設定合約以自動產生工單和發票

客戶協定包含用於生成工作訂單和發票的預定義詳細資訊。 有關更多資訊，請參閱 協定概述。 隨著協定工作量的增加，請考慮是添加 多個事件還是多個重複週期。

要使用協定，請執行以下步驟：

1. 建立合約。 定義客戶、日期範圍和價目表等高階詳細資料。
2. 創建 協定預訂設置 ，在其中定義為協定創建工作訂單的頻率，以及最終工作訂單的基本詳細資訊，如 工作訂單類型。
3. 新增合約事件、產品、服務和服務工作，這些項目會定義要依據每份產生的工單內容所執行之工作的特定詳細資料。
4. 啟動 協定，協定 預訂日期 將在日期臨近時與工作訂單一起創建。

本文將介紹兩種情況，以展示協定如何創建工作訂單和發票。

先決條件

• 與工單相關的資料，例如系統中設定的帳戶、事件類型、產品、服務和服務工作。

• 已配置協議設置 。 請考慮指定合約首碼和起始編號。

• 協定、協定預訂設置和協定發票設置的指定擁有者有權：創建發票、發票詳細資訊、工作訂單、工作訂單事件、工作訂單產品、工作訂單服務、工作訂單服務任務、資源要求和預訂。

案例 1：自動產生用於資產維護的工單

組織必須在明年對他們在客戶所在地安裝的一台設備進行月度維護。 他們希望使用 Dynamics 365 Field Service，在每個月中自動產生具一定彈性的維護工作。 他們希望調度員將每月維護工作排程安排給最佳且最合適的現場技師，並按議定的價格向客戶收取完成工作的費用。

要配置此方案，請使用協議、客戶資產、事件類型和價目表。

步驟 1：建立合約

1. 在服務 區域中，選擇 協定>新建。

2. 填入您的資訊。 使用工具提示作為 指南。

   • 服務帳戶和帳單帳戶：定義協定工單的發生位置，而帳單帳戶定義發票應發送給誰。 如需詳細資訊，請移至建立和管理帳戶。

   • 系統狀態：定義合約目前是否正在執行中。 建立新合約並新增詳細資料時，設定為估計。

   • 價目表：指定所有與合約相關的產品及服務的價格，並控制從此合約產生之工單和發票上的填入的價目表。 將所有會在合約期間使用到的產品和服務新增至合約價目表。 合約通常包含全新價目表中所反映之商品與服務的議定價格。 可以視需要手動更新產生的工單和發票的價目表。

   • 開始和結束日期：定義合約的期間。

   

3. 在 其他 選項卡中，輸入更多詳細資訊，例如 生成的工作訂單的 服務區域 和 記錄生成時間，用於確定生成與此協定相關的每日工作訂單、發票和其他記錄的時間。 此定義很重要，因為有些組織不希望合約在工作日當中建立工單。 如果未設置任何值，則預設為 Field Service Settings 中的值。

4. 選取儲存。

步驟 2：設定預約週期

創建協定后，指定生成工作訂單的頻率。

1. 在常規 選項卡上的 預訂設置 部分，選擇 新建協定預訂設置 。

   提示

   在選擇 New Agreement Booking Setup 之前，您可能需要選擇垂直省略號 ⋮。

   

2. 填寫協議計劃的名稱。 例如，可能會是「每月維護」。命名很重要，因為合約可以有多個預約週期。 例如，服務組織可能會在同一協定中執行每周和每月維護。

3. 填寫 工作訂單 設置。

   • 自動生成工作訂單：選擇 是 可滾動自動生成工作訂單。 產生的工作訂單將顯示在活動工作訂單檢視中，狀態 為 打開 - 未計劃。 選擇 否 為每個計劃日期手動生成工作訂單。

   • 工作訂單類型：選擇工作訂單的類型，例如診斷和修復 或 檢查。

   • Generate Work Orders Day in Advance Day （提前生成工作訂單天數）：指示在預期服務日期之前生成工作訂單的天數。 如果提前幾天選擇，則積壓的工作訂單可能會變得比預期的要大;但是，如果您選擇的提前天數太少，您可能沒有時間準備。 如果未在合約層級輸入任何值，則 Field Service 設定>合約索引標籤 >提前 X 天產生合約工單中會有整個環境的設定。 如果此欄位也沒有值，則會在預訂日期的 7 天前（協定上記錄的時間）生成工作訂單。

   • 此處輸入的 工作訂單類型 、 優先順序、 工作訂單摘要 和 位置將傳遞到生成的工作訂單。

4. 填寫 預訂設置。

   • 自動生成預訂：選擇 是 讓系統預訂生成工作訂單（無論自動生成還是手動生成）。 指定預訂的 Preferred Resource （首選資源 ） 和 Preferred Start time （首選開始時間 ）。 選擇 否 ，以便通過正常的計劃流程計劃生成的工作訂單：手動、使用計劃 小幫手 或使用 Resource Scheduling Optimization。

     注意

     協定根據重複率創建預訂，而不考慮任何其他因素，包括資源是否處於活動狀態或其工作時間。

   • 估計持續時間：選擇此類型工作訂單的估計時間。

   • 預訂前靈活性 和 預訂後靈活性 欄位指定可以計劃工作訂單的預期計劃日期之前和之後的天數。 這些欄位將填充生成的工作訂單上的 Date Window Start（視窗開始 日期） 和 Window End（視窗結束 日期）字段，以説明 小幫手 計劃。 例如，如果您計劃在每個月的 8 日執行月度維護，並將預訂前和預訂後的靈活性設置為 7 天，則可以將工單安排在每月的 1 日到 15 日之間。

   • 可以指定 Window Start 時間 和 Window End 時間 ， 以便為生成的工作訂單創建時間視窗，Schedule 小幫手 包括該時間視窗。 (例如：工單排程應安排在上午 8 時與下午 12 時之間)。

   

5. 選取最上方命令列中的預約週期。

6. 填入資訊。

   • 遞迴模式。 例如，每週、每月第一個星期一，或每隔一個星期五。

   • 重複範圍。 定義開始日期，並選擇結束日期行為。

     • 無結束日期：在協議結束日期生成工作訂單。
     • 結束日期：在定期結束日期之後停止生成工作訂單。
     • End after # recurrences：在達到指定的重複次數後生成工作訂單。

   • 自定義日期：定義日期以生成工作訂單，如果模式不反映您的業務需求，則除了定期執行這些工作訂單外還應執行這些工作訂單。 例如，在全年各種假期執行服務。 除非提供定期，否則不會生成自定義日期工作訂單。

7. 選擇 確定 然後選擇 保存。

注意

單一合約可以有許多不同預約設定。 例如，您可以為每周訪問創建一個預訂設置，該設置每周創建工作訂單，併為具有不同預訂的每月訪問創建預訂設置。

另請參閱：匯入預約週期。

步驟 3：新增合約工作詳細資料

設置 協定 和 協定預訂設置后，定義應執行的工作。 要定義工作，請將事件類型、產品、服務和服務任務添加到協定中。

如果要使用協議進行客戶資產維護，請使用協定預訂事件並指定資產。 通過在事件上指定客戶資產，您可以定義應在特定設備上執行的重複工作並構建服務歷史記錄。 您還可以將多個事件類型新增至各有一個客戶資產的合約預約設定。 此方案使用協議預訂事件。

如果您不想使用協定預訂事件類型，您可以直接將產品、服務和任務添加到協定中。

1. 在常規 選項卡上的 事件 部分，選擇 新建協定預訂事件。 使用工具提示作為指定事件詳細資訊 指南。

   提示

   在選擇 New Agreement Booking Setup 之前，您可能需要選擇垂直省略號 ⋮。

   

2. 選取儲存後關閉。

當您向協定添加事件時，相關的產品、服務、服務任務和特徵將添加到協定中。 然後，這些專案將在生成時添加到工作訂單中。 添加事件類型時，請考慮將 事件項複製到協議 設置。

步驟 4：啟用合約並檢視工單

在貴組織的經理審核和客戶接受流程之後，最後一步是 激活 協定。 啟動後，系統會生成相關記錄，例如維護日期和工作訂單。 要向協議狀態添加更多詳細資訊，請考慮使用 協議子狀態 值。 您還可以建立自訂合約子狀態。

1. 在協議 頁面中，將系統狀態 設置為 活動。

2. 選取儲存。 表示應執行服務的日期的預訂日期。

3. 要查看預訂日期，請打開 預訂設置 並滾動到 預訂日期 部分。

   

當時間接近預訂日期時，將根據 提前生成工作訂單天數 字段生成 工作訂單。 預訂日期狀態將更改為 已處理 ，並顯示對生成的工作訂單的查找。

如果將 自動生成工作訂單 設置為 否，則可以為每個預訂日期手動生成工作訂單。 對於必須早於定義時間生成工單的獨特業務案例，可以手動生成工單。 打開預訂日期，然後選擇 生成工作訂單。

如果您決定使用自動生成預訂 協定，則在生成工作訂單時，會將工作訂單安排到首選資源。

步驟 5：執行合約工單

生成工作訂單后，它們將與其他工作訂單 一起顯示在 工作訂單 視圖中。

生成的工作訂單包含協定中指定的所有詳細資訊，例如價目表、工作訂單類型、事件類型和客戶資產。 詳細資訊仍然可以在工作訂單級別進行編輯。 例如，儘管工作訂單可能是從協定生成的，但可以根據需要向工作訂單添加更多產品和服務。 如果您具有正確的許可權，則可以更改其他詳細資訊，例如價目表和工作訂單類型。

工作訂單包含協定的 連結。

如果尚未計劃，請選擇 預訂 並 發射鍵 計劃 小幫手。

在現場技術人員執行協定工作訂單並且經理將其關閉后，將創建已完成工作的發票。 如需詳細資訊，請參閱關於工單生命週期和狀態的文章。

提示

在設置協定以自動生成工作訂單時，請將工作訂單 子系 記錄（如工作訂單產品、服務、服務任務和事件類型）的數量限制為不超過 500 個。 較大的記錄量、同步自定義外掛程式或自定義進程可能會導致超時，從而導致無法生成剩餘的 子系 記錄。

案例 2：自動產生發票

合約發票用於自動產生產品和服務的發票。 發票按定義的重複週期生成，並且每次都包含相同價格的相同產品。 無論是否執行任何工單，都會產生發票並開立帳單。 這類似於您支付每月手機帳單的方式，無論您發送的電話或簡訊數量如何。

在此方案中，客戶向 Field Service 組織支付服務計劃的季度金額。

步驟 1：建立合約或選取現有合約

您可以將合約發票新增至現有合約，或將其新增至新的合約。 您可以有一個僅含合約發票而沒有維護方案的合約，甚至可以單一合約含有多個發票。

在此示例中，季度發票將添加到現有協定中。

1. 從協定中，依次選擇 Invoice Setup （發票設置>） Add New Agreement （添加新協定） Invoice Setup（發票設置）。

   提示

   在選擇 New Agreement Booking Setup 之前，您可能需要選擇垂直省略號 ⋮。

   

2. 輸入服務協議的名稱，然後選擇 Save （ 保存）。

步驟 2：設定發票週期和產品

1. 選擇 Invoice products （發票產品 ） 和 New Agreement Invoice product （新建協定發票產品）。

2. 添加您要定期向客戶收費的產品，然後選擇 Save （保存）。 發票產品的價格源自協定上的價目表。

   注意

   發票產品只能是 Field Service 產品類型設定為庫存或非庫存的產品。 無法新增服務類型產品。

   

3. 在頂部的命令欄中選擇 Invoice Recurrence （發票定期 ）。

4. 輸入重複資訊。 要按季度設置，請選擇：

   • 重複：每月
   • 重複時間：月份中的日期
   • 每個指定月份：3

5. 選擇 確定，然後選擇 Save （保存）。

步驟 3：啟用發票週期並檢視發票

由於此協定已生效，因此發票日期會在短時間內生成，但不會立即生成。 如果您已將協議發票設置添加到新協議或狀態為 Estimate （估計 ） 的現有協定，請啟動該協定。

要查看發票日期，請選擇 Related Invoice Dates （相關>發票日期）。

您無法像使用協定工作訂單那樣手動生成協議發票。

注意

發票會提前生成，具體取決於您在 協定 部分 下的 Field Service 設置 中 提前 X 天生成協定發票欄位的設置。 發票到期日是根據您的定期發票設置設置的，但它是提前 X 天創建的。 如果未為 提前 X 天生成協定發票輸入任何值，系統會在發票日期當天在 協議的記錄生成計時 欄位中生成發票，然後在 Field Service 設置中生成發票。

匯入預約週期

您可以匯入協定預訂設定 （ABS） 或協定發票設定 （AIS） 的預訂重複模式。 儲存時，週期對話方塊會填入 ABS 或 AIS 記錄上的欄位。 此欄位稱為週期設定，預設不會顯示在表單上。 要通過 CSV 導入包含一個或多個 ABS 或 AIS 記錄的重複週期，請執行以下步驟。

1. 從 ABS 或 AIS 獲取代表性字串，其設置方式與您希望配置導入的記錄的方式類似。

2. 在該字串中，確定驅動記錄行為方式的值，您可以從字串中解析出這些值，例如開始和結束日期或月份。

3. 使用以下範例字串將協定預訂和發票設置記錄填充到電子表格中，並使用它來導入完全配置的記錄。

例如，請參閱以下螢幕截圖中的重複週期以及相關的 XML。

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

更改協定的所有者

1. 將協定 System Status 更改為 Estimate， 然後選擇 Save。 等待 5 分鐘，讓所有異步進程運行

2. 將協定 系統狀態 設置回 活動 ，然後選擇 保存並關閉。

後續步驟

• 使用事件類型建立工單範本
• 建立和管理客戶帳戶