Viva Engage中的外部消息传送 - 常见问题

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可以在对话中包括Viva Engage网络外部的人员，以及外部组中发布的私人消息。 将人员添加为外部参与者，他们可以回复Viva Engage网络中的消息和帖子，而无需加入。

在本文中查找有关外部参与者的常见问题解答。

注意

外部消息传送（包括外部网络、外部组和外部参与者）不适用于 EU Geo 中的Viva Engage企业网络。

一般问题

问：外部参与者和外部网络之间有什么区别？

答：外部网络非常适合托管外部社区和管理长期项目。 外部参与者功能用于一次性的短期通信，这不保证需要预配新网络。

问：是否可以邀请外部参与者加入我的Viva Engage组？

答：可以在 Viva Engage 中创建外部组，并邀请外部参与者加入这些组。

问：删除外部参与者时会发生什么情况？

答：从Viva Engage对话中删除某人时，会从其Viva Engage收件箱中删除整个对话，并且他们无法再访问该对话。

添加外部参与者的用户可以从对话中删除他们。 此外，网络和组管理员可以从对话中删除用户。

问：如果我意外将外部参与者添加到对话，会发生什么情况？

答：可以通过在系统生成的注释上选择“ 删除参与者” 来删除外部参与者，该注释将通知该参与者已添加到线程中。 有关详细信息，请参阅将外部参与者添加到Viva Engage对话。

问：如果我为外部邮件选择“停止关注收件箱”，会发生什么情况？

答：邮件将从收件箱中删除。

问：Viva Engage取消订阅的用户电子邮件通知添加到对话后是否会收到邀请？

答：否。

问：如果我添加一个不是Viva Engage用户的外部参与者，该怎么办？

答：如果你添加某人，而他们不是Viva Engage用户，他们会收到电子邮件收件箱中的邮件副本。 他们还会收到加入其Viva Engage网络的邀请。

问：是否可以将个人电子邮件地址 (（如 Hotmail 或 Gmail) ）的用户添加到使用外部消息传送的Viva Engage对话？

答：否。 必须使用其公司或工作电子邮件地址邀请人员。

问：添加到对话的待定Viva Engage用户是否会收到加入Viva Engage的电子邮件？

答：可以。

问：创建或答复邮件时，是否可以在预键入搜索框中看到外部参与者？

答：将外部参与者添加到对话后，他们的姓名会显示在预先键入的搜索中。 他们的姓名在建议列表中显示更高或更低，具体取决于你在Viva Engage上与该人员通信的频率。 由于权限限制 (取决于组的隐私设置以及参与者是内部还是外部) ，因此预先键入的搜索体验会有所不同。 下表说明了使用外部参与者进行提前键入搜索的权限和体验：

情况 内部成员的体验 外部参与者的体验
外部参与者将添加到公共组中的对话。
提前键入搜索包括网络所有成员的外部参与者。
提前键入搜索仅限于对话中的参与成员。
外部参与者将添加到专用组中的对话。
提前键入搜索包括属于该组的所有成员的外部参与者。
提前键入搜索仅限于对话中的参与成员。
外部参与者将添加到私人消息中。
提前键入搜索仅限于私人邮件中的参与者。
提前键入搜索仅限于私人邮件中的参与者。
公共组是私有的。
提前键入搜索包括网络所有成员的外部参与者。
提前键入搜索仅限于参与已邀请外部参与者加入的对话的成员。
专用组是公开的。
提前键入搜索包括网络所有成员的外部参与者。
提前键入搜索仅限于参与已邀请外部参与者加入的对话的成员。

权限和安全问题

问：如何防范风险并维护我们的隐私？

答：隐私和安全对我们也很重要。 我们投资构建工具来监视和主动保护公司的 IP 和员工。 作为外部消息传送的一部分，我们构建了以下安全功能：

  • 清除 UI 警告： 警告可确保用户在添加外部参与者之前有意识地意识到这一点。 将外部参与者添加到对话或回复与外部参与者的对话时，UI 中会显示一条明确的警告。 请参阅 添加外部参与者。

  • 禁用外部消息传送：已验证的管理员可以 使用这些选项来关闭外部协作。 请参阅 禁用外部消息传送。

  • 删除用户： 可以从对话中删除外部参与者。 删除后，用户无法再查看该对话。 网络和组管理员可以从对话中删除用户。 请参阅 从对话中删除外部参与者。

  • 数据导出：Viva Engage已验证的管理员可以跟踪包括外部参与者的所有对话和文件，并监视其用户在网络外部进行的对话。 请参阅在Viva Engage网络中查找外部参与者。

  • 关键字监视：Viva Engage已验证的管理员可以设置关键字 (keyword) 监视，以提醒管理员潜在的违规行为。 请参阅 Monitor 关键字

问：将外部参与者添加到对话时，他们可以看到什么？

外部参与者只能看到他们已显式邀请加入的对话。 他们可以看到该对话中包含的任何内容，例如，已上传的文件。 但是，如果没有明确邀请，他们永远无法在你的网络上找到或加入其他对话。

问：外部参与者是否可以将文件上传到对话？

答：可以。

问：外部参与者能否同时邀请其他参与者？

是的，外部参与者可以将其他人添加到对话中，就像他们可以在对话中@-提及人员一样。 他们只能邀请用户参加他们已被明确包含的对话。

问：外部参与者可以看到关于我的哪些信息？

答：外部参与者只能看到悬停卡的有限视图。 悬停卡列出的字段包括你的姓名、标题、电子邮件地址和网络。 你的个人资料图片、电话号码等仍对外部参与者隐藏。

问：外部参与者对上传到对话的内容具有哪些权限？

答：外部参与者可以查看和下载文件。 外部参与者只能查看笔记。

问：外部参与者是否可以共享此对话？

答：否。 由于权限将受众限制为特权成员，因此必须单独将外部参与者添加到对话中。

问：外部参与者的数据位于何处？

答：会话数据可供 已验证的管理员 (使用对话中任何参与者的数据导出) 。 因此，如果员工正在另一个网络上参与对话，因为该对话显示在他们的收件箱中，则可在网络的数据导出中使用该对话。 有关详细信息，请参阅在Viva Engage网络中查找外部参与者。

问：当我将外部参与者添加到对话时，他们是否进入我的网络？

答：否。 外部参与者只能参与他们被显式邀请的对话。 他们通过其网络) 上的Viva Engage收件箱 (访问这些对话。 他们无法访问网络的其余部分。

问：经验证的管理员拥有哪些权限？

答： 已验证的管理员可以 随时从任何对话中删除所有外部参与者。 他们还可以使用数据导出查看外部参与者可以访问哪些文件和对话。 有关详细信息，请参阅在Viva Engage网络中查找外部参与者。

问：如果我有关键字 (keyword) 监视，它是否适用于外部参与者在我的网络中发布的消息？

能。 关键字监视适用于网络中的任何帖子，包括来自外部参与者的帖子。

将外部参与者添加到Viva Engage对话

在 Viva Engage 中创建和管理外部组

在Viva Engage网络中查找外部参与者

在Viva Engage网络中禁用外部消息传送