商務條款的核准工作流程

發行項
08/23/2023

重要事項

此功能目前處於預覽。 Microsoft Azure 預覽版的補充使用規定包含適用于 Beta、預覽版或尚未正式上市之 Azure 功能的其他法律條款。

本指南將引導您建立和管理商務條款的核准工作流程。

建立並啟用新的商務條款核准工作流程

登入 Microsoft Purview 治理入口網站，然後選取 [管理中心]。您會在目錄中看到三個新的圖示。
若要建立新的工作流程，請在 [工作流程] 區段中選取 [ 撰寫 ]。這會帶您前往工作流程撰寫體驗。

注意事項

如果 [撰寫] 索引標籤呈現灰色，您就沒有能夠撰寫工作流程的許可權。您將需要工作流程系統管理員角色。
若要建立新的工作流程，請選取 [+新增 ] 按鈕。
若要建立商務條款的核准工作流程選取 [資料目錄]，然後選取 [繼續]
在下一個畫面中，您會看到 Microsoft Purview 提供用來建立工作流程的所有範本。選取您要開始撰寫體驗的範本，然後選取 [ 繼續]。每個範本都會指定將觸發工作流程的動作類型。在下列螢幕擷取畫面中，我們選取了 [建立詞彙]。商務詞彙可用的四種不同範本如下：
- 建立字彙字詞 - 建立字詞時，將會要求核准。
- 更新詞彙 - 更新字詞時，將會要求核准。
- 刪除詞彙 - 刪除字詞時，將會要求核准。
- 匯入條款 - 匯入條款時，將會要求核准。
接下來，輸入工作流程名稱，並選擇性地新增描述。然後選取 [ 繼續]。
您現在會看到一個畫布，其中預設會載入選取的範本。
預設範本可藉由在 \[開始\] 和 \[ 等候核准 \] 連接器中填入核准者的電子郵件地址來使用。

預設範本具有下列步驟：
1. 根據選取的範本建立/更新/刪除/匯入詞彙時觸發。
2. 核准連接器，指定將連絡以核准要求的使用者或群組。
3. 檢查核准狀態的條件
  - 如果核准：
    1. 建立/更新/刪除/匯入詞彙
    2. 傳送電子郵件給要求者，要求已核准，且 CUD (建立、更新、刪除) 作業成功。
  - 如果遭到拒絕：
    1. 傳送電子郵件給要求者，表示其要求遭到拒絕。
您也可以藉由新增更多連接器來修改範本，以符合組織需求。選取 [新增步驟 ] 按鈕， 將新步驟新增至範本結尾。選取任何步驟之間的箭號圖示，在任何現有的步驟之間新增步驟。
定義好工作流程之後，您必須將工作流程系結至詞彙階層路徑。系結表示此工作流程只會針對指定詞彙階層路徑內的 CUD 作業觸發。工作流程只能系結至一個階層路徑。若要系結工作流程或將範圍套用至工作流程，您必須選取 [套用工作流程]。選取您要與此工作流程相關聯的範圍，然後選取 [ 確定]。
注意事項
- Microsoft Purview 工作流程引擎一律會解析為與字詞階層路徑相關聯的最接近工作流程。如果找不到直接系結，它會在樹狀結構中周遊，以尋找與字彙樹狀結構中最接近的父系相關聯的工作流程。
- 匯入詞彙只能系結至根字彙路徑，因為 .CSV 可以包含來自不同階層路徑的詞彙。
根據預設，工作流程將會啟用。若要停用，請切換頂端功能表中的 [啟用] 按鈕。
最後，選取 [儲存並關閉 ] 以建立和工作流程。