从网站、库或 OneDrive 剪裁现有版本

注意

使用修整作业删除的版本将永久删除。 此删除工作流会绕过正常的回收站保留,并且无法恢复已删除的版本。 为了防止不必要的数据丢失,强烈建议在修整活动之前 运行影响分析

作为 Microsoft 365 中的 SharePoint 管理员,您可以对作业进行排队,以剪裁网站、库或 OneDrive 用户帐户上的现有版本,以减少站点的版本存储占用量。 还可以通过计划作业来剪裁现有版本或使现有版本存储与更新的版本历史记录限制保持一致,从而将现有版本存储与更新的版本历史记录限制保持一致。
在决定剪裁网站或库上的现有版本历史记录之前,需要考虑几个事项。 版本可用性对于恢复方案(例如撤消不需要的更改)至关重要。 使用修整作业删除的版本将永久删除,无法从回收站恢复。

阶段 建议的操作
准备 评估恢复目标和目标版本存储使用情况: 确定满足组织恢复目标所需的适当剪裁模式和剪裁范围。

查看影响: 在承诺剪裁现有版本之前,可以选择通过在指定范围内运行所选剪裁模式的“假设”分析操作来查看清除操作的影响。
队列作业 准备好提交剪裁作业后,可以将版本修整作业排队,以异步删除与网站、库或 OneDrive 用户帐户中的剪裁模式中指定的条件匹配的版本。
跟踪进度 可以跟踪所有排队作业的进度,以查看剪裁版本中的进度。

剪裁工作流示意图。

备注

剪裁作业是受待评估的文件版本数量、服务运行状况以及在场上正在处理的其他作业等因素影响的后台作业。 它们还受非高峰时段处理逻辑的约束。 始终可以跟踪剪裁作业的进度。

通过运行“What-if”分析查看影响

在承诺剪裁现有版本之前,可以通过运行“What-if”分析操作来查看清除操作的影响。 运行“What-if”操作将执行以下步骤:

  • 为网站或库生成版本存储使用情况报告:此报表可以支持多种用途,包括版本存储使用分析或获取有关应用不同剪裁设置的影响的关键见解。

  • 通过设置不同的剪裁模式来预览更改,并分析将其中一种剪裁模式应用于版本存储报告 csv 文件对用户和存储节省的影响,从而运行“What-If”分析

重要

作业可能需要几天时间才能完成,具体取决于网站或库的大小。 检查作业进度,直到状态返回“已完成”。

版本剪裁模式

版本剪裁工作流允许你选择并应用其中一种剪裁模式,以便在网站、文档库或 OneDrive 帐户上排队剪裁作业。

手动过期剪裁模式: 评估版本的期限,并删除符合过期条件的版本。

例: 在以下示例中,剪裁作业将排队以剪裁超过 60 天的版本。 在 8 月 31 日,作业被选取,并且从 8 月 31 日开始永久删除超过 60 天的版本。

手动过期关系图。

重要

手动过期模式的已知限制

  1. 过期剪裁模式不会删除在过去 30 天内创建的版本。 这意味着你的输入不能少于 30 天。
  2. 过期剪裁模式始终删除在 2023 年 1 月 1 日之前创建的所有版本。 如果要剪裁版本,则不能保留超过此版本的任何旧版本。 这意味着用于 参数的值 DeleteBeforeDays 应为 2023 年 1 月 1 日之后的日期。

手动计数限制剪裁模式: 删除超过指定计数限制的最早版本。

例: 在下面的示例中,剪裁作业排队删除超过 50 个主要版本计数的版本。 8 月 31 日,作业开始永久删除超过 8 月 31 日 50 个主要版本计数限制的旧版本。

手动计数限制示意图。

自动剪裁模式: 应用自动算法删除现有版本。 根据版本期限,作业将根据自动版本存储算法永久删除版本或设置过期时间。

提示

可以运行应用手动计数、过期或自动剪裁模式的影响分析,以了解每个模式下的版本删除影响。

队列剪裁作业和跟踪进度

版本剪裁工作流使用作业异步删除符合剪裁模式中指定的条件的版本。

若要对剪裁作业进行排队,需要确定版本删除的范围和剪裁模式,以设置现有版本删除的条件。 可以根据网站中的所有文档库或特定文档库的版本期限、计数限制或自动算法删除旧文件版本。  

准备好提交剪裁后,可以排队作业以异步删除与剪裁模式条件匹配的版本。 你将能够监视已提交的剪裁作业的进度,以跟踪删除进度。

使用 PowerShell 剪裁现有版本

按照以下步骤使用 PowerShell 剪裁现有版本。

  1. 下载最新的SharePoint在线管理壳

    备注

    如果安装了早期版本的 SharePoint Online 命令行管理程序,请转到添加或删除程序并卸载 SharePoint Online 命令行管理程序

  2. 以 Microsoft 365 中的 管理员或 SharePoint 管理员身份连接到 SharePoint 。 若要了解具体操作步骤,请参阅 SharePoint 在线管理壳入门

  3. 运行以下命令之一来剪裁现有版本:

    操作 PowerShell 命令
    将剪裁作业排队以使版本过期 使站点上的版本过期:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>

    使库的版本过期:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    将剪裁作业排队以删除超过指定计数限制的版本 从站点中删除超过计数限制的版本:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>

    从库中删除超过计数限制的版本:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    使用估计的自动剪裁算法删除版本的队列剪裁作业 应用自动逻辑来剪裁站点中的现有版本:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

    应用自动逻辑来剪裁库中的现有版本:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    停止进一步处理正在进行的剪裁作业

    注意: 成功执行 cmdlet 后,将停止所有新的异步版本删除。 停止剪裁作业不会影响作业正在进行时永久删除的版本。
    若要停止处理正在进行的网站级别剪裁作业,请执行以下操作:

    Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl

    停止处理正在进行的库级别剪裁作业:

    Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    获取文件版本修整作业的状态 若要获取站点级别修整作业的状态,请执行以下操作:

    Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl

    若要获取库级别修整作业的状态,请执行以下操作:

    Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

了解详情

有关详细信息,检查以下资源: