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建立和管理非使用中信箱

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Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

非作用中信箱可讓您在離職員工離開貴組織后保留其電子郵件，並可由基於合規性或法律理由獲得 電子檔探索 許可權的授權人員存取。 例如，系統管理員、合規性人員和記錄管理員，接著可以使用內容搜尋來搜尋和導出非使用中信箱的內容。 非作用中的信箱無法接收電子郵件，也不會顯示於貴組織的共用通訊錄或其他清單中。

如需非使用中的信箱詳細資訊，請參閱了解非使用中的信箱。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

建立非作用中信箱

讓信箱變成非作用中，需要保留信箱，然後刪除信箱或對應的用戶帳戶。

若要讓信箱處於非作用中狀態，必須 正確授權 ，才能將保留套用至信箱，再刪除信箱。 刪除用戶帳戶之後，任何與使用者帳戶相關聯的 Exchange Online 授權都可以指派給新的使用者。

建議您使用 Microsoft 365 保留期，在信箱上套用保留。 其他方法則涵蓋在 瞭解非使用中信箱中。

刪除信箱的最佳方式是在 Microsoft 365 系統管理中心刪除對應的用戶帳戶。 如需刪除使用者帳戶的相關信息，請參閱 從您的組織刪除使用者。 不過，您也可以使用 Exchange Online PowerShell 中的 Remove-Mailbox Cmdlet 來刪除信箱。 如需詳細資訊，請參閱 刪除或還原 Exchange Online 中的使用者信箱。

下表摘要說明程序，讓不同保留案例的非使用中信箱。


自。。。 執行這項作業... 結果
只有在員工離職之後無限期保留信箱內容 1.套用Microsoft 365 保留設定，並保留信箱的動作 (保留原則) 或特定電子郵件專案 (一或多個保留卷標) 。

2.等候套用保留設定。

3.移除使用者的 Microsoft 365 帳戶。		 非使用中信箱中已套用保留設定的所有內容，包括 [可復原的專案] 資料夾中的專案，都會無限期保留。
員工離開組織后，保留特定期間的所有信箱內容，然後刪除信箱 1.將Microsoft 365 保留原則套用至具有保留設定的信箱，並在保留期間到期時刪除專案。

2.等候套用保留設定。

3.移除使用者的 Microsoft 365 帳戶。		 當信箱專案的保留期間到期時，會將專案移至 [可復原的專案] 資料夾，然後在 Exchange 信箱的已刪除專案保留期間 () 到期時， (從非使用中信箱清除) 永久刪除該專案。 Microsoft 365 保留原則的保留期間一律以收到或建立信箱專案的原始日期為基礎。

注意事項

如果Microsoft設定為保留或保留及刪除內容的 365 保留設定已套用至信箱或信箱專案，或已將訴訟保留放在信箱上，或者您建立非作用中信箱所要執行的動作就是刪除對應的用戶帳戶。

檢視非作用中信箱的清單

您可以使用 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站來檢視組織中非作用中信箱的清單。

注意事項

入口網站最多只能顯示5,000個非作用中信箱。 若要檢視超過 5,000 個非作用中信箱，您必須使用 Exchange Online PowerShell，如步驟指示之後所述。

針對此設定，當您使用組織的合規性系統管理員帳戶登入時，您可以使用 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性 入口網站。

  1. 根據您使用的入口網站，流覽至下列其中一個位置：

  2. 選取 [非作用中信箱 ] 選項。 例如，從 Microsoft Purview 入口網站：

    數據生命週期管理之 [保留原則] 頁面上的 [非作用中信箱] 選項。

  3. [ 非作用中信箱] 頁面會 顯示非作用中信箱的清單。 選取其中一個來查看該非作用中信箱的詳細數據。 詳細數據包括信箱的 Exchange 識別碼，以及信箱是否 為訴訟保留。

    您不會在詳細數據窗格中看到其他類型的保留，例如Microsoft 365 保留原則或電子檔探索保留。 若要尋找此資訊，請 參閱如何識別 Exchange Online 信箱上的保留類型。

如果您有許多非作用中信箱，您可能會發現搜尋 CSV 檔案並排序更輕鬆，以取得您在清單中看到的詳細數據：在 [ 非作用中的信箱 ] 頁面上，選取 [ 匯出]。

或者，您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以顯示非作用中信箱的清單：

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

您也可以執行下列命令，將非使用中信箱清單和其他信息匯出至 CSV 檔案。 在此範例中，CSV 檔案會建立在當前目錄中。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

注意事項

非作用中信箱可能會有與作用中使用者信箱相同的 SMTP 位址。 在此情況下， DistinguishedName 或 ExchangeGuid 屬性的值可用來唯一識別非作用中的信箱。

搜尋和導出非使用中信箱的內容

您可以使用 Microsoft Purview 入口網站中的內容搜尋工具或 Microsoft Purview 合規性入口網站，來存取非使用中信箱的內容。 如需詳細資訊，請參閱 內容搜尋的功能參考 一文。

變更非作用中信箱的保留持續時間

將信箱設為非作用中之後，您或許可以變更套用至非使用中信箱的保留期間。

如需逐步程式，請參閱 變更非作用中信箱的保留期間。

復原非作用中的信箱

如果離職員工返回貴組織，或僱用新員工擔任離職員工的工作責任，您可以復原非作用中信箱的內容。

當您復原不在作用中的信箱時，信箱轉換成新的信箱、 保留的內容和非使用中的信箱資料夾結構，及信箱連結至新的使用者帳戶。 它會復原之後，非使用中的信箱不存在。

如需復原非使用中信箱時發生的逐步程式和詳細資訊，請參閱復原 非作用中信箱。

將非使用中信箱的內容還原至另一個信箱

如果另一位員工負責離職員工的工作，或另一個人需要存取非使用中信箱的內容，您可以還原 (或將非使用中信箱的內容) 合併到現有的信箱。

當您還原非使用中信箱內容複製到另一個信箱。 非使用中的信箱，則會保留與會維持不在作用中的信箱。 您仍然可以使用電子檔探索來搜尋非作用中信箱、將其內容還原至另一個信箱，或稍後復原或刪除該信箱。

如需逐步程式，請參閱 還原非作用中的信箱。

刪除非作用中的信箱

如果您不再需要保留非使用中信箱的內容，您可以移除套用至非使用中信箱的保留，以永久刪除非使用中信箱。

如需詳細資訊和逐步程式，請參閱 刪除非作用中信箱。