传入的电子邮件意外同步或包含意外或缺失的数据

本文提供有关在 Microsoft Dataverse 中使用服务器端同步时传入电子邮件同步问题的故障排除信息。

传入的电子邮件意外被跟踪或同步

现象

以下电子邮件将发送到 Microsoft Exchange 中的单个收件人，但解析为在 Dataverse 中共享同一电子邮件地址的用户和队列。

在这种情况下，Paul Cannon 的队列会自动接受电子邮件，因为它接受所有电子邮件，即使 Paul Cannon 的个人用户选项设置为“无电子邮件”。

保罗·坎农的队列：

Paul Cannon 的用户设置：

原因

服务器端同步根据 为每个标识的（已解析）Dataverse 收件人指定的传入电子邮件筛选方法配置 自动跟踪电子邮件。 通过查找与从外部系统（Exchange 或 Google Gmail）接收的电子邮件上的收件人、抄送和密件抄送字段中找到的电子邮件地址相关联的适用用户和队列邮箱，来解析 Dataverse 收件人。 因此，如果电子邮件地址与具有不同传入电子邮件筛选方法设置的多个 Dataverse 邮箱相关联，则电子邮件可能会意外地同步到系统中。

可以在 Dataverse 中检查 电子邮件上的“收件人”、“ 抄送”和 “密件抄送 ”字段，以识别意外的 Dataverse 收件人。

解决方法

如果电子邮件意外同步到系统中，请先通过检查 Dataverse 中同步电子邮件的以下属性来识别自动接受电子邮件的 Dataverse 邮箱。

• 接受实体：接收电子邮件并配置为自动跟踪它的用户或队列。 例如，如果配置为跟踪所有电子邮件的名为“客户服务”的队列收到电子邮件，则“客户服务”队列被视为接受实体。

  注意

  对于手动跟踪的电子邮件，此列为空。 在这种情况下，可以引用“ 按列创建” 列。

• 接收邮箱：服务器端同步检测到电子邮件包含配置为自动跟踪它的用户或队列时处理的邮箱。

  重要

  此列的值可以不同于 接受实体。 例如，假设设置为自动跟踪对现有电子邮件的答复的 Paul Cannon 将收到一条消息。 设置为跟踪所有电子邮件的“客户服务”队列接收相同的消息。 服务器端同步可能首先处理 Paul 的邮箱，并识别另一个收件人“客户服务”配置为自动跟踪电子邮件。 在这种情况下， 接受实体 是“客户服务”队列，但 接收邮箱 是 Paul 的。

注意

默认情况下，这些字段不会显示在电子邮件窗体上。 可以将它们添加到窗体或 高级查找 视图以查看其值。 有关将字段添加到高级查找视图的详细信息，请参阅 使用旧高级查找创建、编辑或保存视图。

确定接受实体后，可以更改用户或队列的传入电子邮件筛选方法，以防止将来出现。 为此，请参阅 设置影响客户参与应用与 Outlook 或 Exchange 之间的跟踪和同步的个人选项。

跟踪或同步重复的电子邮件

如果电子邮件满足用户的 传入电子邮件筛选方法，则可以将服务器端同步配置为允许用户自动创建同一电子邮件的发送和接收副本。

为了避免重复的电子邮件被跟踪或同步：

1. 在 Dataverse 中，选择齿轮图标>“高级设置”。

2. 导航到 “设置>电子邮件配置>电子邮件配置设置”。

3. 在Microsoft Dynamics 365 用户设置之间的电子邮件的“设置跟踪选项”下，清除 Dynamics 365 用户之间发送的跟踪电子邮件作为两个活动选项。

   

有关系统如何检测是否应自动升级电子邮件的详细信息，请参阅 “指定自动跟踪哪些电子邮件”。

更多场景

Dynamics 365 用户之间发送的跟踪电子邮件作为两个活动 设置旨在应用于用户之间发送的电子邮件。 但是，即使禁用了设置，如果队列是电子邮件的发件人或收件人，仍可以根据收件人的传入电子邮件筛选方法创建重复的电子邮件。

这些方案为：

1. 电子邮件从 Dataverse 队列发送到用户。

   若要解决此问题，请启用 IgnoreInternalEmailFromQueues 数据库设置。

2. 电子邮件从 Dataverse 用户发送到队列邮箱。

   若要解决此问题，请禁用 DoNotIgnoreInternalEmailToQueues 数据库设置。

有关如何设置数据库设置的详细信息，请参阅 如何更改默认环境数据库设置。

有关影响服务器端同步的不同数据库设置的详细信息，请参阅 用于服务器端同步的默认 OrgDBOrgSettings。

旧电子邮件、过去或历史电子邮件意外跟踪或同步

服务器端同步在每个邮箱记录上使用 “进程电子邮件发件人 ”（ProcessEmailsReceivedAfter）日期来确定系统应该处理电子邮件的距离。 初始载入后，系统会在后续同步周期中处理新电子邮件时维护并更新此值。

• 如果最近 首次测试并启用了邮箱 ，系统最初 将使用关联电子邮件服务器配置文件记录上的“处理电子邮件发件人 ”日期ProcessEmailsReceivedAfter来建立处理开始日期。

  

• 如果已测试并启用了使用旧日期的邮箱，则可以自定义邮箱窗体并添加 “处理电子邮件发件人 ”属性，以便更新它以使用较新的值。 更新在下一个周期生效。

  注意

  系统始终在电子邮件服务器配置文件和邮箱的“处理电子邮件开始日期”之间利用更大的值。

有关“从日期处理电子邮件”如何影响同步的详细信息，请参阅服务器端同步的最佳做法。

同步的电子邮件包含意外的发件人或收件人参与方

服务器端同步在将传入电子邮件同步到系统中时，对所有发件人和收件人电子邮件地址执行电子邮件地址解析。 这是通过检索 Dataverse 中与给定电子邮件地址关联的所有记录来完成的。 找到匹配项后，系统会将一个或多个位置记录关联为 电子邮件上的活动群 。

注意

Dataverse 中的一个列，其格式类型为“Email”，涉及电子邮件地址解析。

因此，如果电子邮件地址与多个 Dataverse 记录（如用户和队列之间共享的电子邮件地址）相关联，则所有解析的收件人都将显示在各自的收件人字段中。

例如，在以下屏幕截图中，Paul Cannon 的电子邮件地址与用户的邮箱和队列相关联。 尽管 Paul Cannon 的电子邮件地址仅在 Exchange 中收到的电子邮件中出现一次，但两者都显示为收件人。

有关详细信息，请参阅：

• 将收件人电子邮件地址解析为 Dynamics 365 中的行时，如果 Dynamics 365 中的多行具有相同的电子邮件地址，则会解析为哪个行？
• Dynamics 365 中存在多个行类型，电子邮件地址相同

同样，如果电子邮件地址未与已知的 Dataverse 记录关联，则电子邮件地址将显示未解析。

发送方解析顺序

由于电子邮件只能有一个发件人，因此当发件人的电子邮件地址与多个 Dataverse 记录相关联时，系统将利用优先级顺序来确定发件人活动方。 有关详细信息，请参阅 将电子邮件地址与行关联。

同步的电子邮件具有意外的所有者

当服务器端同步将电子邮件同步到 Dynamics 365 时，系统会根据一些因素确定电子邮件所有者。 若要了解电子邮件为何具有意外所有者，请参阅 如何确定电子邮件记录所有者。