建立和管理詞彙

發行項
08/23/2023

重要事項

對於使用新 Microsoft Purview入口網站的客戶，此功能會在 10 月 10 日從其在入口網站中目前的位置移至資料目錄內。如需詳細資訊，請參閱此檔。

本文說明如何在 Microsoft Purview 中使用商務詞彙。它提供在Microsoft Purview 資料目錄中建立商務詞彙的步驟。它也會示範如何使用 .CSV 檔案匯入和匯出詞彙，以及如何刪除不再需要的詞彙。

建立字詞

若要建立詞彙，請遵循下列步驟：

在首頁上，選取左窗格上的 [ 資料目錄 ]，然後選取頁面中央的 [ 管理詞彙 ] 按鈕。
在 [ 商務詞彙] 頁面上，選取您要為其建立新字詞的詞彙，然後選取 [+ 新增字詞]。字詞一次只能新增至一個詞彙。

注意事項

每個字彙最多支援 100,000 個字詞。如需建立和管理詞彙的詳細資訊，請參閱管理詞彙頁面。

隨即開啟窗格，並選取 [系統預設 範本]。選擇您要用來建立詞彙的範本或範本，然後選取 [ 繼續]。選取多個範本可讓您使用來自這些範本的自訂屬性。
如果您選取多個範本，您可以從頁面頂端的 [ 字詞範本 ] 下拉式清單中選取並取消選取範本。
為您的新字詞命名，其在目錄中必須是唯一的。

注意事項

字詞名稱會區分大小寫。例如，範例和範例都可以存在於相同的詞彙中。

針對 [定義]，新增字詞的定義。

Microsoft Purview 可讓您將豐富的格式新增至字詞定義。例如，您可以將粗體、底線或斜體格式新增至文字。您也可以建立外部資源的資料表、項目符號清單或超連結。

顯示 RTF 編輯器的螢幕擷取畫面。

以下是 RTF 格式設定的選項：

名稱	描述	鍵盤快速鍵
粗體	將文字設為粗體。在文字周圍新增星號 (*) 字元也會使其成為粗體。	Ctrl+B
斜體	讓文字成為斜體。在文字周圍新增底線 (_) 字元也會使它成為斜體。	Ctrl+I
底線	以文字為底線。	Ctrl+U
子彈	建立項目符號清單。在文字之前新增連字號 ( ) 字元也會建立項目符號清單。
編號	建立編號清單。在文字之前新增 1 個字元也會建立編號清單。
標題	新增格式化標題。
字型大小	變更文字的大小。預設大小為 12。
減少縮排	將您的段落移近邊界。
增加縮排	將您的段落移離邊界更遠。
新增超連結	建立連結以快速存取網頁和檔案。
移除超連結	將連結變更為純文字。
報價	新增引號文字。
Add table	將資料表新增至您的內容。
編輯資料表	插入或刪除資料表中的資料行或資料列。
清除格式	從文字選取範圍中移除所有格式設定。
復原	復原您對內容所做的變更。	Ctrl+Z
取消復原	重做您對內容所做的變更。	Ctrl+Y

注意事項

使用 RTF 編輯器更新定義會在「承載」一詞中新增屬性 "microsoft_isDescriptionRichText": "true" 。此屬性不會顯示在使用者體驗上，而且會在您採取任何 RTF 動作時自動填入。右文字定義會填入字詞 JSON 訊息的下列程式碼片段：

  {
       "additionalAttributes": {
       "microsoft_isDescriptionRichText": "true"
       }
   }

針對 [狀態]，選取字詞的狀態。新字詞預設為 Draft。

狀態標記是與字詞相關聯的中繼資料。目前，您可以在每個字詞上設定下列狀態：
- 草稿：此字詞尚未正式實作。
- 已核准：此字詞已正式核准。
- 已過期：不應再使用此字詞。
- 警示：此詞彙需要注意。
重要事項

如果在字詞階層上啟用核准工作流程，新字詞會在建立時經過核准程式。只有在核准時，字詞才會儲存在目錄中。若要瞭解如何管理商務詞彙的核准工作流程，請參閱商務條款的核准工作流程。
新增資源和縮寫資訊。如果字詞是階層的一部分，您可以在 [概觀] 索引標籤的[父系] 上新增父系字詞。
若要與其他詞彙建立關聯性，請在 [相關] 索引標籤上新增[同義字] 和 [相關詞彙資訊]，然後選取 [套用]。
選擇性地選取 [ 連絡人] 索 引標籤，將專家和負責人新增至您的詞彙。
選 取 [建立 ] 以建立您的字詞。

重要事項

如果在字詞的階層路徑上啟用核准工作流程，您會看到 [提交以供核准 ]，而不是 [ 建立] 按鈕。選 取 [提交以供核准 ] 將會觸發此期限的核准工作流程。

刪除字詞

在首頁上，選取左窗格上的 [ 資料目錄 ]，然後選取頁面中央的 [ 管理詞彙 ] 按鈕。
選取具有您要刪除之詞彙的詞彙，然後選取 [ 條款] 索引標籤。
針對您要刪除的字詞選取核取方塊。您可以選取單一字詞或多個字詞以進行刪除。
選取頂端功能表上的 [ 刪除 ] 按鈕。
新的視窗會顯示選取要刪除的所有字詞。在下列範例中，要刪除的字詞清單是父系字詞 Revenue 及其兩個子字詞。

注意事項

如果已選取要刪除的父系，則會自動選取該父系的所有子系進行刪除。

檢閱清單。您可以選取[移除]，移除不想刪除的字詞。
[ 需要核准] 資料行會顯示哪些條款需要核准程式。如果值為 [是]，則字詞會在刪除之前經過核准工作流程。如果值為 [否]，則字詞會在未經任何核准的情況下刪除。

注意事項

如果父系有相關聯的核准程式，但其子系沒有，則會觸發刪除父系字詞的工作流程。這是因為選取是在父系上完成，而且您認可刪除子系字詞以及父系。

如果至少需要核准一個字詞，則會出現 [ 提交以供核准 ] 和 [ 取消] 按鈕。選 取 [提交以供核准 ] 將會刪除不需要核准的所有條款，並會觸發需要核准的條款核准工作流程。

如果不需要核准任何條款，則會出現 [ 刪除 ] 和 [ 取消 ] 按鈕。選 取 [刪除 ] 將會刪除所有選取的字詞。

已啟用核准工作流程的商務條款

如果工作流程已在字詞上啟用，則該字詞的任何建立、更新或刪除動作都會經過核准，然後再將它們儲存在資料目錄中。

新條款：在父系字詞上啟用建立核准工作流程時，您會在建立程式中輸入所有詳細資料之後，看到 [ 提交以供核准 ]，而不是 [ 建立 ]。選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。當您的要求獲得核准或拒絕時，您會收到通知。
更新現有條款：當父系字詞啟用更新核准工作流程時，您會在更新字詞時看到[提交以供核准]，而不是 [儲存]。選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。在符合所有核准之前，不會將變更儲存在目錄中。
刪除：當父系字詞啟用刪除核准工作流程時，您會在刪除字詞時看到 [提交以供核准 ]，而不是 [ 刪除 ]。選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。不過，在符合所有核准之前，字詞不會從目錄中刪除。
匯入條款：啟用 Microsoft Purview 詞彙的匯入核准工作流程時，當您透過 .CSV 檔案匯入條款時，您會在 [匯入] 視窗中看到 [提交以供核准]，而不是 [確定]。選 取 [提交以進行核准 ] 會觸發工作流程。不過，在符合所有核准之前，檔案中的條款將不會在目錄中更新。

建立新字詞的視窗螢幕擷取畫面，以及提交核准期間的按鈕。

後續步驟

如需詞彙的詳細資訊，請參閱詞彙參考。
如需商務詞彙之核准工作流程的詳細資訊，請參閱商務條款的核准工作流程。