

SharePoint 权限 通过网站中的一组角色（所有者、成员和访问者）进行管理。 根据网站的类型，可能会有更多可用的权限和共享选项，例如使用 Microsoft 365 组。

首先 - 确定谁需要访问权限、不应具有访问权限以及如何授予访问请求。

你知道你在何时完成 - 所有网站所有者和用户都可以访问他们所需的内容，同时在适当的时候保护机密内容。

设计 Intranet 门户页面，也称为主网站

组织main Intranet 门户是新 SharePoint Intranet 的一大部分。 可以在 Intranet 开发项目期间随时创建此页面。 你仍然可以使用智能门户主页指向旧 Intranet 站点。 如果有一个想要用作main门户页面的现有通信网站，则可以将其移动到根网站。

大型菜单、新闻 Web 部件和Viva Engage源都可用于使main门户页面成为用户引人入胜且高效的目标。 有关创建此页面的端到端信息，请阅读 引导式演练：为组织创建企业登陆站点。

首先 - 从组织的通信团队、执行发起人、IT 部门和最终用户的角度考虑目标。 设计门户主页时考虑到了简单性和可伸缩性。

你知道在何时完成了 — 你已使用 门户启动计划程序 创建了一个启动计划，用于从当前门户页面重定向到新页面，并与所有利益干系人和用户共享此计划。

设计业务或特定于主题的 Intranet 站点

开始为服务和功能设计 Intranet 网站时，请确保已与用户进行了研究，以便更好地了解其需求以及他们当前如何与内容交互。 若要创建自定义调查和问卷，并花时间观察用户并与他们会面，可以使用 Forms。

建议使用 通信网站开发 Intranet 页面。 借助通信网站，可以通过各种模板和 Web 部件共享新闻、报告、状态和其他信息。 有关设置通信网站的端到端信息，请参阅 引导式演练：为组织创建通信网站。 详细了解 如何规划网站。

若要发布重要或有趣的报道、公告、人员新闻、状态更新，以及可能包含图形和丰富格式的更多内容，可以使用 新闻 Web 部件。 在新闻 Web 部件中，若要为特定受众确定特定内容的优先级，可以设置 受众目标。 有关在 SharePoint 中使用新闻的端到端信息，请参阅 引导式演练：为组织设置新闻。

若要使组织的品牌要求保持一致，可以 更改网站的外观。

首先 - 确定业务目标的优先级，然后确定最初所需的网站和 Web 部件的类型。

你知道在以下时间完成 ： 企业和网站所有者在 SharePoint 中具有专用区域，这些区域可以在很少的监督下拥有和维护。

内容作者

内容作者是网站上创建内容的人员。 内容作者可以承担许多职责，例如创建和发布新闻、创建主题特定页面，或担任特殊项目和计划的主题专家和思想领袖。 内容作者应熟悉 SharePoint 设计基础知识。

为 Intranet 创建和管理内容时，请记住以下关键成功因素：

  • 考虑内容最好是显示为页面还是文档。 当你的内容是动态的，并且最容易与有吸引力的 Web 部件（如图像、视频或链接）进行通信时，请使用页面。 当内容设计为下载或打印时，请使用文档。
  • 预先汇总 - 在专注于设计之前，将读者必须提供的信息放在页面顶部，以便通信成功。
  • 使用分区和标题样式直观地分隔主题和概念，使页面更易于阅读和访问。
  • 创建自定义页面模板，以增强一致性并简化页面创建。
  • 确保遵循图像和视频指南，使页面性能保持高。

关键任务：

通知和交互

使用 SharePoint 页面收集和管理内容。 使用 列表 获取可能在 Excel 中收集的信息。 Lists使你和你的受众能够收集、跟踪和共享信息。 使用列表 Web 部件通过列和列表视图格式改进列表的显示。 使用 库 存储文档。 使用 文档库 Web 部件轻松添加、重新排序、排序、筛选和创建自定义库视图。

使用 突出显示的内容 Web 部件动态显示文档库、网站、网站集或所有网站的内容。

使用新闻 Web 部件创建和策展与受众相关的新闻。 快速创建引人注目的帖子，例如公告、人员新闻、状态更新等，包括图形和丰富的格式。

使用 受众目标自定义用户查看内容和新闻的方式。 受众目标允许在启用访问群体定位时，在 SharePoint 起始页上、移动应用上的新闻和新闻 Web 部件的特定受众中优先考虑特定内容。

使用户能够在任何设备上工作。 当用户将文件保存在其本地设备或网络共享上时，当他们没有设备或没有连接到你的网络时，他们运气不佳。 如果用户的设备出现问题，则数据可能无法恢复。 获取 SharePoint 移动应用。

首先 - 将内容组织成主题，为每个主题创建页面。 确定页面内容是否应包含文本、链接、列表或库。 使内容与故事保持一致，以确保读者可以通过快速扫描或浏览页面来有效地获取所需的信息。

你知道你何时完成 — 你可以使用 网站使用情况和分析，并要求用户提供反馈，从而在正确的时间确认用户有权访问正确的信息。

建立文化和社区

使用Viva Engage帮助工作组在整个组织中连接和参与。 详细了解Viva Engage突出显示和Viva Engage对话 Web 部件。 有时，需要通过视频提供内容 - 例如，当组织范围的公告，当高级领导主持实时活动时，或者当你希望在提供说明的页面上提供示例时。 Microsoft Stream是组织自己的视频网站。 若要显示视频内容，请使用网站上的 Stream Web 部件。

首先 - 查找要在网站上放大的新闻、公告和活动。

你知道你完成时间 - 你定期宣传新闻和活动，以开始对话，并吸引和联系广泛的受众。

下一步

详细了解如何 开始 创建或更新组织的 Intranet。

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