非使用中信箱可讓您在離職員工離開組織後保留其電子郵件，並且可供基於合規性或法律理由而獲得 電子文件探索權限 的授權人員存取。 例如，管理員、合規人員和記錄管理員，他們可以使用內容搜尋來搜尋和匯出非作用中信箱的內容。 非作用中的信箱無法接收電子郵件，也不會顯示於貴組織的共用通訊錄或其他清單中。
如需非使用中的信箱詳細資訊，請參閱了解非使用中的信箱。
建立非作用中信箱
若要將信箱設為非作用中，需要保留信箱，然後刪除信箱或對應的使用者帳戶。
若要將信箱設為非使用中，必須 正確授權 信箱，以便在信箱刪除之前對信箱套用保留。 刪除使用者帳戶之後，任何與該使用者帳戶相關聯的 Exchange Online 授權都可以指派給新使用者。
建議您使用 Microsoft 365 保留來套用信箱的保留。 其他方法請參閱 了解非作用中信箱。
刪除信箱的最佳方式是在 Microsoft 365 系統管理中心中刪除對應的使用者帳戶。 如需刪除使用者帳戶的相關資訊，請參閱從 貴組織刪除使用者。 不過，您也可以使用 Exchange Online PowerShell 中的 Remove-Mailbox Cmdlet 刪除信箱。 如需詳細資訊，請參閱 在 Exchange Online 中刪除或還原使用者信箱。
下表摘要說明程序，讓不同保留案例的非使用中信箱。
| 若要... | 執行這項作業... | 結果 |
|---|---|---|
| 只有在員工離職之後無限期保留信箱內容 | 1. 套用 Microsoft 365 保留設定，並對信箱 (保留原則) 或特定電子郵件項目套用保留動作， (一或多個保留標籤) 。 2. 等待套用保留設定。 3. 移除使用者的 Microsoft 365 帳戶。 |
非使用中信箱中已套用保留設定的所有內容，包括 [可復原的項目] 資料夾中的項目，都會無限期保留。 |
| 在員工離開組織後，保留所有信箱內容一段特定時間，然後刪除信箱 | 1. 將 Microsoft 365 保留原則套用至信箱，其保留設定可保留，然後在保留期間到期時刪除項目。 2. 等待套用保留設定。 3. 移除使用者的 Microsoft 365 帳戶。 |
當信箱項目的保留期間到期時，該項目會移至 [可復原的項目] 資料夾，然後當 Exchange 信箱) 的刪除郵件保留期間 (到期時，會從非作用中信箱中永久刪除 (清除) 。 Microsoft 365 保留原則的保留期間一律以接收或建立信箱項目的原始日期為基礎。 |
注意事項
如果設定為保留或保留然後刪除內容的 Microsoft 365 保留設定已套用至信箱或信箱項目，或已在信箱上放置訴訟保留，或者您只需要刪除對應的使用者帳戶即可建立非作用中信箱。
檢視非作用中信箱的清單
您可以使用 Microsoft Purview 入口網站來檢視組織中非作用中信箱的清單。
注意事項
入口網站限制為最多顯示 5,000 個非作用中信箱。 若要檢視超過 5,000 個非作用中信箱，您必須按照步驟指示後的說明使用 Exchange Online PowerShell。
針對此設定，請使用貴組織的 Microsoft Purview 入口網站 和合規性系統管理員帳戶。
登入 Microsoft Purview 入口網站>解決方案>資料生命週期管理>原則>保留原則。
選取 [非作用中信箱 ] 選項。 例如，從 Microsoft Purview 入口網站：
![資料生命週期管理的 [保留原則] 頁面上的非使用中信箱選項。](media/inactive-mailbox-option.png)
[ 非作用中信箱 ] 頁面顯示非作用中信箱的清單。 選取其中一個以查看有關該非作用中信箱的詳細資訊。 詳細資料包括信箱的 Exchange 識別碼，以及它是否處於 訴訟保留狀態。
您不會在詳細資料窗格中看到其他類型的保留，例如 Microsoft 365 保留原則或電子文件探索保留。 若要尋找這項資訊，請參閱 如何識別 Exchange Online 信箱上的保留類型。
如果您有許多非作用中信箱，搜尋及排序 CSV 檔案以取得清單中顯示的詳細資料可能會比較容易： 在 [ 非作用中信箱 ] 頁面上，選取 
[匯出]。
或者，您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以顯示非作用中信箱的清單：
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
您也可以執行下列命令，將非作用中信箱清單和其他資訊匯出至 CSV 檔案。 在此範例中，CSV 檔案是在目前目錄中建立。
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
注意事項
非使用中信箱可能與使用中的使用者信箱具有相同的 SMTP 位址。 在此情況下，您可以使用 DistinguishedName 或 ExchangeGuid 屬性的值來唯一識別非作用中的信箱。
搜尋並匯出非作用中信箱的內容
您可以使用 Microsoft Purview 入口網站中的內容搜尋工具，存取非作用中信箱的內容。 如需詳細資訊，請參閱 內容搜尋的功能參考 一文。
變更非作用中信箱的保留持續時間
將信箱設為非作用中之後，您或許可以變更對非作用中信箱套用的保留持續時間。
如需逐步程序，請參閱 變更非作用中信箱的保留持續時間。
復原非作用中的信箱
如果前員工返回貴組織，或如果聘用新員工接管前員工的工作職責，您可以復原非使用中信箱的內容。
當您復原不在作用中的信箱時，信箱轉換成新的信箱、 保留的內容和非使用中的信箱資料夾結構，及信箱連結至新的使用者帳戶。 它會復原之後，非使用中的信箱不存在。
如需復原非作用中信箱時的逐步程序和詳細資訊，請參閱復 原非作用中信箱。
將非作用中信箱的內容還原至另一個信箱
如果其他員工接替前員工的工作職責，或其他人需要存取非作用中信箱的內容，您可以還原 (，或將非作用中信箱的內容) 合併至現有信箱。
當您還原非使用中信箱內容複製到另一個信箱。 非使用中的信箱，則會保留與會維持不在作用中的信箱。 您仍可使用 eDiscovery 搜尋非使用中信箱、其內容可還原至其他信箱，或可在日後復原或刪除。
如需逐步程序，請參閱 還原非作用中的信箱。
刪除非作用中的信箱
如果您不再需要保留非作用中信箱的內容，您可以移除套用至非作用中信箱的保留，以永久刪除非作用中信箱。
如需詳細資料和逐步程序，請參閱 刪除非作用中的信箱。
注意事項
如果在您移除最後一次保留後，信箱仍列為非使用中，請檢查是否套用延遲保留。 移除另一個保留之後，系統會自動套用延遲保留，並讓信箱保持非使用中狀態，直到移除延遲保留或到期為止。 如需指示，請參閱 從 非作用中信箱移除延遲保留。