您的組織可能需要將其保留組織之後保留先前的員工電子郵件。 根據您的組織保留需求，您可能需要幾個月數或年後結束工作，或您可能需要無限期保留信箱內容的保留信箱內容。 無論您需要保留電子郵件多久，都可以建立非使用中的信箱來保留前員工的信箱。
什麼是不在作用中的信箱？
非使用中信箱是一種虛刪除信箱，用來在離職員工離開貴組織後保留其電子郵件。
當員工 (離開組織或長期休假) 時，您可以移除他們的 Microsoft 365 帳戶。 員工的信箱資料會在帳戶移除後保留 30 天。 在此期間，您仍然可以透過取消刪除帳戶來復原信箱資料。 30 天後，資料就會永久移除。
但是，如果在刪除 Microsoft 365 帳戶之前對信箱套用保留，則信箱將會轉換成非作用中的信箱。 下列各節包含可套用至 Microsoft 365 保留和電子文件探索保留的保留相關資訊。
當組織因為法規或其他原因而需要保留離職員工的信箱內容時，非使用中信箱就非常有用。 雖然本文件中列出的任何類型的保留都會在刪除使用者物件時強制信箱停用，但我們建議您透過套用 Microsoft 365 保留原則或保留標籤來執行此動作， 確認已套用保留，然後移除對應的 Microsoft 365 帳戶。 屆時，非使用中信箱的內容會在刪除使用者帳戶之前指定的保留期間保留。 您仍然可以在 30 天內復原對應的使用者帳戶，不過 30 天之後，該信箱會在 Microsoft 365 中保留為非作用中信箱，直到移除保留原則或保留標籤為止。
重要事項
如先前所述，建議您使用 Microsoft 365 保留來建立非作用中信箱：
Exchange 系統管理中心的 In-Place 保留現已淘汰。 自 2020 年 7 月 1 日起，無法在 Exchange Online 中建立新的 In-Place 保留。 自 2020 年 10 月 1 日起，就地保留的保留持續時間無法再變更。 任何已套用 In-Place 保留的非作用中信箱，只能移除 In-Place 保留才能刪除。 保留的現有非作用中信箱將 In-Place 保留，直到保留移除為止。 如需淘汰 In-Place 保留的詳細資訊，請參閱 淘汰舊版電子文件探索工具。
訴訟保留仍受支援，作為保留信箱中內容並在刪除使用者帳戶後使其非作用中的替代方法。 不過，由於是較舊的技術，建議您改為使用 Microsoft 365 保留。
當相同內容有多個保留時，會 套用保留原則 ，且內容會保留最長的時間。
確認保留已套用至信箱
無論您是套用 Microsoft 365 保留原則、保留標籤、電子文件探索保留、訴訟保留，還是已有 In-Place 保留，您都可以使用 PowerShell 確認保留已成功套用至信箱。 如果您最近設定了保留，您可能需要等到將保留套用到信箱。
為了防止意外或意外刪除，我們建議您在刪除使用者帳戶之前確認保留。 如果未套用保留，信箱將不會轉換成非作用中的信箱。
如需指示，請參閱 如何識別 Exchange Online 信箱上的保留類型。
您也可以自動套用保留：從信箱移除保留後，Microsoft 365 會套用 延遲保留 ，以免立即清除內容。 具有延遲保留的信箱仍會被視為保留，因此它會保持非作用中的信箱，直到移除延遲保留或到期。 如需詳細資訊，請參閱 管理延遲保留信箱 和 從非作用中信箱移除延遲保留。
非作用中信箱和 Microsoft 365 保留
如果 Microsoft 365 保留原則套用至信箱，或信箱中的一或多個電子郵件項目已套用保留標籤，然後刪除 Microsoft 365 使用者帳戶，則信箱將會轉換成非作用中信箱。 對於要建立的非作用中信箱：
保留設定必須設定為 保留內容，或保留後刪除內容。 如果保留動作設定為只刪除內容，則刪除使用者帳戶後信箱不會變成非使用中。 對於非作用中信箱，建議您使用 [保留，然後刪除] 選項。
保留設定必須套用至與 Exchange 信箱相關聯的 保留位置 ：
- Exchange 電子郵件
- Microsoft 365 群組
- 商務用 Skype
- Exchange 公用資料夾
- Teams 通道訊息
- Teams 聊天和 Copilot 互動
- Teams 私人通道訊息
- Viva Engage 社群訊息
- Viva Engage 使用者訊息
如需 Microsoft 保留的詳細資訊，請參閱 瞭解保留原則和保留標籤。
如果使用 Microsoft 365 保留來建立非作用中信箱，則保留原則或保留標籤中的保留設定會繼續套用至非作用中信箱。 這表示如果保留設定為保留後刪除內容，則當保留期間到期時，項目會移至 [可復原的項目] 資料夾，然後最後從非作用中信箱中清除。 如果保留設定未設定為刪除項目，則在信箱設為非作用中) 之前，尚未由使用者 (永久刪除的項目將不會移至 [可復原的項目] 資料夾，而且會在信箱變成非作用中後無限期保留。
提示
您可以使用 ComplianceTagHoldApplied 屬性來識別信箱是否有套用一或多個保留標籤的項目，以進行保留，或保留然後刪除內容。 如需詳細資訊，請參閱 識別因為保留 標籤已套用至資料夾或項目而處於保留狀態的信箱。
使用調適性原則範圍來管理非作用中信箱的保留
使用 調適性原則範圍，您可以將保留設定專門應用於非作用中信箱。 此設定的優點包括：
您可以滿足組織的法規或政策，這些法規或政策要求在職員工和前員工有不同的保留期。
您可以將保留設定設為只保留信箱內容，直到符合組織對離職員工的需求為止。
您可以快速識別指派給組織中非作用中信箱的保留原則，以便在必要時更輕鬆地變更保留設定。
永久刪除非作用中信箱比較容易，因為您可以設定 調適性範圍 以根據非作用中信箱的屬性或屬性，將它從原則中移除。 否則，您必須先使用 Exchange Online PowerShell，再刪除信箱。
注意事項
視調適性原則範圍的設定而定，可能會或可能不包含非作用中信箱。 若要特別鎖定或排除自適性原則範圍中的非作用中信箱，請參閱 Exchange 電子郵件和 Exchange 公用資料夾的設定資訊。
使用靜態原則範圍和非作用中信箱
如果您不使用 調適性原則範圍，而是使用靜態範圍 搭配 Microsoft 365 保留，請考慮下列事項：
當您使用預設的 [ 所有信箱 ] 設定時，靜態原則範圍包括非作用中信箱，但 不支援特定包含項目或排除項目。 不過，如果您在套用原則時包含或排除具有作用中信箱的收件者，而信箱之後又變為非作用中，則保留設定會繼續套用或排除。 在此案例中， 特定包含和排除限制 仍然適用。
注意事項
這也表示任何新的 Microsoft 365 保留設定，使用套用至 [所有信箱 ] 預設選取範圍的靜態範圍，都會自動包含所有現有的非作用中信箱。
如果您變更 [所有信箱 ] 的預設選取範圍以包含特定收件者，原則的保留設定將不再適用於任何非作用中信箱，這些信箱現在就符合自動刪除資格。
如果您想要釋放套用至非作用中信箱的保留原則，請參閱 釋放保留原則。
注意
當您使用 Microsoft 365 保留將信箱設為非作用中時，請勿變更或移除信箱的使用者主體名稱 (UPN) ，再刪除對應的使用者帳戶。 此外，請勿變更衍生自 UPN) 的主要 SMTP 位址 (，或在將信箱設為非使用中之前，或從與信箱相關聯的次要 SMTP 位址清單中移除此電子郵件地址。
如果您在套用保留設定時變更指派給信箱的 UPN 或電子郵件地址 () ，然後刪除使用者帳戶以將信箱設為非作用中信箱，當您不再需要保留非作用中信箱時，將無法刪除它。 這是因為您無法使用 UPN 或電子郵件地址 (來識別與最初將保留設定套用至信箱時存在的非作用中信箱) 不同，從原則中移除非使用中信箱。 如需刪除非作用中信箱的詳細資訊，請參閱在 Office 365 中刪除非作用中信箱。
不在作用中信箱和 eDiscovery 案件保留
如果在信箱上放置與 電子文件探索案例 關聯的保留，然後刪除該信箱或使用者的帳戶，則信箱會變成非作用中的信箱。 不過，請勿使用電子文件探索案例保留來將信箱設為非使用中。 That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. 在某個時間點，法律案件可能會結束，與案件相關的保留被移除，電子文件探索案件也已結案。 事實上，如果在非作用中信箱上放置的保留與電子文件探索案例相關聯，然後釋放保留或關閉或刪除電子文件探索案例 (或刪除) ，則會永久刪除非使用中信箱。 此外，您無法建立以時間為基礎的電子文件探索保留。 此狀況表示非使用中信箱中的內容會永久保留，或保留直到保留移除且非使用中信箱被刪除為止。 因此，請對非作用中信箱使用 Microsoft 365 保留。
重要事項
刪除具有 作用中電子文件探索保留 的信箱時，信箱內容會保留為非作用中信箱。 只要保留或相關案例保持作用中，內容就在電子文件探索中保持可搜尋和匯出。
如需電子文件探索保留與 Microsoft 365 保留之間差異的詳細資訊，請參閱 何時使用保留原則和保留標籤或電子文件探索保留。
非作用中信箱和自動展開的封存
設定了自動展開封存的非作用中信箱無法復原或還原。 如果基於合規性考慮，您需要使用自動展開封存從非作用中信箱復原資料，請使用內容搜尋從信箱匯出資料。 此動作僅支援用於電子文件探索目的，無法做為備份解決方案。 如需使用搜尋復原電子文件探索資料的指示，請參閱在 電子文件探索中建立案例搜尋
非使用中信箱和 Exchange MRM 保留原則
將 Exchange 保留原則套用 (Exchange Online) 中的訊息記錄管理 （MRM） 功能不會在刪除使用者帳戶時建立非作用中的信箱。
不過，如果此 MRM 保留原則在信箱變成非作用中之前已套用至信箱，則使用 [刪除 ] 動作) 設定的任何刪除原則 (MRM 保留標籤，都會繼續在非作用中信箱上處理。 這表示當保留期間到期時，使用 MRM 刪除原則標記的項目將被移至 [可復原的項目] 資料夾 。 保留期間到期時將這些項目已清除從非使用中的信箱。 如果不在作用中信箱的未指定保留持續時間，則會無限期保留復原的項目] 資料夾中的項目。
相反地，任何以 MoveToArchive 動作) 設定的封存原則 (MRM 保留標籤，如果包含在指派給非作用中信箱的 MRM 保留原則中，就會被忽略。 也就是說，當保留期間到期時，非使用中信箱中被封存原則標記的項目仍會保留在主要信箱中。 它們不被移至封存信箱或封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾。 他們將會無限期保留。
後續步驟
若要將信箱設為非作用中並進行管理，例如復原、還原和刪除信箱，請參閱 建立和管理非作用中信箱。