建立共同作業治理計畫

  • 發行項

最好先以清楚的願景開始移至 Microsoft 365：

  • 您的主要商務目標為何？

  • 工具和功能如何為整個組織和個別員工提供價值？

  • 您要如何測量成功？

清楚的願景聲明可為您在思考治理計畫時所需的決策取捨提供重要指引。 您需要記錄治理計畫的正式程度和深度，應該與您想要達到的結果一致。 因此，願景會提供治理內容和投資的架構。

Microsoft 365 為支援企業的技術建立新的範例。 這些新範例會變更採用、管理和控管這些技術的方式。

Microsoft 365 治理應該補充控管內部部署環境的現有原則。 但是，由於雲端可提供支援企業的新商機，因此請務必瞭解這些商機，並考慮可在使用者目標、商務風險以及產業和法規需求之間建立適當平衡的治理方法。

首先考慮治理，意謂著從一些關鍵決策開始您的 Microsoft 365 旅程，以獲得整體成功的最佳位置。 其中一些決策包括：

這些問題沒有完美的答案， 正確的答案就是平衡您組織的風險和權益。

控管對 Microsoft 365 有何意義？

Microsoft 365 的治理規劃是要確保您保護重要的資訊資產，同時將風險降至最低。 治理包含數個主要領域，每個領域都需要規劃、協調及調整，以配合組織需求的變更和技術演進。

  • 作業保證 – 讓平臺保持運作，確保效能。 這主要是一項 IT 工作，其中包含 Microsoft 所提供的大部分工作。

  • 資訊保證 – 管理整個生命週期中的內容，將資訊視為資產，包括記錄管理、合規性和安全性。 資訊保證需要瞭解商務目標和法規需求。 在理想情況下，您想要使用自動化原則來防止使用者在需要做出明智決策的情況下犯錯或警告他們。 如果無法依原則強制執行，您必須規劃教育與訓練。

  • 成果保證 – 以正確的方向引導已提升許可權的網站或小組擁有者，以達成業務成果。 結果保證主要是提供指引給內容作者和網站、群組和小組擁有者 – 確保有適當的訓練可用來確保他們知道如何在整體組織標準和做法中做出良好的選擇，以取得所需的結果。

治理規劃應該先進行，但治理必須是您在反復程式中持續重新流覽的內容。 當您的資料資產隨著時間變更時，您會想要重新流覽治理決策，以適應變更的商務需求和功能可用性。 您可能會發現您需要進一步監督以確保一致性。 您可能會發現您需要較少監督，以鼓勵更具創意的核心功能應用。 您可能會發現必須更新角色和責任，以反映解決方案中的變更或使用者如何使用不同應用程式的變更。

例如，Microsoft 365 的其中一個重要功能就是能夠輕鬆地與組織外部人員共同作業。 某些產業中的某些組織選擇封鎖所有外部共用。 其他則會在特定案例或特定組織中啟用外部共用。 在外部共用方面沒有正確或錯誤的治理決策，而且有許多不同的案例，您可以在 Microsoft 365 中啟用不同的設定來允許在某些情況下共用，並在其他情況下加以封鎖。 如果您剛開始從內部部署環境到雲端的旅程，請務必考慮外部共用決策，並瞭解與不同可用選項相關聯的優點和風險。

先考慮治理

您對 Microsoft 365 的投資只和您啟用的內容和體驗價值一樣好，因此，在旅程開始時考慮治理，可確保您在有機會瞭解及評估每個決策的影響之前，不會鎖定或啟用太多專案。 您可以在 Microsoft 365 中開啟多個「knob 和撥號」。 有效的治理計畫對於達成商務目標至關重要，但治理是關於平衡風險與優點。 如果我們鎖定所有專案，如果使用者需要這麼做才能完成工作，就會找到解決規則的方法。

考慮治理首先可讓您：

  • 平衡風險和優點。 仔細檢閱部署初期的治理決策，可讓組織瞭解完整的環境 -商務、法規、法律、合規性，並規劃可針對所有結果進行優化的解決方案 – 平衡風險與權益 – 有時接受風險，有時選擇不接受風險。 如果您事先做出明智的決策，則不需要擴縮和非受控內容，就能獲得更好的結果。

  • 適應不同的組織和不同類型的內容和案例。 治理決策是每個組織的唯一決策 – 一個大小不完全符合。 不僅每個組織都有不同的治理需求，而且 Microsoft 365 中每種內容類型的治理決策通常都不相同。 例如，小組內容的治理可能不同于內部網路內容和 OneDrive 中個別內容的治理。

  • 符合業務優先順序。 開始思考治理的時間，是當您為您在 Microsoft 365 中建置的解決方案識別重要的商務優先順序時。 這些重要的業務成果會定義治理規劃的內容。 這很重要，因為您的商務目標可協助您定義投資治理所需的時間和精力。 例如，如果改善整個組織的內容探索性不是非常重要，您可能不需要花太多時間專注于強制執行或規劃檔案命名慣例。 另一方面，如果您想要協助減少企業中各種存放庫中相同檔的多個版本實例，則您的治理決策需要處理常式和原則和訓練，以確保內容作者瞭解如何命名檔案，並遵循「一份檔的一份」指引，以確保內容只張貼在一個位置。 這也表示您需要一個程式，以確保您不會基於相同目的不必要地建立多個網站或小組。

我們應該如何溝通治理？

許多治理決策都可以透過在 Microsoft 365 中開啟或關閉功能來實作。 這有助於強制執行您的治理標準，但可能無法協助組織中的人員瞭解其可用專案，以及為何 (或為何不) 。

傳統上，治理小組會建立長檔，概述每個治理決策。 可惜的是，那些冗長的檔很少會被讀取，這表示依賴人員強制執行的治理需求很少能運作。 當您思考如何傳達重要治理決策時，請嘗試避免建立以多個物件為目標的長檔。 相反地，請考慮下列替代方案：

  • 直接在您建立的解決方案中內嵌治理決策。 如果您想要確保敏感性資訊在整個 Microsoft 365 中受到保護，請實作敏感度標籤，以確保您的使用者不會不小心公開他們不應該公開的資訊。 封鎖您無法提供適當保護的應用程式。 深入瞭解敏感度標籤。

  • 使用定型來強化。 調整 Microsoft 365 學習路徑 等解決方案，以確保您組織特定的期望受到 Microsoft 提供的訓練所強化。

  • 傳遞為網站，而非檔。 在 SharePoint 通訊網站中建立您自己的 Microsoft 365 採用中心，以確保您的內容作者和網站和小組擁有者不僅瞭解「作法」，也瞭解「應如何」。建立可解決不同商務案例的主題特定頁面，以提供在 SharePoint 和 Teams 和其他應用程式中使用或啟用不同功能以達到業務成果的指引和最佳做法。 將這些頁面設 為 SharePoint 內部網路的一部分。

主要的成功因素有哪些？

納入這些關鍵成功因素，以確保 Microsoft 365 的治理規劃成功。

識別您的治理核心小組

治理是團隊運動。 請確定您的核心治理規劃小組包含來自商務和 IT 的代表。 您的小組可能需要在推出開始時更頻繁地開會，然後定期檢閱新功能和新的商務期望。

處理關鍵治理決策，但不要嘗試一次做出每個決策。 制定布建、命名和外部存取的重要決策，然後完成其餘決策。

除了稍早討論的外部共用之外，每個組織的另一個重要決策是如何布建網站和群組。 例如，假設下列情況：

  • 因為使用者很容易建立 Microsoft 365 群組和小組，所以您可能會想要開啟群組和小組建立，讓 IT 不會被代表其他人建立它們的要求所重複。 若要避免擴充，您可以建立自訂工作流程，將含有控管、訓練和其他資訊的電子郵件傳送給群組和小組建立者。 (例如，「您剛剛建立了網站/小組、社群等等。-- 以下是訓練的責任和連結...「) 另一方面，視您的業務而定，您可能想要控制誰能夠建立群組。

  • 如果您想要控制 SharePoint 網站的建立方式，您可以隱藏 SharePoint 起始頁面上的 [ 建立網站 ] 連結。 建立自訂表單，或建立自訂網站設計和網站腳本，以使用預先定義的網站結構來自動布建新的新式 SharePoint 網站，其中可包含治理和訓練最佳做法的連結。

將決策與商務目標對齊

業務成果目標應該是治理決策的主要驅動因素：

  • 瞭解影響貴組織的法規需求。 您的一些重要決策和實作需求可能需要與您操作的環境一致。

  • 請試著不要被「這是我們一直做的」。許多組織的雲端和日益全球化帶來新商機。 如果挑戰假設與商務目標不一致，則為挑戰假設。 您可以放寬某些案例或某些人員的規則嗎？ 您可以使用 Microsoft 365 的功能來取得相同的業務成果，而不是完全封鎖活動嗎？

  • 如果您鎖定所有專案，人們會找到因應措施。 請嘗試瞭解使用者想要啟用的重要商務案例，並適當地提供指導方針和訓練。

  • 請考慮納入活動來檢閱重要網站和活動，以確保網站和小組擁有者遵循您的治理指引。

定義角色和責任

除了您的治理小組之外，還有數個其他重要角色或小組可協助組織成功使用 Microsoft 365。 某些角色可能會由同一個人合併或填入，而其他角色可能不適合所有組織。 大部分的組織都有整個 Microsoft 365 的執行贊助者，而有些組織也有一個指導委員會或整個 Microsoft 365 小組，或僅適用于內部網路。 深入瞭解 Microsoft 365 中可用的完整系統管理員角色和許可權。

隨著商務和技術變更而重新流覽

Microsoft 365 的治理不是「一次又一次」。有計劃隨時掌握 Microsoft 365 中變更的內容，並視需要調整您的治理指導方針。 (這是建立長時間治理檔不是好主意的重要原因。企業和技術變更。更新網頁很簡單。更新和重新散發檔會更加困難。)

具有溝通治理原則和指導方針的策略

最後，治理規劃工作的成功取決於您向組織成員傳達期望的程度。 除了稍早所述的建議之外，請考慮下列事項：

  • 您可以將「如何」與「如何」訓練合併嗎？ 換句話說，您可以為 Microsoft 365 建立「使用者資源中心」，以在其中提供資源和訓練，以協助提供協助使用者有效地採用 Microsoft 365 的指引和訓練？ 最佳治理內容提供指引，可協助所有使用者採用並從 Microsoft 365 獲得最大價值。

  • 您應該為網站和小組擁有者建立認證並重新認證嗎？

  • 您可以為組織建立 Microsoft 365 風雲人物計畫嗎？ 請考慮加入全球 Microsoft 365 風雲人物計畫 ，以取得您自己風雲人物計畫的想法和方法，並與來自 Microsoft 內外的同理人員和思考領導者聯繫。

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