設定合約以自動產生工單和發票

Field Service 合約允許組織以預先定義的詳細資料、頻率和日期範圍來自動產生工單和發票。 合約最常用於維護排程，組織必須據以對設備執行每日、每週或每月檢查。

以下是一些可以設定和使用合約的不同方式。 合約會產生：

• 每日檢查工單，調度員透過排程面板或排程小幫手安排其排程。
• 由 Resource Scheduling Optimization 自動排程的每月維護工單。
• 每週工單，合約每次都會在定義的開始時間指派相同的資源。
• 每月在客戶地點檢查多項客戶資產的單一工單。
• 每年在客戶地點檢查多項資產的多個工單。
• 向客戶請領預先定義之產品與服務款項的季度發票。

若要使用合約，您必須：

1. 建立合約。 定義客戶、日期範圍和價目表等高階詳細資料。
2. 建立合約預約設定，您會用來定義多久建立一次合約的工單，以及最終工單的基本詳細資料，例如工單類型。
3. 新增合約事件、產品、服務和服務工作，這些項目會定義要依據每份產生的工單內容所執行之工作的特定詳細資料。
4. 啟用合約和合約預約日期會在日期臨近時與工單一起建立。

我們來逐步解說兩個案例，展示合約如何建立工單和發票。

先決條件

• 與工單相關的資料，例如系統中設定的帳戶、事件類型、產品、服務和服務工作。

• 請考慮指定合約首碼和起始編號。 如需詳細資訊，請移至合約設定。

• 合約指定負責人、合約預約設定和合約發票設定需要可建立發票、發票詳細資料、工單、工單事件、工單產品、工單服務、工單服務工作、資源需求和預約的權限。

案例 1：自動產生用於資產維護的工單

組織必須在未來兩年內每月對安裝在客戶地點的設備執行維護。 他們希望使用 Dynamics 365 Field Service，在每個月中自動產生具一定彈性的維護工作。 他們希望調度員將每月維護工作排程安排給最佳且最合適的現場技師，並按議定的價格向客戶收取完成工作的費用。

我們會使用合約 (搭配客戶資產、事件類型和價目表) 來設定此案例。

步驟 1：建立合約

從主功能表移至 Field Service>合約>+ 新增。

填入您的資訊。 使用方便的工具提示做為指引。

• 服務帳戶和計費帳戶：服務帳戶定義合約工單發生的位置，而計費帳戶定義發票應傳送給誰。 如需詳細資訊，請移至建立和管理帳戶。

• 系統狀態：定義合約目前是否正在執行中。 建立新合約並新增詳細資料時，設定為估計。 稍後準備好開始執行工單和傳送發票時，會設定為使用中。

• 開始和結束日期：定義合約的期間。

• 價目表：指定所有與合約相關的產品及服務的價格，並控制從此合約產生之工單和發票上的填入的價目表。 將所有會在合約期間使用到的產品和服務新增至合約價目表。 合約通常包含全新價目表中所反映之商品與服務的議定價格。 可以視需要手動更新產生的工單和發票的價目表。

在其他索引標籤中，您可以輸入更多詳細資料，例如應做為產生的工單所屬整體的服務領域，以及規定一天中應產生工單、發票和其他與此合約相關之記錄所在時段的記錄產生時間。 此定義很重要，因為有些組織不希望合約在工作日當中建立工單。 如果沒有設定值，則預設為 Field Service 設定中的值。

最後，儲存。

步驟 2：設定預約週期

合約建立後，指定要多久產生工單一次。

在預約設定區段中，選取 +新增預約設定記錄。

填入您的資訊，以建立合約排程。 使用方便的工具提示做為指引。

• 名稱：輸入合約排程的名稱。 例如，可能會是「每月維護」。命名很重要，因為合約可以有多個預約週期。 例如，依據同一份合約的設定，服務組織可能會執行每週和每月維護。

工單設定

• 自動產生工單：設定為是以使此合約自動產生工單。 系統將會重複產生工單。 產生的工單將匯出現在使用中工單檢視表中，且狀態為開啟 - 未排程。 如果設定為否，您必須手動產生每個排程日期的工單，本文後面將會探討。

• 提前產生工單日數：規定在預期服務日期之前多少天產生工單。 如果您選擇相當長的提前天數，可能會有大過所需數量的工單積存，但要是您選擇的提前天數太少，就可能沒有時間準備。 如果未在合約層級輸入任何值，則 Field Service 設定>合約索引標籤 >提前 X 天產生合約工單中會有整個環境的設定。 如果此欄位也沒有任何值，則會按照合約上所輸入的記錄產生時間，提前在預約日期前七天產生工單。

此處輸入的工單類型、優先順序、工單摘要和工作地點會傳遞到產生的工單。

預約設定

• 自動產生預約設定為是，以取得系統預約產生的工單 (無論是自動產生還是手動產生)。 如果設定是，您必須為預約指定偏好的資源和偏好的開始時間。 如果設定為否，則必須手動使用排程小幫手或 Resource Scheduling Optimization，透過一般排程程序來安排產生的工單。

注意

合約會根據定期事項建立預約，而不考慮其他因素，包括資源是否為使用中狀態、工作時數等等。

• 預約前彈性和預約後彈性欄位可指定預計可排程工單的排程日期前和後的天數。 這些將會填入所產生工單的日期範圍開始和日期範圍結束欄位，以協助排程小幫手。 例如，如果您打算在每月 8 日執行每月維護，並將預約前和預約後彈性設定為七天，則可以將工單安排在每月 1 日與 15 日之間。

• 可以指定時間範圍開始和時間範圍結束為產生的工單建立時間範圍，排程小幫手會將這兩項納入考量。 (例如：工單排程應安排在上午 8 時與下午 12 時之間)。

預約週期

定義根據合約建立工單的模式。

1. 選取最上方命令列中的預約週期。

   

2. 指定週期模式。 例如，每週、每月第一個星期一，或每隔一個星期五。

   

3. 設定週期範圍。 定義開始日期，並選擇結束日期行為。

   • 無結束日期：產生工單，直到合約結束日期為止。
   • 結束於：在週期結束日期後停止產生工單。
   • 在 # 個期間後結束：產生工單，直到達到指定的重複週期數為止。

4. 如果模式無法反映您的業務需求，您還可以定義自訂日期來產生除定期工單外還應執行的工單。 例如，在全年各種假期執行服務。 除非已提供定期工作單，否則不會產生自訂日期工單。

5. 選取儲存。

注意

單一合約可以有許多不同預約設定。 例如，您可以建立每週建立工單的每週訪視預約設定，以及不同預約的每月訪視預約設定。

另請參閱：匯入預約週期。

步驟 3：新增合約工作詳細資料

設定合約以定義高階詳細資料，並設定合約預約設定以定義週期之後，下一個步驟就是定義應該執行的工作。

這項定義是藉由將事件類型、產品、服務和服務工作新增至合約來完成。

從合約預約設定選取 +新增合約預約事件記錄。 依照工具提示的指引，指定事件詳細資料，然後選取儲存後關閉。

將事件新增至合約時，相關產品、服務、服務工作和特性會新增至合約，然後再於產生工單時新增至其中。 請參閱本文結尾的設定考量事項中有關「複製事件項目至合約」的附註。

如果不希望使用事件類型，您可以將產品、服務和服務工作直接新增至合約。

客戶資產與合約

如果要將合約用於客戶資產維護，請使用合約事件。

您可以在合約事件上指定客戶資產，來定義應對特定設備執行的週期性工作，並產生服務歷程記錄。 您還可以將多個事件類型新增至各有一個客戶資產的合約預約設定。

使用兩個事件進行每月維護的範例，組織可以：

1. 對同一個客戶資產執行兩種不同類型的維護程序 (事件類型)。
2. 對兩個不同的客戶資產執行相同的維護程序 (事件類型)，只要這兩個資產位於服務帳戶所定義的相同地點即可。

步驟 4：啟用合約並檢視工單

最終，定義了高階詳細資料、週期和工作之後，最後一個步驟就是啟用合約以開始產生相關記錄，例如維護日期和工單。 這通常是在經理檢閱且客戶接受之後完成。 若要新增更多詳細資料至合約狀態，請考慮使用合約子狀態值。 您還可以建立自訂合約子狀態。

從合約中，將系統狀態欄位設定為使用中。 這樣做會觸發建立表示應執行服務之日期的預約日期。

當時間接近預約日期時，將會根據提前產生工單日數欄位產生工單。 預約日期接著會有已處理的狀態，以及對所產生工單的查詢。

您也可以手動為每個預約日期產生工單。 如果您將自訂產生工單設定為否，或是在您必須早於規定時間產生工單的獨特商務案例中，則適用此情況。

如果您決定讓合約自動產生預約，則會在產生工單時將工單將安排給偏好的資源。

步驟 5：執行合約工單

產生工單時，這些工單會在使用中工單檢視表的其他工單當中出現。

產生的工單將會有合約所指定的所有詳細資料，例如價目表、工單類型、事件類型、客戶資產等。

注意

雖然合約提供產生工單的架構，但是詳細資料仍可在工單層級編輯。 例如，雖然工單可從合約產生，但可以視需要新增更多產品和服務到工單中，而其他像是價目表和工單類型等詳細資料都可以變更 (假設有足夠權限)。

設定區段也會記下對合約的查詢。

選取工單預約按鈕並觸發排程小幫手之後，搜尋開始和搜尋結束時間參數會反映預約日期。

合約工單由現場技師執行並由經理關閉後，將會依照正常工單開立發票程序建立已完成工作的發票。 無論工單是否屬於合約的一部分，都是如此。 如需詳細資訊，請參閱關於工單生命週期和狀態的文章。

案例 2：自動產生發票

合約發票用於自動產生產品和服務的發票。 發票會按照定義的週期產生，並且每次都以相同的價格包含相同的產品。 無論是否執行任何工單，都會產生發票並開立帳單。 這是類似於不論通話或簡訊傳送數量如何，都得支付每月行動電話帳單的模型。

我們來設定客戶向現場服務組織支付服務方案每季款項的案例。

步驟 1：建立合約或選取現有合約

您可以將合約發票新增至現有合約，或將其新增至新的合約。 您可以有一個僅含合約發票而沒有維護方案的合約，甚至可以單一合約含有多個發票。

在範例中，我們會將季度發票新增至已建立的合約。

從合約移至發票設定>新增合約發票設定。

步驟 2：設定發票週期和產品

在發票產品區段中，新增要定期向客戶收取費用的產品。 發票產品的價格將從合約的價目表中得出。

注意

發票產品只能是 Field Service 產品類型設定為庫存或非庫存的產品。 無法新增服務類型產品。

接下來，選取最上方的發票週期，以定義多久應產生發票一次。

選取儲存以套用變更。

步驟 3：啟用發票週期並檢視發票

由於此合約已處於使用中狀態，因此發票日期會在短時間後產生，但不是立即產生。 如果您已將合約發票設定新增至新合約或具有估計狀態的現有合約，則必須啟用該合約。

合約處於使用中狀態後，合約發票日期會在短時間後產生。

無法像您使用合約工單那樣手動產生合約發票。

注意

發票將依據您在 Field Service 設定的合約區段下，於提前 X 天產生合約發票欄位中設定的 X 天數提前產生。 這表示，發票到期日會根據您的週期性發票設定進行設定，但是會提前 X 天建立。 如果沒有輸入提前 X 天產生合約發票的值，則系統會按照合約的記錄產生時間欄位在發票日期當天產生發票，然後依照 Field Service 設定產生。

設定考量事項

在 Field Service 設定中，有您可以為合約設定的重要預設值，這些值有助於系統管理員控制系統建立合約的方式。 合約預約日期可協助組織規劃維護。 如需詳細資訊，請移至合約設定。

注意

有些對合約或其子記錄 (合約預約設定、合約預約日期、合約發票設定和合約發票日期) 的更新可能會觸發非同步背景程序。 在相同合約中接二連三觸發這些程序的更新，會導致系統暫時封鎖後續更新，直到程序完成為止。 這是系統為了保護每個合約的資料完整性的刻意行為。 請等待程序完成後再試一次，或重試更新，直到成功為止。

可能觸發非同步背景程序的更新範例：

• 更新合約預約設定或合約發票設定週期。
• 更新合約預約日期或合約發票日期的日期。
• 修改合約狀態。

這些程序及其封鎖後續快速更新的可能性取決於其觸發所在的特定合約。 對其他合約或其子記錄的更新不受影響。

多個事件與多個期間

隨著合約工作的增加，您必須決定是將多個合約事件新增至單一週期，還是新增多個週期，每個週期各有一個或多個事件。 以下是一些要考量的事項：

• 誰會執行工單？：單一週期將建立單一工單，而多個週期則會建立多個工單，並且工單是由一個人執行。 如果您設想合約工作由一個人完成，那麼使用單一期間可能會更好。 有一個因應措施就是，將事件類型與有助於將單一工單排程至多項資源的需求群組範本搭配使用。

• 差旅：如果多個週期建立多個工單，這就可能會建立更多行程和更多差旅。

• 您如何追蹤資產？：有些組織偏好每個工單與單一客戶資產相關。 這樣就知道花費在工單上的時間與花費在維護資產的時間相互關聯，這有助於回報狀況。 如果是這樣，您可以選擇讓多個週期各建立一個包含與單一資產相關之單一事件的工單。

使用 Resource Scheduling Optimization 自動排程合約工單

Resource Scheduling Optimization 會自動排定工單，以將工作時數和行進時間最佳化。 這包括從合約產生的工單。 如果您有興趣使用 Resource Scheduling Optimization 來排程合約工單，這裡有三個選項：

1. 讓合約自動產生工單，並確保產生的工單納入 Resource Scheduling Optimization 範圍。
2. 讓合約自動產生和預約工單，並確保 Resource Scheduling Optimization 已啟用排程給工單的偏好資源，且相關預約的預約狀態可最佳化。 您可以對預約使用排程鎖定選項，以確保合約預約仍舊排程給該資源、時段或這兩者。
3. 建立僅考慮從合約產生之工單的特定 Resource Scheduling Optimization 排程及範圍。 這可讓您設定最佳化合約工單預約時的特定步調與優先順序。

與合約搭配使用發票和權利

決定使用合約發票時，您可以建立新合約來產生發票，或將發票新增至現有服務合約。 如果合約發票與排程維護相關，則建議將合約產生的工單和合約產生的發票加入同一個合約做為其中一部分。

即使您有產生發票的合約，合約工單仍然會在工作完成和狀態為關閉已列報時建立發票。 如果只有合約發票代表應向客戶收費的內容，您需要建立程序來忽略不計或減計工單發票。 這可能簡單得只是停用這些發票，或是使用價目表和權利來確保工單小計和工單發票為 $0。

權利是根據如服務帳戶、事件類型和客戶資產類別等多項因素套用至工單定價。 通常的做法是為特定客戶建立概述自訂工作的特定事件類型；有一個選項是在自訂合約事件類型新增至工單時套用權利，藉由設定 100% 的折扣使產品和服務的收費為 $0。

如需詳細資訊，請參閱 Dynamics 365 Field Service 中工單的權利。

匯入預約週期

您可以匯入合約預約設定 (ABS) 或合約發票設定 (AIS) 的預約週期模式。

• 儲存時，週期對話方塊會填入 ABS 或 AIS 記錄上的欄位。
• 此欄位稱為週期設定，預設不會顯示在表單上。
• 若要透過 CSV 匯入有一個或多個 ABS 或 AIS 記錄的週期，只需從 ABS 或 AIS 取得代表性字串即可，此字串是類似於設定為您想要如何對匯入的記錄進行設定。
• 您可以透過該字串了解到，有一些可從該字串剖析出驅動記錄行為方式的值，例如開始和結束日期、間隔月數等值。
• 您可以使用這些範例字串，將合約預約及發票設定記錄填入試算表中，然後使用此試算表匯入完整設定的記錄。

例如，請參閱下列螢幕擷取畫面中的週期，以及下面的相關 XML。

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

其他注意事項

• 您可以編輯使用中合約，所做編輯會立即符合條件，並在短時間後更新合約。

• 編輯使用中合約的預約週期將會以非同步方式更新預約日期。

• 您可以複製現有的合約，並選擇要套用至所產生之複本的參數。

• 變更合約負責人時，將合約狀態變更為草稿/估計，並儲存變更。 等待五分鐘以讓所有非同步程序都能執行，然後將合約狀態重新設定為使用中，使其工作流程依照正確的順序執行。

• 如果自動產生工單已設定為否，但自動產生預約設定為是，則手動從預約日期產生工單時，就會自動建立預約。

• 合約主要是在服務帳戶所代表的單一地點來執行。 在多個地點的工作應使用多個合約來設定。

• 在您希望將合約完全用於產生發票而非產生工單的案例中，請考慮使用報價實體做為功能類似的 Field Service 解決方案的一部分。

• 合約可搭配 Dynamics 365 Sales 潛在客戶 > 商機 > 報價 > 訂單的程序順利運作。 達成此目的方式如下：

  • 將潛在客戶歸類為服務維護潛在客戶
  • 使用服務型明細新增商機明細
  • 將報價明細建立為服務型明細，並新增報價預約設定

• 設定合約以自動產生工單時，請將產生的工單下層記錄 (工單產品、服務、服務工作、事件類型等) 數量限制在不超過 500 個。 較大數量的記錄、同步自訂外掛程式或自訂程序可能會導致逾時，使得剩餘的下層記錄無法產生。

• 複製事件項目至合約欄位在事件類型設定期間很重要，原因有兩個：

1. 您想要新增至合約的事件可能與您要新增至不屬於合約之單一工單的事件略有不同。 例如，事件通常需要 1 小時的服務，但在合約上，您與客戶協商達成 2 小時的服務。 您不必只是為了這份合約建立第二個事件類型，而可以將複製事件項目至合約設定為否，再將事件新增至合約，然後手動新增特定服務工作、產品和服務等項目。 這樣您就可以使用相同的事件類型，有助於以後進行報告。 將此選項設定為是，並將事件項目新增至合約，然後就可以從中接受這些項目或稍作變化。

如果設定為是，則會建立合約項目。

如果設定為否，則不會如此。

1. 可以將事件新增至週期性工作的合約。 這表示合約將會產生已附加預先定義工單事件的工單。 不過，如本文章先前所述，可以隨著流程和程序變更來編輯事件。 但是合約可以跨越多個月甚至幾年，因此合約應使用建立合約之時的原始事件類型，還是使用最新變更的事件類型？ 這可能導致合約到最後所執行的工作與原先預定的工作不同。 如果事件在整個合約使用期限內應保持不變，則在啟用合約之時，將事件詳細資料複製到合約以設定為是。 如果從合約產生的工單應在從合約產生工單時擷取最新的事件類型詳細資料 (這通常是依據合約預約設定的提前 X 天產生合約工單欄位持續進行)，則設定為否。

2. 將項目新增至合約時，這些項目會複製到合約中，即使合約有估計狀態也一樣。

後續步驟

• 使用事件類型建立工單範本
• 建立和管理客戶帳戶