權利管理中的要求程序和電子郵件通知
當使用者向存取套件提交要求時，傳遞該存取權要求的程序隨即開始。 在此程序中發生重要事件時，權利管理會將電子郵件通知傳送給核准者和要求者。 本文說明要求程序和傳送的電子郵件通知。
可要求存取套件的人員
目錄、存取套件和原則設定可控制使用者是否可以要求存取套件。
- 啟用的目錄設定決定使用者是否可以要求存取目錄中的套件。
- [為外部使用者啟用] 的目錄設定會決定來自外部目錄的使用者是否可以要求目錄中的存取套件。
- [隱藏] 的存取套件設定會決定使用者是否可以在 [我的存取權] 中看到存取套件。 它不會限制具有存取套件連結的使用者是否可以要求它。
- 不相容存取套件和群組的存取套件清單會決定已經有其他指派的使用者是否可以提交要求。
- 存取套件內的原則設定會決定誰可以提交要求。
要求程序
需存取「存取套件」中資源的使用者可以提交存取要求。 視原則的設定而定，要求可能需要核准。 要求經核准後，就會展開相關程序，將存取套件中每個資源的存取權指派給使用者。 下圖概述了該程序和不同的狀態：
| State | 描述 |
|---|---|
| 已提交 | 使用者提交要求。 |
| 待核准 | 如果存取套件的原則要求核准，則會將要求移至待核准狀態。 |
| 已到期 | 若沒有核准者在核准要求逾時內核准要求，該要求就會過期。 若要重試，使用者必須重新提交其要求。 |
| 拒絕 | 核准者拒絕要求。 |
| 核准 | 核准者核准要求。 |
| 傳遞 | 使用者未獲派存取套件中所有資源的存取權。 如果這是外部使用者，使用者可能尚未存取資源目錄。 他們可能也未接受同意提示。 |
| 已送達 | 使用者已獲派存取套件中所有資源的存取權。 |
| 已部分傳遞 | 使用者未獲派存取套件中所有資源的存取權。 |
| 存取延伸 | 如果原則中允許延伸，表示使用者已延伸指派。 |
| 存取權已過期 | 使用者對存取套件的存取權已過期。 若要重新取得存取權，使用者必須再提交要求。 |
電子郵件通知
如果您是核准者，當您需要核准存取要求時，就會有電子郵件通知傳送給您。 存取要求已完成後，您也會收到通知。 如果您是要求者，您也會收到電子郵件通知指出您的要求狀態。
下圖顯示這些電子郵件通知何時會傳送給核准者或要求者。 請參閱電子郵件通知表，以了解圖表中顯示的電子郵件通知的對應號碼。
注意
如果管理員直接將使用者指派給存取套件，當存取要求完成或遭到拒絕時，您將不會收到電子郵件通知。 只有在使用者提出存取要求時，才會傳送電子郵件通知。
第一個核准者和替代核准者
下圖顯示第一個核准者和替代核准者的體驗，及其在要求程序期間收到的電子郵件通知：
要求者
下圖顯示要求者的體驗，及其在要求程序期間收到的電子郵件通知：
多階段核准
下圖顯示階段 1 和階段 2 核准者的體驗，及其在要求程序期間收到的電子郵件通知：
電子郵件通知表
下表提供各種電子郵件通知的詳細資料。 您可以使用規則來管理這些電子郵件。 例如，在 Outlook 中，您可以建立規則，使電子郵件在主旨包含此資料表中的單字移至某個資料夾。 字詞將以使用者用來要求存取權之租用戶的預設語言設定為基礎。
| # | 電子郵件主旨 | 何時傳送 | 傳送至 |
|---|---|---|---|
| 1 | 必要動作：在 [date] 之前核准或拒絕轉送的要求 | 此電子郵件將會傳送給階段 1 替代核准者 (在要求升級之後)，供其採取行動。 | 階段 1 替代核准者 |
| 2 | 必要動作：在 [date] 之前核准或拒絕要求 | 此電子郵件會傳送給第一個核准者 (如果已停用升級)，供其採取行動。 | 第一個核准者 |
| 3 | 提醒：在 [date] 之前核准或拒絕 [requestor] 的要求 | 此提醒電子郵件會傳送給第一個核准者 (如果已停用升級)。 如果他們未執行動作，電子郵件會要求他們執行。 | 第一個核准者 |
| 4 | 在 [date] 的 [time] 之前核准或拒絕要求 | 此電子郵件會傳送給第一個核准者 (如果已啟用升級)，供其採取行動。 | 第一個核准者 |
| 5 | 必要動作提醒：在 [date] 之前核准或拒絕 [requestor] 的要求 | 此提醒電子郵件會傳送給第一個核准者 (如果已啟用升級)。 如果他們未執行動作，電子郵件會要求他們執行。 | 第一個核准者 |
| 6 | [access_package] 的要求已過期 | 此電子郵件將會在要求過期後傳送給第一個核准者和階段 1 替代核准者。 | 第 1 個核准者，階段 1 替代核准者 |
| 7 | [requestor] 對 [access_package] 的要求獲得核准 | 此電子郵件會在要求完成時傳送給第一個核准者和階段 1 替代核准者。 | 第 1 個核准者，階段 1 替代核准者 |
| 8 | [requestor] 對 [access_package] 的要求獲得核准 | 此電子郵件會在階段 1 要求經核准後，傳送給第一個核准者和階段 1 替代核准者。 | 第 1 個核准者，階段 1 替代核准者 |
| 9 | [access_package] 的要求遭到拒絕 | 此電子郵件會在要求遭到拒絕時傳送給要求者 | 要求者 |
| 10 | 您對 [access_package] 的要求已過期 | 此電子郵件會在單一或多階段要求結束時傳送給要求者。 電子郵件會通知要求者要求已過期。 | 要求者 |
| 11 | 必要動作：在 [date] 之前核准或拒絕要求 | 此電子郵件會傳送給第二個核准者 (如果已停用升級)，供其採取行動。 | 第二個核准者 |
| 12 | 必要動作提醒：在 [date] 之前核准或拒絕要求 | 此提醒電子郵件會傳送給第二個核准者 (如果已停用升級)。 如果他們尚未執行動作，通知會要求他們執行。 | 第二個核准者 |
| 13 | 必要動作：在 [date] 之前核准或拒絕 [requestor] 的要求 | 此電子郵件會傳送給第二個核准者 (如果已啟用升級)，供其採取行動。 | 第二個核准者 |
| 14 | 必要動作提醒：在 [date] 之前核准或拒絕 [requestor] 的要求 | 此提醒電子郵件會傳送給第二個核准者 (如果已啟用升級)。 如果他們尚未執行動作，通知會要求他們執行。 | 第二個核准者 |
| 15 | 必要動作：在 [date] 之前核准或拒絕轉送的要求 | 此電子郵件會傳送給階段 2 替代核准者 (如果已啟用升級)，供其採取行動。 | 階段 2 替代核准者 |
| 16 | [requestor] 對 [access_package] 的要求獲得核准 | 此電子郵件會在要求核准之後，傳送給第二個核准者和階段 2 替代核准者。 | 第二個核准者，階段 2 替代核准者 |
| 17 | [access_package] 的要求已過期 | 此電子郵件將會在要求過期後傳送給第二個核准者或替代核准者。 | 第二個核准者，階段 2 替代核准者 |
| 18 | 您現已有權存取 [access_package] | 此電子郵件會傳送給終端使用者以開始使用其存取權。 | 要求者 |
| 19 | 在 [date] 前延長 [access_package] 的存取權 | 此電子郵件會在終端使用者的存取權到期前傳送給他們。 | 要求者 |
| 20 | [access_package] 的存取權已結束 | 此電子郵件將會在終端使用者的存取權到期後傳送給他們。 | 要求者 |
存取要求電子郵件
若要求者對於設定為需要核准的存取套件提交存取要求，新增至原則的所有核准者都會在核准階段收到電子郵件通知，內含該要求的詳細資料。 電子郵件中的詳細資料包括：要求者的名稱、組織和業務理由，以及要求的存取開始日期和結束日期 (如有提供)。 這些詳細資料也會包含提交要求和要求到期的時間。
電子郵件包含一個連結，核准者只要選取連結即可移至「我的存取權」以核准或拒絕存取要求。 以下是傳送給核准者以完成存取要求的範例電子郵件通知：
核准者也可能收到提醒電子郵件。 這類電子郵件會要求核准者對要求做出決定。 以下是核准者收到的範例電子郵件通知 (提醒他們採取動作)：
替代核准者要求電子郵件
如果已啟用替代核准者設定，在發現要求仍處於擱置狀態時，就會將其轉送。 替代核准者會收到提醒他們核准或拒絕要求的電子郵件。 您可以在階段 1 和階段 2 啟用替代核准者。 以下是替代核准者收到的電子郵件通知範例：
核准者和替代核准者都可以核准或拒絕要求。
核准或拒絕的電子郵件
當核准者收到要求者提交的存取要求時，他們可以核准或拒絕存取要求。 核准者必須為其決定新增業務理由。 以下是在要求經核准後傳送給核准者和替代核准者的範例電子郵件：
當存取要求通過核准，且其存取權已佈建後，就會傳送電子郵件通知給要求者，告知他們現已可存取「存取套件」。 以下是已將存取套件的存取權授與要求者時，傳送給要求者的範例電子郵件通知：
當存取要求遭到拒絕時，將會傳送電子郵件通知給要求者。 以下是存取要求遭拒絕時傳送給要求者的範例電子郵件通知：
多階段核准存取要求電子郵件
如果啟用了多階段核准，則每個階段中至少須有一個核准者核准要求，要求者才能獲得存取權。
在階段 1 中，第一個核准者會收到存取要求電子郵件，並做出決定。
階段 1 的第一個或替代核准者核准要求後，階段 2 隨即開始。 在階段 2 中，第二個核准者將會收到存取要求通知電子郵件。 階段 2 的第二個核准者或替代核准者決定要核准或拒絕要求之後 (如果已啟用升級)，就會將通知電子郵件傳送給第一個和第二個核准者，以及階段 1 和階段 2 的所有替代核准者，以及要求者。
過期的存取要求電子郵件
如果沒有核准者核准或拒絕要求，存取要求可能會過期。
當要求已達其設定的到期日而到期時，核准者將無法再核准或拒絕該要求。
系統會傳送電子郵件通知給要求者，通知他們其存取要求已過期，而必須重新提交存取要求。 下圖顯示要求者的體驗，以及他們要求延長存取權時所收到的電子郵件通知：
以下是存取要求已過期時傳送給要求者的範例電子郵件通知：
